10. Okt 2018 | Buchhaltung
Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen: So geht’s!
Die Zeiten von Papiervordrucken sind hier vorbei: Das Finanzamt hätte deine Umsatzsteuervoranmeldung gerne auf elektronischem Weg. Aber wie geht das? Und warum musst du das überhaupt machen? Natürlich braucht man etwas Zeit, um die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen zu können. Aber wer gut vorbereitet ist, der trägt am Ende nur noch die richtigen Zahlen ein und fertig ist die Sache.
- Voranmeldung: Welche Vorteile bietet sie?
- Wie oft muss die Voranmeldung sein?
- Termine und Fristen – die Umsatzsteuervoranmeldung richtig mache
- Was gilt es bei der Dauerfristverlängerung zu beachten?
- Voranmeldung und auch noch Umsatzsteuererklärung?
- Die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen – ELSTER Formular
- Wie gibst Du die Steuersätze für die Umsatzsteuer an?
- Denkfalle: die Verrechnung mit der Vorsteuer
- Die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – Anleitung für die Praxis
Voranmeldung: Welche Vorteile bietet sie?
Der ganz große Vorteil, den dir die Umsatzsteuervoranmeldung bietet, ist, dass du schon im Jahresverlauf die Vorsteuer ziehen kannst. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst gezahlt hast zum Beispiel für Büromaterial, Fahrkarten oder an Subunternehmer. Die bereits gezahlten Umsatzsteuerbeträge ziehst du von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld ab. Es kann passieren, dass du mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen hast. Dann erstattet das Finanzamt dir die Differenz.
Wie oft muss die Voranmeldung sein?
Von Gründern will das Finanzamt in den ersten zwei Geschäftsjahren jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung sehen. Bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden, die schon länger selbstständig sind, hängt es vom Umsatzsteueraufkommen im Vorjahr ab, wie häufig sie die Voranmeldung abgeben müssen. Wer mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer im Jahr vereinnahmt, wird weiterhin monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung machen müssen. Zwischen 1.000 und 7.500 Euro Jahresumsatzsteuer, möchte das Finanzamt quartalsweise eine Voranmeldung. Solltest du im Vorjahr weniger als 1.000 Euro an das Finanzamt überwiesen haben, weil dein Umsatz so gering war, dann wirst du vorübergehend von den Voranmeldungen befreit. Hier reicht die alljährliche Umsatzsteuererklärung aus.
Termine und Fristen – die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen
Um die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen zu können gilt: Fristen einhalten! Die Voranmeldung muss immer bis spätestens zum 10. des Monats beim Finanzamt sein, der auf den Abrechnungszeitraum folgt. Wer quartalsweise anmeldet, hat also den 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar als Stichtag. Das Geld sollte möglichst auch bis zu diesem Termin beim Finanzamt sein. Wer eine Abbuchungserlaubnis erteilt hat, braucht sich hier nur darum zu kümmern, dass die Voranmeldung pünktlich beim Finanzamt eingeht. Wer sich zu spät meldet oder zu spät überweist, zahlt drauf. Denn dann werden sogenannte Säumniszuschläge erhoben.
Du kannst beim Finanzamt eine Fristverlängerung für Deine Steuererklärung beantragen. Dafür gibt es eine Vorlage in ELSTER, der Steuersoftware vom Finanzamt, mit der du auch die Voranmeldungen machen kannst. Wenn die Dauerfristverlängerung genehmigt wird, bleibt dir jeweils ein Monat mehr Zeit, die Voranmeldung anzufertigen.
Was gilt es bei der Dauerfristverlängerung zu beachten?
Einen Antrag auf Dauerfristverlängerung kannst du jederzeit – auch unterjährig – stellen. Die Fristverlängerung tritt zum ersten Mal für denjenigen Abrechnungszeitraum in Kraft, in dem du den Antrag gestellt hast. Die Frist für den Abrechnungszeitraum endet zum zehnten Kalendertag des Folgemonats. Beantragst du daher deine Dauerfristverlängerung bis zum 10.2. des Jahres, dann beginnt sie mit dem Abrechnungszeitraum bis Januar des Jahres.
Voranmeldung und auch noch Umsatzsteuererklärung?
Wer alle Voranmeldungen ohne Fehler abgegeben hat, muss dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Im idealen Fall kommt dabei weder Nachforderung noch Rückzahlung heraus, weil alle Umsatzsteuerbeträge bereits korrekt abgerechnet sind. Das kann aber auch mal anders sein, zum Beispiel, wenn du in einem Quartal eine Erstattung bekommen hast und in anderen wieder mehr Gewinn gemacht hast. Mit der Umsatzsteuererklärung wird nochmal das ganze Jahr ausgeglichen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen – ELSTER Formular
Der Vorgang, um die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen an sich ist ziemlich einfach: Wenn du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgibst, trägst du alle nötigen Daten in den Steuervordruck „Umsatzsteuervoranmeldung“ ein. Das Formular dafür findest du in ELSTER. Damit du deine Steuererklärungen elektronisch abgeben kannst, musst du allerdings erstmal ein Zertifikat anfordern, mit dem du dich bei jeder Sitzung eindeutig identifizierst. Das Zertifikat gilt dann für mehrere Jahre.
