Organisation   02.7.2019

Wie verwalte ich den Urlaub meiner Mitarbeiter effizient?

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Die Urlaubsverwaltung im Unternehmen hat schon so manchem Personaler den letzten Nerv geraubt. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, desto wichtiger ist es mit den richtigen Mitteln zu arbeiten, um dieses Thema zeitsparend und transparent zu bewältigen.

urlaubsverwaltung

Hier ein Urlaubsantrag, da noch Resturlaub – die Urlaubsverwaltung kann einem Personaler den letzten Nerv rauben. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du sie optimieren kannst. (Bild © pexels.com)

Warum die Urlaubsverwaltung schnell ausarten kann

Die Urlaubsverwaltung ist es ein wichtiges Thema für Mitarbeiter und Vorgesetzte und sollte schnell und fehlerfrei erledigt werden können. Die Urlaubsverwaltung besteht jedoch nicht nur daraus, Urlaubsanträge weiterzuleiten bzw. freizugeben oder abzulehnen. Mögliche Mitarbeiterengpässe müssen berücksichtigt werden, die entstehen können, wenn zu viele Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub wären. Der Urlaubsanspruch der einzelnen Mitarbeiter sollte zudem vor der Freigabe des Urlaubsantrages überprüft werden. Auch die Berechnung eines möglichen Resturlaubs am Ende des Jahres ist notwendig, wenn im Unternehmen die Urlaubsmitnahme ins nächste Jahr angeboten wird. Wenn Unternehmen diesbezüglich noch auf veraltete Technologien wie selbst erstellten Excel-Tabellen vertrauen, oder sogar Wandkalender zu Hilfe nehmen, dann sollte dies schleunigst überdacht werden. Im Idealfall sollten Unternehmen eine smarte ​HR Software​ wie kiwiHR einsetzen, die es ermöglicht alle oben genannten Punkte fehlerfrei und mühelos umzusetzen.

Die Herausforderungen der Urlaubsverwaltung

Urlaubsanspruch in Europa sehr verschieden

Grundsätzlich liegt der gesetzliche Urlaubsanspruch von Vollzeitkräften, die einer 5-Tage-Woche nachgehen, in Deutschland und der Schweiz bei 20 Tagen. Die Österreicher sind etwas großzügiger mit 25 Tagen Urlaub. Damit befindet sich Österreich in Europa im oberen Mittelfeld, Deutschland und die Schweiz eher im unteren Bereich. Spitzenreiter weltweit sind Frankreich, Finnland und Brasilien mit 30 Tagen Urlaubsanspruch. Durchschnittlich stehen Vollzeitkräften in Deutschland 28 Tage Urlaub zur Verfügung. Davon werden 24.8 Tage genommen, was zu einem Resturlaub von über drei Urlaubstagen führt. Hinzu kommen natürlich noch Feiertage, die sich beispielsweise in Deutschland innerhalb einzelner Bundesländer und selten noch in Konfessionen unterscheiden. So können sich Mitarbeiter in Bayern über mehr Feiertage freuen als in anderen Bundesländern. Allein diese Inkonsistenz birgt Herausforderung für Unternehmen, die verschiedene Standorte, aber nur ein zentralisiertes Personalwesen haben. Schließlich müssen Feiertage bei Urlaubsplänen berücksichtigt werden um keine Fehler bei den Urlaubskonten der Mitarbeiter zu erhalten.

Verschiedene Arbeitsverträge als Hürde

Zusätzlich bezieht sich der oben genannte gesetzliche Urlaubsanspruch ausschließlich auf Vollzeitkräfte. Für Teilzeitkräfte gelten wiederum andere Urlaubsansprüche, genauso wie für Mitarbeiter unter 20 Jahren oder Auszubildende. Grundsätzlich ist es auch möglich, dass sich der Urlaubsanspruch einzelner Mitarbeiter im Arbeitsvertrag unterscheidet. Für das Personalwesen eines Unternehmens bedeutet dies, dass all diese möglichen Fälle berücksichtigt werden müssen, um korrekte Informationen in Urlaubskonten eintragen zu können.

Zeitaufwendige Prozesse für Mitarbeiter

Unternehmen die noch nicht auf smarte HR Softwares zurückgreifen um ihre Urlaubsplanung zu automatisieren, sind häufig an zeitaufwendige Prozesse gebunden. So müssen Urlaubsanträge in den meisten Fällen noch ausgedruckt, ausgefüllt und unterschrieben werden. Anschließend muss der Antrag noch an die Personalverantwortlichen übergeben werden, die diese wiederum an die Führungskräfte zur Validierung weiterleiten. Im Anschluss muss der Antragsteller informiert und der Eintrag zusätzlich in das Urlaubsplanung-Tool eingetragen werden (oftmals noch veraltete Excel-Tabellen). Dieser Prozess ist zeitaufwendig und die Fehlerquote sehr hoch.

All die oben aufgeführten Punkte sollten bei Unternehmen, die für Ihre ​Urlaubsverwaltung noch keine smarte ​HR Software​ wie kiwiHR verwenden, dazu führen, die eigenen Prozesse im Unternehmen zu überdenken.

Vorteile der digitalen Urlaubsverwaltung mit kiwiHR

kiwiHR kann von jedem Mitarbeiter im Unternehmen genutzt werden. Einen Urlaub zu beantragen dauert nur wenige Sekunden. Der Antrag wird ohne Umwege per Mail an den Vorgesetzten gesendet. Dieser kann auf Knopfdruck bestätigen oder ablehnen. Ein Umweg über den Personalmanager ist nicht mehr notwendig. Verschiedene Urlaubsregelungen, abhängig vom Vertragstyp lassen sich bei kiwiHR ebenfalls mühelos erstellen. Dadurch werden Informationen wie Resturlaub automatisch berechnet und werden dem Mitarbeiter in seinem eigenen Profil jederzeit angezeigt. Dies erhöht die Transparenz bei den Mitarbeitern und entlastet zusätzlich die Personalverantwortlichen. Gesetzliche Feiertage werden ebenfalls automatisch berücksichtigt, was das Fehlerpotential bei der Urlaubsplanung erheblich senken kann. Hierfür werden Mitarbeiter einem Standort zugewiesen, der die gesetzlichen Feiertage der Region beschreibt und berücksichtigt. Eine mögliche Resturlaubsmitnahme in das nächste Kalenderjahr ist mit kiwiHR ebenfalls automatisch möglich. Es muss einmalig festgelegt werden, wie viele Tage mitgenommen werden können und wann diese verfallen. Auch diese Maßnahme schafft weitere Transparenz im Unternehmen und reduziert Nachfragen bei den Personalmanagern.

kiwiHR bietet neben einfacher Urlaubsverwaltung auch weitere nützliche Funktionen an, die Personaler entlasten und tägliche Arbeitszeit sparen können. Mühelose ​Arbeitszeiterfassung mit einem automatischen Überstundenkonto, sowie einfaches ​Mitarbeitermanagement vereinfachen tägliche Prozesse. Digitales ​Dokumentenmanagement​ fördert die Transparenz und Auffindbarkeit wichtiger Dokumente und Informationen. Durchdachtes ​Mitarbeiter Onboarding​ unterstützt neue Mitarbeiter beim Zurechtfinden im neuen Unternehmen und fördert die Produktivität ab dem ersten Arbeitstag.

Lerne kiwiHR völlig unverbindlich kennen und nutze unsere ​14-tägige kostenlose Testphase​. So kannst Du von zeitsparenden Prozessen profitieren und Dein Personalmanagement im Handumdrehen vereinfachen.

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