Finanzen   18.3.2020

Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen – Infos zur Buchhaltung

Unternehmen, die von ihren Kunden Mehrwertsteuer einnehmen, müssen unter bestimmten Voraussetzungen mehrmals innerhalb eines Geschäftsjahres diese Einnahmen an das Finanzamt abführen. Die Umsatzsteuererklärung folgt ebenso wie die Bezahlung der Steuer genau festgelegten Regeln. Wenn Deine Mitarbeiter aus der Buchhaltung die Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen, haben sie unterschiedliche Möglichkeiten für die Verarbeitung.


  1. Umsatzsteuer für Unternehmen
  2. Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen – doppelte Buchführung
  3. Vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuererklärung?
  4. Wie hoch ist die Umsatzsteuerschuld?
  5. Vorsteuer für die Umsatzsteuervorauszahlung verbuchen
  6. Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen mit Billomat

Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen

Wenn Deine Mitarbeiter aus der Buchhaltung die Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen, haben sie unterschiedliche Möglichkeiten für die Verarbeitung. (Bild © unsplash.com)

Umsatzsteuer für Unternehmen

Das Umsatzsteuergesetz schreibt Unternehmern vor, dass sie Steuern für den Staat von ihrem Kunden erheben müssen. Unternehmer haben die Pflicht, auf den Nettowert ihrer Waren und Dienstleistungen diese Steuer dazu zu addieren. Abgesehen von bestimmten Ausnahmen enthält daher jede Rechnung die so genannte Mehrwertsteuer. Die Höhe der Steuer errechnet sich aus dem Gesamtwert der Ware oder der Dienstleistung. Derzeit liegt die Höhe der regulär zu erhebenden Steuer bei 19 Prozent. Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Steuersätze unterschiedlicher Höhe. Bei der Rechnungsstellung vereinnahmt der Unternehmer die Steuer im Auftrag des Fiskus, die er in regelmäßigen Abständen wieder an den Staat abführen muss. In der Umsatzsteuererklärung legt der Unternehmer offen, wie hoch seine Umsätze waren und wie viel Umsatzsteuer er zu bezahlen hat.

Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen – doppelte Buchführung

Die Umsatzsteuer ist eine so genannte Jahressteuer. Damit der Staat jedoch zum einen einen Zinsvorteil hat und zum anderen sein Ausfallrisiko möglichst gering halten kann, müssen Unternehmen Teile der jährlichen Umsatzsteuer im Voraus abführen. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Steuererklärung, die innerhalb eines Geschäftsjahres entweder vierteljährlich oder monatlich zu erstellen ist. Da die Steuervoranmeldungen auch zu Vorauszahlungen führen, müssen die Buchführungen Besonderheiten beachten, wenn sie die Umsatzsteuervorauszahlung verbuchen.

Wenn Dein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, dann arbeitest Du mit dem System eines Kontenplans. Die gängigsten Kontenrahmen bei der Kontenführung mit DATEV haben die Bezeichnung SKR 03 und SKR 04. Grundsätzlich benutzt Du für die Buchung der ermittelten Steuersumme aus der Umsatzsteuervorauszahlung zwei Konten. Die Konten unterscheiden sich danach, in welchem Turnus Du Deine Umsatzsteuererklärung abgibst:

  • vierteljährlich
  • monatlich

Vierteljährliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung

Für die vierteljährliche Abgabe benutzt Du die Konten:

  • Umsatzsteuer Vorauszahlungen
  • Bank

Der Zahlbetrag, den Du dem Finanzamt überweisen musst, kommt auf das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Im Kontenrahmen SKR 03 lautet das Konto 1780, während das Konto im Kontenrahmen SKR 04 die Nummer 3820 trägt. Danach nimmst Du die Gegenbuchung vor. Diese kommt auf das Konto Bank mit der Nummer 1200 im Kontenrahmen SKR 03 und der Nummer 1800 in SKR 04.

