Reisekosten abrechnen – neue Sachbezugswerte 2019

Wer aus beruflichen Gründen verreist, der kann seine Ausgaben in Form von Reisekosten steuerlich geltend machen. Denn während einer betrieblich bedingten Reise entstehen zahlreiche Kosten, die auf unterschiedliche Weise in der Steuererklärung Berücksichtigung finden. Um die Reisekosten abrechnen zu können, müssen auch die Sachbezugswerte berücksichtigt werden. Welche Änderungen für die Sachbezugswerte 2019 gelten, erfährst Du in diesem Beitrag.

1. Welche Änderungen gibt es beim Reisekosten- und Bewirtungsrecht?
2. Reisekosten abrechnen – wie funktioniert die Reisekostenabrechnung?
3. Was sind Sachbezugswerte?
4. Neue Sachbezugswerte 2019 – was ändert sich?
5. Die Praxis: Sachbezüge in der Reisekostenvergütung
6. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Neues Reisekostenrecht und Bewirtungsrecht – welche Änderungen gibt es?

Im Reisekosten- und Bewirtungsrecht hat der Gesetzgeber Neuerungen beschlossen, über die sich Unternehmer und Selbstständige informieren sollten. 

Die Neuerungen betreffen vor allem die folgenden Kernpunkte:

• Bescheinigungspflicht
  Der Gesetzgeber hat eine neue Bescheinigungspflicht mit dem Großbuchstaben „M“ für die Abrechnung von Mahlzeiten eingeführt, die während einer Auswärtstätigkeit anfallen. 
• Sachbezugswerte bei Auslandsspesen
  Zudem gilt es für die Abrechnung von Auslandsspesen, die neu angepassten Sachbezugswerte und die Verpflegungspauschale für Reisen ins Ausland, sowie Übernachtungspauschalen zu beachten. 
• Angepasste Sachbezugswerte 2019
  Ab dem Jahr 2019 hat der Gesetzgeber die Anpassung der Sachbezugswerte an den Preissteigerungsindex beschlossen. Damit ergeben sich neue Werte in der Abrechnung von Sachbezugswerten, die auch die Reisekostenabrechnung betreffen. 

Wann ist eine Dienstreise eine Dienstreise?

Das deutsche Steuerrecht bezeichnet Aufwendungen, die im Rahmen von beruflich bedingten Reisen anfallen, als Reisekosten. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Angestellte eines Unternehmens, der Einzelunternehmer oder der Geschäftsinhaber die Reise antritt. Voraussetzung für die Anerkennung der Dienstreise von Angestellten ist die Beauftragung zur Reise durch den Arbeitgeber. Unternehmer und Selbstständige unterstehen zwar keiner Weisung, müssen aber den Zweck ihrer Reise als solche nachvollziehbar belegen können, damit sie als betriebliche Reise durch den Fiskus anerkannt wird.

Als Dienstreise gelten zum Beispiel:

• Kundentermine
• Tagungen und Kongresse 
• Messen, Märkte und Ausstellungen
• Weiterbildungen und Fortbildungen
• Einkäufe
• und mehr

Grundsätzlich erkennt das Finanzamt die folgenden Ausgabenposten als Reisekosten an:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Reisekosten abrechnen – Steuerliche Behandlung von Reisekosten

Die Reisekostenabrechnung erfordert sehr viel Aufmerksamkeit durch die Buchhaltung. Denn viele Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen gelten steuerrechtlich nicht als absetzbare Reisekosten. Können bestimmte Ausgaben, die während einer Reise anfallen, wie zum Beispiel Flug- oder Bahntickets den absetzbaren Betriebsausgaben zugewiesen werden, gelten andere Kosten im Sinne des Steuerrechts als private Kosten.

Alle in der Reisekostenabrechnung ausgewiesenen Posten, die als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, müssen einer Überprüfung durch das Finanzamt stand halten. Aus diesem Grund müssen Unternehmen große Sorgfalt darauf verwenden, wie sie ihre Reisekosten abrechnen. Ausführliche Informationen darüber, wie Du Deine Reisekosten abrechnen kannst, findest Du im Artikel „Was gehört in die Reisekostenabrechnung?“

Was sind die Sachbezugswerte?

Sachbezüge stellen einen Entgelt, den ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zukommen lässt, dar. Als Sachbezugswert bezeichnet die Wirtschaft einen Teil des Lohnes bei Angestellten, beziehungsweise einen Teil des Gewinns von Unternehmern und Selbstständigen. Sachbezüge werden im Gegensatz zum normalen Lohn des Angestellten oder zum Gewinn von Selbstständigen nicht in Form von Geld ausbezahlt. 

Wo liegt die Freigrenze für Sachbezugswerte ab 2019?

Liegen die Sachbezugswerte unterhalb einer durch den Gesetzgeber vorgegebenen Grenze, dann müssen sie nicht steuerlich angesetzt werden. Solange der so genannte geldwerte Vorteil von Sachbezügen pro Monat den Betrag von 44 Euro nicht übersteigt, muss der Betrag nicht versteuert werden.

Wo liegt die Obergrenze für Sachbezugswerte?

Die Sachbezugswerte werden durch den Gesetzgeber vorgegeben. Wenn Unternehmen für ihre Mitarbeiter die Reisekosten abrechnen, dann müssen sie sich an die vorgegebenen Sachbezugswerte halten. Die festgelegten Sachbezugswerte erlauben eine steuerfreie Erstattung von Aufwendungen während einer Dienstreise nur bis zum amtlichen festgelegten Betrag. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre tatsächlich geleisteten Ausgaben, die über den gesetzlich festgelegten Wert hinausgehen, privat zu tragen haben.

