04. Okt 2022 | Unternehmenssteuerung
Herausgewachsen? An diesen Faktoren erkennst Du, dass es Zeit für einen Standortwechsel ist
Auf zu neuen Ufern: Jedes Unternehmen benötigt seine Räumlichkeiten, KMU sind davon natürlich nicht ausgenommen. Ebenso möchte aber jedes Unternehmen mit der Zeit wachsen. Beides sorgt früher oder später fast automatisch für Reibereien: Deine gewohnte Umgebung passt einfach aus verschiedensten Gründen nicht mehr.
Allerdings ist ein Standortwechsel eine ziemlich umfassende Aufgabe mit zahlreichen Punkten, die wohlgeplant und ausgeführt sein wollen. Denn nur dann verläuft alles schnell und reibungslos und kostspieliger Stillstand kann auf ein Minimum reduziert werden.
Um zu wissen, wann für Dich und Dein Unternehmen der richtige Zeitpunkt gekommen ist, um die Umzugsplanungen einzuläuten, haben wir die folgende Checkliste erstellt. Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Je häufiger Du bei den Überschriften nickst, desto wahrscheinlicher ist die Notwendigkeit, Deine Firma in neue Gefilde zu überführen – selbst, wenn es sich dabei nur um ein größeres Gebäude gleich neben Deiner alten Adresse handelt.
1. Die Miete steht in keiner Relation mehr zu den Einnahmen
Umsätze mögen zwar bei der Steuerberechnung relevant sein. Für Dich zählt jedoch nur das, was als Gewinn tatsächlich abfällt. Von den zahlreichen Positionen, die von Deinen Umsätzen abgehen und die Gewinne schmälern, dürfte die Miete für Deine Räumlichkeiten zu den größten Kostenpunkten gehören.
Schlimmer noch: Die Gewerberaummiete unterscheidet sich an vielen Punkten massiv von der Wohnraummiete. Unter anderem gibt es hier derzeit (September 2022) keine Mietpreisbremse; bisherige, von Berlin ausgehende Versuche scheiterten.
Zwar gibt es keine gesetzlichen Regelungen für Gewerbemieterhöhungen. Das bedeutet jedoch keinen Schutz, da die Vertragsgestaltung sehr frei erfolgen kann – hast Du unterzeichnet, ist vieles möglich. Beispielsweise enthalten solche Verträge häufig bestimmte Klauseln:
- Leistungsvorbehaltsklausel: Eine sehr frei gestaltbare Klausel, durch die sich die Miete dann ändert, wenn sich ein darin festgelegter Index ändert.
- Spannungsklauseln: Sie koppeln die Miete an vergleichbare Gewerbeobjekte.
- Staffelmietenklauseln: Die Mieten steigen in festgelegten Zeiträumen um festgelegte Summen.
- Umsatzmietklauseln: Die Miete wird an Deine Umsätze gekoppelt, meist nach oben und unten limitiert.
- Wertsicherungs- oder Preisklauseln: Dabei wird die Miete an In- und Deflation gekoppelt. Ist aber nur bei mindestens zehnjährigen Verträgen möglich.
Zwar können vor allem Umsatzmietklauseln besonders rasch greifen. Ist jedoch der Zeitfaktor lang genug, kann die Miete praktisch immer einen Wert erreichen, der untragbar wird.
Tipps und zusätzliche Infos
Gewerbemietverträge erlauben freies Gestalten und es kommt auf den exakten Wortlaut an. Wenn Du zur Ansicht kommst, Deine Miete würde allmählich die Grenze des Erträglichen erreichen, solltest Du mit dem Vertrag zu einem Fachanwalt für Gewerbemietrecht gehen. Er kennt sich mit den Formulierungen aus und kann Dir sagen, wie und unter welchen Umständen Du kündigen kannst.
Falls es Deiner Firma glänzend geht, solltest Du im nächsten Schritt jedoch nicht nur den lokalen Mietmarkt sichten, sondern ergebnisoffen durchrechnen, ob es nicht zukunftssicherer wäre, in eine eigene Gewerbeimmobilie überzusiedeln – egal ob neu gebaut oder gebraucht erworben.
