Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer sinnvoll?

Beim Start in die Selbstständigkeit stehen viele Anschaffungen an. Neben der Büroausstattung sind auch Waren für den Handel oder Materialien für die Fertigung zu beschaffen. Da die Kosten möglichst niedrig gehalten werden sollen, gelten Investitionen für die Buchhaltung und die Verwaltung als sehr viel weniger wichtig. Doch eine gut funktionierende Buchhaltung kann nicht nur sehr viel Geld sparen, wenn es um Steuererklärungen geht. Sie ermöglicht Selbstständigen auch den nötigen Überblick über Liquidität, wirtschaftlichen Erfolg und gerade für Kleinunternehmer über die Einhaltung der Höchstgrenze für den Umsatz. Daher lohnt es sich, eine Buchhaltungssoftware oder ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, wie zum Beispiel Billomat, bereits bei der Gründung einzusetzen.

1. Warum lohnt sich ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?
2. Welche Unterstützung bietet es?
3. Welche Funktionen sind besonders wichtig?
4. Welche Nachteile hat eine stationäre Software?
5. Warum solltest Du ein Online Rechnungsprogramm verwenden?
6. Was leistet Billomat speziell als Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer – Warum lohnt es sich?

Auch wenn Du als Kleinunternehmer nur wenige Rechnungen pro Monat schreibst, kann sich der Einsatz eines Rechnungsprogramms für Dich lohnen. Denn die Buchhaltung besteht nicht ausschließlich aus dem Schreiben von Rechnungen. So nimmt ein Rechnungsprogramm nicht nur sämtliche Geschäftsvorfälle auf, indem es jede Buchung erfasst und abspeichert. Auf diese Weise ermöglicht Dir das Rechnungsprogramm auch einen Überblick über Deine Einnahmen und Ausgaben. Zudem erfasst eine Rechnungssoftware die Daten von Lieferanten und Kunden und verwaltet Artikel, Lagerbestände sowie Einkaufs- und Verkaufspreise.

Ein professionelles Buchhaltungsprogramm wie Billomat ist auch in der Lage, Zahlungseingänge von Kunden zu kontrollieren und im gegebenen Fall automatisch eine Zahlungserinnerung zu erstellen. Zudem strukturiert es die Buchhaltung, sodass Du stets einen Überblick über Deine wirtschaftliche Lage und Entwicklung hast. Auf diese Weise erledigt das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer zahlreiche Arbeitsschritte in der Buchhaltung, die eine rechtssichere Erstellung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten gewährleistet. 

Welche Unterstützung bietet ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?

Unternehmensgründer, Selbstständige und Freiberufler zeichnen sich zumeist dadurch aus, dass sie über besondere Kenntnisse in einem bestimmten beruflichen Fachgebiet verfügen. Das Fachgebiet bildet das Kerngeschäft ihres Unternehmens, während die Buchhaltung lediglich ein notwendiges organisatorisches Randgebiet stellt. Doch gerade die Randstellung, die die Buchhaltung in vielen Betrieben einnimmt, spricht dafür, dass Kleinunternehmer die professionelle Unterstützung nutzen, die ein Rechnungsprogramm bietet. 

Hilfe bei der Steuererklärung mit einer Rechnungssoftware für Kleinunternehmer

Die Steuererklärung stellt für viele Kleinunternehmer, die nur über die nötigsten buchhalterischen Kenntnisse verfügen, eine große Herausforderung. Ein zuverlässiges Buchhaltungsprogramm sorgt dafür, dass alle Daten, die für die Steuererklärung erforderlich sind, nicht nur vorliegen, sondern auch in einer Ordnungsstruktur archiviert sind, die einen einfachen Zugriff ermöglicht. So sorgt das Rechnungsprogramm dafür, dass keine zusätzliche Arbeit bei der Steuererklärung anfällt und Du als Kleinunternehmer sehr viel Zeit sparen kannst. 

