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Der ultimative Ratgeber zur XRechnung: Was Du über die elektronische Rechnungsstellung wissen solltest

Ab dem 27. November 2020 gilt für die Ausstellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen die Pflicht zur XRechnung. Dieses neue Format der E-Rechnung bietet sowohl Rechnungssteller*innen als auch der empfangenden Partei diverse Vorteile hinsichtlich Effizienz und Datensicherheit. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über XRechnungen wissen musst.

  1. Was ist eine XRechnung?
  2. XRechnungen und ZUGFeRD – Wo liegt der Unterschied?
  3. Wer ist zum Schreiben einer XRechnung verpflichtet?
  4. Welche rechtlichen Unterschiede gelten zwischen den einzelnen Bundesländern?
  5. E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung – was ist was?
  6. Was sind Pflichtfelder auf einer XRechnung?
  7. Welche Vorteile bieten XRechnungen?
  8. So gelingt die Umstellung auf das neue Rechnungsformat
XRechnungen bieten sowohl Rechnungsstellenden als auch -empfangenden viele Vorteile.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung – oder auch Factura-X 1.0 genannt – ist eine spezifische Standardform der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) auf XML-Basis. Sie entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und stellt das deutsche Gegenstück zum europäischen CEN-Datenmodell dar.

XRechnungen und ZUGFeRD – Wo liegt der Unterschied?

Eine XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Das bedeutet, dass dieses Dokument nur maschinell lesbar ist. Im Vergleich dazu kombiniert ZUGFeRD einen solchen Datensatz mit einem für Menschen direkt lesbaren Sichtdokument in Form eines PDF. ZUGFeRD gilt somit als ein sogenanntes Hybridformat, das speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft konzipiert wurde. Inhaltlich und rechtlich unterscheiden sich die beiden Rechnungsarten jedoch nicht.

Wer ist zum Schreiben einer XRechnung verpflichtet?

Seit dem 27. November 2020 sind alle Dienstleister*innen und Lieferant*innen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggebende innerhalb Europas stellen, zum Erstellen einer XRechnung verpflichtet. Das umfasst sowohl Privatunternehmen, die öffentlichen Institutionen eine Leistungserbringung berechnen (Business-to-Government, kurz B2G), als auch öffentliche Einrichtungen, die anderen Behörden eine Rechnung stellen (Government-to-Government, kurz G2G). Öffentliche Auftraggeber*innen können dabei beispielsweise folgende Institutionen sein:

  • Regierungen
  • Bildungseinrichtungen wie Schulen oder Universitäten
  • Krankenhäuser
  • Ämter wie Arbeits- oder Gesundheitsämter
  • Gerichte

In diesem Kontext sind mögliche Unternehmen, die von der Pflicht zur XRechnung betroffen sind, Hersteller*innen und Lieferant*innen von Hygienemitteln und Arbeitsmaterialien, Service-Provider von Hard- und Software, Bauunternehmen für Reparaturen und Sanierungen oder Reinigungsfirmen. Wer möchte, kann auch im B2B-Umfeld XRechnungen ausstellen, um von den Vorteilen der Digitalisierung und Einheitlichkeit zu profitieren.

Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggebende stellen, sind zur Erstellung einer XRechnung verpflichtet.
Wer eine Rechnung an öffentliche Einrichtungen stellt, ist zum Versand per XRechnung verpflichtet.

Welche rechtlichen Unterschiede gelten zwischen den einzelnen Bundesländern?

Obwohl die Umstellung zur XRechnung auf kurz oder lang feststeht, gibt es Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern hinsichtlich der geltenden Vorschriften und wann diese in Kraft treten. Deshalb ist es für Unternehmer*innen, die Rechnungen an öffentliche Institutionen stellen, unabdingbar, sich rechtzeitig über die in ihrem Bundesland geltenden Fristen und Pflichten zu informieren. Wer nämlich nach Inkrafttreten der Regelung noch eine klassische Rechnung stellt, muss damit rechnen, dass diese womöglich nicht bezahlt wird.

Die nachfolgende Tabelle vermittelt einen aktuellen Überblick über die Bestimmungen der einzelnen Bundesländer.

Bundesland
E-Rechnungsgesetz
E-Rechnungsverordnung
E-Rechnungspflicht für Lieferfirmen
Zentrales Portal
Baden-Württemberg
Ja
Ja
ab 01.01.2022
ZRE (BW)
Bayern
Ja
Ja
Nein
nicht vorhanden
Berlin
Ja
Ja
Nein
OZG-RE
Brandenburg
Ja
Ja
Nein
OZG-RE
Bremen
Ja
Ja
Ja
zErika
Hamburg
Nein
Nein
Nein
E-Mail
Hessen
Ja
Ja
ab 18.04.2024
E-Mail
Mecklenburg-Vorpommern
Ja
in Arbeit
in Abstimmung
OZG-RE
Niedersachsen
Ja
Ja
Nein
ePoststelle
NRW
Ja
Ja
Einzelpflicht
NRW Portal
Rheinland-Pfalz
Ja
in Arbeit
ab 01.01.2024
RLP Portal
Saarland
Ja
Ja
ab 01.01.2022
RLP Portal
Sachsen
Ja
Ja
nur oberschwellig
OZG-RE
Sachsen-Anhalt
Ja
Ja
Nein
E-Portal
Schleswig-Holstein
Ja
Ja
Nein
in Arbeit
Thüringen
Ja
Ja
Nein
OZG-RE

Quelle: https://www.verband-e-rechnung.org/

E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung – was ist was?

