Sondervergütungen und vermögenswirksame Leistungen buchen: Wie geht das?

In manchen Branchen sieht der Tarifvertrag sie vor, andere Arbeitgebende gewähren sie auch freiwillig: Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Zuschüsse zur Altersvorsorge oder zum Bausparen. Die verschiedenen Formen von Sondervergütungen und vermögenswirksame Leistungen buchen Arbeitgeber unter Personalkosten. Aber wie?

1. Personalkosten verbuchen: Wie funktioniert die Lohnbuchhaltung?
2. Wie kann ich Sondervergütungen verbuchen?
3. Was sind vermögenswirksame Leistungen?
4. Was muss ich bei der Verbuchung von VWL beachten?
5. Praxisbeispiel mit Buchungssatz: Vermögenswirksame Leistungen buchen in SKR03 und SKR04

Sondervergütungen und vermögenswirksame Leistungen erhalten Angestellte in der Regel zusätzlich zu ihrem regulären Gehalt. Bei der Abrechnung in der Lohnbuchhaltung macht es einen Unterschied, ob es sich um einmalige Zahlungen oder um regelmäßig abfließende Beträge handelt.

Personalkosten verbuchen: Wie funktioniert die Lohnbuchhaltung?

Lohnbuchhaltung besteht nicht nur aus der einfachen Gehaltsauszahlung. Es gibt Brutto- und Netto-Werte, die Lohnsteuer muss an das Finanzamt abgeführt, die Sozialversicherungsbeiträge geleistet und Kirchensteuer berechnet werden. Am Ende der Lohnauszahlung brauchst du in deiner Lohnbuchhaltung jeden Monat eine schwarze Null: Dann passt alles.

Neben den kontinuierlich gezahlten Gehältern gibt es auch Gehaltsbestandteile, die variabel sind, weil sie zum Beispiel wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld nur einmal im Jahr ausbezahlt werden.

Auch darauf musst du korrekt die Steuern berechnen und alles korrekt verbuchen.

Wie kann ich Sondervergütungen verbuchen?

Sondervergütungen kommen in der Regel nur gelegentlich vor. Zu den Sondervergütungen gehören:

• Gewinnbeteiligungen
• Tantiemen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• Prämien
• Jahresonderzahlungen

Sondervergütungen basieren zum Teil auf Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.

Entscheidend in der Lohnbuchhaltung ist aber: Wie berechnet man Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge? Die Sonderzahlung ist nämlich nicht, wie das reguläre Gehalt, an einen Leistungszeitraum gebunden. Außerdem ist durch eine einzelne höhere Auszahlung die Steuerlast punktuell höher als im Jahresmittel.

Übersteigt das Gehalt durch die Einmalzahlung zum Beispiel die Beitragsbemessungsgrenze für die gesetzliche Krankenversicherung, dann kann es sein, dass nicht auf den Gesamtbetrag Krankenversicherungsbeiträge abzuführen sind. Renten- und Arbeitslosenversicherung schöpfen ihren Anteil in der Regel von der vollen Summe ab.

Lohnsteuer führt der Betrieb immer auf das voraussichtliche Jahresarbeitseinkommen ab. Durch eine Sonderzahlung erhöht es sich und deshalb sind in Sachen Lohnsteuer korrekt abführen nun deine Dreisatz-Kenntnisse gefragt. Es kommt dabei allerdings auch darauf an, ob sich die Zahlung eher zum Jahresanfang abspielt oder gegen Jahresende. Du musst einige Sonderregeln beachten.

Was sind vermögenswirksame Leistungen?

Vermögenswirksame Leistungen sind Geldleistungen durch Arbeitgebende an Mitarbeiter*innen, die vermögensbildend angelegt werden. Die besondere Form der Geldleistungen sind im Vermögensbildungsgesetz § 2 VermBG geregelt. Arbeitnehmende können auch bestimmen, dass vermögensbildende Leistungen für Ehepartner, Kinder oder Eltern angelegt werden. Arbeitgeberende sind nicht verpflichtet, einen Zuschuss zu den VWL zu bezahlen. Dennoch bezahlen viele Arbeitgebende Zuschüsse zu den vermögensbildenden Leistungen ihrer Angestellten freiwillig. Arbeitgeber überweisen die vermögenswirksame Leistung vom Nettogehalt der Mitarbeitenden an das zuständige Institut zur Vermögensbildung.

Welche Arten von VWL gibt es?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von vermögensbildenden Leistungen:

1. Förderung von Sparguthaben durch den Kauf von Anteilen an Fonds, Aktien, Beteiligungen am Unternehmen der Arbeitgebenden, stillen Beteiligungen oder durch die Vergabe von Krediten. Diese Förderung unterstützt der Staat mit jährlich bis zu 20% von 400 Euro. Die Förderung beschränkt sich auf Einkommen, die die Höchstgrenze von 20.000 Euro für Alleinstehende und 40.000 Euro für Ehepaare nicht überschreiten.
2. Förderung von Wohneigentum durch Bausparkassenbeiträge oder durch Entschuldung von Wohneigentum, zum Grundstückserwerb, zum Hausbau oder Hausumbau und Bauvorhaben. Die Förderung von Wohneigentum durch den Arbeitgeber unterstützt der Staat durch eine Sparzulage in Höhe von bis zu 9% von 470 Euro. Voraussetzung für die Sparzulage ist ein Gehalt, das die Höchstgrenzen von 17.900 für Ledige und 35.800 für Ehepaare nicht übersteigt.

Um eine Sparzulage vom Staat für eine der beiden Förderarten zu erhalten, müssen Arbeitnehmer*innen einen Antrag beim zuständigen Finanzamt über die Anlage VL stellen. Zudem müssen sie den Arbeitgebenden die Daten des Anlageinstituts mitteilen, damit diese die VWL überweisen können.

Wie werden vermögensbildende Leistungen festgelegt?

Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen sind immer dann verpflichtet, vermögensbildende Leistungen für ihre Arbeitnehmenden anzulegen, wenn der Arbeitsvertrag, die Betriebsvereinbarung oder Tarifverträge dies bestimmen. Grundsätzlich können VWL in gegenseitigem Einvernehmen durch Klauseln im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Daneben können Arbeitnehmende von ihren Arbeitgeber*innen aber auch verlangen, dass ein Vertrag über VWL abzuschließen ist. Zudem kann der Betrieb in Übereinstimmung mit dem Betriebsrat bestimmen, dass Arbeitnehmende vermögensbildende Leistungen erhalten sollen. Auch der Tarifvertrag zwischen Branchenvertretern und Gewerkschaft kann dem Arbeitsverhältnis vorschreiben, dass vermögenswirksame Leistungen vom Nettogehalt als Anlage zu bezahlen sind. Als Voraussetzung für die Förderung von VWL durch den Staat gilt, dass Arbeitnehmende die Art der Anlagen sowie das Institut selbst wählen können.

Was muss ich bei der Verbuchung von VWL beachten?

Die vermögenswirksamen Leistungen sind ein Zuschuss der Arbeitgebenden zu einem vermögen bildenden Vertrag, in den auch Arbeitnehmende kontinuierlich einen Teil ihres Gehaltes einzahlen. Andererseits kann auch einfach ein Teil des Gehaltes generell in einen solchen Vertrag eingezahlt werden, ohne explizit einen Arbeitgeberanteil auszuweisen.

In der Lohnbuchhaltung kann man vermögenswirksame Leistungen verbuchen, indem sie direkt auf ein dafür vorgesehenes Buchhaltungs-Konto laufen und von dort in den Vertrag eingezahlt werden.

Wichtig ist: Das Gehalt ist insgesamt steuerpflichtig. Lohnsteuer wird auf das Bruttogehalt berechnet, also auch auf den Teil des Lohns, den man in vermögenswirksame Leistungen verbuchen will. Nur die Arbeitnehmersparzulage ist nicht steuerpflichtig. Die taucht aber in der Lohnbuchhaltung gar nicht auf, weil die Steuerpflichtigen sie jeweils selbst beantragen müssen.

Vermögenswirksame Leistungen buchen – Praxisbeispiel

Buchung von VWL im Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04

In den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 befindet sich jeweils ein Konto mit der Bezeichnung Vermögenswirksame Leistungen. Das Konto hat im Kontenrahmen SKR 03 die Nummer 4170 und in SKR 04 die Nummer 6080. Sobald die Zahlung erfolgt, können die Mitarbeiter der Buchhaltung Vermögenswirksame Leistungen buchen, indem sie den einfachen Buchungssatz Aufwand an Bank verwenden. Der Buchungssatz für VWL lautet nach der einfachen Methode demnach: Konto Vermögenswirksame Leistungen (SKR 03 Nummer 4170 und SKR 04 Nummer 6080) an Konto Bank (SKR 03 Nummer 1200 und SKR 04 Nummer 1800).

Beispiel zur Buchung von VWL

Herr Freiberger arbeitet in der Messebaufirma Stell-Aus GmbH, wo er ein monatliches Gehalt von 2.000 Euro brutto bezieht. Er erhält von seinem Arbeitgeber einen Zuschuss von 25 Euro zu seinen vermögenswirksamen Leistungen. Von seinem Gehalt gehen monatlich 45 Euro in eine Fondslebensversicherung. In der Gehaltsabrechnung legt der Arbeitgeber dar, dass sein Angestellter, Herr Freiberger, ein Bruttogehalt von 2.000 Euro zuzüglich 25 Euro vermögenswirksamer Leistungen als Zuschuss erhält. Das Gesamtbruttogehalt beträgt damit 2025 Euro. Davon geht ein Steuerbetrag für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer weg. Daneben zieht der Arbeitgeber auch die Sozialabgaben, die durch Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung entstehen, vom Gehalt ab. Im letzten Schritt zieht der Arbeitgeber den Gesamtbetrag an Vermögenswirksamen Leistungen in Höhe von 45 Euro ab, um das Nettogehalt zu ermitteln. Dabei behält die Messebaufirma die 45 Euro an VWL vom Gehalt ein, um sie direkt an den Lebensversicherer zu überweisen. 

Buchung: 

Im Kontenrahmen SKR 03 wird der Betrag von 45 Euro im Soll auf das Konto Vermögenswirksame Leistungen mit der Nummer 4170 gebucht (SKR 04: Nummer 6080). Die Gegenbuchung erfolgt im Haben auf das Konto Bank mit der Nummer 1200 (SKR 03: Nummer 1800). 

Wo kann ich fachliche Beratung einholen?

Lohnbuchhaltung ist eine eigene Welt. Es gibt allerdings Dienstleister und Dienstleisterinnen, die das für dein Unternehmen korrekt durchführen können. Auch Steuerberater und -beraterinnen können hier weiterhelfen und beraten, wie es richtig geht.