Finanzen   08.2.2017

Reisekosten abrechnen und absetzen – das musst du beachten!

Wer für die Firma unterwegs ist, muss Reisekosten abrechnen. Du besuchst Kunden, Messen, Tagungen, dafür nutzt du verschiedene Verkehrsmittel wie Auto, Zug, Straßenbahn und Flugzeug und du übernachtest in Hotels. Reisekosten sind Betriebsausgaben. Manche kannst du beim Kunden in Rechnung stellen, weil sie zu einem bestimmten Auftrag dazu gehören, andere nicht. Wenn das Finanzamt Reisekosten als Betriebsausgaben anerkennen soll, musst du sie detailliert nachweisen können. Aus Bequemlichkeit die Reisekosten zu vernachlässigen, kann dich in der Steuererklärung bares Geld kosten. Denn Betriebsausgaben schmälern den Gewinn und damit die für das Jahr zu zahlende Einkommenssteuer. Es heißt also: Belege sammeln! Alle Belege, auch die für kleinste Beträge, also sogar Straßenbahnfahrscheine Kurzstrecke!

Reisekosten abrechnen und absetzen – was gehört dazu?

Alle Kosten, die durch eine beruflich bedingte Reise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die sogenannten Reisenebenkosten.

Reisekosten abrechnen: Das betrifft alle Kosten, die durch eine beruflich bedingte Reise entstehen.

Reisekosten abrechnen: Das betrifft alle Kosten, die durch eine beruflich bedingte Reise entstehen.

Bei mit dem Pkw zurückgelegten Kilometern rechnest du eine Kilometerpauschale ab. Mit Kunden kannst du etwas anderes vereinbaren, wenn du ihnen die gefahrenen Kilometer in Rechnung stellen willst, gegenüber dem Finanzamt zählen 30 ct/km. Als Selbstständiger nutzt du entweder einen Privatwagen auch beruflich oder hast einen Firmenwagen. Davon hängt ab, wieviel der Kosten für das Auto, du von der Steuer absetzen kannst.

Die Reisenebenkosten, sind das, was zusätzlich anfällt, aber direkt mit der beruflich bedingten Reise zu tun hat: Gebühr für das Parkhaus am Flughafen oder die Umbuchungsgebühren, weil du einen anderen Flug nehmen musst, als geplant. Das bedeutet: Jede Quittung, jeden Bon, der irgendwie mit der Reise zu tun hat aufbewahren! Du brauchst sie, um die Reisekosten abrechnen und von der Steuer absetzen zu können.

Verpflegungspauschalen – für die Steuer wichtig

Unterwegs kostet das Essen mehr, als wenn du dir am heimischen Kühlschrank ein Butterbrot zusammenstellst. Das sieht auch der Fiskus ein und erlaubt dir, diesen Verpflegungsmehraufwand steuersenkend geltend zu machen. Es gibt dafür Pauschalen. Wer mehr als 8 Stunden abwesend ist, berechnet 12 Euro, bei 24 Stunden sind es 24 Euro. Für Reisen ins Ausland erkennt das Finanzamt oft höhere Sätze für den Verpflegungsmehraufwand an. Die Pauschalen für jedes mögliche Reiseland findest du im Internet. Ist das Frühstück im Hotelzimmerpreis enthalten, ohne gesondert ausgewiesen zu sein, musst du pauschal 20% vom Verpflegungskostenmehraufwand für den Tag abziehen.

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Belege, Belege, Belege

Reisekosten abrechnen ist für Selbstständige aus drei Gründen wichtig:

  • Um zu schauen, was von den Ausgaben, du einem Kunden in Rechnung stellen kannst.
  • Du musst Bescheid wissen, wieviel du überhaupt ausgegeben hast.
  • Die Belege und Beträge sind für deine Steuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung wichtig.

Nicht nur das Sammeln aller Belege ist also wichtig, du musst sie auch zeitnah in deine Buchhaltung einpflegen. Du musst dein Fahrtenbuch auf dem aktuellen Stand halten und ideal ist, wenn du zu jeder Dienstreise gleich mit in deinen Unterlagen oder eine Tabelle vermerkst, welche Verpflegungsmehraufwandpauschale(n) du hier steuerlich geltend machen kannst.

Wenn es dein Steuerberater nicht tut, kannst du dir bei der nächsten Steuererklärung selbst lobend auf die Schulter klopfen. Denn wer seine Reisekosten das ganze Jahr über vollständig belegt und berechnet hat, der braucht in der Steuererklärung nur ein paar Zahlen eintragen, die bereits fertig vorliegen.

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