Stundensatz berechnen als Freelancer

Freelancer müssen kalkulieren können, doch viele tun es nicht. Einen Stundensatz berechnen und ihn regelmäßig aktualisieren bedeutet die eigenen Einkommensverhältnisse solide zu gestalten. Doch überhaupt einen guten Stundensatz zu berechnen, angemessene Erhöhungen und neue Preise mit Bestandskunden zu verhandeln, das fällt einigen sehr schwer. Sollte es aber nicht! Es geht um dein Auskommen!

Wer mit zu niedrigen Stundensätzen einsteigt, löst sich davon später nur schwer. Du verdienst ständig zu wenig. Selbst wenn du Preise erhöhst, kannst du keine großen Sprünge machen. Dauerhaft ohne nennenswerte Gewinne oder sogar nicht kostendeckend zu arbeiten, das bedeutet mit prekären Einkommensverhältnissen zu leben. Und damit steuerst du direkt auf die Altersarmut zu und hast womöglich keinerlei Rücklagen, wenn irgendetwas unvorhergesehenes passiert.

Einen realistischen Stundensatz berechnen – Anhaltspunkte

Gute Stundensätze dämpfen die wirtschaftlichen Risiken eines Freiberuflers: auskömmliches Einkommen beruhigt und ermöglicht, Rücklagen zu bilden und Kapital für neue Investitionen zu sammeln. Es ist wichtig für dich, einen realistischen Stundensatz zu kalkulieren. Und das Honorar zu berechnen ist für Freelancer gar kein Hexenwerk.

• Schritt 1 auf dem Weg zum realistischen Stundensatz: Was brauchst du? Das lässt sich errechnen.
• Schritt 2 ist schwerer: Vergiss die anderen! Wer sich an den Gehältern von Angestellten oder an Preislisten anderer Freiberufler orientiert, kann für sich selbst komplett falsch liegen.

Stundensatz berechnen: Was brauchst du?

Gleich zu Anfang deiner Selbstständigkeit solltest du dir Gedanken über Honorarsätze machen. Du brauchst Zahlen, damit du bei der Akquise einem potenziellen Auftraggeber sofort die Frage nach deinem Stundensatz beantworten kannst. Dazu muss dir klar sein, dass du nicht nur deine laufenden Kosten decken, sondern auch von etwas leben und obendrein einen Gewinn erzielen musst.

Was steht auf der Kostenseite?

Auf der Kostenseite sind erstmal alle Kosten deines Unternehmens: Kommunikationskosten, Anschaffungen und Abschreibungen, Fahrtkosten, Wartung von Geräten, Mietvertrag, Fortbildungen, die Reinigungskraft und andere Mitarbeiter, Steuerberaterhonorare und zum Beispiel Buchhaltungssoftware.

Lebenshaltungskosten

Dann stehen auf der Kostenseite auch die Lebenshaltungskosten für dich und deine Familie: Krankenversicherung, Miete, Auto, Altersvorsorge, Lebensmittel, Urlaubsreisen etc.

Gewinn

Sicher ist: Die Rechnung darf nicht Null ergeben. Einfach nur alle Kosten zu decken, das reicht nicht. Du musst Rücklagen bilden können für Krankheitszeiten, Notfälle, Eigenheimkauf etc..

Welche Stunden sind abrechenbar?

Wenn du nun weißt, was du eigentlich im Monat erwirtschaften musst, dann teile es durch die tatsächlich abrechenbaren Stunden. Das sind nicht 40, 50 oder 60 pro Woche sondern sehr viel weniger.

Bei der Arbeitszeit liegt eins der größten Missverständnisse, denen Freelancer aufsitzen: Nicht alle gearbeiteten Stunden sind abrechenbar. Für Kontakte zu möglichen Auftraggebern, Netzwerken, Angebote schreiben, Organisatorisches, den Termin beim Steuerberater oder die Suche nach einem externen Büro geht viel Zeit drauf. Es ist Arbeitszeit, aber keiner bezahlt sie dir. Dennoch ist es Zeit, die du einkalkulieren musst, indem du erkennst, dass das keine abrechenbaren Stunden sind.