Monatliche Umsatzsteuererklärung

Die Konten für die Buchung der Zahlsumme aus der monatlichen Erklärung der Umsatzsteuer lauten

  • Umsatzsteuer Vorauszahlung 1/11
  • Bank

Wenn Du verpflichtet bist, die Voranmeldung für Deine Umsatzsteuer monatlich abzugeben, dann musst Du einen festen Anteil aus der Umsatzsteuererklärung des Vorjahres entrichten. Hierfür beträgt der Anteil 1/11 der Umsatzsteuer, die sich aus der Jahresabrechnung aus dem vorangegangenen Wirtschaftsjahr ergeben hat. Diese feste Summe buchst Du auf das Konto Umsatzsteuer Vorauszahlungen 1/11 mit der Bezeichnung 1781 für SKR 03 und 3820 für SKR 04.

Buchung – Soll und Haben

Die Buchungen auf die Konten Umsatzsteuer Vorauszahlungen und Umsatzsteuer Vorauszahlung 1/11 erfolgen jeweils im Soll. Dahingegen buchst Du die Summen auf die jeweiligen Konten Bank im Haben.

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Vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuererklärung?

Die Termine und Häufigkeit für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung und daher auch die Art, wie Buchhaltungen die Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen, hängen vom Gewinn des Unternehmens ab. Demnach müssen Unternehmer mit einer Steuerschuld aus dem Vorjahr, die unter 1.000 Euro lag, keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Hat hingegen Deine Umsatzsteuerschuld im Vorjahr zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro betragen, dann fordert Dich das Finanzamt zu einer vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung auf. Liegt Deine Umsatzsteuerschuld aus dem Vorjahr über 7.500 Euro, dann musst Du die Umsatzsteuervorauszahlungen monatlich erklären und entrichten.

Umsatzsteuervorauszahlung verbuchen – wie hoch ist die Umsatzsteuerschuld?

Um den Zahlbetrag der Umsatzsteuer für die Umsatzsteuervoranmeldung zu ermitteln, sind sämtliche eingenommenen Mehrwertsteuerbeträge zu addieren. Danach wird die geleistete Vorsteuer vom Gesamtbetrag an vereinnahmter Mehrwertsteuer abgezogen. Der Restbetrag ist die Umsatzsteuerschuld, die an das Finanzamt zu melden und zu bezahlen ist. 

Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer bezeichnet die Mehrwertsteuer, die Unternehmen an Lieferanten und Dienstleister bezahlen. Denn in den Eingangsrechnungen, die Lieferanten und Dienstleister an Unternehmen richten, verlangen sie ebenso Mehrwertsteuer wie von Endverbrauchern. Diese Mehrwertsteuer gilt für das Unternehmen, das die Eingangsrechnung bezahlt, als Vorsteuer. Die bezahlte Vorsteuer können Unternehmen im Zuge ihrer Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung von der vereinnahmten Umsatzsteuer abziehen.

Wer bezahlt die Mehrwertsteuer?

Da innerhalb der Wertschöpfungskette jede Leistung mit neuer Mehrwertsteuer belegt wird, wird die Steuer an jedem Kettenglied von den Unternehmen als Durchlaufposten behandelt und dadurch neutralisiert. Die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen an seine Lieferanten und Dienstleister bezahlt, belastet das Unternehmen nicht, da sie als Vorsteuer von der Steuerschuld abgezogen werden kann. So wird verhindert, dass die Steuerlast beim Durchlaufen der einzelnen Schritte der Wertschöpfungskette jedesmal anwächst und dabei der Preis für den Endverbraucher unattraktiv wird. Die Steuer fällt daher effektiv erst am Ende der Wertschöpfungskette und dabei nur einmalig für den Endverbraucher an.

Vorsteuer für die Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen

Auch die Vorsteuer wird im Kontensystem der doppelten Buchführung gebucht. Hierfür kannst Du im Kontenrahmen SKR 03 das Konto mit der Nummer 1570 und in SKR 04 mit der Nummer 1400 verwenden. Beide Konten tragen den Namen Abziehbare Vorsteuer. Da auch für die abziehbare Vorsteuer unterschiedliche Steuersätze gelten können, sehen die Kontenrahmen weitere Konten vor, um die Steuersätze und Bezugsstandorte zu berücksichtigen und entsprechend zu bezeichnen.

