Richtig mahnen: wann und wie schreibe ich eine Mahnung?

Richtiges Mahnen erfordert gute Organisation. Oft wird sie aufgeschoben, denn die Auseinandersetzung mit säumigen Schuldnern ist unangenehm. Doch das ist die falsche Strategie: Schließlich ist die Leistung längst erbracht und Dir steht Dein Geld zu.

Aber nur wer dran bleibt und auf die offenen Forderungen hinweist, kommt vergleichsweise zügig zu seinem Geld. Mit dem Mahnen beginnst Du, wenn das Zahlungsziel überschritten ist.

1. 1. Richtig Mahnen: Zahlungserinnerung oder Mahnung?
   2. Die erste Mahnung
   3. Die zweite und dritte Mahnung
   4. Was passiert beim gerichtlichen Mahnverfahren oder Inkasso?
   5. Richtig mahnen – Wie kannst Du den Text formulieren?

Richtig Mahnen: Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Die Zahlungserinnerung ist der harmlose kleine Bruder der Mahnung. Er wird vorgeschickt, um den Kunden freundlich darauf hinzuweisen, dass noch eine Zahlung aussteht. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung in seiner Post oder seinem Postfach tatsächlich übersehen, freut sich über den netten Hinweis, zahlt sofort und alles ist gut.

Allerdings hat die Zahlungserinnerung keine wirklichen Konsequenzen, wenn der Kunde noch immer nicht zahlt. Rechtlich ist es nicht nötig, überhaupt eine Zahlungserinnerung zu schicken. Sie verursacht Dir Arbeit und Kosten, die Du zunächst nicht wieder reinholst. Unter Umständen verzögert sich das Eintreffen der Zahlung sogar noch weiter, weil der Kunde darauf setzt, dass erstmal eine Zahlungserinnerung kommt und nichts weiter passiert.

Warum also überhaupt eine Zahlungserinnerung schicken? Weil das freundlich ist – und tatsächlich oft auch erwartet wird. Mit der Zahlungserinnerung wahrst Du eine gute Gesprächskultur mit dem Kunden. Gerade diejenigen, die nur versehentlich nicht pünktlich gezahlt haben, empfinden den Erhalt einer Zahlungserinnerung als freundlichen Hinweis.

Es hängt also von der Kundenbeziehung ab, ob Du eine Zahlungserinnerung dazwischenschalten möchtest. Du kannst aber natürlich auch gleich mit der ersten Mahnung einsteigen, wenn das Zahlungsziel der Rechnung verstrichen ist, ohne dass Du bezahlt wurdest.

Die erste Mahnung

Wenn es ums richtige Mahnen geht,  ist der erste eigentliche Schritt die 1. Mahnung. Sie tritt schon deutlicher auf, als die Zahlungserinnerung: Sie enthält nicht nur Mahngebühren, sondern ab dem Zeitpunkt, zu dem sie eintrifft, läuft auch die Uhr für die Verzugszinsen.

Eine Mahnung ist im Grunde nicht viel anders aufgebaut als eine Rechnung. Du kannst viele Angaben übernehmen, bzw. entsprechende Vorlagen nutzen. Damit die Mahnung ihren Zweck erfüllt und gültig ist, muss darin zum Beispiel stehen, dass es eine Mahnung ist. Du musst außerdem aufführen, auf welche Rechnung und welche Summe sich die Mahnung bezieht. Du setzt ein neues Zahlungsziel fest, bis zu dem Du den ausstehenden Betrag auf Deinem Konto sehen willst.

Hier findest Du Formulierungen für Mahnungen und eine dazu passende Mustervorlage. Solltest Du lieber gleich mit professioneller Software arbeiten, findest Du hier alle Möglichkeiten, mit Billomat Mahnungen zu schreiben.

Der richtige Zeitpunkt für die erste Mahnung ist dann, wenn Du feststellst, dass die Zahlung länger auf sich warten lässt, als sie sollte. Nur nicht zögern: Es ist ein ganz normaler Geschäftsvorgang und es geht um Dein Geld und die Anerkennung für Deine Leistung.

Welche Angaben gehören in eine Mahnung?

