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5 Tipps, um deine Tagesplanung zu optimieren

Nicht nur Selbstständige müssen ihren Arbeitsalltag eigenständig planen. Auch Angestellte benötigen Vorgaben für ihren Tagesablauf, nach denen sie ihre Tätigkeiten ausrichten können. Denn wer wirkungsvoll und ergebnisorientiert arbeiten will, der sollte sich auf die hierfür notwendigen Aufgaben konzentrieren können. Daher lohnt es, sich mit einer Strukturierung von Arbeitsabläufen zu befassen, um die Tagesplanung zu optimieren und einen Tagesplan zu erstellen. 

Tagesplanung: Möglichkeiten für Dein Zeitmanagement

Einige Methoden für Dein Zeitmanagement haben wir Dir bereits vorgestellt. Darunter die Pomodoro-Technik, das Eisenhower-Prinzip und das Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode. Vielleicht hat Dir das schon geholfen, Deine Arbeitszeit besser zu strukturieren und auszunutzen. Schließlich wollen wir alle in unserer Arbeitszeit möglichst viel bewältigen, unsere Ziele erreichen und auch noch Freizeit haben. Da nicht jede Zeitmanagementmethode für alle Arbeitsabläufe greifen kann, muss jeder für sich selbst die für ihn passende Strategie finden.

Tagesplanung
Prioritäten setzen, aber auch Zeitpuffer einplanen – das gehört zur gelungenen Tagesplanung. (Bild © unsplash.com)

Was sind die Ziele der Tagesplanung?

Ziel einer wirkungsvollen Tagesplanung ist es, dass am Ende eines Arbeitstags sämtliche Aufgaben und Termine, die für den Tag vorgesehen waren, erfüllt wurden. Eine Tagesplanung hat insbesondere dann ihr Ziel erreicht, wenn Du keine Aufgaben oder Termine auf einen anderen Tag verschieben musst. Nicht immer erreichen wir die Ziele unserer Tagesplanung. Doch wenn Du regelmäßig die Arbeitsziele, die Du Dir vorgenommen hast, nicht erfüllst, dann ist das ein deutlicher Anhaltspunkt dafür, dass eine wirkungsvolle Tagesplanung notwendig ist. 

Welche Tipps für die Tagesplanung solltest Du beachten?

Für die Planung von Aufgaben innerhalb bestimmter vorgegebener Zeitspannen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Nicht alle Empfehlungen eignen sich für jede Arbeitssituation. Daher solltest Du Deine Tagesplanung nach den Möglichkeiten und Anforderungen Deiner Firma und Deiner Mitarbeiter ausrichten. 

Tipp 1: Zeitplanung mit Bedarf und Limit

Nicht nur die Kosten gilt es vor einer Aufgabe zu überschlagen. Auch die Zeit spielt in jedem Projekt, aber auch in den alltäglichen Aufgaben eine erhebliche Rolle. Daher solltest Du für jede Aufgabe eine Schätzung darüber anstellen, wie viel Zeit Du mindestens benötigst, um diese zu erledigen. Daneben gehört zu einer wirkungsvollen Zeitplanung aber auch ein Zeitlimit. Setze Dir also bei Deiner Tagesplanung auch eine Grenze an Zeit, die Du für die Erledigung einer Aufgabe höchstens benötigen solltest. Da die aufzuwendende Zeit für eine Aufgabe in der Regel zu knapp angesetzt wird, lohnt es sich, Deine Schätzung mit 1,5 zu multiplizieren, um eine realistische Größe zu erhalten. 

Tipp 2: Zeitpuffer einplanen

Fülle nicht Deinen gesamten Arbeitstag mit Aufgaben, sondern plane in Deiner Tagesplanung ausreichend Zeitpuffer ein. Der Zeitpuffer sollte berücksichtigen, dass Telefonate und E-Mails eingehen, die nicht geplant sind, aber kurzfristig beantwortet werden müssen. Daneben muss Dein Zeitpuffer auch den Austausch mit Kollegen oder die kurze Denkpause berücksichtigen. Wenn Du zu viele Aufgaben in Deine Tagesplanung mit aufnimmst, dann riskierst Du, dessen Erfüllung zu verfehlen. Das setzt Dich unnötig unter Druck, da Aufgaben, die auf den nächsten Tag verschoben werden, diesen erneut überlasten. Daher solltest Du dafür sorgen, dass Dein Zeitpuffer ungefähr 40 Prozent Deiner Arbeitszeit offen hält für abweichende Aufgaben. 

Tipp 3: Prioritäten setzen

Deine Tagesplanung sollte die wichtigsten Aufgaben auf den Tagesanfang legen. Auch jeder Mitarbeiter Deines Unternehmens sollte seinen Arbeitstag mit den wichtigen Aufgaben beginnen. Um festzustellen, welche Aufgabe für jeden Mitarbeiter Vorrang hat, kannst Du die Frage beantworten, welche Arbeit unbedingt erledigt werden müsste, wenn es die einzige des Tages wäre. Die wichtigste Aufgabe jedes Mitarbeiters ist es sicherlich nicht, zuerst einmal die E-Mails zu bearbeiten. Daher solltest Du dafür sorgen, dass die zentrale Aufgabe jedes Mitarbeiters nicht nur festgelegt ist, sondern dass diese auch an den Anfang der Tagesplanung gesetzt wird. 

