Rechnungsstellung bei freier Mitarbeit

Die Zahl der freien Mitarbeiter steigt ständig. Dabei ist in sämtlichen Branchen die Zunahme dieser Form der Beschäftigung zu bemerken. Vor allem die Werbe- und Kommunikationsbranche setzt auf freie Mitarbeiter, aber auch große Industrieunternehmen suchen sich für die Bearbeitung bestimmter Projekte einen Freiberufler und Fachmann auf seinem Gebiet, der seine Dienste in Form der freien Mitarbeit zur Verfügung stellt. Und diese freien Mitarbeiter wollen selbstverständlich auch bezahlt werden. Also wie erfolgt die korrekte Rechnungsstellung bei freier Mitarbeit?

Warum ist Absicherung als Freiberufler so wichtig?

Die freie Mitarbeit klingt einfach, ist sie aber nicht. Vor allem die richtige Absicherung über den passenden Vertrag muss hier genannt werden. Der Dienst- oder Honorarvertrag muss zum Beispiel als solcher bezeichnet sein, ein „Arbeitsvertrag“ ist hier gänzlich fehl am Platz und stützt den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit. Denn genau diese ist es, vor der sich freie Mitarbeiter und auch deren Auftraggeber schützen müssen. Wird eine Scheinselbstständigkeit nachgewiesen (durch die Deutsche Rentenversicherung), bedeutet das, dass der freie Mitarbeiter in ein Angestelltenverhältnis wechselt und sein Auftraggeber für bis zu vier Jahre zur Nachzahlung von Sozialbeiträgen verpflichtet werden kann. Doch nicht nur durch den Vertrag kann dieses Problem von vornherein umgangen werden, sondern auch durch die richtige Rechnungslegung.

Rechnungsstellung bei freier Mitarbeit: Die richtige Rechnung

Ein freier Mitarbeiter sollte möglichst monatlich eine Rechnung in unterschiedlicher Höhe an seinen Auftraggeber überreichen. Dies sichert ihm auf der einen Seite ein festes Einkommen, auf der anderen Seite zeigt sich aber noch das für die Selbstständigkeit so wichtige wirtschaftliche Risiko durch schwankende Einnahmen. In der Rechnung muss von einer Vergütung oder einem Honorar für die vereinbarte Dienstleistung die Rede sein, die Bezeichnung „Gehalt“ ist zu vermeiden. Werden größere Projekte bearbeitet, so sollte eine Abschlagszahlung möglich sein. Damit muss keine lange Zeit des Wartens auf das Honorar überbrückt werden, was vor allem bei kleinen Unternehmen und allein tätigen Freiberuflern oft nicht einfach ist. Für die Rechnungslegung können Online-Rechnungstools besonders gut verwendet werden. Diese vereinfachen die gesamte Rechnungsstellung, weil sie die Daten aus dem Angebot übernehmen können. Außerdem kann die entsprechende Software für die eigene Buchhaltung verwendet werden.

Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Bei der Rechnungsstellung  bei freier Mitarbeit muss man zwischen der Kleinbetragsrechnung und Rechnungen über 150 € unterscheiden.
Bei Rechnungen über 150 € müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und die komplette Adresse des Freiberuflers
• Umsatzsteueridentifikations– oder Steueridentifikationsnummer
• Vollständiger Name und komplette Adresse des Rechnungsempfängers
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum 
• Zeitpunkt der Lieferung 
• Menge oder Umfang und Art der Leistung
• Nettoentgelt
• Umsatzsteuersatz von 7 oder 19 % oder Angabe über Umsatzsteuerbefreiung
• Eingeräumte Rabatte, Skonti, etc. 

Bei einer Kleinbetragsrechnung sind folgende Angaben Pflicht:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Ausstelldatum der Rechnung
• Umfang und Art der Lieferung oder Leistung
• Brutto-Entgelt
• Der gewählte Steuersatz in Höhe von 7% oder 19%

Beispiel für eine Rechnung als Freiberufler: