Finanzen   09.8.2018

Was gehört in die Reisekostenabrechnung?

Steuerersparnis im Reisegepäck

Geschäftsbeziehungen ausbauen, Kundengespräche führen, Messen besuchen oder Fortbildungen absolvieren – es gibt viele Gründe, um im Auftrag der Firma eine Reise zu unternehmen. Ein großer Teil der hierbei anfallenden Aufwendungen gehören in Form von Reisekosten zu den betrieblich bedingten Ausgaben eines Unternehmens. Um die Ausgaben für die Reise richtig zu verbuchen und steuerlich korrekt zu behandeln, steckt die Reisekostenabrechnung den Rahmen ab. Was auf die Reisekostenabrechnung gehört und was nicht, erfährst Du hier.

Reisekostenabrechnung

Du bist beruflich viel unterwegs? Dann gehört das auf Deine Reisekostenabrechnung. (Bild © picjumbo.com)

Was ist der Nutzen der Reisekostenabrechnung?

Eine sorgfältig ausgeführte Reisekostenabrechnung dient nicht nur dem Finanzamt, sondern auch Deiner Firma. Das Finanzamt fordert eine korrekt ausgeführte Reisekostenabrechnung, um die als Betriebsausgabe aufgeführten Posten zu überprüfen. Denn das Steuergesetz erkennt zahlreiche Ausgaben, die im Rahmen einer Reise anfallen als Betriebsausgaben an, während es andererseits bestimmte Kosten als steuerlich nicht relevante Privatausgaben einordnet.

Dein Unternehmen profitiert von jeder gründlich ausgeführten Reisekostenabrechnung, um Ausgaben den einzelnen Kostenstellen zuzuordnen. Dadurch gewinnt Deine Firma einen Überblick zum Beispiel über Produktions- oder Verwaltungskosten oder über die Ausgabenlage bestimmter Abteilungen. 

Was gehört auf die Reisekostenabrechnung?

Damit eine Reisekostenabrechnung über ausreichende Aussagekraft gegenüber dem Finanzamt verfügt, sollte sie folgende Angaben enthalten:

  • Name der reisenden Person
  • Reisedaten
  • Reisedauer
  • Anlass
  • Reiseziel
  • Steuerliche Zuordnung
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsaufwand
  • Reisenebenkosten

Die Angaben auf Deiner Reisekostenabrechnung musst Du durch (Bewirtungs-)Belege dokumentieren.

Name des Reisenden, Reisedaten und -dauer, Reiseanlass und -ziel

Neben dem Namen der reisenden Person gehören die genauen Reisedaten sowie Anlass und Reiseziel auf die Reisekostenabrechnung. Um den betrieblich bedingten Anlass zu begründen, können Belege, wie ein Messekatalog oder die Seminarbroschüre beigelegt werden. 

Steuerliche Zuordnung

In der Abrechnung solltest Du angeben, aufgrund welcher Tätigkeit Du die Reise angetreten hast. Die Angabe dient zur Unterscheidung, ob Du zum Beispiel im Rahmen Deiner Freiberuflichkeit oder Deiner Nebentätigkeit unterwegs warst. Wenn Deine Reise zum Teil einen privaten Anlass hatte, musst Du auch diesen Umstand angeben.

Fahrtkosten

Das Finanzamt unterscheidet bei der Berücksichtigung der Fahrtkosten, ob Du mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wie Flugzeug, Bahn oder Taxi und ob Du mit Deinem Firmenwagen oder im Privatauto unterwegs warst.

Nutzung Firmenwagen

Die Nutzung eines Firmenwagens für eine Geschäftsreise kann in vollem Umfang abgesetzt werden. Hierbei kannst Du Deine Kosten für Tank, Maut, Reparaturen oder Fährtransport und vieles mehr angeben. Als Beleg musst Du ein Fahrtenbuch führen und sämtliche Quittungen aufbewahren, die Deine Ausgaben dokumentieren. 

Nutzung Privatfahrzeug

Wer für seine Reise ein Privatauto nutzt, der kann eine Pauschale oder einen Kilometersatz in der Reisekostenabrechnung geltend machen.

Die Kilometerpauschale gewährt einen Satz in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer, die nachweislich zurück gelegt werden. Die zurück gelegte Strecke kann über ein Fahrtenbuch dokumentiert werden. 

Der individuelle Kilometersatz errechnet sich aus den jährlichen Kosten für das Fahrzeug. Sämtliche Kosten, die für das Fahrzeug anfallen, wie zum Beispiel Abschreibung, Zinsen, KFZ-Steuer und -Versicherung sowie Reparaturen und Spritkosten werden zu einer Gesamtsumme addiert und durch die gefahrenen Kilometer geteilt. Der Kilometeranteil der Reise kann auf diese Weise ermittelt und angegeben werden.

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Übernachtungskosten

Auch für die Abrechnung der Übernachtungskosten hast Du die Wahl zwischen einer Pauschale und der Abrechnung nach Belegen.

Für eine Reise innerhalb Deutschlands gilt eine Pauschale von 20 Euro pro Übernachtung. Außerhalb Deutschlands gelten andere Pauschalen, die in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums aufgelistet sind. 

Eine Abrechnung nach tatsächlichen Kosten erfordert die Vorlage der entsprechenden Belege.

Verpflegungsaufwand

Für Deine Inlandsreise kannst Du in Deiner Reisekostenabrechnung 24 Euro pro Tag als Pauschale angeben. Für eine Abwesenheit zwischen 8 bis 12 Stunden an einem Tag gelten 12 Euro. Das betrifft insbesondere gegebenenfalls den Ab- und Rückreisetag. Für Reisen ins Ausland gelten andere Pauschalen, die in einem Schreiben des Finanzministeriums aufgelistet sind. 

Reisenebenkosten

Die Nebenkosten Deiner Reise, wie zum Beispiel Aufwendungen für Telekommunikation, Porto, Trinkgelder, Parkgebühren, Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung, Straßenmaut, Schadenersatzleistungen und vieles mehr, gibst Du gemäß Deines tatsächlichen Aufwandes an. Auch hierfür muss für jeden Posten ein Beleg vorliegen. 

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