Umsatzsteuer abführen: Ist- oder Soll-Versteuerung?

Das Umsatzsteuer abführen ist an sich gar nicht kompliziert. Bei der Ist-oder-Soll-Versteuerung kommt es nur auf den korrekten Zeitpunkt an: Du musst wissen, welche Rechnung in welchen Abrechnungszeitraum gehört. Mehr dazu erfährst Du in diesem Artikel!

1. Was ist die Ist- oder Soll-Versteuerung?
2. Umsatzsteuer abführen: was musst Du beachten?
3. Was ist der Nutzen einer Dauerfristverlängerung?
4. Wer darf die Ist-Besteuerung nutzen?
5. Was ist der Vorteil der Ist-Besteuerung?
6. Soll- oder Ist-Versteuerung – was gilt für Kleinunternehmer?
7. Beispiel zur Soll-Versteuerung
8. Beispiel zur Ist-Versteuerung

Was ist die Ist- oder Soll-Versteuerung? – Umsatzsteuer abführen

Du schreibst zum Monatsende eine Rechnung, auf der Du Umsatzsteuer ausweist. Wenige Tage später musst Du eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Das Geld vom Kunden ist noch nicht auf Deinem Konto eingetroffen. Musst Du nun dennoch die berechnete Umsatzsteuer schon an das Finanzamt abführen oder gibst Du nur die Umsatzsteuerbeträge an, die du tatsächlich bereits erhalten hast? Bei der Ist- oder Soll-Versteuerung geht es genau um diese Frage.

Was ist die Soll-Versteuerung?

Die Soll-Versteuerung ist der Normalfall, der für die meisten Unternehmen gilt. Bei der Soll-Versteuerung geht die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer sofort in die nächste Umsatzsteuervoranmeldung mit ein. Das Unternehmen geht also unter Umständen in Vorleistung, obwohl es die Steuer und den Rechnungsbetrag noch gar nicht erhalten hat.

Was ist die Ist-Versteuerung?

Anders ist es bei der Ist-Versteuerung. Hier gibt das Unternehmen nur die Rechnungs- bzw. Umsatzsteuerbeträge bei der Voranmeldung mit an, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich bezahlt wurden. Damit leitet es nur die Umsatzsteuer durch, die auch eingegangen ist.

Umsatzsteuer abführen: was musst Du beachten?

Da die Umsatzsteuer im geschäftlichen Alltag ein sogenannter durchlaufender Posten ist, verrechnet sie sich mit Eingangs- und Lieferantenrechnungen. Im kommenden Jahr wird dann noch einmal mit der Umsatzsteuererklärung alles aufgerechnet.

Tipp zum Weiterlesen: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist für viele Unternehmer mehr als einmal jährlich abzugeben. Warum es so wichtig ist, sich an die Fristen zu halten und was Du tun kannst, wenn Du es nicht schaffst, erfährst Du in unserem Beitrag „Fristen einhalten bei der Umsatzsteuervoranmeldung„.

Für die meisten Unternehmen gilt die Soll-Versteuerung. Damit gehen sie zwar manchmal in Vorleistung, in der Regel handelt es sich dabei aber nur um wenige Tage, bis der Kunde zahlt.

Mit der Soll-Versteuerung Umsatzsteuer abführen ist also meist unkompliziert, es sei denn, es kommt zu Zahlungsausfällen. Kunden bezahlen Deine Rechnungen nicht. Die bereits abgeführten Umsatzsteuerbeträge gehen nicht bei Dir ein. Das ist schonmal grundsätzlich sehr ärgerlich, aber noch mehr dadurch, dass Du die Steuer bereits abgeführt hast und Dich das in Deiner Liquidität noch weiter einschränkt. Den Ausgleich bekommst Du nämlich erst im kommenden Jahr über die Umsatzsteuererklärung hin.

Was ist der Nutzen einer Dauerfristverlängerung?

Tatsächlich kann eine Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung hier sehr nützlich sein. Du beantragst beim Finanzamt, dass Du Deine Umsatzsteuervoranmeldung immer vier Wochen später abgeben darfst. Für diejenigen, die bisher ihre Steuersachen immer pünktlich erledigt haben, ist die Bewilligung dieses Aufschubs meist unkompliziert. Ein Antragsformular dazu findest du zum Beispiel in der finanzamtseigenen Steuersoftware ELSTER.

Die Dauerfristverlängerung gibt Dir mehr zeitliche Flexibilität was die Erledigung Deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeht. Gleichzeitig ist aber auch ein Großteil Deiner Rechnungen aus dem Monat oder dem Quartal bereits bezahlt, wenn Du nun die Mehrwertsteuer abführen und Deine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst.