Wie gibst Du die Steuersätze für die Umsatzsteuer an?
Es gibt verschiedene Umsatzsteuersätze. Welche für deine Dienstleistung oder Verkäufe gültig sind, weißt du bereits. Um sie bei der Umsatzsteuervoranmeldung korrekt anzugeben, musst du deine Umsätze nach Steuersätzen aufteilen. Das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung hat für Umsätze mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen je eine Zeile. Da trägst du den Netto-Umsatz zu 19%, zu 7% oder zu 0% ein. Auch für besondere Fälle gibt es je eine Zeile. Eigentlich gar nicht so schwer. Die Zahlen hast du schließlich in deiner Buchhaltung.
Denkfalle: die Verrechnung mit der Vorsteuer
Auf der zweiten Seite gibt es dann die Zeile für bereits an andere Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer – die so genannte Vorsteuer. Hier musst du den tatsächlich gezahlten Betrag – also nicht den Umsatz – eintragen. Das ist aber auch die einzige Denkfalle in dem Formular.
Die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – Anleitung für die Praxis
Wenn du deine Umsatzsteueranmeldung selbst machen möchtest, dann solltest du dich im Vorfeld gut vorbereiten. Die nachfolgenden Informationen stellen eine kleine Anleitung für alle Gewerbetreibenden, Selbstständigen und Freiberufler, die gerade am Anfang ihrer Selbstständigkeit vor der Frage stehen: Umsatzsteuervoranmeldung: wie geht das?
Für wen gilt die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung?
Grundsätzlich ist in Deutschland jeder Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Lediglich bestimmte Berufsgruppen und Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung ausgenommen. Informiere dich daher im Vorfeld genau darüber, ob du zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bist.
ELSTER ist ein Muss
Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Wege über die Steuerplattform ELSTER ist verpflichtend. Du erhältst einen Zugang zur Plattform, nachdem du dich registriert hast. Die häufigste Form der Registrierung ist über eine Zertifizierungsdatei und über ein Passwort abgesichert. Da dir das Finanzamt dein Passwort per Post zukommen lässt, musst du für die Anmeldung bis zu zwei Wochen an Zeit einplanen.
Umsatzsteuervoranmeldung Formular
Noch vor wenigen Jahren verschickte das Finanzamt das Formular „Umsatzsteuervoranmeldung“ per Post an die Steuerpflichtigen. Danach konnten gewerblich Tätige das Formular aus dem Internet herunterladen, ausdrucken und ausfüllen, um es am Ende per Post ans Finanzamt zu schicken. Seit 2018 müssen Steuerpflichtige, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen, das Umsatzsteuervoranmeldung Formular ausschließlich online auf der Plattform ELSTER ausfüllen und auf elektronischem Wege über das System verschicken.
Vorbereitung für die Umsatzsteuervoranmeldung
Um das Formular Umsatzsteuervoranmeldung online auszufüllen, solltest du alle erforderlichen Zahlen bereit halten. Die einzutragenden Werte ermittelst du, indem du jeweils unterschiedliche Bestandteile deiner Einnahmen und Ausgaben zusammenrechnest. Hierfür teilst du zunächst deine Einnahmen und Ausgaben nach den unterschiedlichen Steuersätzen auf. Aus deinen Einnahmen ermittelst du die Gesamtsumme aus den Nettobeträgen und die Summe aus den Umsatzsteuerbeträgen nach den jeweiligen Steuersätzen. Für deinen Vorsteuerabzug ermittelst du sämtliche Umsatzsteuerbeträge aus Rechnungen, die du an Lieferanten bezahlt hast. Auch diese musst du nach den unterschiedlichen Steuersätzen zusammen fassen.
Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung selber machen kannst, den Aufwand für die Vorbereitung aber scheust, dann empfiehlt sich der Einsatz eines Buchhaltungsprogramms. Denn dieses erstellt die erforderlichen Werte für die Umsatzsteuervoranmaldung automatisch.
Dem Finanzamt die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln
Unternehmen und Selbstständige, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen, haben die Möglichkeit, ihre Eingaben unmittelbar auf dem Umsatzsteuervoranmeldung Formular auf der Plattform ELSTER zu machen oder ein Buchhaltungsprogramm zu nutzen. Denn die Plattform ELSTER hält Schnittstellen für die Datenübertragung bereit, über die die Steuerdaten auch von anderen Systemen übertragen werden können.
Professionelle Buchhaltungsprogramme verfügen generell über eine Schnittstelle mit ELSTER. Fertigt dein Steuerberater deine Umsatzsteuervoranmeldung an, dann schickt er deine Daten über DATEV ans Finanzamt.
Du kannst Dich auch noch ausführlicher in unserem kostenlosen E-Paper „Leitfaden zur Umsatzsteuervoranmeldung“ informieren.
Komplizierter wird es, wenn Du nicht nur in Deutschland Umsätze erzielst, sondern auch in EU-Ländern. Dann musst Du neben der Umsatzsteuervoranmeldung, eine Zusammenfassende Meldung (ZM) einreichen. Was das ist und welche Fristen Du beachten musst, erfährst Du in diesem Beitrag zur zusammenfassenden Meldung.
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