Tipp 4: Tagesplan des Chefs mit Tagesplanung der Mitarbeiter abstimmen

Der Tagesplan in der Chefetage sollte die Abläufe der Mitarbeiter Tagesplanung berücksichtigen. Nicht nur in großen Unternehmen, auch in kleinen Betrieben mit mehreren Mitarbeitern müssen die Arbeitsabläufe aufeinander abgestimmt sein. Dabei gilt es nicht nur darauf zu achten, dass Agenda der Chefetage die Mitarbeiter Tagesplanung berücksichtigt, sondern dass die eigene Zielsetzung auch von allen Beteiligten eingehalten wird. Hierfür ist es auch notwendig, dass die Chefetage über die Tagesplanung der Mitarbeiter genauso informiert ist, wie umgekehrt. Aus diesem Grund sollte die Mitarbeiter Tagesplanung zusammen mit der Chefetage erarbeitet und aufeinander eingestellt werden. 

Tipp 5: Tagesplanung auf den Prüfstand stellen

Nachdem Du Deine Tagesplanung eingeführt hast, solltest Du sie einer Testphase unterziehen. Versuche, herauszufinden, wie sie funktioniert und ob Du noch Verbesserungen umsetzen kannst. Ein wichtiges Merkmal für die Bewertung Deiner Agenda ist ihre Wirkung. Daher gilt es, sie von Zeit zu Zeit dahingehend zu überprüfen, ob Du alle Aufgaben, die Dein Plan vorgibt, gut bewältigen kannst. Bleibt zu viel Zeit am Tag übrig, dann kannst Du mehr Aufgaben hinzu nehmen. Zeigt sich jedoch, dass Du zumeist Deine Aufgaben nicht nach Plan bewältigen kannst, dann musst Du mehr Zeit einplanen. Kommt Deine Tagesplanung durch viele Störungen in Unordnung, dann gilt es, diese abzustellen. Deine Planung zeigt Dir nicht nur an, wie effektiv Du arbeitest. Sie kann Dich auch zu einer anderen Zeitplanung führen und damit die Produktivität Deiner Arbeit befördern. 

Tagesplanung optimieren – weitere Tipps

Mit den folgenden Tricks kannst Du Deine Tagesplanung noch weiter optimieren:

  1. Heute wissen, was morgen zu tun ist: Mach Deine Tagesplanung schon am Vortag, dann kannst Du am nächsten Morgen gezielt mit Deiner Arbeit anfangen. Auf diese Weise hast Du die Planung am Ende des Arbeitstages abgeschlossen und musst Dir abends keine Gedanken mehr darüber machen, wie viele Aufgaben am nächsten Tag in deinem Büro auf Dich warten. Mach es Dir also zu Deiner täglichen Gewohnheit, Deinen Tagesplan für den nächsten Tag zu erstellen noch bevor Du am Abend Deine Arbeitsstelle verlässt.
  2. Listen erstellen: Notiere Dir jedes einzelne geplante Telefonat und alle Deine Termine und Aufgaben und trage diese in eine Liste für die Tagesplanung ein. Deine Aufgaben kannst Du danach anhand Deiner vollständigen Listen Punkt für Punkt abarbeiten.
  3. Gleiches zu Gleichem – Zeitblöcke bilden: Damit du nicht ständig zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her springst und dadurch Zeit verlierst, kannst Du die anstehenden Arbeiten zu Einheiten zusammen fassen. So kannst Du z.B. alle Telefonate nacheinander erledigen, um danach die E-Mails zu beantworten. Hast Du die Kommunikation erledigt, dann kannst Du Dich um andere Inhalte kümmern.
  4. Reserviere Dir Stillarbeitszeiten: Wenn bestimmte Arbeiten besondere Konzentration von Dir erfordern, dann musst Du dafür sorgen, Störungen abzustellen. Nimm daher Zeiträume in Deine Tagesplanung mit auf, in denen Dich niemand unterbrechen darf. Sorge dafür, dass Deine Stillarbeitszeit respektiert wird und Du ungestört bleibst. Hierfür solltest Du auch das Telefon ausstellen und Dein E-Mail Programm schließen.
  5. Die passende Perspektive. Damit Deine Tagesplanung und die Umsetzung der Aufgaben nicht zu einem Abarbeiten von Aufgaben aus einer langen Liste wird, die Dich demotiviert, benötigst Du eine positive Grundeinstellung zu Deiner Arbeit. Daher ist es wichtig, dass Du Deine Arbeit ebenso wie die damit einhergehenden Problemstellungen als Aufgabe annimmst, durch die Du Dich weiter entwickeln kannst. Bei all den möglicherweise ungeliebten Notwendigkeiten eines Arbeitsalltags stellt sich dennoch Zufriedenheit ein, sobald Du die gesteckten Ziele erreicht hast. Richte Deine Tagesplanung daher stets danach aus, welche Aufgaben Du in der gesetzten Zeit bewältigen kannst.
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