Rechnungen zum Jahreswechsel und ihre steuerliche Behandlung

Wenn Rechnungen zum Jahreswechsel versandt werden, finden mehrere steuerliche Vorgaben ihre Anwendung. Wurde eine Leistung etwa im alten Jahr erbracht, deren Rechnung jedoch im neuen Jahr liegt, solltest Du ein paar Kriterien beachten.

1. Musst Du eine EÜR oder Bilanz erstellen?
2. Wo liegt der Unterschied zwischen Bilanz und EÜR?
3. Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen Jahr?
4. Was bedeuten Rechnungen zum Jahreswechsel für die Bilanzierung?
5. Welche formalen Vorgaben musst Du beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel beachten?
6. Welche Pflichtangaben muss die Rechnung enthalten?

Das Wirtschaftsjahr zählt

Die Steuergesetzgebung legt die Pflichten für die steuerliche Abrechnung in zeitlichen Perioden fest. Dafür gilt das so genannte Wirtschaftsjahr, das sich nach dem Kalenderjahr ausrichtet. Wenn Du innerhalb eines Wirtschaftsjahres eine Leistung erbringst und Deine Rechnung stellst, die Dein Kunde darüber hinaus im gleichen Abrechnungszeitraum bezahlt, dann gelten die regulären Vorschriften für die Steuer. Deine Einnahmen behandelst Du gemäß der beiden Steuerarten Einkommenssteuer und Umsatzsteuer, die Du dann letztendlich über Deine Einkommenssteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) versteuerst.

Schwierig wird es unter Umständen erst dann, wenn der Leistungszeitpunkt, Rechnungsdatum und Rechnungsbegleichung in unterschiedliche Wirtschaftsjahre fallen – also bei einer Leistung im alten Jahr und der dazugehörigen Rechnung im neuen Jahr. Wie Du dann vorgehst, erfährst Du in diesem Beitrag.

Der große Unterschied: Musst Du eine EÜR oder Bilanz erstellen?

Wie Du den Umstand – Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen Jahr – steuerlich behandeln musst, hängt davon ab, wie Du Deine Buchführung grundsätzlich zu führen hast. Im ersten Schritt solltest Du also unterscheiden, ob Du eine Bilanz mit doppelter Buchführung oder eine Einnahmenüberschussrechung erstellst.

Bilanz mit doppelter Buchführung

Unternehmen, die einen Handelsregistereintrag erfordern, müssen ihre Buchhaltung mit doppelter Buchführung gestalten. Die doppelte Buchführung bezeichnet die Bilanzierung oder die kaufmännische Buchführung. Das Finanzamt verpflichtet folgende Unternehmen zur Erstellung einer Bilanz:

• Kaufleute
• Handelsgesellsschaft OHG
• Kommanditgesellschaft KG
• Aktiengesellschaft AG
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung GmbH
• Haftungsbeschränkte Gesellschaft UG

Für die Bilanzierung muss das Unternehmen einen Jahresabschluss erstellen. Dieser besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und einem Anhang mit Ausführungen.

Einnahmenüberschussrechnung – EÜR

Grundsätzlich können Einzelunternehmer oder eine GbR sowie Freiberufler eine EÜR erstellen. Zu den freien Berufen gehören neben weiteren

• Rechtsanwälte,
• Ingenieure,
• Architekten,
• Wirtschaftsberater,
• Steuerberater,
• Ärzte,
• Heilpraktiker,
• Krankengymnasten,
• Journalisten,
• Übersetzer,
• Texter und Grafiker,
• Fotografen,
• Künstler,
• und andere

Darüber hinaus können Einzelunternehmer und Unternehmen mit einem Gewinn bis zu 60.000 Euro bzw. einen Umsatz von bis zu 600.000 Euro pro Jahr eine EÜR erstellen.

Wo liegt der Unterschied zwischen Bilanz und EÜR?

Der entscheidende Unterschied in der Gestaltung der Bilanzierung und der Buchhaltung für die EÜR ist der Zeitpunkt, dem die jeweilige Buchführungsart die Einnahmen, Ausgaben und Leistung zuordnet.

EÜR – Zufluss- und Abflussprinzip

Für die EÜR gilt das Zufluss- und Abflussprinzip. Für die Buchung ist der Zeitpunkt des Geldeingangs entscheidend. Dabei ist es unbedeutend, wann Du Deine Leistung erbringst und wann eine Forderung oder Verbindlichkeit entsteht. Die EÜR ist damit erheblich einfacher umzusetzen, als die Bilanzierung.

