Rechtssicher abmahnen – so treibst du dein Geld korrekt ein

Einzelunternehmer, Freiberufler sowie kleine und mittelständische Unternehmen können schnell in finanzielle Bedrängnis geraten, wenn Kunden nicht oder nur mit Verspätung bezahlen. Daher sollten sich Unternehmen bereits frühzeitig Gedanken um ein wirkungsvolles Mahnwesen machen. Denn auf Basis eines gut durchdachten Mahnwesens kannst Du gegenüber zögerlichen Kunden zeitnah handeln und diese rechtssicher abmahnen.

1. Wann ist eine Rechnung fällig?
2. Wann tritt der Zahlungsverzug ein?
3. Rechtssicher abmahnen – Was musst Du zur Mahnung wissen?
4. Wie gehst Du mit Privatkunden um?
5. Was gilt bei Geschäftskunden?

Wann ist eine Rechnung fällig?

Die Fälligkeit einer Forderung ist der Zeitpunkt, ab dem ein Lieferant von seinem Kunden die Begleichung einer offenen Rechnung verlangen kann. Dabei kann sich die Fälligkeit daraus ergeben, was zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden vereinbart wurde. So kann zum Beispiel der Kaufvertrag einen Fälligkeitszeitpunkt nennen. Ist das nicht der Fall, dann kannst Du bei der Rechnungsstellung eine Fälligkeit bestimmen. Wenn Du auf Deiner Rechnung angibst, dass Deine Forderung zu einem bestimmten Datum oder nach Ablauf einer festgesetzten Frist zu begleichen ist, dann bestimmst Du damit die rechtsgültige Fälligkeit.

Aber auch wenn Du ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung schreibst, kannst Du die Fälligkeit festlegen. Zudem kannst Du in Deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine allgemein gültige Fälligkeit für Deine Lieferungen oder Dienstleistungen bestimmen. Doch der Hinweis auf die AGB alleine ist nicht immer ausreichend für die Festsetzung der Fälligkeit. Sobald Dein Kunde über Dein Zahlungsziel ausreichend informiert ist und bei Dir bestellt, stimmt er Deinen Bedingungen aus den vorangegangenen Schriftstücken und damit auch der durch Dich festgelegten Fälligkeit zu. 

Wie kannst Du eine Zahlungsfrist festsetzen?

Bei der Nennung Deines individuell festgelegten Zahlungstermins bist Du an keine Form gebunden. Du kannst zum Beispiel für das Zahlungsziel die folgenden Formulierungen verwenden:

• Zahlung eine Woche nach Lieferung
• Zahlung 14 Tage nach Rechnungserhalt
• Zahlung 10 Tage nach Abnahme
• Fälligkeit der Rechnung: 14 Tage nach Rechnungseingang

Mit dem Einsatz einer entsprechenden Formulierung für die Festsetzung Deines Zahlungsziels hast Du eine Grundlage, um später bei Zahlungsverzug rechtssicher abmahnen zu können.

Wann tritt der Zahlungsverzug ein?

Grundsätzlich tritt der Zahlungsverzug dann ein, wenn der Termin für die Fälligkeit einer Forderung abgelaufen ist. Doch nicht immer ist eindeutig geklärt, wann eine Forderung tatsächlich und rechtsgültig fällig ist. Denn nicht immer hat der Lieferant oder der Dienstleister die Fälligkeit genau bestimmt. Für den Eintritt des Zahlungsverzugs gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:

• Vereinbarter Eintritt des Zahlungsverzugs: Wurde im Vorfeld eines Kaufvertrags die Fälligkeit vereinbart, dann tritt der Zahlungsverzug zu dem Zeitpunkt ein, wenn der Termin für die Fälligkeit ohne Zahlungseingang verstreicht. Hat der Lieferant oder der Dienstleister entweder im gemeinsamen Vertrag oder in einem seiner Geschäftsdokumente während der Kommunikation mit dem Kunden die Fälligkeit bestimmt, dann tritt der Zahlungsverzug mit dem Ablauf des Fälligkeitstermins rechtskräftig ein.
• Eintritt des Zahlungsverzugs durch Mahnung: Hast Du es als Lieferant oder als Dienstleister versäumt, während der Angebots- und Verhandlungsphase oder mit Deiner Rechnung eine Fälligkeit zu bestimmen, dann kannst Du das nachholen. Denn Du kannst nach der Rechnungsstellung eine Mahnung schreiben, die Deinen Kunden auffordert, die Rechnung zu bezahlen. Mit der Mahnung tritt zugleich der Zahlungsverzug ein. In diesem Fall sollte das liefernde oder leistende Unternehmen zwischen der Rechnung und der Mahnung einen allgemein üblichen Zeitraum verstreichen lassen. Dieser beträgt in der Regel zwischen 14 bis 30 Tage.
• Zahlungsverzug durch 30-Tage Regelung: Im Jahr 2000 änderte der Gesetzgeber die Regelungen zum Zahlungsverzug und installierte im Zuge der rechtlichen Anpassungen mit der so genannten 30-Tage Regelung die Fälligkeit nach 30 Tagen. Demnach kommt Dein Kunde grundsätzlich 30 Tage nach Zugang einer Rechnung oder nach einer Mahnung in Verzug. Voraussetzung für den automatisch eintretenden Zahlungsverzug nach 30 Tagen ist, dass das liefernde oder leistende Unternehmen nicht im Vorfeld eine kürzere Zahlungsfrist gesetzt hat.

Rechtssicher abmahnen – das musst Du zur Mahnung wissen

Was ist eine Mahnung?

Ist der Zahlungsverzug bereits eingetreten oder möchtest Du Deinen Kunden in Zahlungsverzug setzen, dann gilt es, das Instrument der Mahnung einzusetzen. Die Mahnung stellt eine unmissverständliche Aufforderung des Lieferanten oder Dienstleisters an seinen Kunden, eine offene Forderung zu begleichen. Dabei verfolgt die Mahnung das Ziel, den Kunden zur Zahlung zu bewegen, um möglichst zeitnah einen Zahlungseingang zu erhalten. Die Mahnung trägt daher dazu bei, dass Dein Unternehmen liquide bleibt. 

Wann ist eine Mahnung erforderlich?

Für den Fall, dass im Vorfeld nicht auf die Fälligkeit hingewiesen wurde, ist die Mahnung gegenüber Verbrauchern sogar rechtlich zwingend erforderlich, damit der zahlungssäumige Kunde überhaupt in Verzug kommt. Erst der Verzug des Kunden eröffnet dem Gläubiger die Möglichkeit, seine Forderung rechtlich geltend zu machen. 

Welche Form muss eine Mahnung haben? – Rechtssicher abmahnen

Bei Deiner Mahnung bist Du an keine Form gebunden, damit Du rechtssicher abmahnen kannst. Eine Mahnung kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Die Schriftform ist jedoch für eine Mahnung grundsätzlich zu empfehlen. Um den Zugang der Mahnung im erforderlichen Fall nachweisen zu können, kannst Du das Schriftstück per Einschreiben schicken.

Wie viele Mahnungen sind erforderlich?

In bestimmten Fällen, wie zum Beispiel wenn Du bis dahin gegenüber einem Privatkunden keine Zahlungsfrist übermittelt hast, ist eine einzige Mahnung erforderlich, damit Deine Forderung rechtskräftig ist. In diesem Fall stellt die Mahnung eine Voraussetzung dafür, dass Du später ein Mahnverfahren einleiten kannst.  In anderen Fällen, zum Beispiel wenn Du ein Zahlungsziel gesetzt hast, musst Du keine Mahnung schreiben, um ein Mahnverfahren einzuleiten. Dennoch gehört es zur kaufmännischen Gepflogenheit, stets zumindest eine Mahnung und in der Regel bis zu drei Mahnungen an den Kunden zu schicken. 

