Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll oder nicht?

Gründer müssen sich entscheiden: Als Kleinunternehmer starten oder direkt in die Regelbesteuerung einsteigen? Die Entscheidung hängt nicht allein vom Umsatz ab. Umsatzsteuerpflichtig ist jeder, doch für manch einen ist die Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll. Der Gesetzgeber hat nämlich mit der Kleinunternehmerregelung eine Vereinfachung für Unternehmer geschaffen, die keine großen Umsätze machen: Kleinunternehmer dürfen auf die Berechnung von Umsatzsteuer verzichten.

1. Was ist die Regelbesteuerung?
2. Für wen ist die Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll?
3. Wo liegen die Vorteile der Regelbesteuerung?

Was ist die Regelbesteuerung im Bezug auf die Umsatzsteuer?

Das reguläre Besteuerungsverfahren in Deutschland gibt vor, dass Unternehmer grundsätzlich die Pflicht haben, von ihren Kunden Mehrwertsteuer zu erheben und diese als Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Die Regelbesteuerung bezeichnet somit das Besteuerungsverfahren von Unternehmen und Selbstständigen, wie es im Umsatzsteuergesetz UStG vorgegeben ist. Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, dass die Steuerschuld durch den Unternehmer selbstständig zu ermitteln und im Rahmen von regelmäßigen unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt zu melden ist. Zeitgleich mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist die Steuerschuld zu begleichen. Zudem ist nach Abschluss eines Kalenderjahres eine Jahresumsatzsteuererklärung zu erstellen. Die Regelbesteuerung als reguläres Besteuerungsverfahren stellt das Gegenstück zur Kleinunternehmerregelung, die Unternehmer von der Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer entbindet.

Wie funktioniert die Regelbesteuerung in der Praxis?

Jeder Unternehmer muss für seine Lieferungen und Leistungen von seinen Kunden Mehrwertsteuer verlangen. Die Steuer schlägt er entsprechend des anzuwendenden Steuersatzes auf den reinen Waren- oder Leistungswert auf. Die Summe aus Waren- oder Leistungswert und Steuerbetrag ergibt den Rechnungsbetrag, den der Kunde an der Ladenkasse oder nach Erhalt der Lieferantenrechnung bezahlt. Die Mehrwertsteuer, die der Unternehmer dabei einkassiert, gehört jedoch nicht seinem Betrieb, sondern dem Staat. Daher müssen Unternehmer die vereinnahmte Mehrwertsteuer, die als Umsatzsteuer bezeichnet wird, an das Finanzamt ausbezahlen. Die Auszahlung erfolgt regelmäßig entweder einmal pro Monat, vierteljährlich oder einmal im Jahr zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Häufigkeit der Auszahlung richtet sich nach den Umsätzen, die das Unternehmen im Vorjahr erzielt hat. Bei der Ermittlung der Umsatzsteuerschuld können steuerpflichtige Unternehmen den sogenannten Vorsteuerabzug nutzen.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Unternehmer, die die Regelbesteuerung anwenden, haben die Möglichkeit, ihre geleistete Vorsteuer mittels des Vorsteuerabzugs von ihrer Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Der Vorsteuerabzug umfasst die Umsatzsteuer, die das Unternehmen an seine Lieferanten bezahlt hat. Die sogenannte geleistete Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen können Unternehmen in einen Vorsteuerbetrag innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums zusammenfassen und von ihrer Steuerschuld abziehen. Verbleibt eine Steuerschuld, muss nur der Restbetrag an das Finanzamt ausbezahlt werden. Ist der Vorsteuerbetrag höher als die Steuerschuld, erstattet das Finanzamt den Betrag an das Unternehmen.

Für wen ist die Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll?

Die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung liegt bei 22.000 Euro im Jahr. Wer im Vorjahr nicht mehr Geld umgesetzt hat und im laufenden nicht die 50.000 Euro-Grenze überschreitet, darf als Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen. Allerdings: Das Finanzamt muss davon wissen und auf jede Rechnung gehört ein Vermerk. Und wer Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellt, darf keine Vorsteuer verrechnen.

Wer oberhalb der Umsatzgrenze liegt, braucht gar nicht über die Umsatzsteuerbefreiung nachzudenken. Für diejenigen, für die die Kleinunternehmerregelung eine Option ist sind zwei Aspekte entscheidend: Betriebsausgaben und Kunden.

Wenig Betriebskosten oder materialintensive Produktion?

Wer keine Umsatzsteuer vereinnahmt, ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das kann Auswirkungen auf die Liquidität des Geschäfts haben. Hast du bei der Gründung hohe Anfangsinvestitionen wie Maschinen, Büroausstattung und Materialien, dann zahlst du als Kleinunternehmer einen Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer. Die Betriebsausgabe wirkt sich erst bei der Einnahmenüberschussrechnung und der Steuererklärung im kommenden Jahr steuersenkend aus. Wer auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet hat, kann die 19% gezahlter Umsatzsteuer bei der nächsten Voranmeldung verrechnen, das ist schon im nächsten Monat.

Es hängt also vom Unternehmen und was es anbietet ab, ob die Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll ist oder nicht. Wer im Homeoffice gründet, keine großen Ausgaben hat, für den ist der Vorsteuerabzug nicht so wichtig wie für jemanden, der große Mengen an Waren und Materialien einkaufen und vorrätig halten muss.

Entscheidungshilfe:

• Hast du kaum Betriebsausgaben, dann kannst du die Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll, nämlich zeitsparend, nutzen.
• Hast du viele Betriebsausgaben und Materialkosten, dann sind für dich Umsatzsteuer und Vorsteuer wichtig, um finanziell mehr Bewegungsspielraum zu haben.

Privat- oder Geschäftskunden?

Für wen arbeitest du? Wer eine Dienstleistung anbietet, die überwiegend von Geschäftskunden nachgefragt wird, für den macht Umsatzsteuer oder nicht wenig Unterschied. Für Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer nämlich nur ein durchlaufender Posten. Sie zahlen sie und sie holen sie sich im nächsten Monat als Vorsteuer vom Finanzamt zurück.

Privatkunden sind Endverbraucher. Sie sind diejenigen, die die Umsatzsteuer tatsächlich zahlen. Für Privatkunden macht es also sehr wohl einen Unterschied, ob sie deinen Netto-Stundensatz bezahlen oder noch Umsatzsteuer dazu kommt. Hier ist der Kleinunternehmer also im Vorteil, weil er – aus Kundensicht – günstiger anbieten kann.

Entscheidungshilfe:

• Wer für Geschäftskunden arbeitet, hat weder Vor- noch Nachteile aus der Umsatzsteuerbefreiung.
• Wer überwiegend für Privatkunden tätig ist, profitiert von der Umsatzsteuerbefreiung.

Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung?

Zwar profitieren Kleinunternehmer von einer Vereinfachung des Verwaltungsaufwandes und von einer sehr guten Möglichkeit zur günstigen Preisgestaltung. Doch auch die Regelbesteuerung hat ihre Vorteile, die bei der Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung ihre Erwägung finden müssen.

Wo liegen die Vorteile der Regelbesteuerung?

Zwar können Kleinunternehmer bei ihrer Steuererklärung ihre Betriebsausgaben in Brutto angeben. Das bedeutet, dass die Mehrwertsteuer, die sie in Lieferantenrechnungen bezahlen, von ihrem Gewinn abgezogen wird und sich daher gewinnn- und steuermindernd auswirkt. Doch der Effekt des Vorsteuerabzugs in der Regelbesteuerung ist sehr viel höher. Denn dieser ermöglicht es steuerpflichtigen Unternehmen, den bezahlten Steuerbetrag in voller Höhe abzuziehen. Aus diesem Grund liegt einer der wichtigsten Vorteile der Regelbesteuerung gegenüber der Kleinunternehmerregelung in ihrem Recht auf Vorsteuerabzug. Denn mit diesem kann die gezahlte Umsatzsteuer zu 100 Prozent abgezogen werden. Der Vorsteuerabzug des steuerpflichtigen Unternehmers hat somit eine sehr viel größere Wirkung als die Umsatzsteuerbefreiung des Kleinunternehmers. 