Wer sich mit dem Thema der XRechnung näher befasst, wird schnell auf die Begriffe E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung stoßen. Doch wo liegt eigentlich der Unterschied?

Im Grunde ist die Unterscheidung ganz einfach: Gesetze werden im Parlament beschlossen, Verordnungen hingegen in der Verwaltung konkretisiert. Somit definiert das E-Rechnungsgesetz, was bei der Erstellung von digitalen Rechnungen an öffentliche Auftraggebende passieren soll. Die E-Rechnungsverordnung klärt, wie dieses Gesetz genau umgesetzt werden soll.

Was sind Pflichtfelder auf einer XRechnung?

Wie auch auf einer regulären Rechnung, müssen XRechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um als rechtskräftiges Dokument zu gelten. Laut der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) müssen E-Rechnungen generell die folgenden Angaben ausweisen:

    • Leitweg-Identifikationsnummer
    • Bankverbindungsdaten
    • Zahlungsbedingungen
    • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
    • Lieferantennummer (sofern bereits bekannt)
    • Bestellnummer (sofern bereits bekannt)

Welche Vorteile bieten XRechnungen?

Mit einer XRechnung gehen viele Vorteile einher, die besonders die versendende Partei betreffen. Zum einen sparst Du bei der Nutzung von XRechnungen wertvolle Zeit, weil Du auf den Druck sowie den Versand per Post verzichtest. Zum anderen profitieren Unternehmen von einer enormen Kostenersparnis, da für elektronische Rechnungen keine Ausgaben für Papier, Druck oder Porto anfallen.

Gut zu wissen:
Es wurde gezeigt, dass die Kosten der Rechnungserstellung durch die Umstellung von Papier- zu Digitalrechnung von ca. 23 Euro auf 6 Euro reduziert werden können. Das entspricht einer finanziellen Entlastung von knapp 74%.

 

Außerdem fällt durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung auch der physische Platz zur Archivierung deutlich geringer aus. Wohingegen sich vor einigen Jahren noch Berge von Ordnern und Akten in Büros türmten, lassen sich elektronische Dokumente heute ganz bequem auf Festplatten speichern. Mit einer Buchhaltungssoftware hast Du diese zudem stets im Blick, kannst in wenigen Klicks nach bestimmten Kriterien filtern oder sogar nach Schlagwörtern suchen.

Durch die Vereinheitlichung und softwaregestützte Verarbeitung, die EU-genormte XRechnungen bieten, können Rechnungssteller*innen zudem ihre Fehlerquote drastisch senken. Mit Vorlagen, Platzhaltern und fest vorgeschriebenen Pflichtangaben können E-Rechnungen meist einfach dupliziert und an die Kundinnen und Kunden angepasst werden. Somit gehören auch Tippfehler bei der Rechnungserstellung der Vergangenheit an und Rechnungsprogramme überprüfen vor Versand des Dokuments, ob alle Angaben korrekt getätigt wurden.

Nicht zuletzt können digitale Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware in bestehende Prozesse integriert werden. So können Nutzer*innen von Softwarelösungen wie Billomat beispielsweise Rechnungen direkt aus Angeboten generieren und in einem nachfolgenden Schritt daraus Mahnungen oder Lieferscheine erstellen. So legst Du durch E-Rechnungen den Grundstein für die Automatisierung Deiner Buchhaltung.

So gelingt die Umstellung auf das neue Rechnungsformat

Damit Du ab sofort problemlos eine XRechnung erstellen kannst, bieten viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bereits entsprechende Funktionen an. Mit Billomat kannst Du ab sofort und ohne vorheriges Upgrade in jedem Tarif eine rechtskräftige und zu 100% GOBD-konforme XRechnung schreiben und direkt über die Software versenden. So bist Du schon jetzt bestens für die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung gewappnet und profitierst dank Billomat von praktischen Vorlagen, Platzhaltern und Automatisierungen. Wie Du XRechnungen in Billomat erstellst, erfährst Du in diesem FAQ-Beitrag.
 

Erfahre mehr über XRechnungen in Billomat
Mit Billomat kannst Du schnell und unkompliziert elektronische Rechnungen im neuen Format erstellen. Die Rechnungssoftware verhilft Dir dadurch zu deutlichen Zeit- und Kosteneinsparungen, einer verringerten Fehlerquote und einer Digitalisierung Deiner Fakturierungsprozesse.
 
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