Was bleibt also tatsächlich pro Woche übrig? Wie viel Arbeitszeit kannst du tatsächlich bei Kunden in Rechnung stellen: 25 oder 30 Stunden? Oder doch nur 20? Keine Panik! Das ist nicht zu wenig sondern in ganz vielen Arbeitsgebieten total normal. Kreative können nicht rund um die Uhr Ideen heraussprudeln. Berater, Entwickler und auch alle anderen Freelancer brauchen Zeit für Akquise, Weiterbildung und Buchhaltung. Es gibt viele Dinge, die die abrechenbare Stundenzahl verringern, obwohl du im Grunde viel mehr Stunden gearbeitet hast.

Aber Achtung, nun nicht gleich die errechnete Stundenzahl als Grundlage für das Stundensatz berechnen verwenden. Erst musst du noch überlegen: Wie viele Arbeitswochen hat ein Monat oder das ganze Jahr? Feiertage, Urlaub, Krankheit – wie sieht es damit aus?

Vergleiche es mit dem, was von Angestellten verlangt wird: Was wäre deine Jahresarbeitszeit, wenn du dein eigener Mitarbeiter wärst? Mindestens 8 bis 10 Wochen kannst du komplett aus deiner Berechnung streichen.

Honorar berechnen als Freelancer – wie geht es weiter?

Jetzt sind es nur noch wenige Rechenschritte:

• Die Kosten, die du decken musst, kennst du.
• Wie viel Gewinn du erzielen möchtest und musst, hast du auch ausgerechnet.
• Das zusammen ergibt das Jahreseinkommen, das du erzielen solltest.
• Und das teilst du durch die Wochen, die du tatsächlich arbeiten kannst.
• Diesen pro Arbeitswoche angestrebten Umsatz dividierst du durch die realistischerweise pro Woche bei einem Kunden abrechenbaren Stunden.
• Was kommt heraus? Dein Stundensatz!

Und wenn du jetzt ungläubig auf eine Zahl starrst, die höher ist, als du dachtest, dann kommen wir zu Schritt 2: Vergleiche dich nicht mit anderen.

Vergiss die anderen!

Ja, es ist hilfreich, die Stundensätze von Kolleginnen und Kollegen mit ähnlicher Ausrichtung zu kennen. Sie geben dir einen Orientierungspunkt. Aber nur, wenn sie auch Freelancer sind und du dadurch einschätzen lernst, welche Honorare am Markt üblich oder erzielbar sind. Die Frage ist nämlich nur am Rande: Was nehmen die anderen Freiberufler? Die Frage ist: Was brauchst du?

Innere Barrieren, die dich davon abhalten, einen angemessenen und/oder branchenüblichen Stundensatz zu fordern, solltest du schnellstens einreißen. Wer dazu neigt, die eigene Leistung im Vergleich zu anderen klein zu reden, landet bei Argumenten wie: „Aber so viel Berufserfahrung habe ich ja noch gar nicht“ oder denkt sich: „Das klingt viel, da gibt mir doch keiner den Auftrag“.

Auch ein Vergleich mit Angestellten nützt einem Freelancer gar nichts: Was ein Angestellter pro Arbeitsstunde netto auf das Konto bekommt, ist nur ein Bruchteil dessen, was er den Arbeitgeber wirklich kostet. Plus: Ein Angestellter muss kein unternehmerisches Risiko berechnen, bekommt bezahlten Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und muss seine Arbeitsmittel und Fortbildungen nicht selbst organisieren und bezahlen. Außerdem gibt es im Betrieb weitere Angestellte, die nur dafür da sind, andere Angestellte zu verwalten: Auch die Kosten für Lohnbuchhaltung, Recruiting, IT-Administration, betriebliche Gesundheitsvorsorge etc. kommen noch oben drauf. Das stemmst du als Freelancer alles selbst.

