Blog   08.7.2014

Verbinde deine Dropbox mit den Billomat-Eingangsrechnungen

Auf Wunsch landen alle Dokumente, die du in deiner Dropbox ablegst, als Eingangsrechnungen in Billomat. In wenigen Klicks kann’s losgehen.

Um bei einer Eingangsrechnung eine Datei zuzuordnen, musst du diese Datei nicht zwangsläufig bei Billomat hochladen. Wenn du deine Lieferantenrechnungen in der Dropbox ablegst, kannst du Billomat damit beauftragen, die Dateien dort abzuholen.

Als erstes solltest du in Billomat den Menüpunkt „Dokumente > Inbox-Dokumente“ anklicken. Zur Erinnerung: In der Inbox liegen alle Dokumente, die noch einer Eingangsrechnung zugeordnet werden müssen.

Von der Dropbox zu Billomat

In dieser Inbox findest du auch den Reiter „Cloud-Speicher“. Dort kannst du deine Dropbox mit Billomat verbinden. Ist dies geschehen, musst du noch den oder die Ordner auswählen, die Billomat überwachen soll. Wähle hier beliebig viele Verzeichnisse, auf die Billomat ein Auge haben soll.

Das war es auch schon. Sobald eine Datei (im Moment werden die Formate PDF, PNG, GIF und JPEG akzeptiert) in einen überwachten Dropbox-Ordner gelegt wird, erscheint sie wenige Sekunden später in der Billomat-Inbox und kann einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.

P.S.: Wusstest du schon, dass du Dokumente auch per E-Mail in deiner Inbox parken kannst?

Diskussion

15 comments

  1. 8. Juli 2014 am 18:09

    Hallo
    Geht das auch mit Evernote

    Gruß
    Armin Gantzckow

    • 8. Juli 2014 am 20:14

      Noch nicht. Wir warten mal das Feedback ab. Wenn es mehr Nutzer gerne hätten, ist auch eine Evernote-Anbindung denkbar.

  2. 10. Juli 2014 am 8:12

    Moin,

    ich hebe die Hand für Evernote. Dokumente werden bei uns in Evernote gespeichert. Da wäre es für den Workflow ein Traum, wenn ihr die Möglichkeit eröffnet, Eingangsrechnungen direkt von dort aus einem Notizbuch oder bei einem bestimmten Schlagwort importiert.

    Beste Grüße aus Bremen

    Michael

  3. 11. Juli 2014 am 10:53

    Wird hierbei nur ein Ordner überwacht oder auch die Unterordner? Bei mir ist die Struktur: z.B. Rechnungseingang/2014/07 Wobei ich den Ordner Rechnungseingang überwachen würde.

    • 11. Juli 2014 am 10:56

      Im Moment werden Unterordner ganz bewusst NICHT mit überwacht.

  4. 24. Juli 2014 am 9:39

    Das ganze jetzt noch mit google drive, weil man dort eine komplette office Umgebung mit unlimitiertem Speicherplatz für 8 € im Monat bekommt. Wäre doch genial: Eingangsrechnungen werden in Gmail gelabelt und in Google Drive abgelegt, Billomat greift die Rechnungen…. Wieder ein bisschen weniger Arbeit….

  5. 24. Juli 2014 am 12:01

    Hallo!

    Gute Idee und Funktion, zwei Fragen habe ich aber dazu:

    1. Warum braucht Ihr Zugriff auf die gesamte Dropbox? Wie sieht es mit der Sicherheit für uns aus?

    2. Wie oft wird die Dropbox abgefragt bzw. die Inbox aktualisiert?

    • 24. Juli 2014 am 17:16

      Zu 1: Wenn man eine Dropbox-App anlegt, kann der Entwickler wählen, ob er Zugriff auf alle Ordner oder nur auf einen einzigen für seine eigene App benötigt. In unserem Anwendungsfall reicht ein einziger eigener Ordner nicht aus, da die Nutzer ihre Rechnungen ja in beliebig vielen Ordnern speichern können. Das bedeutet, dass man dann leider gleich die gesamte Dropbox Anfragen muss. App-Zugriff auf einige wenige Ordner sieht Dropbox nicht vor.

      Zu 2: Dropbox wird gar nicht abgefragt. Stattdessen sagt Dropbox uns aktiv Bescheid, wenn es was neues gibt. Wenn sich also nichts tut, wird auch nichts abgefragt. Bei neuen Dateien dauert es erfahrungsgemäß einige Sekunden bis die Dateien in der Inbox vorhanden sind.

  6. 24. Juli 2014 am 12:36

    Hallo nochmals!

    Meine dritte Frage, „Wrum braucht Ihre volle Rechte (Lesen und Schreiben) ist irgendwie nicht mehr da. Und eine vierte FRage ist mir auch och eingefallen: Werden die Daten (zugewiesenen Rechnungen) zu BILLOMAT übertragen oder wird die Dropbox dauerhaft für die Eingangsrechnungen benötigt?

    • 24. Juli 2014 am 17:19

      Zu 3: Rein lesenden Zugriff sieht die Programmierschnittstelle leider nicht vor.

      Zu 4: Die Dropbox wird überhaupt nicht benötigt. Du kannst auch einfach eine Eingangsrechnung anlegen und eine Datei hochladen. Die Dropbox-Anbindung ist nur dafür da, um die Arbeit zu erleichtern, wenn man Dateien sowieso in der Dropbox abspeichert. Dann kann man sich den zusätzlichen Upload in Billomat sparen. Eine Notwendigkeit, die Dropbox zu nutzen gibt es aber zu keiner Zeit.

  7. 31. Juli 2014 am 13:18

    Ich finde auch, dass eine Evernote-Anbindung genial wäre.

  8. 2. Januar 2015 am 15:42

    Evernote wäre in jeden Fall eine Bereicherung!

  9. 18. Januar 2015 am 17:00

    Evernote wäre schön!

  10. 22. Juli 2015 am 12:30

    I vote! Evernote-Anbindung !

  11. 3. November 2015 am 11:31

    Dann vote ich mal für IClouddrive!

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