Finanzen   22.5.2018

Sind Faktura und Rechnung dasselbe?

Faktura und Rechnung – einfach nur synonyme Begriffe oder gibt es doch einen Unterschied? Ja, gibt es. Allerdings kann man den Begriff Rechnung tatsächlich durch Faktura ersetzen.

Der Duden behauptet, der Begriff Faktura sei „österreichisch, schweizerisch, sonst veraltet“. Faktura wird dir also eher im Geschäftsverkehr mit Kunden in Österreich und der Schweiz begegnen als in Deutschland. Oder in spanischsprachigen Ländern, denn das aus dem Lateinischen stammende Wort bedeutet auch auf Spanisch „Rechnung“.

Faktura kann also Rechnung bedeuten. Es ist in deutschsprachigen Ländern aber auch ein Oberbegriff für verschiedene Dokumente, die eine Abrechnung belegen oder veranlassen. Dazu gehören zum Beispiel Quittungen, Gutschriften, Lastschriften, Pro-forma-Rechnungen, Eigen- und Stornobelege. Der Vorgang dazu, die Fakturierung, ist also ein Ablauf im Rechnungswesen. Dabei wird einmal ein Beleg ausgestellt – die Rechnung. Dann erfolgt die Verbuchung in den Konten der Buchhaltung.

Sind Faktura und Rechnung dasselbe?

Sind Faktura und Rechnung dasselbe? Wo liegen die Unterschiede?

Faktura: Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachfakturierung?

Man unterscheidet bei der Fakturierung, ob sie vor oder nach der Leistungserbringung geschieht. Der häufigere Ablauf ist sicher die Nachfakturierung. Dabei gibt es erst die Leistung, dann die Rechnung und schließlich das Geld. Der Dachdecker reinigt die Dachrinne, schickt eine Rechnung und bekommt sein Geld. Die Bäckereifachverkäuferin reicht die Brötchen über den Tresen und mit dem Wechselgeld auch den Kassenbon.

Wird die Forderung vor der Lieferung ausgestellt, spricht man in der Buchhaltung von Vorfakturierung. Ein Beispiel dafür kann z.B. die Vorkasse beim Online-Shopping sein. Der Kunde bestellt, bekommt eine Zahlungsaufforderung, zahlt und der Versand der Ware erfolgt erst, wenn diese Zahlung beim Verkäufer eingegangen ist. Prepaid-Systeme und Verträge, bei denen Gebühren vor der Leistungserbringungen gezahlt werden, gehören in den Bereich der Vorfakturierung. Der Buchhaltungsvorgang findet vor der Leistung statt.

Was sind die Anforderungen an eine Rechnung?

Für Rechnungen gelten im Rahmen der Fakturierung Mindestanforderungen, das sind die sogenannten Pflichtangaben. Sie dienen dazu, dass eine Geschäftsvorgang eindeutig zugeordnet werden kann: Wer hat wem, was, wann und wo zu welchen Bedingungen geliefert und berechnet deswegen welchen Betrag. Rechnungsnummern strukturieren die Rechnungen eines Unternehmens. Angabe der Steuernummer, des zugrunde liegenden Umsatzsteuersatzes und der berechneten Umsatzsteuer gehören ebenfalls dazu. Eine Musterrechnung sieht so aus.

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Was ist eine Quittung?

Die Quittung ist eine Empfangsbescheinigung. Jeder kennt sie zum Beispiel in Form von Kassenbons. Auch für Quittungen gelten Mindestanforderungen. Die Pflichtangaben sind nötig, damit die Quittung gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden kann, als Betriebsausgabe und zum Vorsteuerabzug.

Was muss auf einer Quittung stehen?

  • Name und die Anschrift des Ausstellers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen,
  • Bruttopreis und der anzuwendende Steuersatz.

Was ist der Eigenbeleg?

Der Eigenbeleg ist ein Notbehelf. Wenn es weder Rechnung noch Quittung gibt, du aber eine Betriebsausgabe verbuchen willst, dokumentierst du die Ausgabe selbst. Allerdings musst du dem Finanzamt glaubhaft begründen können, warum es keinen Kassenbon gibt und dass du die Ausgabe wirklich getätigt hast. Eigenbelege sollten eine Ausnahme sein.

Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Leistung, also wofür Geld ausgegeben wurde
  • Datum der Ausgabe
  • Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück sowie Umsatzsteuersatz)
  • Beleg für die Höhe des Preises (zum Beispiel Kontoauszug, falls du überwiesen hast oder eine Preisliste des Verkäufers)
  • Grund für den Eigenbeleg: Warum hast du keine Rechnung oder Quittung?
  • Datum und Unterschrift

Generell gilt: Keine Buchung ohne Beleg. So ist es auch mit allen Angaben für die Steuererklärung. Das Finanzamt kann dir Betriebsausgaben nur anrechnen, wenn du sie belegen kannst.

Rabatte, Skonto, Sonderfälle

Manchmal stimmen Rechnungsbetrag und die tatsächlich gezahlte Summe nicht überein. Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Retouren, stornierte Bestellung, Reklamationen.
  • Es ist eine Rechnung mit Skonto.
  • Eine Rabattaktion greift und der Endbetrag verringert sich.
  • Zahlungstoleranzen. Es ist ein Irrtum passiert. Durch einen kleinen Zahlendreher, ist der Rechnungsbetrag nicht ganz korrekt überwiesen worden. Zum Beispiel 456,78 Euro statt 456,87 Euro.

Damit die Fakturierung vollständig und die Buchhaltung korrekt ist, müssen auch solche Abweichungen und Änderungen korrekt verbucht sein.

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