Smartphone von der Steuer absetzen – so geht´s

Das Smartphone gehört inzwischen ganz selbstverständlich zu unserem Alltag. Denn die Möglichkeiten des Gerätes erstrecken sich vom Telefongespräch über den Abruf von E-Mails und die Kontoabfrage bis hin zum Online-Einkauf. Und unter bestimmten Voraussetzungen kannst Du Dein Smartphone von der Steuer absetzen.

1. Welche Regelung gilt für Geringwertige Wirtschaftsgüter?
2. Smartphone von der Steuer absetzen –  für Selbständige und Angestellte
3. Kann man ein Handy-Tagebuch als Nachweis nutzen?
4. Welche Berufsgruppen können das Smartphone absetzen?
5. Wie gelingt die steuerliche Absetzung bei Selbständigen?
6. Wie funktioniert die Absetzung als Betriebsausgabe?
7. Privates Handy steuerlich absetzen – geht das?
8. Was gilt für ausschließliche berufliche Nutzung des Privathandys?

Welche Regelung gilt für Geringwertige Wirtschaftsgüter?

Der Gesetzgeber hat den Höchstbetrag für die Absetzbarkeit von geringwertigen Wirtschaftsgütern vor einigen Jahren auf 800 Euro erhöht. Zu den geringwertigen Gütern gehören neben Tablets, Laptops und Handys dank der Erhöhung seither auch die teureren Smartphones. Geringwertige Wirtschaftsgüter erfahren ihre steuerliche Geltendmachung in einer einzigen Summe. Erst wenn die Anschaffung einen höheren Kaufwert hat, dann erstreckt sich die steuerliche Absetzbarkeit über einen Zeitraum von mehreren Jahren. Denn dann splittet sich der Kaufpreis in mehrere Teile, die über entsprechend viele Jahre hinweg abgeschrieben werden.

Smartphone von der Steuer absetzen –  für Selbständige und Angestellte

Grundsätzlich gilt, dass Du das Smartphone von der Steuer absetzen kannst, wenn Du es beruflich einsetzt. Doch nicht nur Selbständige und Freiberufler, sondern auch Arbeitnehmer können in den Genuss der steuerlichen Absetzung kommen.

Arbeiter und Angestellte, die ihr Smartphone beruflich nutzen, können ihre Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Allerdings können Arbeitnehmer nicht alle ihre Ausgaben für das Smartphone von der Steuer absetzen. Denn der Gesetzgeber geht davon aus, dass Angestellte ihr Handy auch privat nutzen. Daher müssen sie nachweisen, in welchem Umfang sie das Smartphone privat nutzen und für die Arbeit einsetzen.

Kann man ein Handy-Tagebuch als Nachweis nutzen?

Um dem Finanzamt die Handynutzung genau zu dokumentieren, können Arbeitnehmer ein Handy-Tagebuch führen. In dieses können sie sämtliche Gespräche mit beruflicher Nutzung eintragen. Das Handy Tagebuch kann dem Finanzamt zusammen mit den Einzelverbindungsnachweisen des Handy Anbieters als anerkannter Beleg dienen.

Welche Berufsgruppen können das Smartphone absetzen?

Auch die Zugehörigkeit zu bestimmten Berufsgruppen kann das Finanzamt überzeugen. Denn manche Berufe bringen es mit sich, dass ein Smartphone notwendig ist. Zu den Berufsgruppen, die gute Aussichten darauf haben, dass sie ihr Smartphone von der Steuer absetzen können gehören:

• Außendienstmitarbeiter
• Immobilienmakler
• Versicherungsmakler
• Journalisten
• Projektmanager
• Sozialarbeiter
• u.a.

Wenn Du zu einer dieser Berufsgruppen gehörst, dann kannst Du bis zu 50 Prozent Deiner Ausgaben für das Smartphone von der Steuer absetzen. Für die Anerkennung kannst Du Deiner Steuererklärung ein Schreiben beilegen. In diesem beschreibst Du den Einsatz Deines Smartphones für die Arbeit.

Wie gelingt die steuerliche Absetzung bei Selbständigen?

Selbständige haben gute Chancen, ihr Handy zu 100 Prozent von der Steuer abzusetzen. Der maximale Anteil ist vollständig absetzbar, wenn Du das Handy ausschließlich beruflich einsetzt. Daher kann sich für Freiberufler der Kauf eines zweiten privaten Handys lohnen. Grundsätzlich können Selbständige ihr Smartphone als Betriebsausgabe geltend machen. Und das betrifft sowohl die Kosten für die Anschaffung als auch die laufenden Kosten des Betriebs mit der Handyrechnung.

Wie funktioniert die Absetzung als Betriebsausgabe?

