Finanzen   06.6.2016

Richtig mahnen: wann und wie schreibe ich eine Mahnung?

Richtig Mahnen, das erfordert gute Organisation. Oft wird sie aufgeschoben, denn die Auseinandersetzung mit säumigen Schuldnern ist unangenehm. Doch das ist die falsche Strategie: Schließlich ist die Leistung längst erbracht, nun steht dir auch dein Geld zu. 

Aber nur wer dran bleibt und auf die offenen Forderungen hinweist, kommt vergleichsweise zügig doch zu seinem Geld. Mit dem Mahnen beginnst du, wenn das Zahlungsziel überschritten ist.

Richtig mahnen: wann und wie schreibe ich eine Mahnung?

Wenn der Kunde versäumt, seine Rechnung zu begleichen, gibt es verschiedene Mahnstufen, die man einhalten kann.

Richtig Mahnen: Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Die Zahlungserinnerung ist der harmlose kleine Bruder der Mahnung. Er wird vorgeschickt, um den Kunden freundlich darauf hinzuweisen, dass noch eine Zahlung aussteht. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung in seiner Post oder seinem Postfach tatsächlich übersehen, freut sich über den netten Hinweis, zahlt sofort und alles ist gut.

Allerdings hat die Zahlungserinnerung keine wirklichen Konsequenzen, wenn der Kunde noch immer nicht zahlt. Rechtlich ist es nicht nötig, überhaupt eine Zahlungserinnerung zu schicken. Sie verursacht dir Arbeit und Kosten, die du zunächst nicht wieder reinholst. Unter Umständen verzögert sich das Eintreffen der Zahlung sogar noch weiter, weil der Kunde darauf setzt, dass erstmal eine Zahlungserinnerung kommt und nichts weiter passiert.

Warum also überhaupt eine Zahlungserinnerung schicken? Weil das freundlich ist – und tatsächlich oft auch erwartet wird. Mit der Zahlungserinnerung wahrst du eine gute Gesprächskultur mit dem Kunden. Gerade diejenigen, die nur versehentlich nicht pünktlich gezahlt haben, empfinden den Erhalt einer Zahlungserinnerung als freundlichen Hinweis.

Es hängt also von der Kundenbeziehung ab, ob du eine Zahlungserinnerung dazwischenschalten möchtest. Du kannst auch gleich mit der ersten Mahnung einsteigen, wenn das Zahlungsziel der Rechnung verstrichen ist, ohne dass du bezahlt wurdest.

Die erste Mahnung

Wenn es ums richtig mahnen geht,  ist der erste eigentliche Schritt die 1. Mahnung. Sie tritt schon deutlicher auf, als die Zahlungserinnerung: Sie enthält Mahngebühren und ab dem Zeitpunkt, zu dem sie eintrifft, läuft die Uhr für die Verzugszinsen.

Eine Mahnung ist im Grunde nicht viel anders aufgebaut als eine Rechnung, Du kannst viele Angaben übernehmen, bzw. entsprechende Vorlagen nutzen. Damit die Mahnung ihren Zweck erfüllt und gültig ist, muss darin zum Beispiel stehen, dass es eine Mahnung ist. Du musst außerdem aufführen, auf welche Rechnung und welche Summe sich die Mahnung bezieht. Du setzt ein neues Zahlungsziel fest, bis zu dem du den ausstehenden Betrag auf deinem Konto sehen willst.

Hier findest du Formulierungen für Mahnungen und eine Mustervorlage für Mahnungen haben wir auch. Solltest Du lieber gleich mit professioneller Software arbeiten, findest Du hier alle Möglichkeiten, mit Billomat Mahnungen zu schreiben.

Der richtige Zeitpunkt für die erste Mahnung ist dann, wenn du feststellst, dass die Zahlung länger auf sich warten lässt, als sie sollte. Nur nicht zögern. Es ist ein ganz normaler Geschäftsvorgang und es geht um dein Geld und die Anerkennung für deine Leistung.

Welche Angaben gehören in eine Mahnung?

