Steuerlich absetzbar für Freiberufler von A bis Z (Teil 1)

Was ist steuerlich absetzbar? Eine Frage, die bei Selbstständigen noch viel mehr umfasst als bei Angestellten. Freiberufler statten schließlich den eigenen Arbeitsplatz komplett aus, arbeiten mit eigenen Geräten und in eigenen oder angemieteten Räumen. Unternehmer, die alle Betriebsausgaben in der Steuererklärung vollständig angeben, können ihre Steuerbelastung erheblich senken.

Was können Freiberufler steuerlich absetzen?

Damit Selbstständige ihre Aufwendungen absetzen können, ist es wichtig, alle betrieblich bedingten Ausgaben zu erfassen und zu dokumentieren. Die Devise lautet: Belege sammeln und ordnen! Alles, was Du von der Steuer absetzen möchtest, musst Du nachweisen. Nicht alles ist für die Mitarbeitenden des Finanzamtes sofort nachvollziehbar, denn nicht jede Firma ist gleich und die nötige Ausstattung kann stark variieren. Wenn dem Finanzamt die von Dir angegebenen Ausgaben merkwürdig vorkommen, musst Du wissen, wie Du sie als notwendig für Deine Selbstständigkeit begründen kannst. Und bei Dingen, die Du theoretisch auch privat nutzen könntest, muss belegbar sein, dass Du sie überwiegend beruflich brauchst. Sonst wird das nichts mit dem Absetzen von der Steuer.

Beispiel: Ein selbstständiger Golflehrer, der seine Golfausrüstung auch mal für ein privates Spiel nutzt, wird sie dennoch als Betriebsausgabe geltend machen können. Ein Autohausbesitzer, der als Hobby Golf spielt und meint, auf dem Golfplatz gut mit seinen Kunden zu netzwerken, wird es dennoch schwer haben, seine neuen Golfschläger dem Finanzamt als notwendige Betriebsausgabe unterzuschieben.

Werbungskosten als Freiberufler?

Werbungskosten sind Ausgaben, die zum Erwerb von Gewinn eingesetzt werden. Die Werbungskosten können von der Steuer abgesetzt werden durch Arbeiter und Angestellte. Freiberufler können dagegen ihre Ausgaben in Form der Betriebsausgaben absetzen.

Betriebsausgaben als Freiberufler?

Freiberufler können ihre Steuerlast senken, indem sie die Ausgaben, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit aufgewendet haben, von ihrem Gewinn abziehen. Die Ausgaben werden als Betriebsausgaben zusammen gefasst und vom erzielten Einkommen abgezogen. Einige Ausgaben gelten als selbstverständlich, während andere Kosten gut begründet werden müssen. 

Gilt die Betriebsausgabenpauschale als Freiberufler?

Bestimmte Berufsgruppen unter den Freiberuflern können anstatt der tatsächlichen Betriebsausgaben auch eine Betriebsausgabenpauschale von der Steuer absetzen. Die Ausgaben müssen hierfür nicht nachgewiesen werden. Zu den Berufsgruppen, die eine Betriebsausgabenpauschale ansetzen können gehören Freiberufler, die nebenberuflich arbeiten und wissenschaftlich, künstlerisch oder schriftstellerisch tätig sind.

Betriebsausgaben Beispiele

Zu den Betriebsausgaben können zum Beispiel der Anhänger, die Brotbackmaschine, das Cello oder die Zugmaschine gehören.

Was alles steuerlich absetzbar ist, hängt also zum Teil auch von der Art der Tätigkeit eines Selbstständigen ab. Eine vollständige Liste der steuerlich absetzbaren Dinge können wir daher nicht liefern. Hier einmal das Alphabet einiger Dinge, die Du berücksichtigen solltest, wenn Du Deine Betriebsausgaben zusammenstellst.

Was ist steuerlich absetzbar von A bis Z?

Abschreibung: Nicht alle Betriebsausgaben zählen sofort komplett in der Steuererklärung für das Jahr, in dem Du einen Kauf getätigt hast. Manche musst Du über mehrere Jahre abschreiben. Damit verteilt sich die Ausgabe aus Sicht des Finanzamtes über einen festgelegten Zeitraum.  Die Abschreibungsdauer richtet sich meist nach der angenommenen Nutzungsdauer.

