Spielregeln fürs Diensthandy: Wer darf was?

Ein Diensthandy macht vieles leichter. Es ermöglicht das Arbeiten von unterwegs, den schnellen Anruf beim Kunden, Zugriff aufs Firmen-Intranet, Kontakt halten zwischen Außendienstlern. Doch sind mit Diensthandys auch Risiken verbunden und die Pflicht, diese möglichst gering zu halten. Das gilt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Damit die Nutzung des Diensthandys und anderen mobilen Endgeräten nicht zu Konflikten führt, ist es sinnvoll, Spielregeln für alle festzusetzen. Wer darf was?

Darf man das Firmenhandy privat nutzen oder nicht? Muss man immer erreichbar sein? Und wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus?

Privatgespräche mit Firmenhandy – ist das erlaubt?

Als Arbeitgeber solltest Du auf folgende Fragen eine Antwort wissen: Dürfen Mitarbeiter mit dem Diensthandy nach Hause telefonieren oder für private Zwecke online sein? Dürfen sie das nach Feierabend und am Wochenende auf Dienstreisen oder auch zwischendurch?

Damit solche Fragen nicht zu Missverständnissen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen, sollte am besten eine schriftliche Vereinbarung über die private Nutzung des Diensthandys zustande kommen.

Was spricht gegen Privatgespräche mit Firmenhandy?

• Privatgespräche während der Arbeitszeit sind eigentlich Pausenzeiten, denn es geht Arbeitszeit verloren.
• Die private Nutzung verursacht womöglich zusätzliche Mobilfunkkosten. Dadurch kann der Mitarbeiter der Firma schaden.
• Ist die private Nutzung des Diensthandys nicht erlaubt, so darf der Arbeitgeber das Diensthandy kontrollieren. Ist jedoch die private Nutzung ausdrücklich gestattet, schwinden die Kontrollmöglichkeiten.

Was gilt für die Erreichbarkeit über das Diensthandy?

Auch bei der Erreichbarkeit gilt: Okay ist nur, was vereinbart wurde. Für Arbeitgeber bedeutet das, dass Mitarbeiter nicht rund um die Uhr das Diensthandy eingeschaltet lassen müssen. Sie sind allerdings dazu verpflichtet, erreichbar zu sein, wenn Bereitschafts- und Erreichbarkeitszeiten vereinbart wurden.

Diensthandy – eine Gefahr für die Datensicherheit?

Das Diensthandy kann zum Datenleck werden, zum Beispiel wenn es gestohlen wird. Mitarbeiter, die aus Bequemlichkeit die Passwortabfragen ausgeschaltet haben, handeln fahrlässig. Der Handydieb kann so ungehindert Zugriff aufs Firmenintranet, Daten in Clouds, usw. erhalten. Dieses Risiko muss den Nutzern von Diensthandys klar sein und kann zu einer Abmahnung führen.

Weitere Sicherheitslücken können durch Apps auf dem Diensthandy entstehen, die die Mitarbeitenden selbst installieren. Hier können sich neben kostenpflichtigen Diensten auch Viren und Spyware verbergen. Aber auch die weit verbreitete Anwendung What’s App stellt (vor allem seit der Einführung der DSGVO) ein großes Problem dar, denn der Server der App hat Zugriff auf dein Telefonbuch – und damit natürlich auch deine Kundendaten. Deinem Team sollten diese Risiken und die möglichen Folgen bewusst sein. Eine weitere Spielregel für Diensthandys lautet dann also: Es wird nichts installiert, was nicht der Security Manager der Firma für okay befunden hat.