Wer darf die Ist-Besteuerung nutzen?

Für manche Unternehmen besteht auch die Möglichkeit, die Ist-Besteuerung zu wählen. Das muss man beim Finanzamt beantragen. Es geht formlos mit einem einfachen Anschreiben. Allerdings solltest Du Deinen Wunsch begründen können. Und Du musst entweder Freiberufler sein oder darfst nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz im Jahr machen. Gründer können übrigens gleich beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein Kreuzchen machen, wenn sie für die Umsatzsteuervoranmeldung Ist-Besteuerung wählen möchten. Das spart die spätere Antragstellung.

Und die Antwort hängt davon ab, was für ein Unternehmen Du führst und was Du mit dem Finanzamt vereinbart hast. Die Soll-Versteuerung ist der Normalfall. Die Ist-Versteuerung ist nur für Freiberufler und Unternehmen möglich, die weniger als 600.000 Euro Umsatz im Jahr machen.

Wie also begründest Du den Wunsch nach Ist-Besteuerung? Ganz klar zum einen mit Deinen Umsatzzahlen und/oder dem Freiberuflerstatus.

Ist es für das Finanzamt okay, dass Du nach Ist-Besteuerung die Umsatzsteuer abführen kannst, dann bekommst Du das schriftlich bestätigt. Eine Dauerfristverlängerung kannst Du übrigens auch in der Ist-Besteuerung beantragen.

Ist-Versteuerung – Die Voraussetzungen im Überblick

Die Ist-Versteuerung kann auf Antrag gewährt werden, wenn der Unternehmer mindestens eine der nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Der Gesamtumsatz eines buchführungspflichtigen Unternehmens, wie zum Beispiel GmbH, UG oder OHG lag im Vorjahr unter 600.000 Euro
• Es liegt keine Verpflichtung gemäß Abgabenordnung § 141 AO zur Doppelten Buchführung und zur Erstellung von Jahresabschlüssen mit Bilanz vor
• Der Unternehmer ist Angehöriger der Freien Berufe gemäß Einkommensteuergesetz § 18 EStG

Für die Beantragung der Ist-Verteuerung ist lediglich das Vorliegen einer einzigen der oben genannten Voraussetzung erforderlich. So kann zum Beispiel ein Freiberufler trotz eines Jahresumsatzes von mehr als 600.000 Euro die Ist-Besteuerung anwenden. Schließen sich jedoch mehrere Freiberufler zu einer Kapitalgesellschaft zusammen, liegt die Voraussetzung zur Ist-Besteuerung nur dann vor, wenn der Jahresumsatz im Vorjahr insgesamt unterhalb der Höchstgrenze von 600.000 Euro lag. Freiberufler, die freiwillig Bücher führen, können hingegen keine Ist-Versteuerung wählen und müssen ihre Umsatzsteuer abführen, indem sie die Soll-Versteuerung anwenden.

Umsatzsteuer abführen: Was ist der Vorteil der Ist-Besteuerung?

Verbesserte Liquidität mit Ist-Versteuerung

Der Vorteil, wenn Du nur die bereits eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt weiter reichst ist Liquidität. Du musst kein Geld abführen, dass Du noch nicht bekommen hast. Das ist vor allem für diejenigen interessant, die wenig Betriebsausgaben haben, also kaum Vorsteuer verrechnen können. Außerdem ist es wichtig, wenn Du Deinen Kunden lange Zahlungsziele einräumst oder sie sich einfach sehr viel Zeit mit der Bezahlung lassen. Da hilft Dir die Ist-Besteuerung, trotz langsamer Geldeingänge flüssig zu bleiben.

Vereinfachte Buchhaltung mit Ist-Versteuerung

Zudem sorgt die Ist-Versteuerung für eine Vereinfachung der Buchhaltung. Die Ermittlung der Umsatzsteuerschuld bei der Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen ist bei der Ist-Versteuerung sehr einfach. Denn hierfür muss die Buchhaltung lediglich die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Zahlungseingängen ableiten und mit der Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen, die im Abrechnungszeitraum eingegangen sind, verrechnen.

Bei Kleinunternehmern ist die Sache auch unkompliziert – aber die erheben ja sowieso keine Umsatzsteuer. Damit stellt sich die Frage erstmal gar nicht. Wenn Du aber die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung hinter Dir gelassen hast und in die Regelbesteuerung wechselst, wird das Thema wichtig.