2. Trotz aller Anstrengungen lässt sich keine sinnvolle Ordnung mehr herstellen
Was Deine Buchhaltung anbelangt, so kann Billomat Dir unter anderem dabei helfen, gewaltige Papierberge und Aktenordnerwände überflüssig zu machen. Allerdings wissen wir, dass diese nur einen Teil derjenigen Sachen darstellen, die in einem Unternehmen Platz verbrauchen.
- Lager,
- Arbeitsplätze,
- Werkzeuge,
- IT-Systeme,
und noch einiges mehr gehören ebenfalls dazu. Damit ein Unternehmen flüssig und effektiv läuft, muss alles davon ordentlich und sinnvoll strukturiert sein.
Das Problem an der Sache: Wenn beispielsweise Dein Lager so voll ist, dass Du vielleicht schon Dinge notgedrungen bei Dir zuhause einlagerst oder sich unterschiedliche Gegenstände einen Platz teilen müssen, dann ist irgendwann der Punkt erreicht, an dem jeder Versuch von Ordnung scheitern muss.
Wenn das geschieht, dann arbeitet Deine Firma auf jeden Fall ineffektiv. Der Betrieb kostet also mehr Zeit und somit Geld, als nötig wäre. Außerdem steigt das Risiko für Fehler steil an. Dadurch entsteht die Gefahr, Deine Kunden zu vergraulen. Und das alles lässt sich nur vermeiden, wenn Du genug Platz hast – langfristig.
Tipps und zusätzliche Infos
Langfristig ist das wichtige Stichwort: Wenn Unordnung eine der drängendsten Folgen Deiner Raumnot ist, solltest Du bei der Standortsuche unbedingt „auf Zuwachs“ agieren. Suche Dir Räumlichkeiten, die für das, was Dir zuvor Enge verursachte, eigentlich viel zu groß wirken.
An Deinem alten Standort ist das Lager zu klein geworden? Dann sollten die neuen Lagerräume mindestens(!) anderthalb Mal so groß sein, wie es Dein jetziger Lagerumfang braucht, nachdem er wieder sinnvoll geordnet ist – dieser Wert gilt gleichermaßen für alles andere, was Dir Platznot bereitet.
Mitunter kannst Du an Deinem alten Standort noch etwas retten, wenn Du andere Ordnungssysteme nutzt oder rigoros aufräumst und Ungenutztes entfernst. Das zögert den Umzug jedoch nur hinaus. Am neuen Standort solltest Du dann jedoch ebenfalls ein System wählen, das sich beliebig erweitern lässt – und passend dazu typische Ladenhüter gleich über Bord werfen.
3. Deine Mitarbeiter können längst nicht mehr mit genügend Freiraum arbeiten
Selbst ein Büroarbeitsplatz benötigt ein (vorgeschriebenes) Minimum an Fläche, damit alle Arbeitsmaterialien ergonomisch verteilt werden können. Weiter müssen die Räume ein Mindestvolumen haben, um Luftqualität zu gewährleisten.
Doch selbst, wenn es an Deinem alten Standort gerade noch reicht, solltest Du bedenken, wie weit entfernt solche „Minimal-Arbeitsplätze“ von einem ergonomischen Optimum sind – etwa, weil Dein Team sich gegenseitig mit Tastengeklapper und Telefonanrufen stört.
Eine Lösung wäre es zwar, mit halbhohen Trennwänden „Cubicles“ zu erschaffen. Allerdings haben diese nicht zu Unrecht den Ruf einer Büro-Legebatterie – nichts, was Fachkräfte in Dein Haus lockt.
Tipps und zusätzliche Infos
Zu wenig Platz für Deine Mitarbeiter allein, zumindest die im Büro, ist für sich allein nicht zwingend ein Grund für einen Standortwechsel. Wenn es zu drängend zugeht, kannst Du versuchen, erst einmal durch (zeitweise) Heimarbeit mehr Freiraum zu erschaffen – und so nebenbei eine Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen.
Wenn das allerdings bei Dir keine Option ist und noch viele andere Gründe für einen Standortwechsel sprechen, solltest Du sehr genau planen; eventuell mit Hilfe von Fachleuten: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, (Büro-)Mitarbeiter und deren Arbeitsplätze zu organisieren:
- Einzel- und Zweierbüros,
- Kombi-Büros (oft mit Glaswänden),
- Gruppenbüros mit Raumteilern,
- Großraumbüros ab ca. 20 Mitarbeitern und
- Flex-Büros ohne fest zugewiesene Schreibtische, die nach Bedarf genutzt werden.
