22. März 2017 | Buchhaltung
Telefonkosten steuerlich absetzen: So wird’s gemacht!
Ohne Telekommunikation und Internet kommt heute kein Selbstständiger mehr aus. Die entstehenden Kosten sind für Selbstständige also ganz klar Betriebsausgaben. Die Ausgaben für Firmenhandy und dienstlichen Festnetzanschluss gehören somit in die Steuererklärung. Wer Telefonkosten steuerlich absetzen möchte, muss aber zwischen beruflichen und privaten Anteilen unterscheiden.
Das ist weniger einfach, als es auf den ersten Blick aussieht, denn in vielen Verträgen sind die Kosten für einzelne Gespräche gar nicht mehr getrennt voneinander behandelbar. Datenpakete und Pauschalen decken alles ab. Der Aufwand, Einzelverbindungsnachweise auszuwerten, ist hoch.
Telefonkosten: Was gehört dazu?
Doch zunächst: Was gehört eigentlich alles zu den Telekommunikationskosten? Natürlich die Anschaffung von Festnetztelefon oder Handy, die Bereitstellungsgebühr für den Anschluss, der Kauf einer Telefonanlage und die Rechnung des Dienstleisters, der sie aufbaut und einrichtet. Selbstverständlich sind auch Reparaturen oder Wartungsarbeiten an Telefonanlagen eine Betriebsausgabe. Und natürlich die Kosten für die laufenden Verträge oder gezahlte Prepaid Beträge.
Zu den Betriebsausgaben gehört ein Telefonvertrag dann, wenn mindestens 10% der Nutzung beruflich veranlasst sind. Damit sind auch Hausanschlüsse, die eigentlich privaten Zwecken dienen, schnell mit im Boot, wenn hier doch regelmäßig auch aus beruflichem Anlass telefoniert wird.
Wie kann ich private Anteile herausrechnen?
Es ist also selbst dann nicht einfach, wenn du versuchst, dienstliche und private Telefone sauber zu trennen. Wer im Homeoffice arbeitet, hat oft die verschiedenen Festnetznummern auf einem einzigen Vertrag laufen, der halt mehrere Nummern beinhaltet.
Auch im externen Büro musst du dagegen mit einem privaten Anteil Telefonnutzung rechnen. Ebenso kann das private Mobiltelefon doch mal für ein berufliches Gespräch eingesetzt werden.
Die Frage ist: Wie sauber kannst du den privaten und dienstlichen Anteil der Telefonnutzung trennen? Wer die Möglichkeit hat, der kann die Abrechnungen für die rein beruflich genutzten Telefone als Betriebsausgabe buchen und private Anschlüsse bleiben privat.
Wenn sich das für dich nicht sauber trennen lässt oder sich einfach nicht lohnt, eben weil du mit je einem Anschluss und Vertrag auskommst, dann musst du gegenüber dem Finanzamt die Kosten in privat und beruflich differenzieren. Das geht entweder sehr akribisch über den Einzelverbindungsnachweis oder pauschal. Du setzt einen Prozentsatz für private Nutzung an. Was realistisch ist, kannst du an den Einzelverbindungsnachweisen einiger typischer Monate sehen. Mindestens drei Monate solltest du so auswerten, denn wichtig ist, dass du deine Schätzung begründen kannst. Dem Finanzamt ist es meist recht, wenn du 20 oder 30Prozent Privatnutzung pauschal angibst. Wie du diese Pauschale geschätzt hast, solltest du dir notieren und abspeichern. So kannst du deine Herleitung bei Nachfragen erläutern und begründen.
Für Angestellte: berufliche Nutzungsanteile
Auch für Angestellte, die gelegentlich von zu Hause arbeiten oder ihr privates Smartphone doch mal für berufliche Zwecke einsetzen, sind Telefonkosten steuerlich absetzbar. Hier ist es die berufliche Nutzung, die anteilig zu berechnen ist. Bei Angestellten fallen beruflich begründete Ausgaben für Telekommunikation unter die sogeannenten Werbungskosten.
Wie trage ich Telefonkosten in der EÜR richtig ein?
Für Selbstständige sind ihre beruflichen Telefonkosten eine Betriebsausgabe. Sie gehören folglich in die Gewinnermittlung. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) will das Finanzamt nicht einfach alle Betriebsausgaben auf einmal wissen, sondern braucht sie nach Ausgabenarten geordnet. Wie praktisch: für Telekommunikationskosten gibt es eine eigene Zeile im Steuerformular. Du kannst also deine Telefon- und Internetkosten eines Jahres zusammen als Telekommunikationskosten angeben.
Tipp: Du möchtest Dir keine Gedanken mehr darüber machen, wie Du bei der EÜR Deine Einnahmen und Ausgaben zuordnest? Unsere Buchhaltungssoftware Billomat verwendet Deine vorher in der Software hinterlegten Ein- und Ausgangsrechnungen und macht das automatisch für Dich. Mehr Informationen erhältst Du auf unserer Informationsseite zum Thema Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Bei Anschaffung von Geräten, die nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten, kann eine Abschreibung über mehrere Jahre nötig sein. Die Grenze dafür liegt seit Januar 2018 bei 800 Euro. Kostet dein neues Smartphone weniger, ist es in einem Betrag steuerlich absetzbar.
Telefonkosten steuerlich absetzen: da ist auch Umsatzsteuer drin
Auch wer Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen muss, sollte dabei die laufenden Telefonverträge nicht vergessen. Denn du kannst nicht nur die Telefonkosten steuerlich absetzen sondern auch Vorsteuer ziehen, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Schließlich zahlst du auf deine Telefonverträge jeden Monat Umsatzsteuer. Natürlich rechnest du auch hier bereits den Anteil der privaten Nutzung heraus, denn auch die Umsatzsteuer verteilt sich hier auf den Anteil, der durch berufliche Nutzung und den, der durch privaten Gebrauch entsteht, auf.
Warum solltest Du digitale Telefonrechnungen nicht beim Anbieter herumliegen lassen?
Viele Telefonanbieter schicken ihre Rechnungen nicht mehr automatisch zu, sondern informieren dich nur per Mail oder SMS darüber, dass eine neue Rechnung vorliegt. Du lädst sie dann auf der Webseite des Anbieters herunter. Das solltest du sehr regelmäßig tun! Am besten sofort, wenn du die Information erhältst, denn so kannst du die Belege ordnungsgemäß archivieren. Außerdem kannst du die Telefonrechnungen nicht unendlich rückwirkend herunterladen, weil sie nur einige Monate lang zum Download angeboten werden. Wie ärgerlich ist es, wenn du an der Steuererklärung sitzt und merkst, dass du gar nicht alle Belege hast!
(Hinweis: Diesen Text haben wir zuletzt im Mai 2018 aktualisiert.)
Ähnliche Fragen: