XRechnung: Was Du wissen musst

Ab dem 27. November 2020 gilt für die Ausstellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen die Pflicht zur XRechnung. Dieses neue Format der E-Rechnung bietet sowohl Rechnungssteller*innen als auch der empfangenden Partei diverse Vorteile hinsichtlich Effizienz und Datensicherheit. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über XRechnungen wissen musst.

1. Was ist eine E-Rechnung und was ist eine XRechnung?
2. XRechnungen und ZUGFeRD – Wo liegt der Unterschied?
3. Wer ist zum Schreiben einer XRechnung verpflichtet?
4. Welche rechtlichen Unterschiede gelten zwischen den einzelnen Bundesländern?
5. Gibt es eine E-Rechnungspflicht in der EU?
6. E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung – was ist was?
7. Was sind Pflichtfelder auf einer XRechnung?
8. Welche Vorteile bieten XRechnungen?
9. So gelingt die Umstellung auf das neue Rechnungsformat
10. Ausblick in die Zukunft

Was ist eine E-Rechnung und was ist eine XRechnung?

Die E-Rechnung(e-Invoicing)  ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Damit wird keine Rechnung gemeint, die eingescannt und als PDF-Datei gespeichert wird, sondern Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format. 

Die XRechnung – oder auch Factura-X 1.0 genannt – ist eine spezifische Standardform der elektronischen Rechnung auf XML-Basis. Sie entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und stellt das deutsche Gegenstück zum europäischen CEN-Datenmodell dar.

XRechnungen und ZUGFeRD – Wo liegt der Unterschied?

Eine XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Das bedeutet, dass dieses Dokument nur maschinell lesbar ist. Im Vergleich dazu kombiniert ZUGFeRD einen solchen Datensatz mit einem für Menschen direkt lesbaren Sichtdokument in Form eines PDF. ZUGFeRD gilt somit als ein sogenanntes Hybridformat, das speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft konzipiert wurde. Inhaltlich und rechtlich unterscheiden sich die beiden Rechnungsarten jedoch nicht.

Wer ist zum Schreiben einer XRechnung verpflichtet?

Seit dem 27. November 2020 sind alle Dienstleister*innen und Lieferant*innen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggebende innerhalb Europas stellen, zum Erstellen einer XRechnung verpflichtet. Das umfasst sowohl Privatunternehmen, die öffentlichen Institutionen eine Leistungserbringung berechnen (Business-to-Government, kurz B2G), als auch öffentliche Einrichtungen, die anderen Behörden eine Rechnung stellen (Government-to-Government, kurz G2G). Öffentliche Auftraggeber*innen können dabei beispielsweise folgende Institutionen sein:

• Regierungen
• Bildungseinrichtungen wie Schulen oder Universitäten
• Krankenhäuser
• Ämter wie Arbeits- oder Gesundheitsämter
• Gerichte

In diesem Kontext sind mögliche Unternehmen, die von der Pflicht zur XRechnung betroffen sind, Hersteller*innen und Lieferant*innen von Hygienemitteln und Arbeitsmaterialien, Service-Provider von Hard- und Software, Bauunternehmen für Reparaturen und Sanierungen oder Reinigungsfirmen. Wer möchte, kann auch im B2B-Umfeld XRechnungen ausstellen, um von den Vorteilen der Digitalisierung und Einheitlichkeit zu profitieren.

Welche rechtlichen Unterschiede gelten zwischen den einzelnen Bundesländern?

Obwohl die Umstellung zur XRechnung auf kurz oder lang feststeht, gibt es Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern hinsichtlich der geltenden Vorschriften und wann diese in Kraft treten. Deshalb ist es für Unternehmer*innen, die Rechnungen an öffentliche Institutionen stellen, unabdingbar, sich rechtzeitig über die in ihrem Bundesland geltenden Fristen und Pflichten zu informieren. Wer nämlich nach Inkrafttreten der Regelung noch eine klassische Rechnung stellt, muss damit rechnen, dass diese womöglich nicht bezahlt wird.

Die nachfolgende Tabelle vermittelt einen aktuellen Überblick über die Bestimmungen der einzelnen Bundesländer.

Stand: Februar 2022

Gibt es eine E-Rechnungspflicht in der EU?

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments verpflichtet öffentliche Auftraggeber des Bundes dazu, elektronische Rechnungen zu empfangen. Viele EU-Staaten haben sogar eine E-Rechnungspflicht für Auftragnehmer eingeführt. Somit müssen Unternehmen, die Aufträge für Behörden und staatliche Einrichtungen ausführen, Rechnungen in elektronischer Form erstellen.

In Italien gilt die E-Rechnungspflicht im Bereich B2G schon seit 2015. Ab Anfang 2019 wurde diese Pflicht sogar für inländische Rechnungen für Unternehmer aus dem Bereich B2B und B2G eingeführt.