Solange der Kaufpreis des Smartphones den Maximalwert für geringfügige Wirtschaftsgüter nicht überschreitet, kannst Du es im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen. Und da der Höchstwert für geringfügige Wirtschaftsgüter seit einigen Jahren hoch genug angesetzt ist, stehen die Chancen, das Smartphone im Jahr der Anschaffung in einem einzigen Betrag abschreiben zu können, recht gut. Zusätzlich kannst Du die Vorsteuer, die der Kaufpreis enthält, in der Umsatzsteuererklärung von Deiner vereinnahmten Umsatzsteuer abziehen. Auch aus der Handyrechnung kannst Du den Nettobetrag in der Gewinn- und Verlustrechnung als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Und die bezahlte Vorsteuer Deiner Handyrechnungen ziehst Du wieder von den Einnahmen an Umsatzsteuer ab.

Privates Handy steuerlich absetzen – geht das?

Private Gegenstände, die zu mindestens 10 Prozent für berufliche Zwecke eingesetzt werden, gelten als Arbeitsmittel. Somit können Steuerpflichtige auch ein privates Handy steuerlich absetzen, wenn es zu mindestens 10 Prozent für ein- und ausgehende Anrufe genutzt wird, die mit der beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen. 

In welcher Höhe kannst Du ein privates Handy steuerlich absetzen?

Die Höhe der steuerlichen Geltendmachung richtet sich nach dem prozentualen Anteil der gewerblichen oder beruflichen Nutzung. Benutzt Du Dein privates Handy zum Beispiel zu 50 Prozent für Telefonate mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern, kannst Du 50 Prozent der Kosten für Dein privates Handy steuerlich absetzen.

Wie kannst Du das private Handy steuerlich absetzen?

Steuerpflichtige, die in einem abhängigen Arbeitsverhältnis stehen, können die Aufwendungen, die sie für ihre berufliche Tätigkeit haben, als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben. Hierfür steht die Anlage N als Formular der Steuererklärung zur Verfügung, in das Steuerpflichtige ihre Werbungskosten eintragen. Zusammen mit anderen Aufwendungen kannst Du hier auch den Anteil an den Ausgaben für das private Handy steuerlich absetzen, zu dem Du das Gerät im Rahmen Deiner beruflichen Tätigkeit eingesetzt hast. 

Selbstständige können den Anteil an Handykosten, der durch beruflich bedingte Gespräche entstanden ist, in ihre Betriebsausgaben aufnehmen und steuerlich geltend machen.

Nachweis über die beruflich bedingte Nutzung

Um den beruflich bedingten Anteil abzusetzen gilt es, diesen nachvollziehbar nachzuweisen. Das kann beispielsweise durch eine Kostenaufstellung mit Rufnummern im Rahmen der Handyrechnung erfolgen. Liegt keine Anrufliste vor, können Steuerpflichtige auch eine Schätzung vornehmen, die realistisch nachvollziehbar ausfällt. 

Betriebshandy oder Diensthandy

Bei der Geltendmachung  gilt es zu beachten, dass Steuerpflichtige nur dann einen Anteil vom privaten Handy von der Steuer absetzen können, wenn sie auf ihr privates Gerät zurückgreifen müssen, weil kein anderes vorhanden ist. Verfügen sie zum Beispiel über ein Diensthandy, das in voller Höhe absetzbar ist, können sie nicht zusätzliche Kostenanteile für den Einsatz des Privathandys steuerlich absetzen. 

Was gilt für ausschließliche berufliche Nutzung des Privathandys?

Wird ein privates Handy zu mehr als 90 Prozent beruflich eingesetzt, können die Kosten des Handys in voller Höhe abgesetzt werden. Für Selbstständige ist es in diesem Fall sinnvoll, das privat angeschaffte Gerät in ein betriebliches Arbeitsmittel umzuwidmen. Durch eine Umwidmung ordnest Du das Privathandy dem gewerblichen Bereich und damit dem Vermögen des Betriebs zu. Damit kannst Du das umgewidmete Handy steuerlich anders behandeln.

Praxisbeispiel für die Umwandlung des Privathandys in ein Betriebshandy

Im Januar 2019 hast Du ein Privathandy zum Preis von 1.500 Euro erworben. Ab 2020 nutzt Du das Handy nur noch für Deinen Betrieb. 

Mit dem Zeitpunkt der Umwidmung gehört das Handy zu Deinem Betriebsvermögen und Du kannst Du den Restwert des Gerätes von der Steuer absetzen. Die Abnutzungsdauer von Smartphones ist auf drei Jahre angesetzt. Daher kannst Du das Handy noch zwei Jahre lang zu jeweils 500 Euro jährlich abschreiben. 

Hat das Handy zum Zeitpunkt der Umwidmung einen Restwert, der unter 800 Euro netto liegt, kannst Du den verbleibenden Kostenanteil im Jahr der Umwidmung in voller Höhe absetzen.

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