Welche Inhalte braucht eine Mahnung?

Wie jedes andere Geschäftsdokument auch sollte eine Mahnung als solche zu erkennen sein, damit Du rechtssicher abmahnen kannst. Das Schriftstück sollte daher den Titel „Mahnung“ tragen. Daneben sollte Deine Mahnung die folgenden Bestandteile aufweisen, damit sie als rechtsgültiger Nachweis dienen kann:

• Adressen von Gläubiger und Schuldner
• Datum der Mahnung
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Betrag der Forderung
• Neue Zahlungsfrist oder neuer Zahlungszeitpunkt

Der wichtigste Bestandteil einer Mahnung ist die Bestimmung einer neuen Zahlungsfrist oder eines neuen Zeitpunkts für den Zahlungseingang. Denn auch eine Mahnung, die es versäumt, eine eindeutige Frist oder einen bestimmten Zeitpunkt für die Zahlung zu  nennen, entfaltet keinerlei Wirkung. Ohne Fristsetzung bildet eine Mahnung keine rechtliche Grundlage für eine Forderung.

Wie sollte man eine Mahnung formulieren?

Deine Mahnung sollte einerseits freundlich genug sein, um Deinen Adressaten auch in Zukunft als Kunden zu behalten. Andererseits kann es manchmal erforderlich sein, Deine Entschlossenheit zu zeigen, dass Du der Forderung bis zu ihrer Begleichung auch nachgehen wirst. Zumindest die erste Mahnung solltest Du jedoch in jedem Fall freundlich, höflich und zurückhaltend formulieren. Hierbei kannst Du Deinem Schuldner vermitteln, dass Du von einem unbeabsichtigten Versäumnis ausgehst. Wird eine zweite Mahnung erforderlich, dann kannst Du den Ton entsprechend anpassen und auf die Folgen des weiteren Zahlungsverzugs hinweisen. Die dritte Mahnung sollte dann unmissverständlich anzeigen, dass bei weiterem Verzug rechtliche Schritte folgen müssen. Beispielsätze für das Formulieren Deiner Mahnung findest Du hier. >>

Rechtssicher abmahnen – Was musst Du beachten?

Nach der 30-Tage Regelung kommt ein Kunde 30 Tage nach Rechnungsstellung automatisch in Verzug, wenn nicht eine frühere Fälligkeit festgelegt ist. Die 30-Tage Regelung macht jedoch einen Unterschied zwischen Privatverbrauchern und Geschäftskunden. Denn Deine Privatkunden geraten nur dann 30 Tage nach Rechnungsstellung in Verzug, wenn Du sie in Deiner Rechnung auch ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Hierbei genügt es nicht, wenn Du auf Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen verweist. 

Praxistipps: rechtssicher abmahnen – Wie gehst Du mit Privatkunden um?

Tipp 1 – Privatkunden immer auf 30-Tage Frist hinweisen

Wenn du Geschäfte mit Privatpersonen machst, musst Du sie auf Zahlungsfristen aufmerksam machen. Das kann durch einen Kaufvertrag oder einen Honorarvertrag geschehen, oder aber auch durch einen Hinweis in Deinem Angebot. Du hast die Möglichkeit, dort auf die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Zustellung der Rechnung zu verweisen. Du kannst ebenso ein individuelles Zahlungsziel festlegen. Wichtig ist jedoch, dass Du Deinen Privatkunden ausdrücklich und nachweislich über die Frist zur Zahlung in Kenntnis gesetzt hast. Hast Du die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt, dann ist der Verbraucherkunde automatisch im Zahlungsverzug, sobald die Frist von 30 Tagen verstrichen ist, ohne dass er Deine Forderung bezahlt hat.

In diesem Fall ist eine Mahnung nicht erforderlich, um Dein Geld einzufordern. Wenngleich eine Mahnung ein sinnvolles Mittel stellt. Denn die Einbeziehung eines Rechtsanwalts oder die Anrufung des Mahngerichts ist erst dann angebracht, wenn ein Kunde zumindest einmal oder mehrmals an seine offene Rechnung erinnert worden ist.