Bilanzierung – periodische Abgrenzung ins Wirtschaftsjahr

Bei der doppelten Buchführung musst Du jeden Vorgang im Unternehmen doppelt erfassen. Die Kosten oder Einnahmen ordnet die doppelte Buchführung jeweils dem Wirtschaftsjahr des Nutzungszeitraums zu. Sie grenzt Ein- und Ausnahmen periodisch im Wirtschaftsjahr ab.

Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen Jahr?

Behandlung der Rechnung über den Jahreswechsel bei EÜR

Wenn Du eine EÜR für Deine Steuererklärung erstellst, dann musst Du bei der Rechnung zum Jahreswechsel den Umstand – Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen Jahr – nicht weiter berücksichtigen. Du ordnest Deinen Zahlungseingang oder Deine Ausgabe genau dem Wirtschaftsjahr zu, in dem Dein Kontoauszug die dazugehörige Buchung aufweist.

Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen Jahr bei der Bilanzierung

In der doppelten Buchführung gilt eine Rechnung, die sich auf eine Leistung aus dem Vorjahr bezieht, als so genannter antizipativer Posten der Rechnungsabgrenzung. Das Handelsgesetzbuch sieht im § 250 HGB vor, wie diese Posten zu behandeln sind. In der Handelsbilanz und der Steuerbilanz musst Du diese als sogenannte Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten bilanzieren.

Was bedeuten Rechnungen zum Jahreswechsel für die Bilanzierung?

In der doppelten Buchführung gehört das Entgelt für eine Leistung in die Gewinn- und Verlustrechnung des Wirtschaftsjahres der Leistung. Die Rechnungssumme gehört in die Bilanz des alten Jahres, wenn der Leistungszeitpunkt im Wirtschaftszeitraum des alten Jahres gelegen ist, auch wenn der Betrag erst im neuen Jahr in Rechnung gestellt und erst dann bezahlt werden wird. Anders behandelst Du die Umsatzsteuer. Diese kommt in die Bilanz des Zeitpunktes ihrer Fälligkeit.

Welche formalen Vorgaben musst Du beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel beachten?

Abgesehen von den besonderen Fällen in der Rechnungsstellung, die die Buchhaltung herausfordern, wie im Fall „Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen Jahr“, gilt es stets, grundsätzliche Vorgaben für die Buchführung zu beachten. Denn das Finanzamt stellt vielfältige Anforderungen an die Angaben einer Rechnung. Der Rechnungsversand über den Jahreswechsel erfordert daher auch hinsichtlich der Vorgaben für die ordnungsgemäße Buchführung etwas Aufmerksamkeit, damit Du alles richtig machst.

Welche Pflichtangaben muss die Rechnung enthalten?

Als Selbstständiger oder Unternehmer stellst Du Deinem Kunden Deine Arbeitsleistung in Rechnung und händigst damit ein Dokument aus, das Deiner Forderung Rechtskraft verleiht und zudem einen wichtigen Beleg für Deine Steuerunterlagen stellt. Die Steuergesetzgebung in Deutschland regelt die Form für die Rechnung mit vielen einzelnen Bestandteilen, um die rechtliche und steuerliche Gültigkeit des Dokuments sicherzustellen. Eine korrekte Rechnung berücksichtigt folgende Kriterien:

• Adressdaten
• Steuernummer
• Datum
• Rechnungsnummer
• Gegenstand der Rechnung bzw. Leistung mit Datum
• Beträge

Adressdaten

Auf Deine Rechnung musst Du sowohl Deine Adressdaten, als auch den Namen und die Anschrift des Empfängers vollständig angeben. Dazu gehören auch die jeweiligen Angaben über die Rechtsform der Firma. Das Finanzamt muss beide Parteien eindeutig identifizieren können.

Eine Rechnung enthält einige Pflichtangaben, bei denen das Finanzamt ganz genau hinsieht.

Steuernummer

Deine Steuernummer hast Du vom Finanzamt erhalten. Diese musst Du stets auf Deinen Rechnungen angeben. Alternativ kannst Du auch Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

Datum

Deine Rechnung muss immer das Datum der Erstellung tragen. Auch beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel musst Du unbedingt das Datum der Rechnungsstellung auf Deine Rechnung schreiben. Selbst wenn die Zahlungsfrist erst ins neue Jahr fällt oder Du Deine Leistung erst im Folgejahr erbringst, muss das Datum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung übereinstimmen.

