Rechnungsverwaltung – Sinn und Nutzen von Rechnungssoftware

Egal ob es sich um ein frisch gegründetes Startup oder einen globalen Konzern handelt, an einer so grundlegenden Tätigkeit wie der Rechnungsverwaltung kommt kein Unternehmen vorbei. Der Umgang mit Rechnungen beeinflusst direkt den Cashflow, Liquidität und letztlich die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Grund genug also, einen genaueren Blick auf die Rechnungsverwaltung und digitale Lösungen zur Optimierung der Fakturierungsprozesse zu werfen. 

Was bedeutet Rechnungsverwaltung?

„Keine Buchung ohne Beleg“ lautet der Grundsatz der Rechnungsverwaltung. Die Rechnungsverwaltung pflegt und organisiert die Dokumentation sämtlicher geschäftlicher Vorfälle innerhalb eines Unternehmens. Der Begriff „geschäftlicher Vorfall“ oder „Geschäftsvorfall“ bezeichnet dabei ein Ereignis in Form von Zu- oder Abfluss von Geld innerhalb eines Unternehmens. Diese geschäftlichen Vorfälle müssen in der Rechnungsverwaltung so dokumentiert werden, dass sie für einen Außenstehenden nachvollziehbar sind. Hierfür ordnet die Rechnungsverwaltung die geschäftlichen Vorfälle nach ihrer Kategorie und sortiert sie chronologisch.

Somit ist jede Tätigkeit eines Unternehmens, das zu einer Ausgabe oder Einnahme führt, im Rahmen der Rechnungsverwaltung zu erfassen und zu dokumentieren. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob der Betrag des Zu- oder Abflusses hoch oder niedrig ist oder mit welcher Person oder Organisation dieser in Zusammenhang steht. Die Rechnungsverwaltung hat ihre Dokumente beim Einkauf von Drogerieartikeln, bei der Erstellung eines Preisangebots oder beim Empfang einer Lieferung genauso zu erfassen und zu pflegen wie den Zahlungseingang des Großauftrags.

Notwendigkeit der Rechnungsverwaltung – Intern und Extern 

Die Rechnungsverwaltung ist nicht nur eine Sammelstelle für Unterlagen. Vielmehr kann effektive Rechnungsverwaltung als ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements gesehen werden: Sie trägt zur Sicherstellung der finanziellen Stabilität bei, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und fördert eine produktive und vertrauensvolle Geschäftsführung sowohl intern als auch extern in Bezug auf Kunden und Lieferanten.

Grundsätzlich können Aufgaben, Prozesse und Verantwortlichkeiten der Rechnungsverwaltung daher in zwei Hauptbereiche unterteilt werden: interne und externe Rechnungsverwaltung.

Welche Aufgaben hat die interne Rechnungsverwaltung?

Die interne Rechnungsverwaltung konzentriert sich auf das interne Controlling des Unternehmens. Beim internen Controlling liegt der Fokus auf der Maximierung des Unternehmensgewinns und der Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Hierbei stellt sie Kosten und Leistung des Unternehmens in einem Soll-Ist-Vergleich gegenüber, überwacht Rentabilität und Liquidität und liefert der Geschäftsführung somit die notwendigen Informationen, um Steuerungen, Investitionen und Planungen vorzunehmen.

Wozu dient die externe Rechnungsverwaltung?

Das externe Rechnungswesen stellt eine Offenlegung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens gegenüber der Öffentlichkeit bereit. Dem Finanzamt gegenüber ist jedes Unternehmen, das mit Gewinnabsicht arbeitet, verpflichtet, seine Einkünfte regelmäßig mitzuteilen und lückenlos zu belegen. Abgesehen von der Rechenschaftspflicht gegenüber dem Fiskus besteht diese für manche Unternehmensformen auch zum Beispiel gegenüber Aktionären, Geschäftspartnern oder Teilhabern. Die externe Rechnungsverwaltung hat sich daher zum Beispiel mit der Erstellung von Bilanzen, der dazugehörigen Gewinn- und Verlustrechnung sowie dem Lagebericht und Inventarlisten zu beschäftigen. Unternehmen, die nicht bilanzpflichtig sind, erstellen in der externen Rechnungsverwaltung ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜR. 

Welche Vorzüge hat eine Rechnungssoftware? – Ein erster Blick

Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware für die Rechnungsverwaltung bündelt die Aufgaben und schafft einen zuverlässigen Überblick. Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten beanspruchen aufgrund zahlreicher automatisierter Arbeitsschritte weniger Zeit. Zudem stellt der Gesetzgeber mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) sowie im Umsatzsteuergesetz umfangreiche und genau zu befolgende Anforderungen an die Rechnungsverwaltung, die sich mit einer GoBD zertifizierten Buchhaltungssoftware schnell und unkompliziert umsetzen lassen. 