So kannst Du durch Abschreiben Steuern sparen: Für einzelne Branchen gibt es Abschreibungstabellen. Sie geben vor, über welche Zeiträume hinweg bestimmte Anschaffungen abzuschreiben sind. Um die Abschreibung korrekt durchzuführen, muss der Einkaufspreis durch die Anzahl der Abschreibungsjahre geteilt werden. In jedem Jahr der Abschreibung wird dann der entsprechende Anteil steuerlich geltend gemacht.

Arbeitsmittel: Zu den steuerlich absetzbaren Arbeitsmitteln gehören neben dem Bürobedarf, wie Schreibutensilien, Papier und Ordner auch die technische Ausstattung des Unternehmens.

Arbeitszimmer: Wenn Du für Deine freiberufliche Tätigkeit einen Raum in Deiner Wohnung benutzt, dann kannst Du die Kosten für Dein Arbeitszimmer in vollem Umfang als steuerlich absetzbare Kosten von Deinem Gewinn abziehen. Voraussetzung hierfür ist, dass Du den Raum nicht privat nutzt. Wird der Raum sowohl beruflich als auch privat genutzt, dann wird der Anteil der beruflichen Nutzung geschätzt. Zu den Kosten für Dein Arbeitszimmer gehören neben der anteiligen Raummiete auch Anschaffungen für die Ausstattung des Raums, wie zum Beispiel Vorhänge sowie anfallende Renovierungskosten.

Auto: Dein Firmenwagen ist so ein Abschreibungsobjekt. Wie Du es absetzen kannst, hängt auch davon ab, wieviel Du privat damit fährst.

Bahncard: Wenn Du im Laufe des Jahres bei beruflichen Bahnfahrten so viel durch die Bahncard gespart hast, dass sich die Anschaffung gelohnt hat, dann ist es dem Finanzamt nicht wichtig, ob Du die Karte auch zusätzlich noch für private Fahrten eingesetzt hast.

Berufsbekleidung: Du benötigst spezielle Arbeits- oder Schutzkleidung und trägst beim Kunden immer eine Jacke mit aufgedrucktem Firmenlogo? Berufstypische Arbeitskleidung kann steuerlich absetzbar sein.

Betriebsnebenkosten: Bei der Nutzung Deiner Büro- und Arbeitsräume fallen Betriebsnebenkosten an. Die Betriebskosten kannst Du in voller Höhe absetzen. Befindet sich Dein Arbeitsraum oder Büro in der eigenen Wohnung, dann kann meist keine getrennte Abrechnung für den Arbeitsraum durch den Vermieter erstellt werden. In diesem Fall musst Du die Betriebskosten anteilig herausrechnen. Ein sinnvoller Anteil ergibt sich aus der Fläche Deines Arbeitsraums im Verhältnis zur Gesamtfläche der Wohnung. 

Büromöbel: Sämtliche Möbel, mit denen Du Dein Arbeitszimmer ausstattest und die der Ausübung Deiner gewerblichen Tätigkeit dienen, kannst Du steuerlich geltend machen. 

Cello: Für Cellisten sind Cellos als Arbeitsmittel steuerlich absetzbar, für Schornsteinfeger nicht.

Computer: Nicht nur Internetfirmen oder Onlineshops brauchen eine computertechnische Ausstattung. Im Zuge der fortschreitenden Technologien benötigen sämtliche Unternehmen vom Handelsbetrieb über den Handwerker bis hin zum Dienstleister Computer und entsprechende Peripheriegeräte. Daher sind Computer auch für Freiberufler von der Steuer absetzbar.

Coworking-Space: Du machst regelmäßig Coworking weil Du gar kein eigenes Büro hast? Oder Du nutzt Coworking-Spaces wenn Du auf Dienstreise bist und in einer anderen Stadt auf unkomplizierte Weise einen Platz zum arbeiten finden willst. Dann hebe unbedingt alle Belege über die gezahlten Tage, Wochen oder Stunden auf.