Wie wirken die Vorteile der Regelbesteuerung durch den Vorsteuerabzug?

Durch den Vorsteuerabzug bezahlen Unternehmen, die steuerpflichtig sind, effektiv für ihre Einkäufe, die sie als Betriebsausgaben deklarieren, keine Umsatzsteuer. Das Recht auf Vorsteuerabzug ist daher der wichtigste Aspekt, der für die Regelbesteuerung und gegen die Kleinunternehmerregelung spricht. Denn anders als in der Regelbesteuerung können Kleinunternehmer den Vorsteuerabzug nicht nutzen. Sie müssen für ihre Einkäufe ebenso wie Endverbraucher regulär Mehrwertsteuer bezahlen, die sie steuerlich nur mit einem vergleichsweise geringen Effekt von ihrem Gewinn abziehen können. 

Neben dem Recht auf Vorsteuerabzug, das als zentraler Vorteil der Regelbesteuerung gilt, haben steuerpflichtige Unternehmen noch weitere Vorteile. 

Vertrauensvorsprung als Vorteil der Regelbesteuerung

Zu den weiteren Vorteilen der Regelbesteuerung gehört, dass regulär besteuerte Unternehmen im Gegensatz zu Kleinunternehmern einen Vertrauensvorsprung in ihrem öffentlichen Auftritt haben. Denn der Status als Kleinunternehmer offenbart potenziellen Kunden, dass der wirtschaftliche Ertrag des Unternehmers unterhalb der Kleinunternehmergrenzen liegt. Diese sind allgemein bekannt und legen offen, dass das Kleinunternehmen nur über begrenzte Kapazitäten verfügt. Diese Erkenntnisse führen dazu, dass Kunden auch entsprechende Rückschlüsse auf die Qualität oder die Professionalität eines Unternehmens ziehen. So führt der Status als Kleinunternehmer sehr häufig zu einem Imageverlust, der nur durch erhöhten Einsatz oder sehr günstige Preise wettgemacht werden kann. Wer hingegen sein Unternehmen als steuerpflichtig führt, lässt keine Einblicke in die wirtschaftliche Situation seines Betriebs zu und kann Kunden einfacher von seinen Kompetenzen und seiner Qualität überzeugen. 

Entwicklungsmöglichkeiten

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss die Umsatzgrenzen einhalten, um den Status nicht zu verlieren. Andernfalls kann es nicht nur zu Nachforderungen an Umsatzsteuer kommen. Auch der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung geht mit erheblichen Risiken für das Unternehmen einher. 

Folgen des Wechsels von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung hat einschneidende Umstellungen für den Betrieb zur Folge. Denn Kunden, die bislang von einer günstigen Preisgestaltung profitieren konnten und dem Kleinunternehmer treu waren, müssen an höhere Preise gewöhnt werden. Das kann zu einem Verlust an Kunden und in der Folge zu Umsatzeinbußen des Kleinunternehmens führen. Zudem müssen Buchhaltung und Verwaltung auf die Regelbesteuerung umgestellt werden, was oftmals mit zusätzlichem Aufwand an Personalkosten verbunden ist. Diese Umstellungen müssen nicht nur sorgfältig geplant werden. Das Kleinunternehmen muss die Veränderungen, die Umsatzeinbuße und die neue Ausrichtung auch finanziell verkraften, was mit einem sehr hohen Risiko für den Bestand des Unternehmens einher geht. 

Vorteil durch Kontinuität der Regelbesteuerung

Daraus ergibt sich einer der weiteren Vorteile der Regelbesteuerung. Denn steuerpflichtige Unternehmen können langfristig planen und sich vom Zeitpunkt ihrer Gründung an eine Steigerung ihrer Umsätze zum Ziel setzen. Ihre Umsätze sind nicht durch Höchstgrenzen eingedämmt und können sich daher ungehindert entwickeln. Daher ist die Kleinunternehmerregelung nur dann zu empfehlen, wenn geplant wird, dass das Unternehmen auch langfristig nur Umsätze unterhalb der Kleinunternehmergrenzen erzielen soll.