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Verbindlichkeiten buchen – so funktioniert’s

Bei der sofortigen Bezahlung eines Einkaufs – sei es in bar, per Kreditkarte oder per Überweisung – entstehen keine Verbindlichkeiten. Verbindlichkeiten entstehen erst dann, wenn Du bei Erhalt einer Ware zum Beispiel eine Rechnung erhältst, die Du erst später bezahlst. Wie Du Verbindlichkeiten buchen musst, erfährst Du hier.

Verbindlichkeiten buchen
Eine Verbindlichkeit kommt zustande, wenn Du zum Beispiel eine Rechnung erhältst, die Du aber erst später bezahlst. Wir erklären Dir, wie du Verbindlichkeiten verbuchst. (Bild © pexels.com)

Was sind Verbindlichkeiten?

Der Begriff „Verbindlichkeiten“ kommt aus dem Steuerrecht und bezeichnet das Gegenstück zum Begriff der „Forderung“. Demnach stellen Verbindlichkeiten eine Form von Schulden dar, deren Entstehung und Umfang klar formuliert sind. Verbindlichkeiten beziffern eine Summe aus noch nicht bezahlten finanziellen Verpflichtungen, die zwischen einem Leistungsempfänger gegenüber einem Leistungserbringer bestehen. Im Geschäftsalltag begegnest Du vor allem den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Sie entstehen, wenn Du eine Leistung erhältst, für die Du die erforderliche Gegenleistung erst zu einem zukünftigen Zeitpunkt erbringen musst. Wenn Du zum Beispiel eine Ware auf Rechnung einkaufst, dann wird die Zahlung nach Ablauf von dreißig Tagen nach Erhalt der Rechnung oder zu einem genannten Zahlungstermin fällig. Bis zu ihrer Bezahlung besteht die Rechnungssumme als Verbindlichkeit gegenüber Deinem Lieferanten. 

Offene Zahlungen aus Lieferungen und Leistungen nennt die Finanzsprache kurzfristige Verbindlichkeiten, während zum Beispiel Kredite bei Banken langfristige Verbindlichkeiten stellen. Verbindlichkeiten entstehen bei der Lieferung von Waren oder bei der Fertigstellung einer Leistung. 

Welche Arten von Verbindlichkeiten gibt es?

Um Verbindlichkeiten buchen zu können, müssen sie in die für sie gültige Kategorie zugeordnet werden. Zu den unterschiedlichen Kategorien von Verbindlichkeiten gehören:

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Kredite
  • Wechsel
  • Anzahlungen von Kunden
  • Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
  • Steuern
  • Löhne und Gehälter
  • Sonstige Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten versus Rückstellungen

Verbindlichkeiten stellen keine Rückstellungen dar und dürfen mit diesen nicht verwechselt werden. 

Rückstellungen sind eine besondere Form von ungewissen Verbindlichkeiten. Eine Besonderheit der Rückstellungen besteht darin, dass ihr Bestand und ihre Höhe nicht genau beziffert werden können. Obwohl davon auszugehen ist, dass aus einer Rückstellung mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Ertrag zu erwarten ist, kann dieser nicht mit einem konkreten Wert beziffert werden. Auch der Eintrittszeitpunkt einer Rückstellung ist nicht genau zu benennen.

Beispiel: Zu den Rückstellungen gehören zum Beispiel die Pensionsrückstellungen. Die Kosten für die zukünftigen Pensionszahlungen an Mitarbeiter können ebenso wenig exakt beziffert werden wie der Zeitpunkt ihres Eintritts. 

Verbindlichkeiten hingegen beziffern ihre finanzielle Belastung und den Zeitpunkt ihrer Fälligkeit genau.  

Wie kann ich Verbindlichkeiten buchen?

Allgemeines

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen eines Lieferanten darfst Du bei ihrer Buchung nicht mit Forderungen verrechnen. Die Verpflichtungen können sowohl in einem Geldwert als auch in Sachleistungen bestehen. 

Verbindlichkeiten buchen in der Praxis – so geht’s!

Um aus einer erhaltenen Warenlieferung auf Rechnung die entstandenen Verbindlichkeiten buchen zu können, musst Du die Umsatzsteuer berücksichtigen und die passenden Konten wählen. 

Die Konten richten sich nach der Art der Ware, wie zum Beispiel Büroeinrichtung (im Kontenrahmen SKR 03 hat das Konto Büroeinrichtung die Nummer 0420 und im Kontenrahmen SKR 04 die Nummer 0650), Geringwertige Wirtschaftsgüter (SKR 03 Nummer 0480 / SKR 04 Nummer 0670) oder Werkzeuge und Kleingeräte (SKR 03 Nummer 4985 / SKR 04 Nummer 6845). Auf dem jeweiligen Konto trägst Du den Nettowarenwert im Soll ein. Die Mehrwertsteuer aus Deiner Rechnung kommt auf das Konto „abziehbare Vorsteuer 19 %“ (SKR 03 Nummer 1576 / SKR 04 Nummer 1406) im Soll. Der Bruttobetrag aus Deiner Rechnung kommt auf das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (SKR 03 Nummer 1600 / SKR 04 Nummer 3300) im Haben. 

Buchungssatz Beispiel: Büroeinrichtung buchen in SKR 03:

Soll Betrag Haben Betrag
0420 „Büroeinrichtung“ 810 € 1600 „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ 1000 €
1576 „Abziehbare Vorsteuer“ 190 €

Buchungssatz Beispiel: Büroeinrichtung buchen in SKR 04:

Soll Betrag Haben Betrag
0650 „Büroeinrichtung“ 810 € 3300 „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ 1000 €
1406 „Abziehbare Vorsteuer“ 190 €
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