Kontrolle über die Umsatzgrenze mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Gerade für Kleinunternehmer ist es sehr wichtig, dass sie laufend einen Überblick über ihre Umsätze sowie über ihre Liquidität haben. Denn für den Status als Kleinunternehmer gilt eine gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze, deren Überschreitung weitreichende Folgen hat. So entfällt der Status als Kleinunternehmer, sobald die Umsatzgrenze überschritten wird. In der Folge ist ab dem 1. Januar des neuen Kalenderjahrs die Regelbesteuerung anzuwenden. Kleinunternehmer, die erst in der Mitte des neuen Jahres bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Steuererklärung feststellen, dass ihre Umsätze im vergangenen Jahr über der Umsatzgrenze lagen, haben ihren Status bereits zum Jahreswechsel verloren. Das hat zur Folge, dass sie rückwirkend ab Jahreswechsel umsatzsteuerpflichtig sind und daher Steuerschulden haben. Eine Rechnungssoftware sorgt dafür, dass Kleinunternehmer laufend einen Überblick über den Stand ihrer Umsätze haben und somit rechtzeitig informiert sind, wenn die Umsatzgrenze erreicht ist. 

Zeitersparnis für Kleinunternehmer mit Rechnungsprogramm

Viele Dokumente innerhalb der Buchhaltung kehren in ihren Grundzügen immer wieder. Dazu zählen neben der Rechnung auch Lieferscheine, Angebote oder Mahnungen. Mit einer Rechnungssoftware richtest Du ein Grundgerüst mit Deinem Layout für alle Geschäftsdokumente ein. Danach nutzt Du eine zentrale Vorlage für jede Dokumentenart. Zudem kannst Du mit einer Rechnungssoftware die Daten aus einem Angebot automatisch für den Lieferschein, die Rechnung und schließlich für Zahlungserinnerungen übernehmen.

Somit musst Du nicht jedes einzelne Dokument zu einem bestimmten Auftrag erneut erstellen, sondern übernimmst die Inhalte aus einem Dokument in ein anderes. Da eine Rechnungssoftware wie Billomat auch die Zahlungseingänge überwacht und falls nötig eine Zahlungserinnerung erstellt, musst Du Deine Kontoauszüge nicht selbst überprüfen. Somit spart ein Rechnungsprogramm sehr viel an Arbeitszeit, die Du für andere Bereiche sinnvoll einsetzen kannst. 

Rechtssicherheit durch Rechnungssoftware für Kleinunternehmer

Der Gesetzgeber schreibt sehr genau vor, welche Angaben Rechnungen im Allgemeinen und die von Kleinunternehmern im Speziellen enthalten müssen. Eine Rechnungssoftware gibt die erforderlichen Rechnungsangaben automatisch vor und ist auch in der Lage, die modifizierten Angaben für Kleinunternehmer umzusetzen. Zudem müssen Geschäftsdokumente die Vorgaben besonderer gesetzlicher Regelungen, wie zum Beispiel der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten, kurz GoBD, erfüllen. Andernfalls erkennt das Finanzamt Geschäftsdokumente nicht als Beleg für die Steuererklärung an und kann eine gesamte Buchführung für nichtig erklären. Zu den Vorgaben der GoBD gehört zum Beispiel die Unveränderbarkeit der Dokumente. Ein offenes Textverarbeitungsprogramm kann die zentralen Anforderungen der GoBD nicht erfüllen. Dahingegen gewährleistet ein professionelles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer die Sicherheit, dass alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig erfüllt werden. 

Welche Funktionen eines Rechnungsprogramms sind besonders wichtig?

Der Status als Kleinunternehmer bringt einige Besonderheiten mit sich, die sich vor allem in der Buchhaltung niederschlagen. Aus diesem Grund muss eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer auf die speziellen Anforderungen eingehen können. Diese sind:

• Kleinunternehmerregelung: Die Rechnungssoftware sollte es ermöglichen, in den Einstellungen die zentralen Kriterien festzulegen, die die Kleinunternehmerregelung vorgibt. 
• Rechnungsvorlage: Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss eine professionelle Vorlage für die Rechnung anbieten, die die speziellen Pflichtangaben der Kleinunternehmerregelung berücksichtigt. Dazu gehört der Wegfall von Mehrwertsteuersatz und -betrag sowie der Hinweis, dass der Rechnungssteller von der Umsatzsteuer befreit ist. 
• Ausgabenverwaltung: Neben den Einnahmen müssen Kleinunternehmer auch Ausgaben verwalten können. Daher muss die Rechnungssoftware für Kleinunternehmer auch die Erfassung von Ausgabenbelegen umsetzen und verwalten können. 
• Gewinnermittlung: Als Kleinunternehmer kannst Du die einfache Buchführung nutzen. Diese bringt es mit sich, dass Du für die Gewinnermittlung im Rahmen der Steuererklärung eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden kannst. Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss daher in der Lage sein, eine EÜR zu erstellen. 
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Viele Kleinunternehmer bearbeiten ihre Buchhaltung im Laufe des Jahres selbst, um die erstellten Unterlagen für die Steuererklärung einer Steuerkanzlei zu übergeben. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die ein professionelles Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer zur Auswahl bereit stellen sollte:
  • DATEV Schnittstelle
  • Direkter Zugriff durch den Steuerberater auf die Buchhaltung 

Welche Nachteile hat eine stationäre Software?

Auf dem Markt findest Du zahlreiche Rechnungsprogramme, die Du downloaden und stationär verwenden kannst. Das Programm befindet sich dann auf Deinem Rechner und steht Dir für Deine Buchhaltung zur Verfügung. Sämtliche Daten speicherst Du somit ebenso lokal auf Deiner Festplatte. Die Software wird in der Regel für einen Arbeitsplatz angeboten, während die Verwendung für mehrere Arbeitsplätze zumeist zusätzliche Kosten verursacht. Der Nachteil einer stationären Lösung liegt darin, dass Du Dich an ein bestimmtes System bindest. Zudem musst Du bei technischen Neuerungen nicht nur weitere Investitionen aufbringen. Ein Update kann oftmals auch technische Probleme verursachen und zu einem Verlust an Daten führen. Wenn Du hingegen auf das Update verzichtest, dann veraltet Dein System und kann ebenso zu Problemen zum Beispiel bei der Schnittstelle zum Steuerberater führen.

Online Rechnungsprogramm verwenden – die cloudbasierte Lösung

Ein Online Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wird zumeist für einen festen monatlichen Tarif angeboten. So fallen gerade zu Beginn der Nutzung keine großen Investitionen an. Die Höhe der Tarife und die Länge der Laufzeiten sind abhängig davon, welche Funktionen Du individuell benötigst. So hat zum Beispiel ein Dienstleister nur wenige Rechnungen im Jahr, während ein Unternehmen, das im Versandhandel tätig ist, monatlich mehrere hunderte Rechnungen ausstellen muss. Das Angebot von Billomat stellt sich auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen ein. So richtet sich auch der monatliche Tarif von Billomat nach dem Bedarf der Kunden. 

Was leistet Billomat speziell als Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?

Mit Billomat kannst Du neben allen Pflichtangaben auf Rechnungen auch sämtliche Besonderheiten einstellen, die für eine Kleinunternehmerrechnung Geltung haben. 

Wie stellst Du bei Billomat die Mehrwertsteuerbefreiung ein?

