Reisekosten abrechnen und absetzen – das musst Du beachten!

Wer für die Firma unterwegs ist, muss Reisekosten abrechnen. Du besuchst Kunden, Messen, Tagungen und für diese Dienstreisen nutzt Du verschiedene Verkehrsmittel wie Auto, Zug, Straßenbahn und Flugzeug und Du übernachtest in Hotels. Reisekosten sind Betriebsausgaben. Manche kannst Du beim Kunden in Rechnung stellen, weil sie zu einem bestimmten Auftrag dazu gehören, andere nicht. Wenn das Finanzamt Reisekosten als Betriebsausgaben anerkennen soll, musst Du sie detailliert nachweisen können. Aus Bequemlichkeit die Reisekosten zu vernachlässigen, kann Dich in der Steuererklärung bares Geld kosten. Denn Betriebsausgaben schmälern den Gewinn und damit die für das Jahr zu zahlende Einkommenssteuer. Es heißt also: Belege sammeln! Alle Belege, auch die für kleinste Beträge, also sogar Straßenbahnfahrscheine Kurzstrecke!

1. Reisekosten abrechnen und absetzen: Was gehört dazu?
2. Pauschalen für Versorgungsmehraufwand
3. Fahrtkosten als Reisekosten abrechnen
4. Wie werden Übernachtungskosten abgerechnet?
5. Reisenebenkosten abrechnen
6. Belege, Belege, Belege

Reisekosten abrechnen und absetzen: Was gehört dazu?

Alle Kosten, die durch eine beruflich bedingte Reise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die sogenannten Reisenebenkosten.

Bei mit dem Pkw zurückgelegten Kilometern rechnest Du eine Kilometerpauschale ab. Der Begriff “Kilometerpauschale” ist der offizielle Begriff für die bekannte Pendlerpauschale.Mit Kunden kannst du etwas anderes vereinbaren, wenn du ihnen die gefahrenen Kilometer in Rechnung stellen willst, gegenüber dem Finanzamt zählen 30 ct/km. Als Selbstständiger nutzt du entweder einen Privatwagen auch beruflich oder hast einen Firmenwagen. Davon hängt ab, wieviel der Kosten für das Auto, Du von der Steuer absetzen kannst.

Die Reisenebenkosten, sind das, was zusätzlich anfällt, aber direkt mit der beruflich bedingten Reise bzw. Dienstreise zu tun hat: Gebühr für das Parkhaus am Flughafen oder die Umbuchungsgebühren, weil Du einen anderen Flug nehmen musst, als geplant. Das bedeutet: Jede Quittung, jeden Bon, der irgendwie mit der Reise zu tun hat aufbewahren! Du brauchst sie, um die Reisekosten abrechnen und von der Steuer absetzen zu können.

Pauschalen für Versorgungsmehraufwand

Unterwegs kostet das Essen mehr, als wenn Du Dir am heimischen Kühlschrank ein Butterbrot zusammenstellst. Das sieht auch der Fiskus ein und erlaubt Dir, diesen Verpflegungsmehraufwand steuersenkend geltend zu machen. Es gibt dafür Pauschalen. Wer mehr als acht Stunden abwesend ist, berechnet 14 Euro, bei 24 Stunden sind es 28 Euro. Für Reisen ins Ausland erkennt das Finanzamt oft höhere Sätze für den Verpflegungsmehraufwand an. Die Pauschalen für jedes mögliche Reiseland findest Du im Internet. Ist das Frühstück im Hotelzimmerpreis enthalten, ohne gesondert ausgewiesen zu sein, musst Du pauschal 20% vom Verpflegungskostenmehraufwand für den Tag abziehen.

Erstattung von Versorgungsmehraufwand ist steuerfrei

Erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern dessen Kosten für die Verpflegung während einer betrieblich bedingten Reise, indem er die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand ausbezahlt, sind diese Beträge von Steuerabgaben und Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Zahlt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter mehr als den entsprechenden Pauschbetrag, ist die Auszahlung pauschal zu versteuern. 