Rechnungsnummer

Deine Rechnungen tragen innerhalb eines Kalenderjahres jeweils eine fortlaufende Nummer. Diese besteht aus Zahlenreihen und Buchstaben, die Du selbst zusammenstellst. Wichtig ist, dass Deine Rechnungen vom Anfang bis zum Ende des Jahres eine Chronologie abbilden, die das Finanzamt nachvollziehen kann. Jede Nummer Deiner Rechnungen darf nur einmal vergeben werden. Beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel musst Du darauf achten, ob Deine Rechnung noch das Datum des alten oder schon des neuen Jahres trägt. Wenn Du Deine Rechnung am 1. Januar schreibst, dann muss die Rechnungsnummer den Anfang einer neuen Abfolge abbilden. Du musst daher die chronologische Abfolge der Rechnungsnummer für das neue Jahr auf einen Neubeginn stellen.

Gegenstand und/oder Leistung mit Datum

Auch beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel musst Du den Gegenstand der Rechnung, beziehungsweise Deine Leistung beschreiben. Darüber hinaus musst Du angeben, wann Du Deine Leistung erbracht hast. Gerade bei Leistungen und Rechnungen zum Jahreswechsel kommt es sehr häufig vor, dass die Leistung im alten Jahr und die Rechnung im neuen Jahr erfolgt. Damit fällt die Rechnung in ein anderes Jahr als Deine Leistung, was abhängig von der Art der Buchführung zu einer unterschiedlichen steuerlichen Behandlung führt. Das Rechnungsdatum beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel hat darüber hinaus Auswirkungen auf:

• Vorsteuerabzug
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Vorsteuerabzug

Wenn Dir eine Rechnung bis zum Jahresende am 31. Dezember vorliegt, dann kannst Du als Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug ins alte Wirtschaftsjahr legen. Das gilt auch, wenn Du die Rechnung erst im neuen Jahr bezahlst. Wichtig für die wirtschaftliche Zuordnung ins alte Jahr ist der Rechnungseingang bis zum Stichtag.

Gewinn- Verlustrechnung

Anders verhält es sich beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel mit der Zuordnung in der Gewinn- und Verlustrechnung. Denn die Nettosumme der Rechnung kannst Du als Betriebsausgabe prinzipiell steuerlich absetzen. Für die Zuordnung zum Wirtschaftsjahr ist das Datum der Buchung entscheidend. Deine Ausgabe kannst Du in genau dem Jahr steuerlich geltend machen, in dem Du die Rechnung auch bezahlt hast.

Ausnahmeregelung

Eine Ausnahme hiervon bildet die 10 Tage Regel. Diese betrifft allerdings nur Rechnungen, die Du regelmäßig bezahlst. Dazu gehören regelmäßige Ausgaben, die auf einen laufenden Vertrag zurück gehen, wie zum Beispiel Miete, Telefon, Strom oder Beitragszahlungen. Die Ausgaben hierfür musst Du demjenigen Wirtschaftsjahr zuordnen, in dem die Leistung stattfindet. Allerdings musst Du eine solche Rechnung bis zum 10. Januar des neuen Jahres begleichen, wenn Du sie ins alte Jahr verbuchen möchtest.

Beträge

Die Beträge für Deine Rechnung teilen sich in den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und die Gesamtsumme auf. Gegebenenfalls hast Du auch noch weitere Teilsummen in Deiner Rechnung geltend gemacht. In Jahren, in denen sich die Höhe der Mehrwertsteuer ändert, musst Du beim Rechnungsversand über den Jahreswechsel gegebenenfalls die Höhe der Vorsteuerforderung anpassen. Ausschlaggebend für die Anpassung ist jedoch das Ausstellungsdatum Deiner Rechnung. Lautet das Datum auf das alte Jahr, brauchst Du nichts zu ändern. Das gilt auch, wenn der Zahlungseingang erst im neuen Jahr zu erwarten ist. Mit einem Rechnungsdatum ab dem 1. Januar des neuen Jahres musst Du jedoch gegebenenfalls Steuererhöhungen in Deine Rechnung mit aufnehmen, die ab diesem Zeitpunkt in Kraft treten.

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