Eine Kleinunternehmerrechnung darf keinen Mehrwertsteuersatz und Steuerbetrag enthalten. Vielmehr muss auf der Rechnung ausschließlich der Nettobetrag stehen. Für die Einstellung des korrekten Umgangs mit der Mehrwertsteuer auf der Kleinunternehmerrechnung klickst du in Deinem Billomat Account unter „Einstellungen > Konfiguration > Steuern“ und stellst unter „Steuersätze“ für die Umsatzsteuer Null Prozent ein. Sobald Du die Einstellung gespeichert hast, übernimmt das Rechnungsprogramm die Information, dass Deine Rechnungen ohne Mehrwertsteuerausweis erstellt werden.

Wie stellst Du den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung ein?

Die Rechnung von Kleinunternehmern muss einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung enthalten. Um den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung einzustellen, gehst Du auf Deinem Billomat Account wieder auf  „Einstellungen > Dokumente >Textvorlagen“ und dort auf  „Standardvorlagen“. Hier kannst Du unter „Anmerkungen“ den Hinweis der Kleinunternehmerregelung selbst formulieren, eingeben und abspeichern. Der Satz für den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung kann zum Beispiel lauten: „Laut Umsatzsteuergesetz § 19 Abs. 1 UStG wird für diese Rechnung keine Umsatzsteuer berechnet.“ 

EÜR für Kleinunternehmer mit Billomat – Wie geht das?

In nur wenigen Klicks kann Billomat Deine Einnahmenüberschussrechnung EÜR auf Basis Deiner Einnahmen und Ausgaben erstellen. Den Bericht der EÜR kannst Du nach Deinen Bedürfnissen einstellen und als Ausgabeformat die EÜR für Kleinunternehmer festlegen. Insbesondere berücksichtigt Billomat bei der Erstellung der EÜR für Kleinunternehmer die Umsatzsteuer in der Berechnung nicht. Zudem kannst Du bei der Erstellung der EÜR angeben, ob die Soll-Versteuerung oder die Ist-Versteuerung anzuwenden ist. 

Wie verwaltet Billomat Deine Ausgabenbelege?

Billomat ermöglicht die automatische Belegerfassung ohne zusätzliches Abtippen. Wenn Du unterwegs zum Beispiel eine Barquittung für eine Taxifahrt erhältst, dann kannst Du den Beleg digitalisieren. Hierfür fotografierst Du den Beleg mit Deinem Smartphone. Die Billomat App liest ihn durch automatische Texterkennung ein und archiviert den Beleg, um diesen so in Deine Buchhaltung zu integrieren. Dabei erkennt Billomat die Belege für Deine Ausgaben automatisch und kann diese bei Bedarf auch in die dazugehörige Kategorie, wie zum Beispiel in die Reisekosten oder das Büromaterial einordnen.

Wie funktioniert die Schnittstelle zum Steuerberater mit Billomat?

Billomat stellt für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater eine DATEV Schnittstelle für den Export, sowie eine automatische Zugriffsmöglichkeit durch den Steuerberater auf Deine Buchhaltung zur Verfügung. Zudem kannst Du eine der erfahrenen Steuerberaterkanzleien nutzen, mit der Billomat zusammenarbeitet. 

DATEV:
Über die DATEV Schnittstelle kannst Du Deine Buchhaltungsdaten für den Steuerberater zur Verfügung stellen. Der Steuerberater kann die übermittelten Daten danach weiter verarbeiten. Hierfür richtest Du Deinem Steuerberater einen Zugang zu Deinem Billomat Account ein. So erhält er einen Zugriff auf alle steuerlich relevanten Belege und Rechnungen, die er selbstständig über DATEV exportieren und verarbeiten kann. 

Steuerberater Account:
Billomat ermöglicht Dir, Deinem Steuerberater einen direkten Zugang zu Deinem Billomat Account zu gewähren. Hierbei legst Du individuell fest, welche Rechte für die Einsicht in Deine Buchhaltung Deine Steuerkanzlei erhält. So kann der Steuerberater auf einen bestimmten Bereich Deiner Unterlagen selbstständig zugreifen, um die Steuererklärung auf Basis der Belege aus Deiner Buchhaltung zu erstellen.