31. Okt 2018 | Buchhaltung
Steuerprüfung. Was nun?
Eine Steuerprüfung durch das Finanzamt versetzt viele Unternehmer, aber auch betroffene Privatpersonen in Sorge. Denn je nach Ergebnis der Steuerprüfung kann es zu empfindlichen Nachzahlungen kommen. Daher lohnt sich eine gründliche Vorbereitung auf eine mögliche oder bereits angemeldete Steuerprüfung, um dem Termin gelassen entgegen zu sehen.
Was ist die Steuerprüfung?
Jedes Unternehmen in Deutschland, aber auch Selbstständige und Freiberufler haben die Pflicht, dem Finanzamt gegenüber Angaben über ihr Einkommen, ihre Umsätze, ihre Umsatzsteuereinnahmen und sonstige Erwerbe zu machen. Die Angaben gibt der Steuerpflichtige oder das Unternehmen mittels der Steuererklärung für die einzelnen verschiedenen Steuerarten, wie zum Beispiel Einkommensteuer, Umsatzsteuer oder Körperschaftsteuer an das Finanzamt weiter. Die Steuerpflichtigen ermitteln ihre zu versteuernden Beträge in Eigenregie und übermitteln diese an das Finanzamt.
Die Steuerprüfung – auch als Betriebsprüfung oder Außenprüfung bezeichnet – ist eine Überprüfung der gemachten steuerlichen Angaben. Damit stellt der Steuerprüfer, den das Finanzamt entsendet, fest, ob Unternehmen ihre Steuererklärungen wahrheitsgemäß angeben oder ob Schwarzarbeit, Geldwäsche oder Steuerhinterziehung vorliegt. Im Zuge einer Steuerprüfung überprüft das Finanzamt, ob die Angaben in der Steuererklärung mit den Zahlen aus der Buchhaltung übereinstimmen. Darüber hinaus werden besonders die dazu gehörenden Belege auf ihre Gültigkeit hin untersucht.
Wann wird die Steuerprüfung wahrscheinlich?
Ob ein Betrieb überprüft wird oder nicht, entscheidet nicht der Zufall, das Glück oder ein bestimmter Turnus. Grundsätzlich sind für eine Betriebsprüfung drei Kriterien entscheidend:
Glaubwürdigkeit der Steuererklärung ist zweifelhaft
Damit eine Steuererklärung als glaubwürdig eingestuft wird, müssen die in der Steuererklärung angegebenen Beträge nachvollziehbar und erklärbar sein.
Abweichungen
Weichen die in der Steuererklärung angegebenen Einkünfte und Ausgaben erheblich von den Beträgen aus den vorangegangenen Wirtschaftsjahren ab, dann sollten diese Abweichungen gut erklärt werden. Hierfür kann eine beigelegte Begründung zusammen mit der Steuererklärung abgegeben werden.
Der Gesamteindruck ist negativ
Der Gesamteindruck der Steuererklärung sollte den Sachbearbeiter im Finanzamt davon überzeugen, dass die Buchhaltung des Betriebs gründlich und ordentlich arbeitet. Sind die dazu gehörenden Belege sauber sortiert und übersichtlich vorgelegt, dann kann der Sachbearbeiter davon ausgehen, dass die Vorschriften der ordnungsmäßigen Buchführung im betreffenden Unternehmen eingehalten werden. Das unterstützt die Annahme, dass alle Zahlen korrekt angegeben sind und eine Überprüfung nicht notwendig ist.
Anlässe für eine Betriebsprüfung – Wann gibt es eine Steuerprüfung?
Unternehmen setzen sich der erhöhten Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung aus, wenn die folgenden Kriterien zutreffen:
Vermögenszuwachs ohne entsprechende Umsätze
Das Betriebsvermögen kann im Normalfall nicht ohne die entsprechenden Umsätze ansteigen. Kommt es dennoch dazu, dass zum Beispiel Gelder in das Betriebsvermögen eingelegt werden, die sich nicht unmittelbar aus den Umsätzen ableiten lassen, dann wird das Finanzamt misstrauisch.
Zu niedrige Umsätze
Aber auch für den gegenteiligen Fall, wenn das Einkommen die normalen Lebenshaltungskosten nicht decken kann, wird das Finanzamt stutzig. Auch hier kann es zu Nachprüfungen kommen.
Schwankende Umsätze
Unterliegen die Umsätze eines Unternehmens ohne erkennbaren Grund sehr großen Schwankungen, dann kann das auch dazu führen, dass das Finanzamt die Zahlen in der Buchhaltung überprüft.