Ist-Versteuerung – optimal für Gründer

Gerade Gründer sollten, wenn sie langfristig die Voraussetzungen hierfür erfüllen, die Ist-Versteuerung wählen. Denn sie sind in der Regel ganz besonders darauf angewiesen, ihre Liquidität zu sichern. Da sie ihren Kundenstamm erst aufbauen müssen, verfügen Gründer in der Regel nicht über die erforderlichen Rücklagen, um hohe Vorleistungen an das Finanzamt abdecken zu können. Sobald sie Rechnungen mit hohen Beträgen an Kunden stellen, entstehen für sie entsprechend hohe Steuerschulden. Daher bietet die Ist-Versteuerung insbesondere für Gründer eine wirkungsvolle Abfederung ihrer Liquidität während der Startphase des Unternehmens.

Beispiel zur Soll-Versteuerung

Die Gärtnerei Grün legt im März für Familie Frei den Garten an. Am 22. April stellt die Gärtnerei an Familie Frei eine Rechnung in Höhe von 2.380 Euro. Im Rechnungsbetrag sind 380 Euro Mehrwertsteuer enthalten. Am 10. Mai reicht die Gärtnerei Grün ihre Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat April bei ihrem zuständigen Finanzamt ein. Obwohl Familie Frei die Rechnung der Gärtnerei noch nicht bezahlt hat, muss Gärtnerei Grün 380 Euro aus der Rechnung als vereinnahmte Umsatzsteuer abführen. Die 380 Euro muss die Gärtnerei unabhängig davon, wann Familie Frei die Rechnung bezahlen wird, bis zum 10. Mai als Vorleistung gegenüber dem Finanzamt erbringen. 

Was bringt eine Dauerfristverlängerung?

Hat Gärtnerei Grün eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen, muss sie die 380 Euro aus der Rechnung an Familie Frei erst bis zum 10. Juni an das Finanzamt als Umsatzsteuerschuld abführen. Die Dauerfristverlängerung verschafft der Gärtnerei Grün demnach einen zeitlichen Spielraum und verbessert damit ihre Liquidität. Denn die Wahrscheinlichkeit, dass Familie Frei die Rechnung bis Ende Mai bezahlen wird, ist sehr viel höher als eine sofortige Begleichung. Somit verbessert die Dauerfristverlängerung die Liquidität der Gärtnerei Grün. Denn der zusätzliche Zeitgewinn erhöht die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass Gärtnerei Grün den Steuerbetrag vom Kunden bis zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bereits erhalten hat und nicht in Vorleistung gehen muss.

Beispiel zur Ist-Versteuerung

Die Gärtnerei Grün stellt am 22. April ihre Rechnung an Familie Frei. Familie Frei bezahlt die Rechnung am 5. Juni. Da die Gärtnerei Grün die Ist-Versteuerung anwenden darf, muss sie die 380 Euro Umsatzsteuer aus der Rechnung an Familie Frei in den Umsatzsteuervoranmeldungen Mai und Juni nicht als vereinnahmte Umsatzsteuer melden und bezahlen. Sie muss für die Umsatzsteuer aus der verspätet bezahlten Rechnung an Familie Frei nicht in Vorleistung gehen. Vielmehr meldet die Gärtnerei den Betrag von 380 Euro erst in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Abrechnungszeitraum des Monats Juni, die regulär bis zum 10. Juli einzureichen ist. Da die Gärtnerei den Betrag von Familie Frei bereits erhalten hat, kann sie die Umsatzsteuer im Juli an das Finanzamt ausbezahlen, ohne in Vorleistung zu gehen. Hat Gärtnerei Grün eine Dauerfristverlängerung, kann sie den Umsatzsteuerbetrag noch einen weiteren Monat nutzen. Sie bezahlt die 380 Euro erst bis zum 10. August an das Finanzamt aus.

Was gilt für den Vorsteuerabzug?

Unternehmen können gezahlte Umsatzsteuer aus Lieferantenrechnungen von ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Der Vorsteuerabzug kann immer sofort nach Erhalt der Lieferantenrechnung angewendet werden. Das bedeutet, dass Unternehmen auch dann die Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen von ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen können, wenn sie die Rechnung noch nicht beglichen haben. Denn für den Vorsteuerabzug gilt das Rechnungsdatum der Lieferantenrechnung und nicht die Buchung des Zahlungsausgangs. Der sofortige Vorsteuerabzug darf unabhängig davon umgesetzt werden, ob das Unternehmen die Ist- oder Soll-Versteuerung anwendet.