Wie funktioniert die Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest?

Mit dem Finanzamt aufs Oktoberfest – steuerliche Aspekte der Wiesnzeit

Geschäftstermine auf dem Oktoberfest erfreuen sich stetig wachsender Beliebtheit. Die typische Biertischatmosphäre bayrischer Wirtshaustradition ist auf der Münchner Wiesn zu einem groß angelegten Ereignis angewachsen, das für Unternehmer einen jährlich wiederkehrenden Anlass für Geschäftstermine bietet. Neben der Pflege von Geschäftsbeziehungen und der Beflügelung von lukrativen Abschlüssen gilt es dabei, die steuerlichen Aspekte der Ausgaben zu berücksichtigen. Daher solltest Du bereits vor der ersten Maß die notwendigen Vorkehrungen treffen, um die Abrechnung und Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest richtig auszuführen und in der Steuer richtig zu behandeln.

Was musst Du über die Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest wissen?

Wenn Dein Unternehmen Geschäftsfreunde und -partner auf die Münchner Wiesn einlädt, dann handelt es sich um eine Verköstigung, die betrieblich veranlasst ist. Grundsätzlich kannst Du die Aufwendungen für die Verköstigung in Form von Bewirtungskosten als Betriebsausgabe steuerlich absetzen. Bei der Einordnung der Wiesneinladung als absetzbare Betriebsausgabe musst Du einige Kriterien berücksichtigen:

• 70 Prozent Regelung
• Angemessenheit
• ordnungsgemäße Buchhaltung

Nur 70 Prozent für die Betriebsausgaben

Deine Aufwendungen für einen Geschäftstermin auf der Wiesn kannst Du lediglich in Höhe von 70 Prozent als Betriebsausgabe geltend machen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Termin einen unmittelbaren Bezug zu den Geschäftstätigkeiten Deines Unternehmens hat. Zu 100 Prozent kannst Du Bewirtungskosten nur dann als Betriebsausgabe ansetzen, wenn Dein Unternehmen ausschließlich die betrieblichen Mitarbeiter verköstigt. 

Maß halten beim Maßkrüge Stemmen

Das Finanzamt erwartet, dass der Umfang von betrieblichen Verköstigungen einen angemessenen Rahmen nicht überschreitet. Wo genau dieser anzusetzen ist, hat der Gesetzgeber zwar nicht formuliert. Doch gerade wenn aus der Abrechnung hervorgeht, dass die Verköstigung pro Person im Vergleich zu einem normalen Restaurantbesuch sehr hoch angesetzt ist, dann kann die Absetzbarkeit gefährdet sein. Zudem muss die Abrechnung einen betrieblichen Bezug erkennen lassen.

Tipp: Großzügigkeit gegenüber der Wiesnbedienung lohnt sich!

Auch die Trinkgelder, die auf der Wiesn großzügig zu verteilen sind, gehören nach Auffassung des Finanzamts mit zum betrieblichen Wiesntermin. Daher kannst Du bei der Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest auch Deine Aufwendungen für das Wiesnpersonal absetzen. 

Zu den weiteren absetzbaren Posten gehören darüber hinaus zum Beispiel Parkgebühren, Anfahrtskosten mit dem Taxi, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel und weitere Kosten, die im Rahmen des Wiesnbesuchs anfallen. 

Auf feuchtfröhliche Wiesngeselligkeit folgt nüchterne Buchhaltungsdisziplin

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung gelten auch für die Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest. Da der betrieblich veranlasste Wiesnbesuch in Form von Betriebsausgaben abgesetzt werden soll, muss Dein Unternehmen die üblichen gesetzlichen Vorgaben im Rahmen der Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht beachten. Dazu gehört neben weiteren Regelungen, dass die Rechnung durch den Wirt maschinell erstellt sein muss. Sie muss außerdem:

• den Namen und die Anschrift des Wiesnwirtes,
• den Tag der Bewirtung,
• den Namen des Gastgebers

enthalten.

Lediglich Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von weniger als 250 Euro müssen die oben genannten Formalien nicht enthalten. Nach Erhalt trägst Du als Gastgeber auf der Rechnung die Namen Deiner Gäste und den Anlass für die Bewirtung ein. Der Begriff „Geschäftsessen“ ist für die Angabe des Anlasses bei der Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest meist nicht ausreichend. 

Wiesngaudi in der Buchhaltung – wie verbuchst Du die Bewirtungskosten?

Für die Verbuchung von Geschäftsterminen auf dem Oktoberfest muss Dein Betrieb die Summe sämtlicher Ausgaben in den Nettobetrag und die abziehbare Vorsteuer aufteilen. Von den Trinkgeldern kannst Du keine Vorsteuer abziehen.

Beispiel:

• Du bezahlst den Betrag von 140 Euro (ohne Trinkgeld) eurer Wiesngaudi in bar. Davon sind 26,60 Euro Umsatzsteuer.
• 70% von den übrigen 113,40 Euro kommen auf das Konto „Bewirtungskosten“ (Nr. 4650 in SKR 03 und 6640 in SKR 04) und die 30%, die Du nicht geltend machen kannst, auf das Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ (Nr. 1576 in SKR 03 und Nr. 1406 in SKR 04).
• Die Umsatzsteuer aus Deiner Rechnung buchst Du auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer 19%“ (Nr. 4654 in SKR 03 und Nr. 6644 in SKR 04).
• Die Gegenbuchung erfolgt bei Barzahlung auf das Konto „Kasse“ (Nr. 1000 in SKR 03 und Nr. 1600 in SKR 04) und bei Kartenzahlung auf das Konto „Bank“ (Nr. 1200 in SKR 03 und Nr. 1800 in SKR 04).

So verbuchst Du die Bewirtungskosten bei Barzahlung in SKR 03:

So verbuchst Du die Bewirtungskosten bei Barzahlung in SKR 04: