Versandkosten richtig buchen – das musst Du beachten

Zusatzkosten der Lieferung in der Buchhaltung

Sie gehören inzwischen ganz selbstverständlich zu unserem Alltag – die Kosten für Lieferung und Versand. Was wir im Privatbereich ohne Überlegung bereit sind zu bezahlen, um eine bequeme Zustellung zu genießen, gehört im Unternehmen seit jeher zu den alltäglichen Abläufen. Denn jede Lieferung, die ein Unternehmen erhält, geht auch mit Lieferkosten einher. Wie Du die Versandkosten richtig buchen kannst, erklären wir Dir hier.

Was gehört zu den Versandkosten?

Wenn in einer Rechnung der Posten Liefer- oder Versandkosten ausgewiesen ist, dann bezahlst Du nicht nur die Lohn- und Logistikkosten des Transportunternehmens. Vielmehr entfallen mehrere unterschiedliche Bestandteile aus dem Aufwand für die Lieferung auf die Position Transportkosten in der Lieferantenrechnung. Die Kosten des Transports umfassen zahlreiche einzelne Aufwendungen des Lieferanten, zu denen zum Beispiel gehören:

• Verpackungsmaterial
• Transportversicherung
• Frachtkosten
• Lohnkosten
• Betriebsstoffe
• Einfuhrzölle
• Aufbau / Abbau

Wie werden die Versandkosten in der Rechnung ausgewiesen?

Die Versandkosten stellen in der Rechnung einen Bestandteil der Leistung. Sie erhöhen den Preis, den Du für eine erworbene Ware zu bezahlen hast. Daher gehören sie buchhalterisch zum bezogenen Wirtschaftsgut. Dieser Umstand schlägt sich auch in der Form der Rechnungsstellung nieder. Denn der Rechnungssteller zählt die Nettopreise der Ware und der Versandkosten im ersten Schritt zu einer Gesamtsumme zusammen, die er als netto Rechnungsbetrag ausweist. Erst danach schlägt er auf den so entstandenen gesamten Nettobetrag aus Ware und Lieferkosten die zu erhebende Mehrwertsteuer drauf. Damit fasst er die Ware und die Lieferkosten zu einem einzigen Rechnungsposten zusammen.

Zuordnung der Versandkosten

Da die Versandkosten zur Ware gehören, müssen sie auch in der Buchhaltung entsprechend der Art des gelieferten Wirtschaftsguts eingeordnet werden.

Damit Du die Versandkosten richtig buchen kannst, nimmst Du zuerst die Zuordnung vor:

• Versandkosten, die zum betrieblichen Wareneingang gehören, zählen zu den Betriebsnebenkosten. Diese kannst Du vollständig als Betriebsausgabe geltend machen. 
• Gehören die Versandkosten zu den Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, dann schlägst Du auch die Transportkosten zu den Anschaffungsnebenkosten.

Wie kann ich Versandkosten richtig buchen? – Buchhaltung beim Kunden

Um aus einer Eingangsrechnung die enthaltenen Versandkosten richtig zu buchen, ordnest du die Lieferkosten dem Konto mit der Bezeichnung Bezugsnebenkosten zu. Im Kontenrahmen SKR 03 hat das Konto Bezugsnebenkosten die Nummer 903800. Im Kontenrahmen SKR 04 entfällt auf das Konto mit derselben Bezeichnung die Nummer 905800. 

Versandkosten richtig buchen – Praxisbeispiel

Dein Unternehmen erhält die Lieferung eines Wirtschaftsgutes im Wert von 3.000 Euro. Für die Lieferung berechnet Dein Lieferant Versandkosten in Höhe von 100 Euro. Insgesamt überweist Du 3.100 Euro an Deinen Lieferanten. Bei der Buchung trägst Du die Transportkosten in Höhe von 100 Euro in die entsprechenden Kontennummern mit der Bezeichnung Bezugsnebenkosten im Soll ein.

Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Bank im Haben. Das Konto Bank trägt im Kontenrahmen SKR 03 die Nummer 1200 und in SKR 04 die Nummer 1800.

Buchung von Lieferkosten beim Lieferanten

Die Aufwendungen, die Deinem Unternehmen entstehen, um eine Lieferung oder Leistung an einen Kunden zu transportieren, gehören zu den steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben. Die Konten, die zu Deinem Buchungssatz gehören, lauten auf die Bezeichnungen Ausgangsfrachten, Abziehbare Vorsteuer 19 % und Bank. Die Kontennummern für Ausgangsfrachten lauten 904730 in SKR 03 und 906740 in SKR 04. Die Abziehbare Vorsteuer 19% hat die Nummer 1576 in SKR 03 und 1406 in SKR 04. Das Konto Bank trägt die Nummern 1200 in SKR 03 und 1800 in SKR 04.

Bei der buchhalterischen Erfassung buchst Du die in den Versandkosten enthaltene Umsatzsteuer separat.