Tipp 2 – Durch Mahnung in Verzug setzen

Wenn Du es versäumt hast, den Kunden rechtzeitig auf eine Zahlungsfrist aufmerksam zu machen, dann solltest Du ihn durch eine Mahnung in Zahlungsverzug setzen. In diesem Fall kannst Du eine Mahnung jedoch erst nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Frist von 30 Tagen schreiben. 

Die Mahnung nach 30 Tagen ist in diesem Fall ein notwendiges Mittel, damit der Zahlungsverzug überhaupt beginnt.

Tipp 3 – Immer Zahlungsziel setzen

Gegenüber Privatkunden solltest Du grundsätzlich ein klar formuliertes Zahlungsziel setzen. Denn nur so stellst Du sicher, dass Deine Forderungen in einem jeweils angemessenen Zeitraum auch zur Zahlung fällig werden. Das übermittelte Zahlungsziel versetzt Dich in die rechtliche Stellung, Deine Forderung kurzfristig auch mit weiteren Rechtsmitteln einzutreiben. Aus diesem Grund verbessert das übermittelte Zahlungsziel auch die Wirksamkeit von späteren Mahnungen. Denn Dein Mahnwesen sollte darauf ausgerichtet sein, dass Du nicht zu rechtlichen Schritten greifen musst, um Deine Forderungen zu erhalten.

Rechtssicher abmahnen – Was gilt bei Geschäftskunden?

Geschäftskunden sind automatisch nach 30 Tagen im Zahlungsverzug

Hast Du gegenüber einem gewerblichen Kunden keine Zahlungsfrist genannt, dann gerät dieser automatisch nach 30 Tagen in Zahlungsverzug. Gegenüber einem zahlungssäumigen Geschäftskunden ist eine Mahnung zwar nicht zwingend erforderlich. Denn Du kannst nach Ablauf von 30 Tagen nach Rechnungsstellung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Doch eine Mahnung zu schreiben, ist in der Regel immer sinnvoll. Denn die Mahnung dient Deinem gewerblichen Kunden zur Erinnerung an die offene Forderung und übt einen Druck auf ihn aus. Weiß dieser doch sehr genau, dass er die Forderung nicht ohne weitere Konsequenzen liegen lassen kann. Denn nach der Mahnung kannst Du das Gericht anrufen oder auch ein Inkassounternehmen mit der Beitreibung von Forderungen beauftragen. Beide Varianten gehen mit Mehrkosten einher, die Du auf den säumigen Kunden abwälzen darfst. 

Was gilt bei vereinbartem Zahlungsziel?

Hast Du mit Deinem gewerblichen Kunden ein Zahlungsziel oder eine Frist individuell vereinbart, dann gerät er nach Verstreichen der Frist automatisch in Verzug, wenn er die Rechnung bis dahin nicht begleicht. Du musst keine Mahnung schreiben, damit der Verzug in Kraft tritt. Auch musst Du nicht auf jedem Deiner Dokumente das Zahlungsziel vermerken, damit es Gültigkeit hat. Gegenüber Deinen Geschäftskunden ist auch ein Hinweis auf Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausreichend. Enthalten Deine AGB Zahlungsfristen, dann sind diese ausreichend, damit eine Forderung entsprechend fällig wird. Dein Geschäftskunde muss sich an die Zahlungsfristen Deiner AGB halten. Zudem kannst Du auf Deiner Rechnung gegenüber einem Geschäftskunden einen bestimmten Kalendertag als Zeitpunkt für die Fälligkeit nennen. Auch an diesen ist er gebunden.

Tipp: Mahnungen schreiben macht an sich schon wenig Spaß, warum also die ganze Sache nicht etwas leichter machen? Billomat bietet Dir viele Möglichkeiten, Dein Mahnwesen vereinfachen oder sogar zu automatisieren. Nutze zum Beispiel unsere Vorlagen für Mahnschreiben.