Was bietet eine Rechnungssoftware? – Blick aufs Detail

Eine professionelle Buchhaltungssoftware, wie zum Beispiel Billomat, verfügt über zahlreiche Funktionen, um sämtliche Anforderungen abzudecken, die an die Rechnungsverwaltung gestellt sind. Zu den Bereichen gehören:

• Rechnungswesen
• Mahnwesen und Inkasso
• Belegmanagement
• Auftragsmanagement
• Eingangsrechnungen verwalten
• Banking
• Stammdatenverwaltung
• DATEV Schnittstelle
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen

Rechnungswesen – Was kann die Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware verfügt über zahlreiche Vorlagen, die das Erstellen von Prototypen für die eigene Rechnungsstellung erleichtern. Die Vorlagen sind professionell gestaltet und verfügen über alle Pflichtangaben, die der Gesetzgeber von einer Rechnung fordert. Hinterlegte Adressdaten werden automatisch eingefügt. Eine cloudbasierte Rechnungssoftware ist zudem nicht ortsgebunden, sodass Rechnungen auch von unterwegs geschrieben werden können. Der Rechnungsversand kann ebenso online erfolgen, sodass die Forderung beim Kunden umgehend eingeht und Zahlungswege verkürzt werden. Über eine integrierte DATEV-Schnittstelle kann die Rechnung an den Steuerberater geschickt werden, der dadurch stets über Deine Aktivitäten informiert ist. Ist die Buchhaltungssoftware mit dem Bankkonto verknüpft, findet eine automatische Zahlungsüberprüfung statt, die zu einer automatischen Mahnung führen kann. Ein noch kürzerer Weg eine Rechnung zu schreiben, besteht in der Übertragung eines Angebots, das angenommen wurde, in die daraus resultierende Rechnung mit nur einem Klick. 

Mahnwesen – Wie funktioniert das Mahnwesen mit einer Buchhaltungssoftware?

Für das Mahnwesen stehen rechtssichere Vorlagen bereit, die Deine Kunden an ausstehende Forderungen erinnern. Die zentralen Dokumente der Auftragsabwicklung bestehen in Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, die in der Buchhaltungssoftware miteinander verknüpft sind. Dabei entscheidest Du als Anwender selbst darüber, wie weit die Abläufe automatisiert sind und wieviel Kontrolle Du selbst aufbringen möchtest. Im Mahnwesen kannst Du die Abläufe selbst bestimmen und über die Software festlegen, wie viele Mahnstufen verschickt werden, wie hoch die Mahngebühren ausfallen und welche Texte in welcher Mahnstufe formuliert werden sollen. 

Was ist das automatische Mahnwesen?

Das automatische Mahnwesen einer professionellen Buchhaltungssoftware wie Billomat übernimmt sowohl die Kontrollfunktion als auch das Auslösen und die Ausführung von Mahnungen abhängig von den Angaben, die der Nutzer vorher eingestellt hat. Voraussetzung für die Automatisierung des Mahnwesens ist die Verknüpfung der Software mit dem Bankkonto der Firma. Das automatische Mahnwesen von Billomat zum Beispiel bietet eine übersichtliche Darstellung von Transaktionen in einem eigenen Dashboard, das Forderungen, Mahnungen mit Mahnstufen und Mahngebühren laufend aktuell darstellt. Da Mahnungen an den Kunden stets mit Sorgfalt formuliert sein müssen, um der Kundenbindung nicht zu schaden, sind die Mahnvorlagen variabel. Die individuelle Gestaltungsmöglichkeit von Mahnvorlagen ermöglicht es dem Nutzer, seine Kunden mit eigenen Formulierungen anzusprechen. 

Inkasso für professionelles Forderungsmanagement

Billomat bietet ein zusätzliches Feature, das über die Funktionen einer gewöhnlichen Buchhaltungssoftware hinaus geht und auch bei der Rechnungsverwaltung Abhilfe schaffen kann: Mit dem Inkasso Service, der direkt aus der Software nutzbar ist, können offene Rechnungen und Mahnverfahren schnell und effizient verwaltet und so manueller Aufwand reduziert werden. Liquiditätslücken, die aus überfälligen Rechnungen entstehen und die den Cashflow belasten, können so vollständig automatisiert durch das lizenzierte Elbe Inkasso geschlossen werden.

Belegmanagement – Wie kommt Ordnung in die Buchhaltung?

Das Belegmanagement einer professionellen Buchhaltungssoftware bietet eine digitale Erfassung von Belegen, um sämtliche Dokumente, die in Papierform erstellt sind, digital zu erstellen und in der passenden Kategorie abzulegen. Dabei können die Dokumente mit dem Smartphone über eine Mobile App eingescannt und direkt mit der Cloud-Technologie in die Buchhaltung hochgeladen werden. Der Beleg wird danach in die gewünschte Kategorie eingeordnet und mit passenden Suchbegriffen versehen, damit er jederzeit auffindbar ist. Du sparst nicht nur Zeit, sondern stellst auch sicher, dass kein Beleg verloren geht. Im digitalen Belegmanagement berücksichtigt die Buchhaltungssoftware auch die Anforderungen der GoBD.

Auftragsmanagement – Wie hilft Buchhaltungssoftware bei der Auftragsabwicklung?