Anzeichen für eine anstehende Steuerprüfung
Ein Anzeichen, das eine Steuerprüfung in den kommenden drei Jahren für einen Betrieb vermuten lässt, ist der Vermerk “Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig” auf dem Steuerbescheid. Durch den Vorbehalt hält das Finanzamt die abschließende Anerkennung der Steuererklärung sowie die Gültigkeit des dazu gehörenden Steuerbescheids offen. Der Vermerk ist ein deutliches Anzeichen für eine bevorstehende Prüfung.
Fristverlängerung bei angekündigter Betriebsprüfung
Ist eine Steuerprüfung angekündigt, dann kannst Du über Deinen Steuerberater eine Fristverlängerung erwirken. Hierfür stellt der Steuerberater beim zuständigen Finanzamt einen Antrag. Dem Antrag wird natürlich nicht immer stattgegeben.
Wo soll die Steuerprüfung stattfinden?
Im Normalfall nimmt das Finanzamt eine Steuerprüfung im zu prüfenden Unternehmen vor. Unter Umständen kann es aber auch sinnvoll sein, dass die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters stattfindet. In diesem Fall verursacht die Steuerprüfung Kosten, die Du im Vorfeld einkalkulieren solltest. Denn der Steuerberater wird während der Prüfung für den Steuerprüfer zur Verfügung stehen müssen und auch sein Büro nicht kostenfrei bereitstellen. Allerdings bringt es auch einige Vorteile mit sich. Du hast keinen Arbeitsausfall, weil Dein Büro nicht für die Steuerprüfung belegt wird. Zudem musst Du Dir keine Sorgen darüber machen, dass einer Deiner Mitarbeiter dem Steuerprüfer unwissentlich Informationen preisgibt, die er lieber für sich hätte behalten sollen.
Hilfe, der Steuerprüfer kommt – Unangekündigte Steuerprüfungen
Leider gibt es auch immer wieder unangekündigte Steuerprüfungen. Diese werden durchgeführt, wenn zum Beispiel ein akuter Verdacht auf Steuerhinterziehung oder anderen Steuerstraftaten besteht. Bei einer unangemeldeten Steuerprüfung wird geprüft ob die Rechnungen korrekt und vollständig gestellt wurden. Wenn für Anlage- und Umlaufvermögen Vorsteuer geltend gemacht wurde, wird der Steuerprüfer zudem überprüfen, ob dieses Vermögen wirklich existiert.
Bitte in jedem Fall deinen Steuerberater hinzu, wenn ein Steuerprüfer unvorangemeldet an der Tür klingelt und Deine Unterlagen sehen möchte. Vermeide insbesondere, Dich auf private Gespräche mit dem Steuerprüfer einzulassen, da viele Prüfer gezielt nach Hinweisen suchen. Vielleicht erwähnst Du Deinem Prüfer gegenüber, dass Du privat öfters in Berlin Deine Familie besuchst. Tauchen dann bei der Steuerprüfung Fahrkarten nach Berlin auf, die Du über die Firma abgerechnet hattest, wird es dem Prüfer schwerfallen zu glauben, dass Du wirklich aus geschäftlichen Gründen in Berlin warst.
Betriebsprüfung – was wird geprüft?
In der Regel überprüft das Finanzamt die Angaben von Steuererklärungen aus der Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer. Bei der Ankündigung einer Betriebsprüfung teilt das Finanzamt dem Unternehmer mit, welche Steuerarten es untersuchen wird. Da sich Steuerprüfungen nach einem Anlass richten, wird das Finanzamt die entsprechenden Unterlagen prüfen. Dazu gehören neben vielen weiteren vorrangig:
Rechnungen und Belege
Bei der Prüfung wird das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung überprüfen. Kern der Buchhaltung sind die Belege, die die Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Dazu gehören neben den Kontobelegen und dem Kassenbuch die Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Belege müssen nicht nur vollständig vorhanden sein, sondern auch gemäß der Vorgaben der GoB erstellt sein, damit ihre Rechtmäßigkeit durch das Finanzamt anerkannt wird.
Kassensystem und Kassenbuchführung
Besonderes Augenmerk legt das Finanzamt auf Unternehmen, die eine Barkasse haben. Der Steuerprüfer wird daher das Kassensystem genau untersuchen und das Kassenbuch nachprüfen.
Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss lückenlos und vor allem unmittelbar nach den Fahrten geführt werden. Wenn Belege möglich sind, müssen diese auch vorliegen, wie zum Beispiel eine Fahrt zur Tankstelle. Nur geringfügige Fehler im Fahrtenbuch können dazu führen, dass das ganze Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. Daraufhin muss die ungünstige 1% Methode anstatt der tatsächlich aufgewendeten Kosten für betriebliche Fahrten angewendet werden.
Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen dürfen nur bis zu einem Betrag von 250 Euro (ab 1.1.2018 und rückwirkend für Leistungen ab 1.1.2017) ausgestellt werden. Liegt der Rechnungsbetrag auch nur um wenige Cent darüber, wird die Rechnung nicht anerkannt.
Investitionsabzugsbetrag
Bilden Unternehmen über einen Investitionsabzugsbetrag eine Rücklage, dann wird das Finanzamt diese genau beobachten. Denn der Investitionsabzugsbetrag gilt nur für bewegliche Wirtschaftsgüter, die mindestens mit einem Anteil von 90% betrieblich genutzt werden.
Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen
Arbeitsverträge mit Angehörigen lassen das Finanzamt schnell Missbrauch vermuten. Aber auch Minijob-Arbeitsverhältnisse werden dahingehend überprüft, ob der Mitarbeiter mehrere Beschäftigungsverhältnisse hat.
Tipps für die Steuerprüfung
Mit Blick auf eine Überprüfung durch das Finanzamt sollte jede Buchhaltung ihre Unterlagen sauber, ordentlich und vollständig erstellen und in einem überschaubaren und nachvollziehbaren Ordnersystem ablegen. Spätestens vor einer angekündigten Steuerprüfung solltest Du Deine Buchführungsunterlagen einer sorgfältigen Überprüfung unterziehen. Diese müssen vollständig vorliegen und ordentlich erfasst sein. Die Einhaltung der Vorgaben der Grundsätze ordungsmäßiger Buchhaltung ist besonders wichtig, damit der Steuerprüfer die Zusammenhänge und Sachverhalte auf Anhieb versteht. So entstehen möglichst wenige weitere Fragen und die Prüfung kann zügig durchgeführt und beendet werden.
Checkliste für die Vorbereitung der Steuerprüfung
Bei der Überprüfung der Belege in der Buchhaltung gilt es besonders darauf zu achten, dass die Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß gestellt sind und alle Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllen. Auch Lieferantenrechnungen müssen dahingehend überprüft werden. Alle normalen Rechnungen und Belege müssen die Mehrwertsteuer gesondert ausweisen und die angewendete Steuerart angeben. Darüber hinaus solltest Du folgende Posten in der Buchhaltung überprüfen:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Reisekostenabrechnungen
- Verpflegungsmehraufwand
- Fahrtenbuch
- Bewirtungskosten
- Barbelege
- Arbeitsverträge mit Familienangehörigen
Steuerberatung wann – und welche Kosten kommen auf Dich zu?
Der Steuerberater ist ein Fachmann in Bezug auf die praktische Anwendung von Steuergesetzen. Die zentrale Dienstleistung des Steuerberaters liegt in der Erstellung von Steuererklärungen in den unterschiedlichen Steuerarten. Auch bietet der Steuerberater eine solide Unterstützung in der Führung der Buchhaltung. Unternehmen, die die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch nehmen, genießen nicht nur eine größere Sicherheit dahingehend, dass ihre Steuererklärung rechtssicher erstellt wird. Der Steuerberater kann darüber hinaus auch hilfreiche Tipps geben, wie das Unternehmen Steuern einsparen kann. Denn er kennt nicht nur die zahlreichen Steuergesetze, sondern auch deren Lücken, die zur ganz legalen Steuerersparnis einladen. Ein Steuerberater ist daher für alle Unternehmen zu empfehlen, die eine komplexe Firmenstruktur aufweisen und die hohe Umsätze erzielen und entsprechend zu hohen Steuerzahlungen führen.
Das kostet ein Steuerberater
Die Kosten für den Steuerberater sind in der Vergütungsverordnung für Steuerberater festgesetzt. Für jede Leistung findet sich in einer Tabelle der Vergütungsverordnung die entsprechende Grundgebühr sowie ein Intervall für einen zu verwendenden Faktor. Für seine Kostenrechnung setzt der Steuerberater den Faktor individuell und meist in der Mitte der vorgegebenen Bandbreite an.
Berechnungsbeispiel
Für die Einkommensteuererklärung zum Beispiel liegt der Mittlere Faktor bei 0,35. Die Grundgebühr für Einnahmen von 30.000 Euro liegt in der Tabelle A der Verordnung bei 796 Euro. Die tatsächliche Gebühr für den Steuerberater berechnet sich nach der Formel: Grundgebühr x Faktor = Kosten für den Steuerberater. Demnach liegen die Steuerberatungskosten für eine Einkommensteuererklärung mit Einnahmen in Höhe von 30.000 Euro bei einem Mittelwert von 278,60 Euro.