Sachentnahmen für die Steuer korrekt abwickeln

Verwendet ein Unternehmer Materialen für private Zwecke, die eigentlich als Betriebsausgabe angeschafft wurden, so handelt es sich dabei um Sachentnahmen. Diese ist ein Geschäft, bei dem kein Geld fließt. In der Buchhaltung müssen Sachentnahmen als Einnahme geführt werden, damit am Ende bei der Steuer Privates und Berufliches sauber getrennt bleiben.

1. Einnahme durch Sachentnahme: wie berechnen?
2. Was sind Beispiele für Sachentnahmen?
3. Wie hoch sind die Pauschbeträge?
4. Wie muss die Buchhaltung den Eigenverbrauch buchen?

Einnahme durch Sachentnahme: wie berechnen?

Sachentnahmen gehören also zu den Betriebseinnahmen. Die Frage ist: Wie viel muss der Unternehmer verbuchen? Nicht alle Sachentnahmen sind gleich. Das sieht auch das Finanzamt so. Bei manchen lässt sich genau beziffern, was ein Gegenstand zum Zeitpunkt der Anschaffung und zum Zeitpunkt der Entnahme wert ist. Teils bleibt der Betrag gleich, teils ändert er sich. Dinge verlieren an Wert. Andere gewinnen, weil etwas Handwerkliches mit ihnen unternommen wird. Wieder andere sind überhaupt nicht einzeln zu beziffern: Soll etwa ein Bäcker das ganze Jahr über jedes Brötchen zählen, das er und seine Familie selber verspeisen?

Sachentnahmen sind übrigens immer Brutto zu verbuchen. Was das Finanzamt als Umsatz erkennt, ist unbedingt auch umsatzsteuerpflichtig.

Was sind Beispiele für Sachentnahmen?

Anschaffungskosten

Kevin ist Apotheker und hat Halsschmerzen. Für die Halsschmerztabletten, die er seinem Warenlager entnimmt, kann er die Anschaffungskosten als Einnahme verbuchen, um die Sachentnahme korrekt abzurechnen.

Selbstkosten

Horst kauft für seine Firma große Mengen Baumwollgarn, denn er häkelt hauptberuflich Topflappen. Hin und wieder verschenkt er aber auch ein Paar an Freunde oder Verwandte. In seiner Buchhaltung setzt Horst die Sachentnahme zum Selbstkostenpreis an. Es geht also hier nicht nur um die Anschaffung von 200 Gramm Baumwollgarn, sondern auch um die Arbeitszeit.

Wiederbeschaffungskosten

Cecilia schenkt ihrem Neffen eine kleine Kompaktkamera. Es ist ein Vorjahresmodell, das in ihrem Fotofachgeschäft zum Ladenhüter geworden ist. Anschaffungspreis der Neuware war 280 Euro. Inzwischen werden Kameras dieses Typs aber für nur noch 120 Euro verkauft. Dieser aktuelle Wiederbeschaffungswert ist der Betrag, den Cecilia bei der Sachentnahme als Einnahme verbuchen muss.

Pauschbeträge

Die Familie von Metzgermeisterin Nina isst regelmäßig Mettbrötchen. Sven hat eine Kneipe und trinkt immer mit. Und Ulf betreibt ein Büchercafé, wobei es um die Tortenreste wirklich schade wäre, drum bringt er abends etwas davon mit nach Hause. Drei Unternehmer, die mit Lebensmitteln handeln; für alle drei wäre es sehr schwierig, jeden Bissen und jeden Schluck, den sie aus der eigenen Produktion für den privaten Verzehr entnehmen, genau zu dokumentieren.

Dafür hat die Finanzverwaltung die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben geschaffen. Sie werden regelmäßig aktualisiert, die derzeitig gültige Fassung findest du auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums. Die Pauschbeträge beruhen auf Erfahrungswerten und sollen einem durchschnittlichen Verbrauch entsprechen. Da es um Lebensmittel geht, ist ein Teil der Pauschbeträge mit erniedrigtem Umsatzsteuersatz zu 7% angesetzt, ein anderer zum vollen von 19%. Nicht alle Lebensmittel zählen zu den Grundnahrungsmitteln, daher sind beide Steuersätze hier anzuwenden.

Nina, Sven und Ulf müssen also eigentlich für sich selbst und jeden weiteren Erwachsenen in ihrem Haushalt, der Mitgebrachtes mit isst, den vollen Pauschbetrag für ihren Gewerbezweig ansetzen und für jedes Kind nochmal 50% des Pauschbetrags. Kinder bis zum 2. Lebensjahr zählen nicht mit.

Wie hoch sind die Pauschbeträge?

Das Bundesministerium für Finanzen gibt die geltenden Pauschbeträge für den Eigenverbrauch in regelmäßigen Abständen bekannt. Um die Höhe der Pauschbeträge festzusetzen, ermittelt das Statistische Bundesamt die Aufwendungen privater Haushalte für den Einkauf von Nahrungsmitteln und Getränken. Wer die Pauschbeträge anwendet, ist von einer Aufzeichnungspflicht entbunden und muss nicht jede einzelne Entnahme aufzeichnen. 