  • Im Kontenrahmen SKR 03 kommen Beträge aus abziehbarer Vorsteuer mit 7% in das Konto mit der Nummer 1571 und mit 19% in das Konto mit der Nummer 1576. Für abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb zu 7% steht das Konto mit der Nummer 1572 und zu 19% mit der Nummer 1574 zur Verfügung.
  • Für den Kontenrahmen SKR 04 stehen Konten mit denselben Bezeichnungen bereit: Abziehbare Vorsteuer 7% mit der Nummer 1401 und Abziehbare Vorsteuer 19% mit der Nummer 1406. Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb zu 7% hat in SKR 04 die Nummer 1402 und zu 19% die Nummer 1404.
Mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst Du Deine Umsatzsteuervoranmeldung schnell und umkompliziert erstellen. Hier erfährst Du mehr! >>>

Zusammenfassung

Die Buchung von Umsatzsteuerbeträgen und Vorsteuerbeträgen hat auf jeweils eigenständige Konten zu erfolgen. Liegen ausschließlich Beträge zum regulären Steuersatz vor, können diese auf die übergeordneten Konten gebucht werden. Andernfalls sind die Buchungen auch nach Steuersätzen und innerdeutschem oder innergemeinschaftlichem Erwerb zu trennen. Da die Umsatzsteuer in Ausgangsrechnungen durch den Kunden bezahlt wird und Unternehmen zugleich für bezahlte Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen können, ist die Umsatzsteuer ein Durchlaufposten, der das Unternehmen nicht belastet. Daher sind die Erträge erfolgsneutral zu buchen. 

Umsatzsteuervoranmeldung verbuchen mit Billomat Buchhaltungssoftware

Mit Billomat erstellst Du die laufende Buchhaltung innerhalb des Systems der Buchhaltungssoftware. Im Zuge der Buchhaltungsarbeiten hinterlegst Du daher Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen mit den dazu gehörenden Einnahmen und Ausgaben. So kann Billomat Deine Dokumente auslesen und die Steuerbeträge richtig zuordnen und in die Umsatzsteuervoranmeldung übertragen.

  • Dokumente auslesen
    Alle Dokumente, die Du im Zuge Deiner Buchhaltung mit der Billomat Buchhaltungssoftware bearbeitet hast, liest das Programm für die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch aus. Die Software erkennt diejenigen Daten in Deiner Buchhaltung, die für die Umsatzsteuervorauszahlung eine Bedeutung haben.
  • Automatische Zuordnung von Belegen
    Die Billomat Software erkennt aus den in der Buchhaltungssoftware hinterlegten Dokumenten die Mehrwertsteuer und ordnet sie Einnahmen oder Ausgaben zu. So errechnet Billomat die eingenommene Umsatzsteuer ebenso wie die ausgegebene Vorsteuer und fasst diese jeweils zu Gesamtbeträgen zusammen. 
  • Automatische Übertragung ins Steuerformular
    Billomat erkennt automatisch, in welche Felder des Steuerformulars die jeweiligen Beträge für Umsatzsteuer und Vorsteuer zugeordnet werden müssen und erledigt so eine fehlerfreie Eintragung.
  • Übermittlung ans Finanzamt
    Mit der Billomat Buchhaltungssoftware benötigst Du keinen Zugang zum ELSTER Portal der Finanzbehörden mit einem eigenen Zertifikat. Die Steuerdaten überträgst Du mit der Billomat Software vielmehr direkt an das Finanzamt.

Durch die Automatisierung der einzelnen Arbeitsschritte erstellst Du mit der Billomat Buchhaltungssoftware Deine Umsatzsteuervoranmeldungen unkompliziert und sicher. 

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