Und deshalb solltest du selbstbewusst mit einem gut kalkulierten Honorarsatz an den Start gehen. Es lohnt sich.

Schritt für Schritt den Stundenlohn berechnen

Schritt 1 – Mittelwert ins Auge fassen

Die Berechnung des Stundenlohns als Freiberufler beginnt mit der Aufstellung der Ausgaben. Dabei ist zu beachten, dass von den monatlichen Kosten private Ausgaben getrennt und abgezogen werden müssen. Die Ausgaben müssen bei der Ermittlung des Nettostundenlohns Berücksichtigung finden. Im deutschsprachigen Raum fallen die Stundensätze für Freelancer zwar abhängig von der Region und der Branche sehr unterschiedlich aus. Studien haben jedoch einen durchschnittlichen Stundensatz in der DACH Region ermittelt, der bei knapp über 90 Euro netto liegt. 

Schritt 2 – jährliche Arbeitstage ermitteln

Bei der Ermittlung der jährlichen Arbeitstage müssen Ausfälle berücksichtigt werden. Dazu gehören neben dem Urlaub auch Weiterbildungen oder Krankheitstage. Grundsätzlich sollte man immer mit mehr Tagen an Ausfällen rechnen. Unter der Berücksichtigung der Ausfälle ergibt sich die folgende Rechnung mit dem Ergebnis der Arbeitstage pro Jahr:

Bekannte Größen

Kalendertage pro Jahr: 365
Wochenenden: 104 Tage
Feiertage: 13 Tage
Urlaubstage: 20 Tage
Krankheitstage: 12 Tage (laut AOK Fehlzeiten-Report 2018)
Krankheit von Kindern: 5 Tage

Durchschnittliche Arbeitstage pro Jahr

365 – 104 – 13 – 20 – 12 – 5 = 211 Arbeitstage

Schritt 3 – monatliche Arbeitstage ermitteln

Auf Basis der jährlichen Arbeitstage sollten Freelancer zunächst ihre monatlichen Arbeitstage ermitteln, um den Stundenlohn berechnen zu können. Denn auch die Zeit für Akquise und Verwaltung sowie für die Weiterbildung müssen Berücksichtigung finden. Diese zusätzlichen Ausfallzeiten sind in den verschiedenen Branchen unterschiedlich hoch. Denn in den Bereichen Werbung und Marketing müssen mehr Zeiten für Weiterbildung eingeplant werden als zum Beispiel für Ingenieure oder Architekten. Der Mittelwert für die Ausbildung liegt laut einer Studie von Freelancermap bei durchschnittlich 22 Arbeitstagen. Geht man zudem davon aus, dass für Projektakquise durchschnittlich weitere 24 volle Arbeitstage pro Jahr aufzuwenden sind, sind insgesamt mindestens 46 Arbeitstage vom jährlichen Arbeitspensum abzuziehen. Daher verbleiben für Freelancer im Durchschnitt 165 Arbeitstage pro Jahr und damit knapp 14 Arbeitstage pro Monat.

Tipp für die monatlichen Arbeitstage

Freelancer sollten bei der Berechnung der monatlichen Arbeitstage ihre persönlichen Umstände und individuelle Kriterien berücksichtigen. Neben der Branche, die unterschiedliche Anforderungen an Verwaltung und Weiterbildungen stellt, können auch persönliche Eigenheiten, wie zum Beispiel das Lerntempo oder ein unterschiedlich hoher Akquise- oder Verwaltungsaufwand zu Werten führen, die mehr oder weniger monatliche Arbeitstage ergeben. 