Neben Italien haben auch andere europäische Länder die E-Rechnung eigeführt, wie Litauen, Kroatien, Niederlande, Polen, Spanien und Österreich. In Deutschland gibt es unterschiedliche Regelungen für jedes einzelne Bundesland. Bremen hat die E-Rechnungspflicht schon 2020 eingeführt. Hamburg, Saarland und Baden-Württemberg haben Anfang dieses Jahres die Einführung angekündigt. Hessen wird die E-Rechnungspflicht 2024 umsetzen. Bei den restlichen Bundesländern gibt es noch keine Pflicht oder es wurde noch keine Entscheidung getroffen.

E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung – was ist was?

Wer sich mit dem Thema der XRechnung näher befasst, wird schnell auf die Begriffe E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung stoßen. Doch wo liegt eigentlich der Unterschied?

Im Grunde ist die Unterscheidung ganz einfach: Gesetze werden im Parlament beschlossen, Verordnungen hingegen in der Verwaltung konkretisiert. Somit definiert das E-Rechnungsgesetz, was bei der Erstellung von digitalen Rechnungen an öffentliche Auftraggebende passieren soll. Die E-Rechnungsverordnung klärt, wie dieses Gesetz genau umgesetzt werden soll.

Was sind Pflichtfelder auf einer XRechnung?

Wie auch auf einer regulären Rechnung, müssen XRechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um als rechtskräftiges Dokument zu gelten. Laut der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) müssen E-Rechnungen generell die folgenden Angaben ausweisen:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (sofern bereits bekannt)
• Bestellnummer (sofern bereits bekannt)

Welche Vorteile bieten XRechnungen?

Mit einer XRechnung gehen viele Vorteile einher, die besonders die versendende Partei betreffen. Zum einen sparst Du bei der Nutzung von XRechnungen wertvolle Zeit, weil Du auf den Druck sowie den Versand per Post verzichtest. Zum anderen profitieren Unternehmen von einer enormen Kostenersparnis, da für elektronische Rechnungen keine Ausgaben für Papier, Druck oder Porto anfallen.

Außerdem fällt durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung auch der physische Platz zur Archivierung deutlich geringer aus. Wohingegen sich vor einigen Jahren noch Berge von Ordnern und Akten in Büros türmten, lassen sich elektronische Dokumente heute ganz bequem auf Festplatten speichern. Mit einer Buchhaltungssoftware hast Du diese zudem stets im Blick, kannst in wenigen Klicks nach bestimmten Kriterien filtern oder sogar nach Schlagwörtern suchen.

Durch die Vereinheitlichung und softwaregestützte Verarbeitung, die EU-genormte XRechnungen bieten, können Rechnungssteller*innen zudem ihre Fehlerquote drastisch senken. Mit Vorlagen, Platzhaltern und fest vorgeschriebenen Pflichtangaben können E-Rechnungen meist einfach dupliziert und an die Kundinnen und Kunden angepasst werden. Somit gehören auch Tippfehler bei der Rechnungserstellung der Vergangenheit an und Rechnungsprogramme überprüfen vor Versand des Dokuments, ob alle Angaben korrekt getätigt wurden.

Nicht zuletzt können digitale Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware in bestehende Prozesse integriert werden. So können Nutzer*innen von Softwarelösungen wie Billomat beispielsweise Rechnungen direkt aus Angeboten generieren und in einem nachfolgenden Schritt daraus Mahnungen oder Lieferscheine erstellen. So legst Du durch E-Rechnungen den Grundstein für die Automatisierung Deiner Buchhaltung.

So gelingt die Umstellung auf das neue Rechnungsformat

Damit Du ab sofort problemlos eine XRechnung erstellen kannst, bieten viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bereits entsprechende Funktionen an. Mit Billomat kannst Du ab sofort und ohne vorheriges Upgrade in jedem Tarif eine rechtskräftige und zu 100% GOBD-konforme XRechnung schreiben und direkt über die Software versenden. So bist Du schon jetzt bestens für die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung gewappnet und profitierst dank Billomat von praktischen Vorlagen, Platzhaltern und Automatisierungen. Wie Du XRechnungen in Billomat erstellst, erfährst Du in diesem FAQ-Beitrag.

Ausblick in die Zukunft

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung, die Minimierung von Kosten und Bearbeitungszeit sowie die Senkung der Brüchen in der Verarbeitung der Aufträge scheint die E-Rechnung sehr vorteilhaft für alle Beteiligten zu sein. Die europäische Kommission setzt digitale Ziele für den digitalen Wandel, welche alle Mitgliedsstaaten betrifft. Es ist davon auszugehen, dass die E-Rechnung sich weiter ausbreitet und sich in der ganzen EU etabliert.

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