Können Pauschbeträge individuell angepasst werden?

Bei der der Anwendung von Pauschbeträgen können keine individuellen Besonderheiten, wie zum Beispiel Essgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub Berücksichtigung finden. So können individuelle Besonderheiten keine Abschläge in den Pauschbeträgen rechtfertigen. 

Wie sind die Pauschbeträge angegeben?

Die in der Tabelle des BMF angegebenen Pauschbeträge beziehen sich auf eine Person pro Jahr. Im jeweiligen Gewerbe berücksichtigen die Pauschalwerte ein durchschnittliches Warensortiment. Betriebe, die verschiedene Gewerbe gleichzeitig betreiben, wenden den höheren Pauschbetrag an.

Beispiele für Pauschbeträge aus der Tabelle des BMF

Laut der BMF Tabelle für den Eigenverbrauch liegen die Pauschbeträge beispielsweise in einer Bäckerei bei insgesamt 1.624 Euro pro Person im Jahr. Dabei entfallen 1.218 Euro auf den ermäßigten und 406 Euro auf den vollen Steuersatz. Metzgereien können einen Pauschbetrag in Höhe von 1.756 Euro (891 Euro mit 7%, 865 Euro mit 19% MwSt), Gaststätten mit kalten und warmen Speisen in Höhe von 3.457 Euro (1.689 Euro mit 7%, 1.768 Euro mit 19% MwSt) und Cafés oder Konditoreien in Höhe von 1.821 Euro (1.179 Euro mit 7%, 642 Euro mit 19% MwSt) pro Person im Jahr als Pauschbeträge angeben. Die Beträge sind in netto bezeichnet. Die Umsatzsteuer zum ermäßigtem oder vollem Steuersatz ist jeweils hinzuzurechnen. (Quelle: Eigenverbrauch 2020, Bundesministerium der Finanzen)  

Wie muss die Buchhaltung den Eigenverbrauch buchen?

Um den Eigenverbrauch in der Buchhaltung zu verarbeiten und zu buchen, müssen im ersten Schritt die Werte ermittelt werden, die den Entnahmen entsprechen. Zur Ermittlung des Eigenverbrauchs kann die Buchhaltung entweder Einzelaufzeichnungen vornehmen oder die Pauschbeträge des Finanzministeriums anlegen. 

Einzelaufzeichnung

Entnimmt ein Unternehmer für den privaten Gebrauch gelegentlich Gegenstände aus dem Betrieb, so muss er die Entnahmen grundsätzlich einzeln aufzeichnen. Anhand der Aufzeichnungen kann der Wert, der entnommen wurde, ermittelt werden, um ihn schließlich zu versteuern. Die Einzelaufzeichnungen dienen als Beleg für die Steuererklärung.

Pauschale

Werden laufend Gegenstände aus dem Betrieb entnommen, um sie privat zu verbrauchen, können monatliche Buchungen vorgenommen werden. Hierbei sind die Jahrespauschbeträge anzusetzen, die das Finanzministerium in seiner Tabelle für die verschiedenen Gewerbezweige vorgibt und durch 12 Monate zu teilen.  

Eigenverbrauch buchen – So funktioniert die Buchung

Nach der Ermittlung des Wertes für den Eigenverbrauch als Bruttobetrag ist die Entnahme in Teilbeträge aufzuteilen. Denn die Beträge für den Warenwert zu ermäßigten Steuersatz, zum vollen Steuersatz und für die Umsatzsteuer werden gesondert eingebucht. 

Eintragung im Soll

Im gewählten Kontenrahmen kann das Konto mit der Bezeichnung „Unentgeltliche Wertabgabe“ verwendet werden, um den Gesamtbetrag des Entnahmewertes inklusive der Umsatzsteuer aufzunehmen. Im Kontenrahmen SKR 03 hat das Konto die Nummer 1880 und im Kontenrahmen SKR 04 die Nummer 2130. Der Betrag wird als Unentgeltliche Wertabgabe im Soll eingetragen.

Eintragung im Haben

Auf der Habenseite werden danach die Teilbeträge eingetragen. So kommt der Nettobetrag, der mit ermäßigtem Steuersatz angesetzt wird, in das Konto mit der Bezeichnung „Warenentnahme 7%“ mit der Nummer 8915 im Kontenrahmen SKR 03 und der Nummer 4610 in SKR 04. Der Anteil der Entnahme, der zum vollen Steuersatz besteuert wird, wird in das Konto mit der Bezeichnung „Warenentnahme 19%“ eingetragen. Das entsprechende Konto trägt im Kontenrahmen SKR 03 die Nummer 8910 und in SKR 04 die Nummer 4620. Die Eintragung des Umsatzsteuerbetrags erfolgt in das Konto „Umsatzsteuer“ mit der Nummer 1770 im Kontenrahmen SKR 03 und mit der Nummer 3800 in SKR 04.