Finanzen   23.8.2018

Verpflegungsmehraufwand richtig buchen – so funktioniert´s

Reisekosten in der Buchhaltung 

Sowohl Selbstständige, Unternehmer oder Freiberufler als auch Arbeiter und Angestellte begeben sich nach Auffassung des Gesetzgebers auf eine Geschäftsreise, sobald sie länger als acht Stunden für das Unternehmen unterwegs sind. Die auf der Reise entstehenden Mehraufwendungen für die Verpflegung können steuerlich geltend gemacht werden. Die Höhe der absetzbaren Ausgaben richten sich nach verschiedenen Kriterien, wie zum Beispiel nach dem Reiseort und der Länge des Aufenthalts. Wir erklären Dir, was Du wissen musst, um den Verpflegungsmehraufwand richtig buchen zu können.

    1. Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
    2. Wie ist der Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzbar?
    3. Welche Pauschalen für die Verpflegung auf Reisen gibt es?
    4. Wie kann ich als Selbstständiger den Verpflegungsmehraufwand richtig buchen?
    5. Wie kann ich für Angestellte den Verpflegungsmehraufwand buchen?
Verpflegungsmehraufwand richtig buchen

Snack oder Coffee-to-go? Zum Verpflegungsmehraufwand gehören zusätzliche Kosten, die auf einer beruflich begründeten Reise anfallen. (Bild © unsplash.com)

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Unterwegs ist die Verpflegung spürbar aufwendiger als zu Hause. Die zusätzlichen Ausgaben, die Du zu tragen hast, wenn Du aus beruflichen Gründen verreist, bezeichnet der Fiskus als Verpflegungsmehraufwand. Dieser ist kein Ersatz für die grundsätzlichen Ausgaben während Deiner Reise, wie zum Beispiel die Flugkosten. Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet vielmehr diejenigen Ausgaben, die über die normalen Reisekosten hinaus gehen. Somit besteht der Verpflegungsmehraufwand aus den zusätzlichen Kosten, die auf einer beruflich begründeten Reise anfallen. Dazu können zum Beispiel das Frühstück, der Snack oder der Kaffee unterwegs gehören. 

Was gehört nicht zum Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist nur ein einzelner Posten der Reisekostenabrechnung. Zu ihm gehören nicht die separat abzurechnenden Posten:

  • Übernachtungskosten
  • Eintrittsgelder
  • Fahrtkosten
  • Bewirtungen 

und mehr.

Wie ist der Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzbar?

Den erhöhten Aufwand, der im Rahmen Deiner Versorgung während einer Reise entsteht, kannst Du steuerlich geltend machen. Als Arbeiter und Angestellter kannst Du den Verpflegungsmehraufwand bei Deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Bist Du als Selbstständiger, Unternehmer oder als Freiberufler unterwegs, kannst du Deinen Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe gewinnmindernd von Deinem Gewinn abziehen, um eine steuerliche Geltendmachung zu erzielen. 

Unternehmer rechnen die tatsächlich angefallenen Ausgaben während einer Geschäftsreise über die Reisekostenabrechnung ab. Hierfür musst Du sämtliche Quittungen Deiner Ausgaben aufbewahren und für eine steuerliche Prüfung vorbehalten. Ohne Beleg kannst Du keine Aufwendung geltend machen. Den Verpflegungsmehraufwand Deiner Reise kannst Du hingegen nur als Pauschale geltend machen. 

Welche Pauschalen für die Verpflegung auf Reisen gibt es?

Da die Ermittlung des tatsächlich während einer Reise anfallenden Verpflegungsmehraufwandes als zu aufwendig erachtet wurde, hat der Gesetzgeber Pauschalen festgelegt. Die Höhe der Pauschalen sind abhängig vom Reiseziel und von der Dauer des Aufenthaltes. Eine stellt das Bundesfinanziministerium in Internet zur Verfügung. Die Pauschale für eine Inlandsreise beträgt zum Beispiel für die Tage der An- und Abreise 12 Euro und für alle anderen Reisetage 24 Euro. 

Wie kann ich als Selbstständiger den Verpflegungsmehraufwand richtig buchen?

Damit Unternehmer ihren Verpflegungsaufwand richtig buchen können, trennen sie diesen von den restlichen Reisekosten. Denn der Verpflegungsmehraufwand kann nur als Pauschale gebucht werden, während die restlichen Reisekosten nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Im ersten Schritt ermittelst Du den Wert des Verpflegungsmehraufwandes gemäß der entsprechenden Pauschale aus der Liste des Bundesfinanzministeriums.

Beispiel: als Selbstständige/-r beginnst Du am Sonntagabend Deine Inlands-Geschäftsreise, damit Du am Montag Morgen in Dein erstes Meeting starten kannst. Du bist bis Mittwoch Mittag dort beschäftigt und fährst noch am selben Tag zurück.

Abwesenheit Pauschale  in Euro
Sonntag (Anreise) 12
Montag (ganztägiger Aufenthalt) 24
Dienstag (ganztägiger Aufenthalt) 24
Mittwoch (Abreise) 12
Verpflegungsmehraufwand 72

Danach trägst Du den ermittelten Pauschalbetrag in das Konto mit der Bezeichnung „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ mit der Nummer 4674 im Kontenrahmen SKR 03 im Soll ein.

Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Pauschalbetrag in Euro
4674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 72

Genauso verfährst Du mit der Nummer 6674 im Kontenrahmen SKR 04. 

Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Pauschalbetrag in Euro
6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 72

Die Gegenbuchung im Haben erfolgt auf dem Konto „Privateinlagen“ mit der Nummer 1890 im Kontenrahmen SKR 03. 

Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Pauschalbetrag in Euro
1890 Privateinlagen 72

Das gleiche machst Du nun mit der Nummer 2180 in SKR 04.

Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Pauschalbetrag in Euro
2180 Privateinlagen 72

Wie kann ich für Angestellte den Verpflegungsmehraufwand buchen?

Um für Arbeiter und Angestellte den Verpflegungsmehraufwand richtig buchen zu können, verwendest Du die Buchhaltungskonten „Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand“ und „Kasse“ bei Barauszahlung oder „Bank“ bei Überweisung an den Arbeitnehmer. Das Konto „Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand“ hat die Nummer 4664 im Kontenrahmen SKR 03 und Nummer 6664 in SKR 04. Das Konto „Kasse“ hat die Nummer 1000 in SKR 03 und die Nummer 1600 in SKR 04, während die Nummern 1200 (SKR 03) und 1800 (SKR 04) auf das Konto „Bank“ entfallen. 

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