• Es muss ersichtlich sein, dass es sich um eine Mahnung handelt.
• Du musst Namen, Anschrift, Firma des Gläubigers und des Schuldners (also Absender und Empfänger) angeben.
• Forderungsgrund: Um welche Sache, welchen Vertrag geht es?
• Auf welche Rechnung, mit welchem Rechnungsdatum beziehst Du Dich?
• Wie hoch ist die Forderung, um welchen Rechnungsbetrag geht es?
• Wenn Du Verzugszinsen geltend machst: Wie lautet die Begründung, um welchen Zeitraum geht es und wie erklärt sich der Zinssatz.
• Die Höhe der Mahngebühren, falls welche erhoben werden.
• Deine Bankverbindung: Wohin soll das Geld überwiesen werden?
• Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID des Gläubigers.
• Ein konkretes Datum als Zahlungsziel, schwammige Formulierungen wie „innerhalb von drei Wochen“ sind zu vage.

Die zweite und dritte Mahnung

Du wartest noch immer auf Dein Geld? Du kannst eine zweite und eine dritte Mahnung schicken. Wichtig ist, das Zahlungsziel in diesem Fall immer kürzer zu setzen. Hast Du bei der ersten Mahung noch einen Termin genannt, der etwa 2 Wochen vom Mahnungsdatum entfernt lag, nennst Du nun einen Tag in der kommenden Woche. Gewährst Du immer mehrere Wochen Aufschub, geht das auf Deine Kosten: Dir fehlt die Liquidität auf dem Firmenkonto, wenn die Zahlungsunwilligen die großzügig gesetzten Fristen ausnutzen!

Unser Tipp: Mit einem automatisierten Mahnwesen per Software kannst Du automatische Mahnstufen festlegen und das Rechnungsprogramm versendet diese mit jeweils angepassten Mahngebühren. So sparst Du Dir manuellen Arbeitsaufwand und schickst Mahnschreiben immer in angemessenen Zeitabständen.

Was passiert beim gerichtlichen Mahnverfahren oder Inkasso?

Zum richtigen Mahnen gehört auch Kosten und Nutzen abzuwägen. Lohnt sich der Aufwand, immer mehr Mahnungen zu schreiben und dem Kunden ständig mehr Zeit einzuräumen? Du kannst z.B. auch ein Inkassounternehmen beauftragen, das sich weiter um die noch immer ausstehende Forderung kümmert.

Wenn nichts davon fruchtet, ist der nächste Schritt, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Die Anzahl der Mahnungen, die Du schreiben musst, bevor Du Dich ans Gericht oder einen Anwalt wendest, sind nicht vorgeschrieben. Eine sollte es sein, mehr muss es aber nicht. Für das gerichtliche Mahnverfahren bei einer nicht strittigen Forderung ist kein Anwalt erforderlich. Den benötigst Du bei höheren Rechnungsbeträgen, wenn Du eine Forderung einklagen willst, weil der Kunde zum Beispiel behauptet, die Leistung nie vollständig erhalten zu haben oder ein anderer Streitgrund vorliegt.

Richtig mahnen – Wie kannst Du den Text formulieren?

Wenn Du eine Mahnung schreibst, dann bist Du – abgesehen von einigen Angaben, die das Schreiben enthalten muss – in der Formulierung des Textes völlig frei. Die Formulierung einer Mahnung richtet sich zudem danach, wie Du Deinen Kunden ansprechen möchtest. Unternehmen, die viele Kunden haben und nur kleine Beträge in Rechnung stellen, sollten eine standardisierte Formulierung für ihr Mahnwesen vorbereiten, auf die sie im gegebenen Fall immer wieder zurückgreifen. Hast Du hingegen nur einige wenige Kunden, deren Belieferung oder Bedienung Du mit vergleichsweise hohen Beträgen abrechnest, dann solltest Du für den individuellen Kunden auch in der Formulierung der Mahnung darauf achten, den richtigen Ton treffen. Denn Du möchtest sowohl das Geld für Deine Leistung erhalten, als auch Deinen Kunden behalten. 

Beispiel – Erste Mahnung mit Standardtext 

1. Mahnung

Absender Schreinerei Buchecker
Adresse Herr Hirsch
Datum: 18.4.2019
Betreff: 1. Mahnung / Zahlungserinnerung

Sehr geehrter Herr Hirsch

Sicher haben Sie vergessen, unsere Rechnung zu begleichen. 

Am 30.3.2019 haben wir Ihre Bestellung vom 25.3.2019 zu Ihnen nach Hause geliefert. Leider konnten wir bislang noch keinen Zahlungseingang für unsere Rechnung Nummer 0124 vom 30.3.2019 über den Betrag von 40,50 inklusive Mehrwertsteuer feststellen. 

Wir bitten Sie daher, den Betrag bis zum 25.4.2019 auf unser Konto zu überweisen:

Schreinerei Buchecker
Bankinstitut
IBAN
BIC

Wenn Sie unsere Rechnung bereits beglichen haben, dann betrachten Sie unser Schreiben bitte als hinfällig. Haben Sie Fragen? Wir beantworten Ihre Anfrage gerne. 