Neue Sachbezugswerte 2019 – was ändert sich?

Der Gesetzgeber passt die Sachbezugswerte regelmäßig an die allgemeine Preisentwicklung an. In der so genannten „Zehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung SvEV“ stimmte der Bundesrat im Oktober 2018 der Anpassung der Sachbezugswerte 2019 zu. In der Folge kommt es zu einer Erhöhung der amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft. Die neuen Werte müssen ab dem 1. Januar 2019 verwendet werden.

Monatswerte für Mahlzeiten und Unterkunft

Steigende Mieten und Kosten für die Unterkunft führen auch zu einer Erhöhung der Kosten für eine betriebliche Reise. Daher hat der Gesetzgeber den Monatswert für Unterkunft und Miete auf 231 Euro erhöht. Damit beträgt der Sachbezugswert für jeden einzelnen Kalendertag 7,70 Euro. Der Wert für die monatliche Verpflegung steigt zugleich auf 251 Euro.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten

Auch die gesetzlichen Werte für das Frühstück, das Mittagessen und das Abendessen werden mit der zehnten Verordnung erhöht. Das Frühstück wird mit 1,77 Euro bemessen, während das Mittagessen mit 3,30 Euro zu Buche schlägt. Auch für das Abendessen liegt der amtliche Wert bei 3,30 Euro.

Sachbezugswerte und die steuerliche Behandlung von Reisekosten

Sachbezugswerte gehören steuerrechtlich zum Einkommen des Steuerpflichtigen. Der so genannte Geldwert einer zur Verfügung gestellten Sache muss ermittelt und danach in Form einer Geldsumme dem Lohn oder dem Gewinn zugeschlagen werden. Denn Sachbezugswerte müssen wie alle anderen Einkünfte versteuert werden.

Durch das Hinzurechnen von Sachbezugswerten erhöht sich das Einkommen des Betroffenen, was in der Folge zu einer höheren Steuerabgabe führen kann. Auch in der Reisekostenabrechnung muss genau zwischen den steuerrechtlich gültigen Reisekosten und den Sachbezugswerten unterschieden werden. 

Sachbezüge in der Praxis – Reisekosten und Bewirtungsrecht

Der Steuerpflichtige erhält den Sachbezug in Form eines Gegenstands, wie zum Beispiel die private Nutzung eines Dienstfahrzeugs, Tankgutscheine, kostenloses Essen im Betrieb oder Rabatte für Firmenprodukte. Zu den gängigen Sachbezügen während einer betrieblichen Reise gehören in der Praxis das Frühstück sowie die Übernachtung mit Frühstück.

Sachbezugswerte in der Reisekostenvergütung

Aufwendungen, die Angestellten und Unternehmern für betrieblich veranlasste Reisen entstehen, werden grundsätzlich in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt. Unternehmen können die Kosten in ihre Betriebsausgaben einfließen lassen. Stellt die Firma für die Reise jedoch eine kostenlose Übernachtungmöglichkeit mit Frühstück und Abendessen bereit, dann handelt es sich hierbei um einen Sachbezug.

Besonders Augenmerk legen die Finanzbehörden daher auf Mahlzeiten und Verpflegung von Angestellten durch den Betrieb, wenn diese Reisekosten abrechnen. Denn die Kostenübernahme von Rechnungen für Speisen und Getränke sowie für Bewirtungen wertet der Fiskus bevorzugt als Sachbezug, der dem Lohn zugeschlagen und versteuert werden muss. Für die steuerliche Behandlung von Reisekosten gewährt der Fiskus den Unternehmen, dass sie ihren Mitarbeitern Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen ausbezahlen, die dann nicht versteuert werden müssen. 

Tipp für die Praxis – Sachbezugswerte in der Reisekostenvergütung

Da das Frühstück oder die Übernachtung mit Frühstück im Rahmen einer betrieblich veranlassten Reise einen Sachbezug darstellt, kann der Posten oftmals nicht in die Reisekostenabrechnung einfließen. Wird hingegen auf der Rechnung des Hotels das Frühstück getrennt ausgewiesen, dann kann der Arbeitgeber die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen und diesen um den Betrag für das Frühstück kürzen. Dadurch wird die Ausgabe für das Frühstück herausgenommen und kein Sachbezug gewährt.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei betrieblich veranlassten Reisen ins Ausland neu festgesetzt. Die neuen Reisespesen gelten seit Anfang 2018.

Unterschied mehrtägige und eintägige Reise

Im Schreiben des Finanzministeriums gibt eine Tabelle genaue Auskunft über die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sowie über den Pauschbetrag für Übernachtungskosten, der als Auslandsspesen anerkannt wird. Dabei unterscheidet das Ministerium, ob die Abwesenheitsdauer mindestens 24 Stunden je Kalendertag beträgt oder ob eine Reise innerhalb eines Tages mehr als 8 Stunden dauert. Zu den gekürzten Reisetagen gehören auch die Tage der An- und Abreise. Die Tabelle führt die Werte für die Verpflegungsmehraufwendungen, die in der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden dürfen und steuerfrei bleiben, für jedes einzelne Land auf.

Beispiel aus der Tabelle

Wer zum Beispiel dienstlich nach Bolivien reisen muss, der erhält pro Tag einen Betrag in Höhe von 30 Euro als Verpflegungsmehraufwand. Die Tage der An- und Abreise dürfen pauschal mit 20 Euro abgerechnet werden. Der Pauschbetrag für Übernachtungskosten beträgt 93 Euro.