Fahrtkosten als Reisekosten abrechnen

Entstehen Steuerpflichtigen Fahrtkosten, die nicht für die tägliche Fahrt zur Arbeit zwischen Wohnung und Betrieb anfallen, können sie diese in voller Höhe als Reisekosten abrechnen und von der Steuer absetzen. Dazu gehören insbesondere Fahrten zu auswärtigen Betriebsstätten, wie zum Beispiel:

• zwischen Wohnung oder Betriebsstätte und einer weiteren auswärtigen Arbeitsstätte. Auch Heimfahrten gehören zu den absetzbaren Fahrtkosten.
• zwischen einer auswärtigen Wohnung der auswärtigen Arbeitsstelle
• zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten
• innerhalb weiträumiger Arbeitsgebiete
• zwischen Wohnung und wechselnden Tätigkeitsstätten

Die privat verursachten sind von den betrieblichen Kosten zu trennen und von den Gesamtkosten für das Fahrzeug abzuziehen.

Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel

Auch die Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, die anfallen, um auswärtige Tätigkeitsstätten zu erreichen, können Steuerpflichtige in voller Höhe als Reisekosten abrechnen und geltend machen.

Was ist die Fahrtkostenpauschale?

Liegen für die Ausgaben keine Nachweise vor, können Steuerpflichtige ihre Kosten über Pauschalen absetzen. Setzen sie ihr eigenes Fahrzeug für den Betrieb ein, können sie anstelle der tatsächlichen Ausgaben eine Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen. Für das Motorrad oder den Roller, sowie für Moped, Mofa oder Elektrofahrrad gilt eine Pauschale von 0,20 Euro pro Kilometer.

Was gilt für außergewöhnliche Kosten?

Steuerpflichtige können auch außergewöhnliche Kosten, wie Schäden aufgrund von Unfall oder Diebstahl als Reisekosten abrechnen und absetzen.  

Wie werden Übernachtungskosten abgerechnet?

Steuerpflichtige können die tatsächlichen Übernachtungskosten absetzen, die anfallen, während sie für den Betrieb auf Dienstreisen unterwegs sind. Dazu gehören ausschließlich die Kosten für die Übernachtung und nicht für Mahlzeiten. Die Übernachtungskosten müssen durch Belege nachweisbar sein. Enthält die Hotelrechnung auch Kosten für Frühstück oder Mittagessen, die sie nicht gesondert ausweist, müssen die geltenden Verpflegungspauschalen abgezogen werden. 

Reisenebenkosten abrechnen

Fallen während einer beruflichen Reise zusätzliche Kosten an, können Steuerpflichtige auch diese als Reisekosten abrechnen und steuerlich geltend machen. Auch hierfür müssen alle Belege vorliegen. Absetzbare Reisenebenkosten sind beispielsweise Kosten für:

• berufliche Telefonate
• Gepäck
• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Reisegepäckaufbewahrung
• und viele mehr

Belege, Belege, Belege

Reisekosten abrechnen ist für Selbstständige aus drei Gründen wichtig:

• Um zu schauen, was von den Ausgaben, Du einem Kunden in Rechnung stellen kannst.
• Du musst Bescheid wissen, wieviel Du überhaupt ausgegeben hast.
• Die Belege und Beträge sind für Deine Steuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung wichtig.

Nicht nur das Sammeln aller Belege ist also wichtig, Du musst sie auch zeitnah in Deine Buchhaltung einpflegen. Du musst Dein Fahrtenbuch auf dem aktuellen Stand halten und ideal ist, wenn Du zu jeder Dienstreise gleich mit in Deinen Unterlagen oder eine Tabelle vermerkst, welche Verpflegungsmehraufwandpauschale(n) du hier steuerlich geltend machen kannst.

Wenn es Dein Steuerberater nicht tut, kannst Du Dir bei der nächsten Steuererklärung selbst lobend auf die Schulter klopfen. Denn wer seine Reisekosten das ganze Jahr über vollständig belegt und berechnet hat, der braucht in der Steuererklärung nur ein paar Zahlen eintragen, die bereits fertig vorliegen.