Alles davon hat seine Vor- und Nachteile. Einzelbüros etwa bieten viel Ruhe, benötigen aber bei einer gegebenen Mitarbeiterzahl viel Platz und schränken die Kommunikation ein. Flex-Büros sind hingegen zwar flexibel, wirken aber oft sehr unpersönlich, weil alle privaten Materialien nur in Rollcontainern vorhanden sind – für die zudem weiterer Lagerraum vorhanden sein muss.
Unser Tipp: Hier solltest Du Dein Team mit einbeziehen, um die für Dein Unternehmen beste Möglichkeit zu finden – und somit einen passenden Standort.
4. Das energetische oder technische Niveau ist am Limit angelangt
Durch Deinen Bürobereich schlängeln sich lauter Verlängerungskabel, weil kein Arbeitsplatz dort stehen kann, wo sich die Steckdosen befinden? Wenn die Sonne scheint, verwandelt sich Deine Firma in ein Gewächshaus und sobald es draußen weniger als 20 Grad hat, könnte man eigentlich schon die Heizung aufdrehen? Und wenn das geschieht, kannst Du fast zusehen, wie Deine Gewinne geschmälert werden, weil die Heizung unbotmäßige Mengen teurer Energie verbraucht? Wie Du im Büro Strom sparen kannst, erfährst Du in unserem Magazin.
All das sind gute Gründe, den Standort kritisch zu betrachten. Das gilt umso stärker, je bedeutender der Anteil eines zeitgenössischen Niveaus am Erfolg Deiner Bestrebungen ist.
Tipps und zusätzliche Infos
Zumindest aus technischer Sicht ist ein eigener Standort das Nonplusultra. Einfach, weil Du von der Art der Beheizung über Photovoltaik bis zu Anzahl und Lage der Strom- und Netzwerksteckdosen alles maßschneidern lassen kannst – ohne Vermieter.
Wenn das jedoch nicht möglich ist, solltest Du unbedingt nach einem Objekt suchen, das diesbezüglich wenigstens eine halbwegs freie Gestaltung durch Dich zulässt. Etwa, indem Boden- oder Deckenanschlusssäulen gesetzt werden können. Wichtig ist erneut die Vertragsgestaltung. Vergiss zudem nicht, bei einem Auszug alles wieder rückrüsten zu müssen.
Achte ferner auf ein möglichst hohes energetisches Niveau. Bei den meisten Gewerbeimmobilien muss nur ein Verbrauchsausweis vorgezeigt werden. Wenn es jedoch möglich ist, solltest Du immer nach dem (deutlich umfang- und aufschlussreicheren) Bedarfsausweis schauen.
5. Die Verkehrsanbindung ist Deinem Auftragsvolumen nicht mehr gewachsen
Als Du angefangen hast, genügten vier Parkplätze für Mitarbeiter und Kunden vollkommen. Nun aber hat die Stadt die ÖPNV-Taktung verändert, wodurch viel mehr Menschen mit dem Auto zu Dir gelangen müssen.
Oder auch das: Früher konnte Dein Haus durch einen 3,5-Tonner-Transporter versorgt werden. Heute hingegen geht ohne größeren LKW gar nichts mehr – bloß hat der aufgrund der engen Straße jedes Mal größte Rangierprobleme.
Tatsache ist, jede Verkehrsanbindung ist für ein bestimmtes Volumen ausgelegt. Wird es überschritten, geschieht etwas Ähnliches wie bei einem Wasserschlauch, der mit zu viel Druck beaufschlagt wird. Speziell dann, wenn eine gute Verkehrsanbindung für Dein Business zentral wichtig ist (etwa, weil Du auf Laufkundschaft und/oder Logistik angewiesen bist), dann ist dies sogar ein besonders gewichtiger Grund, um den Standort zu wechseln.