Dienstreisen: Pommes rot-weiß an der Autobahnraststätte oder ein Kaffee im Bordrestaurant der Bahn: Bei längerer Abwesenheit vom eigenen Büro können sich auch Selbstständige in der Steuererklärung Verpflegungsmehraufwand anrechnen lassen. Je nach Dauer der Abwesenheit und ob es sich um Inlands- oder Auslandsreisen handelt, gelten Pauschalen. Diese reduzieren sich, wenn zum Beispiel Dein Auftraggeber die Verpflegung stellt.

Drucker: Ein Drucker gehört zur gängigen Büroausstattung. Alle paar Jahre ist hier eine Neuanschaffung erwartbar. Das sieht auch das Finanzamt so.

Eigenleistung: Für Vermieter ist unter bestimmten Umständen die Eigenleistung steuerlich absetzbar. Als Eigenleistung gelten die Aufwendungen, die beim Bau oder Ausbau einer vermieteten Immobilie ausgegeben werden. Zu den Eigenleistungen gehören neben den Kosten für Material auch Entsorgungs- und  Fahrtkosten.

Energiekosten: Der Stromverbrauch, der im Rahmen Deiner selbstständigen Tätigkeit anfällt, ist in vollem Umfang absetzbar. Das gilt vor allem für den Strom, der durch die Tätigkeit und Aufenthalt während der Arbeitszeit in Deinem Büro oder Arbeitszimmer anfällt. Wer im Homeoffice arbeitet und daher keine eigene Abrechnung erstellen kann, muss seinen Stromverbrauch anteilig ansetzen, um ihn abzusetzen. 

Erbsenzähler, Dein innerer: Ihn solltest Du immer bei Dir haben, wenn es um Betriebsausgaben geht. Er hilft Dir, jeden Kassenbon aufzubewahren, abzulegen und Notizen dazu zu machen. Er klebt sogar Bons und Fahrkarten, die auf Thermopapier gedruckt sind, auf einen Bogen A4-Papier. Dann notiert er daneben, was für eine Ausgabe das war, kopiert die Seite und heftet beide Zettel ab. Das macht er, damit Du eine lesbare Version des Beleges hast, falls das Original zu schwammigem grau verblasst. Ganz reizender Kerl, dieser innere Erbsenzähler! Und vielleicht hast Du bereits das Upgrade: Innerer Erbsenzähler 4.0. Der archiviert gleich digital.

Essen gehen: Wer aus beruflichen Gründen mit Geschäftspartnern essen geht, kann einen Teil davon steuerlich geltend machen. Achte darauf, dass die Rechnung oder der Kassenbeleg das Geschäftsessen bereits richtig ausweisen.

Fachbücher: Steuerlich absetzbar! Aber falls die Titel nicht erklären, warum es sich hier für Dich um eine berufliche Anschaffung handelt, schreib einfach ein paar Zeilen dazu. Damit erklärst Du dem Finanzamt, warum Du zum Beispiel als Informatikerin Bücher über Rhetorik oder Arbeitsorganisation brauchst.

Fahrtkosten: Die Kosten, die für betriebliche Fahrten anfallen, kannst Du steuerlich absetzen. Du kannst Deine Fahrtkosten auch dann absetzen, wenn Du mit dem privaten PKW geschäftlich unterwegs bist. Wenn Du Dein Privatauto mit einem Anteil von mindestens 10 Prozent auch beruflich nutzt, dann kannst Du die tatsächlichen Kosten für die beruflichen Fahrten absetzen. Hierfür musst Du die entsprechenden Belege sammeln und zur Vorlage aufbewahren. Wenn das Privatauto hingegen nur gelegentlich für berufliche Fahrten nutzt, dann kannst Du eine Kilometerpauschale in Höhe von 30 Eurocent pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Auch Fahrtkosten, die für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel anfallen, kannst Du von der Steuer absetzen. 

Flyer: Die Kosten für Drucksachen, die Du z.B. als Produktwerbung oder zur Information erstellen lässt, sind natürlich Betriebsausgaben.

Fortbildung: Freiberufler, die an einer Fort- oder Weiterbildung teilnehmen, können die hierfür aufgewendeten Kosten von der Steuer absetzen. Dazu gehören Seminargebühren, Reise- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwand.

Weiter geht es in Teil 2: Von der Steuer absetzen von A bis Z.

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