Schritt 4 – Stundenlohn berechnen

Nachdem der durchschnittliche Wert für die monatlichen Arbeitstage feststeht gilt es, das durchschnittliche Monatseinkommen der eigenen Branche zu ermitteln. Hierbei können Vergleiche mit freiberuflichen Kollegen ebenso hilfreich sein wie vorliegende Studien. Im Freelancer-Kompass von Freelancermap finden sich zum Beispiel Durchschnittswerte für das monatliche Einkommen von Freiberuflern aus verschiedenen Fachbereichen, die je nach Branche unterschiedlich hoch ausfallen. So liegt das durchschnittliche Nettogehalt von SAP Fachleuten bei abgerundet 9.800 Euro, während Kreative in der Werbung im Durchschnitt knapp 2.900 Euro monatlich verdienen. Der Durchschnittswert der Branche stellt den Ausgangsbetrag für die Rechnung. Dieser wird durch die 14 Arbeitstage pro Monat geteilt, um den Tagessatz zu erhalten. Der Tagessatz wird wiederum durch 8 Stunden geteilt, um dem Stundenlohn zu berechnen.

Beispielrechnung

Bekannte Größen

Nettogehalt Ingenieure: ca 5.900 Euro
Arbeitstage pro Monat: 14 Tage
Stunden pro Tag: 8 Stunden

Rechnung

5.900 : 14 = 421 Euro Tagessatz
421 : 8 = ca 52 Euro Stundensatz

Schritt 5 : Auslastungsfaktor hinzurechnen

Da Freelancer knapp 30% ihrer Zeit damit verbringen, neue Projekte zu akquirieren, Marketing zu betreiben, neue Arbeitsabläufe oder eigene Projekte zu entwickeln, müssen auch diese Ausfallzeiten als produktive Arbeitszeit in die Kalkulation einfließen. Um den Ausfall hinzuzurechnen, wird der Nettostundensatz mit dem Faktor 1,3 multipliziert. 

Grundformel Auslastungsfaktor

Stundensatz * 1,3 = Nettostundenlohn

Auslastungsfaktor – Beispielrechnung 

Gegebene Größen

Stundensatz Ingenieure 52 Euro
Auslastungsfaktor: 1,3

Rechnung

52 * 1,3 = 67,60 Euro

Welche Faktoren beeinflussen den Stundensatz?

Nicht jeder Ingenieur verlangt 67,60 Euro pro Stunde als Stundensatz. Denn bei der Kalkulation der Stundensätze von Freelancern spielen noch weitere Faktoren eine Rolle. Dazu gehören neben der Branche zum Beispiel:

• Berufserfahrung
• Ausbildung
• Region
• Projektdauer
• Unternehmensgröße

Eine Ein-Mann-Firma kann mit guter Organisation auch umfangreiche Projekte realisieren. Doch kann sie ihrem Kunden nicht dasselbe Maß an Kompetenz und Zuverlässigkeit garantieren wie zum Beispiel eine Agentur mit 200 Mitarbeitern. In der Regel kalkuliert eine Ein-Mann-Firma daher mit erheblich weniger Kosten als eine große Agentur. Diesen Umstand berücksichtigen Kunden bereits, wenn sie ein Unternehmen auswählen, um eine Angebotsanfrage zu stellen.

Darüber hinaus können Dienstleister in Ballungsräumen in der Regel andere Preise von ihren Kunden erwarten als Fachleute, die dieselbe Leistung in einer strukturschwachen Region anbieten. Auch der Umfang eines Projektes nimmt erheblichen Einfluss auf die Kalkulation. Bei einem Großauftrag, der das Unternehmen über einen langen Zeitraum hinweg auslastet und auch nachfolgende Arbeiten nach sich zieht, ist der Stundensatz niedriger anzusetzen. Denn die gute Auslastung hat zur Folge, dass zum Beispiel entsprechend umfangreicher Zeitaufwand für Akquise eingespart werden kann. 

Fazit

Es ist sinnvoll, den in fünf Schritten ermittelten Stundenlohn als grobe durchschnittliche Basis anzusetzen, um den Stundensatz abhängig von individuellen Kriterien nach oben oder unten anzupassen.