Organisation   23.7.2019

To-do-Listen – Was tun, wenn sie kein Ende nehmen?

Wer kennt sie nicht, die langen To-do-Listen, die einen endlos verfolgen, weil man sie irgendwie nie abarbeiten kann. Immer kommt noch was hinzu, und noch was, und noch was. Kein Ende in Sicht. Wir drehen den Spieß einfach mal um und raten zu einer Not-to-do-Liste. Hört sich albern an? Dann lies auf jeden Fall weiter.

to-do-listen

To do or not to do – das ist hier die Frage! Und möglicherweise das Ende der To-do-Liste.

Viel gearbeitet, aber nichts geschafft

To-do-Listen beinhalten in der Regel diejenigen Aufgaben, die am dringendsten auf dich warten. Da jeden Tag neue Aufgaben hinzukommen und der Tag oftmals nicht genug Stunden hat, um die bereits vorhandenen Punkte auch nur ansatzweise abzuarbeiten, wird die To-do-Liste immer länger und Frust staut sich auf, weil man doch eigstruktuentlich gehofft hatte, dass sie endlich mal kürzer wird. Das Gefühl, viel gearbeitet, aber nichts geschafft zu haben, verdirbt allen auf Dauer den Spaß an der Arbeit.

Das Chaos ist vorprogrammiert

Viele resignieren, schreiben keine Listen mehr, vergessen dann aber die Hälfte und müssen das irgendwann auch noch dazwischen quetschen. Das Chaos ist vorprogrammiert, und die Laune wird das auch nicht bessern. Geschweige denn die Produktivität.

Ein Weg aus diesem Dilemma ist die Not-to-do-Liste. Anders als du vielleicht im ersten Moment denkst, sammelt man darauf nicht die Dinge, die man ohnehin den ganzen Arbeitstag über nicht tun sollte (fernsehen, Kreuzworträtsel lösen, Haare färben, den Garten umgraben u. Ä.). Nein, du sammelst darauf all die Dinge, die dich von einem strukturierten und konzentrierten Arbeiten abhalten. Was von deiner To-do-Liste kannst du delegieren? Was kann jemand anders schneller und besser erledigen als du? Was kann dir jemand anders schon einmal vorbereiten?

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To do or not to do – das ist hier die Frage

Musst du die Rede selbst schreiben? Musst du sie wirklich selbst machen oder kann ein Mitarbeiter die Dienstreise für Dich antreten? Kann jemand anders eine sinnvollere Struktur in deine Ablage bringen? Ist eine andere Person in deinem Unternehmen besser in der Kundenakquise als du?

Binde auch dein Team mit ein in diese Neuerung. Lass dir Vorschläge unterbreiten, wie bestimmte Prozesse innerhalb deines Unternehmens verschlankt, vereinfacht und delegiert werden können. Deine Angestellten sind durch ihre Arbeit viel näher an ihrem eigenen Arbeitsbereich dran als du. Nimm ihre Vorschläge daher unbedingt ernst.

Du wirst nicht sofort alles wegdelegieren und Golf spielen gehen können. Aber du wirst deinen Tag besser strukturieren können. Und die Verteilung der Aufgaben an jene, die ein Talent dafür haben, kann euch alle zufriedener und produktiver arbeiten lassen.

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