Tipps und zusätzliche Infos
Wenn Du einen neuen Standort anhand seiner verkehrstechnischen Lage bewerten möchtest, solltest Du Dich gleich ganz oben informieren: Rathaus, Verbandsgemeinde- oder Kreisverwaltung.
Das ist deshalb nötig, weil Du hier auf einen Zuwachs setzen musst, den Du selbst nicht kontrollieren kannst. Stell Dir beispielsweise vor, Du ziehst in eine Stadt um, die demnächst Parkraum künstlich verknappen würde. Dann würdest Du vom Regen in die Traufe kommen, wenn Du darauf angewiesen bist.
Je nachdem, was Deine Firma genau macht, solltest Du zudem überlegen, künftig einen gänzlich anderen Weg zu gehen. Beispielsweise nicht erneut in eine Innenstadtlage, sondern draußen am Rand.
6. Es gibt keinen Raum mehr, um Dich zu vergrößern
Viele Standorte bieten die Möglichkeit, sich nachträglich zu vergrößern. Vielleicht kannst Du in einem Bürogebäude ein weiteres Stockwerk anmieten oder kannst beispielsweise Dein Lager auf ein Grundstück etwas die Straße hinab umsiedeln.
Das alles funktioniert jedoch nur unter zwei Bedingungen:
- Diese Erweiterungsfläche muss möglichst dicht an Deinem alten Standort liegen. Jeder Meter mehr schränkt die Effizienz weiter ein.
- Du musst solche Flächen erst einmal bekommen – zu vernünftigen Preisen. Gerade in guten Lagen ist das oft nur mit viel Glück machbar.
Wenn beides nicht stimmt oder Du alles schon ausgeschöpft hast, naht der Zeitpunkt für einen Firmenumzug rasch.
Tipps und zusätzliche Infos
Firmen, die sich über mehrere Stockwerke, Gebäude oder gar Grundstücke verteilen, funktionieren mitunter rein durch diese Distanz weniger optimal als solche, die sich sozusagen „unter einem Dach“ befinden.
Strebe deshalb für den neuen Standort letzteres an und achte abermals auf ein möglichst großes Wachstumspotenzial. Viele Firmen, die zuvor unter Platznot litten, entwickeln sich nach einem Umzug ziemlich sprunghaft und stärker als vorhergesehen. Das sollte ein neuer Standort problemlos auffangen können.
7. Die Steuerlast nimmt allmählich untragbare Züge an
Deutschlands Steueraufkommen verteilt sich bekanntermaßen auf mehrere Ebenen. Sie alle schmälern Deine Gewinne. Die Gemeindesteuern allerdings haben die größte Vielfalt, denn ihre Höhe kann von jeder Kommune relativ frei bestimmt werden.
- Grundsteuer (umlagefähig auf Mieter) und
- Gewerbesteuer
sind dabei die wichtigsten Steuerarten, die Dich betreffen. Und es liegt allein in der kommunalen Verantwortung, die diesbezüglichen Hebesätze zu bestimmen.
Das kann Dich an einen Punkt bringen, an dem der Staat (respektive die Kommune) die Lukrativität Deiner Firma in ihren Grundfesten bedroht. Geschieht das, solltest Du rasch nach einer Alternative suchen.
Tipps und zusätzliche Infos
Bei so vielen Städten und Gemeinden kann es wie eine unlösbare Aufgabe erscheinen, Deinen künftigen Standort basierend auf den Hebesätzen zu durchleuchten. Muss aber nicht so sein. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag veröffentlicht regelmäßig Listen über die Hebesätze. Da findest Du alle Daten auf einen Blick.
Tipp: Sprich bei der Standortauswahl ruhig die Chefs anderer (nicht mit Dir konkurrierender) Unternehmen dort an. In solchen Gesprächen erfährt man meist deutlich mehr in ungefilterter Form.
8. Du findest lokal einfach keine Fachkräfte mehr
Der Fachkräftemangel ist zwar allgegenwärtig. Allerdings ist er weder branchenübergreifend noch regional gleich verteilt. Denn hier spielen örtliche demografische Faktoren ebenso eine Rolle wie die allgemeine Attraktivität einer Region. Zudem kann das alles mit den Jahren steigen oder eben sinken.
Geschieht letzteres und gibt es in Deiner Umgebung vielleicht noch andere interessante KMU, kannst Du rasch in eine doppelt herausfordernde Lage geraten:
- Einerseits ist es in einer nicht (mehr) sehr attraktiven Umgebung generell schwierig, zusätzliche Fachleute von außerhalb anzulocken – sofern vollständiges Homeoffice bei Dir keine Option ist.
- Andererseits ist die Jobsuche immer von einer gewissen Emotionalität geprägt. Gibt es vor Ort noch andere Firmen, kann das Dein Nachteil sein.
Letzteres kannst Du definitiv am alten Standort angehen, indem Du Dich einfach attraktiver für Bewerber machst. Ersteres hingegen ist ein grundsätzliches Problem, das sich kaum durch Dich allein lösen lässt.
Tipps und zusätzliche Infos
Bei den meisten anderen Positionen dieses Artikels genügt es oft, nur das Gebäude zu wechseln oder zwischen einigen wenigen Orten umzuziehen. Wenn jedoch der örtliche Nachwuchs-Pool erschöpft ist und sich nicht genügend Fachkräfte von außerhalb anziehen lassen (was beispielsweise auch geschehen kann, weil die Lebenshaltungskosten zu hoch sind), dann musst Du weiter wegziehen.
In diesem Fall musst Du das gesamte Prozedere der Standortanalyse ähnlich umfassend durchführen wie vor einer Gründung. Sei deshalb besonders sorgfältig. Denn Du musst Dich nicht nur in neuen Räumlichkeiten zurechtfinden, sondern den Erfolg Deiner Firma in einer gänzlich neuen Region halten und weiter steigern.
9. Die Repräsentativität Deiner Räume entspricht nicht mehr dem gestiegenen Firmenniveau
Zwischen einem kleinen Startup und einem etablierten KMU bestehen nicht nur gravierende Unterschiede hinsichtlich Auftragsvolumen, Personalstärke und Umsätzen, sondern ebenso der allgemeinen Außenwirkung.
Vielleicht mag es anfangs völlig genügt haben, in einem kleinen, alten Gebäude in einer Nebenstraße zu agieren. Mitunter war das aufgrund der dort niedrigen Mieten sogar die einzige Option für Dich.
Wenn Du Dich jedoch durch harte Arbeit und richtige Entscheidungen nach oben gearbeitet hast, dann kann ein solcher Standort nicht nur aufgrund von Platzmangel zum Hemmschuh für ein Unternehmen werden. Für Dich mag das Image eines Standorts vielleicht nicht viel bedeuten, für andere hingegen schon – Menschen, auf deren Gunst Du angewiesen bist.
Bereits ein „proppenvoll“ wirkender Standort kann weniger niveauvoll wirken. Und erst recht gilt das für ein veraltetes oder anderweitig negativ behaftetes Gebäude.
Tipps und zusätzliche Infos
Bevor Du Dir einen neuen Standort suchst, solltest Du nicht zuletzt überlegen, was Du damit ausdrücken möchtest. Dabei spielt Deine Corporate Identity eine wichtige Rolle. Wenn Du beispielsweise einen großen Fokus auf Nachhaltigkeit setzt, wäre es vielleicht nicht sonderlich repräsentativ, in einen „seelenlosen“ Kubus aus Stahl und Beton umzusiedeln – selbst wenn der eine schicke Architektur hätte.
Vielleicht ist ein Umzug auch der richtige Anlass, um Deine Corporate Identity zu schärfen und weiter auszuformulieren. Schließlich ist ein Standortwechsel nichts Alltägliches.
Fazit
Man kann durchaus als Unternehmer an Räumlichkeiten hängen, die einem über Jahre hinweg ein gutes Business ermöglichten. Allerdings ist zu viel Sentimentalität hier völlig unangebracht. Dein Betrieb benötigt genügend Platz, um seinen aktuellen und künftigen Ansprüchen gerecht zu werden – zu Preisen, die nicht Deine Gewinnspanne eklatant schmälern.
Sicherlich ist es nie schön, einen liebgewonnenen Standort zu verlassen. Aber wenn es für den Erfolg Deiner Firma sinnvoll ist, solltest Du keine Minute zögern. Denn jeder weitere vergeudete Tag hemmt Deinen Erfolg.
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