  • Es muss ersichtlich sein, dass es sich um eine Mahnung handelt.
  • Du musst Namen, Anschrift, Firma des Gläubigers und des Schuldners (also Absender und Empfänger) angeben.
  • Forderungsgrund:Um welche Sache, welchen Vertrag geht es?
  • Auf welche Rechnung, mit welchem Rechnungsdatum beziehst du dich?
  • Wie hoch ist die Forderung, um welchen Rechnungsbetrag geht es?
  • Wenn du Verzugszinsen geltend machst: Wie lautet die Begründung, um welchen Zeitraum geht es und wie erklärt sich der Zinssatz.
  • Die Höhe der Mahngebühren, falls welche erhoben werden.
  • Deine Bankverbindung: Wohin soll das Geld überwiesen werden?
  • Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID des Gläubigers.
  • Ein konkretes Datum als Zahlungsziel, schwammige Formulierungen wie „innerhalb von drei Wochen“ sind zu vage.

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Die zweite und dritte Mahnung

Du wartest noch immer auf dein Geld? Du kannst eine zweite Mahnung schicken und eine dritte. Wichtig ist, das Zahlungsziel in diesem Fall immer kürzer zu setzen. Hast du bei der ersten Mahung noch einen Termin genannt, der etwa 2 Wochen vom Mahnungsdatum entfernt lag, nennst du nun einen Tag in der kommenden Woche. Gewährst du immer mehrere Wochen Aufschub, geht das auf deine Kosten: Dir fehlt die Liquidität auf dem Firmenkonto, wenn die Zahlungsunwilligen die großzügig gesetzten Fristen ausnutzen!

Was passiert beim gerichtlichen Mahnverfahren oder Inkasso?

Richtig Mahnen: Dazu gehört auch Kosten und Nutzen abzuwägen. Lohnt sich der Aufwand, immer mehr Mahnungen zu schreiben und dem Kunden ständig mehr Zeit einzuräumen? Du kannst z.B. auch ein Inkassounternehmen beauftragen, sich weiter um die noch immer ausstehende Forderung zu kümmern.

Wenn Mahnungen nichts fruchten, ist der nächste Schritt, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Die Anzahl der Mahnungen, die Du schreiben musst, bevor du dich ans Gericht oder einen Anwalt wendest sind nicht vorgeschrieben. Eine sollte es sein. Mehr muss nicht. Für das gerichtliche Mahnverfahren bei einer nicht strittigen Forderung ist kein Anwalt erforderlich. Den benötigst du bei höheren Rechnungsbeträgen, wenn du eine Forderung einklagen willst, weil der Kunde zum Beispiel behauptet, die Leistung nie vollständig erhalten zu haben oder ein anderer Streitgrund vorliegt.

(Dieser Text wurde ursprünglich am 6.6.2016 veröffentlicht. Letzte Überarbeitung und Aktualisierung: Februar 2018.)

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Diskussion

8 Kommentare

  1. […] es versäumt hast, den Kunden rechtzeitig auf eine Zahlungsfrist aufmerksam zu machen, musst du ihn durch eine Mahnung in Zahlungsverzug setzen. Das kannst du in diesem Fall aber erst nach den gesetzlich vorgesehenen 30 Tagen tun. Ein […]

  2. […] Richtig Mahnen: wann und wie schreibe ich eine Mahnung? […]

  3. […] Richtig mahnen: wann und wie schreibe ich eine Mahnung? […]

  4. […] richtigen Mahnen gehört, dass du die Mahnung erst dann schickst, wenn tatsächlich ein Zahlungsverzug vorliegt. Das […]

  5. […] Richtig mahnen: Wann und wie schreibe ich eine Mahnung? […]

  6. […] der heutigen Zeit stehen für Mahnungen verschiedene Kanäle offen. Während man vor einigen Jahren noch ausschließlich per Post mahnte, sind die […]

  7. […] Richtig mahnen: wie schreibe ich eine Mahnung? […]

  8. […] Drei Jahre sind schneller um, als man meint. Jede Mahnstufe zieht wieder Termine nach sich, bis zu denen du wartest, ob die Zahlung nun endlich eingeht. Erst dann leitest du den nächsten Schritt ein. Besser du fängt rechtzeitig innerhalb der Verjährungsfrist an, alles daran zu setzen, dass dein Geld tatsächlich bei dir ankommt. Dafür ist es sinnvoll, rechtzeitig zu mahnen. […]

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