Vielen Dank für Ihr Verständnis

Mit freundlichen Grüßen

Firma Schreinerei Buchecker
Buchhaltung, Frau Groß

Beispiel – Erste Mahnung mit individuellem Text

Mahnung / Zahlungserinnerung

Absender Firma Schreinerei Buchecker
Adresse Frau Hase
Datum: 18.4.2019
Betreff: Mahnung / Zahlungserinnerung

Sehr geehrte Frau Hase,

im März diesen Jahres hat unsere Schreinerei Ihren Auftrag ausgeführt, einen Esstisch für Sie herzustellen. Sicher haben Sie übersehen, dass die Rechnung, die Ihnen Frau Klein von unserer Buchhaltung geschickt hat, inzwischen fällig geworden ist. 

Die betroffene Rechnung mit der Nummer 0123 und dem Rechnungsbetrag von 450 Euro haben wir unserem Schreiben noch einmal in Kopie für Sie dazugelegt. 

Nachfolgend übermitteln wir Ihnen noch einmal unsere Bankverbindung für Ihre Überweisung, um deren Übermittlung bis zum 25.4.2019 wir Sie bitten: 

Schreinerei Buchecker
Bankinstitut
IBAN
BIC

Haben Sie die Rechnung schon überwiesen? Dann ist unser heutiges Schreiben auch schon wieder hinfällig. Rufen Sie uns bitte an, wenn Sie noch offene Fragen haben. 

Wir freuen uns, wenn wir Sie auch in Zukunft weiterhin mit hochwertiger Qualitätsarbeit ausstatten können. 

Vielen Dank für Ihr Verständnis

Mit freundlichen Grüßen
Firma Schreinerei Buchecker
Buchhaltung, Frau Groß

Beispiel – Zweites und drittes Schreiben

Die zweite und dritte Mahnung erfolgt in der Regel nur dann, wenn der Kunde aus irgendeinem Grund nicht bezahlen kann oder will. Denn mit der ersten Mahnung wurden vergessliche Kunden bereits ausreichend an den Verzug der offenen Forderung erinnert. Ist diese Erinnerung ohne Zahlungseingang verstrichen, dann sind Lieferanten und Dienstleister gehalten, in ihrer Formulierung auf die Folgen von weiterem Zahlungsverzug ausdrücklich hinzuweisen. Die Formulierung des Textes sollte in der zweiten und dritten Mahnung zudem förmlicher und knapper gehalten sein. Zudem solltest Du mit jeder weiteren Mahnung die Frist für den Zahlungseingang kürzer ansetzen. 

Zweite Mahnung 

Absender Schreinerei Buchecker
Adresse Herr Hirsch
Datum: 2.5.2019
Betreff: 2. Mahnung

Sehr geehrter Herr Hirsch

Nachdem Sie auf unsere 1. Mahnung hin unsere offene Forderung nicht beglichen haben, erhalten Sie mit diesem Schreiben unsere 2. Mahnung für unsere offene Forderung aus folgender Rechnung:

Rechnung Nummer 0124
Rechnungsbetrag 40,50 Euro brutto
Für Lieferung vom 30.3.2019
Für Ihre Bestellung vom 25.3.2019
Ware: 5 Stück handgefertigte Holzschüsseln

Wir erwarten einen Zahlungseingang mit dem Forderungsbetrag bis zum 10.5.2019 auf folgendes Konto:

Schreinerei Buchecker
Bankinstitut
IBAN
BIC

Wir weisen Sie darauf hin, dass nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist am 10.5.2019 Mahngebühren erhoben und zudem Verzugszinsen ab dem Zeitpunkt des Verzugs berechnet werden. Sie können weitere Mahnkosten vermeiden, indem Sie die offene Forderung rechtzeitig überweisen. 

Mit freundlichen Grüßen

Firma Schreinerei Buchecker
Buchhaltung, Frau Groß

Die dritte Mahnung kann unter der Verwendung angepasster Kalenderdaten genauso formuliert werden wie die zweite Mahnung. Darüber hinaus solltest Du in der dritten Mahnung auch die angekündigten Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. 

Tipp: Stell Dir vor, Du könntest die Vorlagen für Deine nächste Mahnung so gestalten, wie Du es gerne hättest… Mit Billomat kannst Du nicht nur ganz einfach Mahnungen schreiben, sondern auch verschiedene Vorlagen für Mahnschreiben nach Deinen Wünschen anpassen.

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