Finanzen   06.4.2018

Wie funktioniert die Buchhaltung im Digitalen Zeitalter?

Die Buchhaltung im digitalen Zeitalter dokumentiert Betriebsabläufe, Geschäftsaktivitäten, Aufzeichnungen und Dokumentationen effizient, schnell und papierlos. Genauso wie in der klassischen Buchhaltung mit Papier sind auch Unternehmen mit digitaler Buchhaltung gesetzlichen Vorgaben verpflichtet. Für die elektronische beziehungsweise digitale Buchhaltung hat der Gesetzgeber die GoBD ins Leben gerufen. Diese definieren genau, wie die Buchhaltung digitale Belege aufbereiten muss, damit sie den Anforderungen der Finanzbehörden genügen.

Buchhaltung im digitalen Zeitalter

Buchhaltung früher und heute – Wie funktioniert Buchhaltung im digitalen Zeitalter?

Gleichstellung von digital zu analog

Der Gesetzgeber hat auf den technologischen Fortschritt in der Buchführung von Unternehmen reagiert, indem er nicht mehr nur Papierdokumente als Beleg für Buchungsvorgänge akzeptiert. Die aktuelle Gesetzgebung stellt grundsätzlich den digitalen Beleg mit dem Papierbeleg gleich. Um steuerrechtlich anerkannt zu werden, muss der digitale Beleg jedoch eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Seit 2015 gelten die Regelungen zum Teil, seit 2018 sind auch die letzten Schonfristen abgelaufen und die GoBD gelten in vollem Umfang. Die Vorgaben aus dem Bundesfinanzministerium regeln nicht nur, wie digitale Belege erstellt und archiviert werden müssen. Auch der Austausch und die Beschaffenheit der Belege ist genau definiert. 

GoBD – die zentralen Vorgaben

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) formulieren zugleich die Anforderungen an die Buchhaltung im digitalen Zeitalter. Zu ihnen gehören neben weiteren Vorschriften die zentralen Vorgaben:

  • Unveränderbarkeit
  • Zeitnahe Erfassung
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Verfügbarkeit

Die Buchhaltung im digitalen Zeitalter muss alle diese Anforderungen erfüllen. Hierfür ist nicht nur eine umfassende Kenntnis bei allen Mitarbeitern in der Buchhaltung nötig. Unternehmern stellt sich die neue Herausforderung, dass sie auch ihre Soft- und Hardware technisch ausreichend ausstatten, um die Vorschriften zu erfüllen. 

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Unveränderbarkeit

Geschäftsdokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden. Wird eine Datei bearbeitet, dann muss stets eine Kopie angefertigt und das Original hinterlegt sein. Die Bearbeitung muss dokumentiert und zeitlich erfasst werden. Die Archivierung muss eine nachträgliche Änderung ausschließen. Die Buchhaltung im digitalen Zeitalter sorgt dafür, dass jede nachträgliche Bearbeitung von Dokumenten protokolliert wird. Protokolle über nachträgliche Bearbeitungen von Dokumenten unterliegen ebenso der Archivierungspflicht wie ihre zugehörigen Belege. 

Zeitnahe Erfassung

Bargeldlose Geschäftsaktivitäten müssen innerhalb von zehn Tagen durch die Buchhaltung erfasst werden. Eine periodische Erfassung ist innerhalb eines Monats zulässig. Die Festschreibung markiert einen Buchungssatz oder eine Aufzeichnung als unveränderlich und sorgt dafür, dass jede Änderung in einem Protokoll festgehalten wird. Der Zeitpunkt der Festschreibung wird durch das Finanzamt als Zeitpunkt der Buchung angesehen. Bargeschäfte müssen täglich in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden.

Vollständigkeit

Die Grundsätze der Vollständigkeit betreffen die Archivierung von Daten über den vorgeschriebenen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren. Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Dateien zu öffnen sind und ihre Lesbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Gerade bei einem Update des Buchhaltungssystems oder bei einem Wechsel zu einem anderen System muss dafür gesorgt werden, dass die Daten nicht verloren gehen und nicht beschädigt werden und dass sie auch durch das neue System geöffnet werden können. 

Nachvollziehbarkeit

Die Buchhaltung im digitalen Zeitalter muss ihre Belege so aufbereiten, dass ein Betriebsprüfer diese in kurzer Zeit überprüfen kann. Er muss die Ordnerstruktur, das Ablagesystem und die Namensgebung von einzelnen Dateien einfach nachvollziehen können.

Verfügbarkeit

Die Dateien müssen im Rahmen der Archivierung so aufbewahrt sein, dass sie jederzeit zugänglich sind. Im Rahmen einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer vollständig vorgelegt werden können. 

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Kontrolle und Verfahrensdokumentation – Kennzeichen der Buchhaltung im digitalen Zeitalter

Einer der zentralen Grundsätze der GoBD ist die Kontrolle durch die Einrichtung von Zugangs- und Zugriffsberechtigungen. Hierfür müssen Unternehmen individuelle Schutzsysteme entwickeln, um die Dateien nach Funktion zu trennen, die Dateneingabe abzustimmen, die Verarbeitung zu überwachen und die Belege vor Veränderungen zu schützen. 

Die Verfahrensdokumentation in der modernen Buchhaltung umfasst die Darstellung darüber, wie Dokumente und Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden. Das eingesetzte technische System wird dabei genauso dokumentiert, wie die Sicherheitsmechanismen zur Kontrolle. Zugriffe müssen protokolliert werden, während eine interne Kontrolle für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sorgen muss. 

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