Zum Auftragsmanagement gehören sämtliche Schritte von der Angebotsstellung bis hin zur Abrechnung und Mahnung. Da die unterschiedlichen Dokumente zahlreiche Schnittmengen in ihren Bestandteilen aufweisen, ist ihre Verknüpfung sinnvoll. 

Die Buchhaltungssoftware verknüpft im professionellen Auftragsmanagement die folgenden Dokumente, um sie optimal aufeinander abzustimmen:

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnung
• Mahnung

Durch die Abstimmung erleichtert die Buchhaltungssoftware die Anforderungen, die eine professionelle Auftragsabwicklung an Dein Unternehmen stellt. Zuverlässige Erinnerungen und Zeitersparnis verbessern die Einhaltung von Terminen, während die Fehleranfälligkeit der verschickten Dokumente minimiert wird. Während der Auftragsabwicklung kannst Du Dich auf die Qualität des Auftrags konzentrieren, während die Buchhaltungssoftware die Qualität der begleitenden Dokumente gewährleistet.  

Eingangsrechnungen – Wie funktioniert die automatische Verwaltung?

Mit Eingangsrechnungen erheben Lieferanten ihre Forderungen gegen ein Unternehmen. Eine sorgfältige und durchdachte Organisation von Eingangsrechnungen ist daher besonders für die Pflege von Geschäfts- und Lieferantenbeziehungen von großer Bedeutung. Mit einer professionelle Buchhaltungssoftware können eingehende Papierrechnungen schnell und einfach digitalisiert werden. Zugewiesene Suchbegriffe sorgen dafür, dass die Rechnung jederzeit auffindbar ist. Anschließend können Eingangsrechnungen per Drag and Drop in eigens angelegte Lieferantenordner einsortiert werden.

Wer sich noch mehr manuelle Arbeit sparen möchte, geht noch einen Schritt weiter: Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen, können automatisch in einen entsprechend angelegten Ordner einsortiert werden, wenn das E-Mail-Postfach mit der Rechnungssoftware verknüpft ist. Professionelle Rechnungssoftware wie Billomat verfügt zudem über eine automatische Texterkennung, die die Daten von Lieferanten erfasst und zuordnet.

Banking – Was übernimmt die Rechnungssoftware?

Rechnungsprogramme wie Billomat bieten automatisiertes Banking. Hierbei prüft die Software automatisch Ein- und Auszahlungen und dokumentiert sämtliche Transaktionen auf allen verknüpften Konten. Um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten, verfügt diese Software über SSL-Verschlüsselung und eine Zertifizierung des TÜV. Der automatische Zahlungsabgleich durch die Bankingfunktion der Software verschafft nicht nur einen laufend aktuellen Überblick. Vielmehr passt die Rechnungssoftware den aktuellen Status dem Dokument automatisch an, das mit dem Vorgang zusammengehört. Aus einer offenen Forderung wird somit automatisch eine beglichene Forderung und eingehende Zahlungen werden direkt den passenden Rechnungen zugeordnet. Das Banking reagiert nicht nur auf erfolgte Transaktionen, sondern auch auf Zahlungen, die ausbleiben, da es über die Rechnungssoftware intelligent mit dem Rechnungs- und Mahnwesen verknüpft ist. Somit kann das Banking der Rechnungssoftware zugleich das automatische Mahnwesen aktivieren. 

Stammdatenverwaltung – Wie behältst Du Geschäftsbeziehungen im Blick?

Neben Dokumenten der Buchhaltung gilt es auch, Daten von Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Dazu gehören Daten von

• Kunden
• Lieferanten
• Geschäftspartnern
• Artikeln
• Dienstleistungen

Hierbei werden neben den Daten weitere Informationen festgehalten, um sie in der Auftragsabwicklung abzurufen. Ein professionelles System wie Billomat synchronisiert die Daten untereinander automatisch. Der Abruf von Daten ist auch von unterwegs aus möglich. 

DATEV Export – Wer macht die Steuererklärung?

Unternehmen, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, profitieren von der automatischen Übertragung ihrer Buchhaltungsdaten an die Steuerkanzlei. Über eine DATEV Schnittstelle können Unternehmen entweder ihre Daten digital an die Steuerkanzlei versenden oder aber der Steuerberater erhält einen eigenen Zugriff auf das Buchhaltungssystem der Firma. Individuelle Einstellungen für den DATEV Export ermöglichen die Übermittlung in bestimmten Zeiträumen oder von vorher definierten Kategorien.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Wie kann Rechnungssoftware helfen? 

Ein Rechnungsprogramm wie Billomat kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, für die Steuererklärung erstellen. Dabei werden Ein- und Ausnahmen in vorher festgelegte Kategorien eingeordnet, um ihre Werte zu ermitteln. Auch die Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben wird durch die Buchhaltungssoftware selbständig ausgeführt, um den Gewinn zu ermitteln. Der Steuerpflichtige muss die Daten der EÜR danach selbst in das Formular der Steuerbehörde über die Onlineplattform ELSTER eintragen. Die Rechnungssoftware hilft ihm auch dabei, indem sie angibt, welcher Wert in welche Zeile des Formulars auf ELSTER einzutragen ist.