Versicherungsentschädigung richtig buchen

Maria Peloponisiou ~ 3 min Lesezeit | 01. Apr. 2020

Wer den Schaden hat, muss auch an die Steuer denken

Zahlreiche Werte in Deinem Unternehmen sind durch Versicherungen gegen Einbußen durch Beschädigungen abgesichert. Von der Brandschutz- über die Geräte- bis hin zur KFZ-Versicherung braucht Dein Betrieb für verschiedene Schadensfälle einen entsprechenden Schutz. Da im Versicherungsfall Beträge zur Schadensbehebung fließen, solltest Du Dich im Vorfeld informieren, wie Du eine Versicherungsentschädigung richtig buchen musst.

Im Schadensfall muss Dein Unternehmen gut informiert sein, wie die Buchhaltung eine Versicherungsentschädigung richtig buchen muss. (Bild © unsplash.com)

Im schlimmsten Fall hoffentlich gut versichert

Ein Schaden kommt selten allein. Sei es ein Autounfall während der Fahrt zum Kunden, ein Hochwasser im Betrieb oder ein Kurzschluss mit Brand in der Produktionshalle – zahlreiche Vorfälle können zu einem Fall für die Versicherung führen. Zu einem Unfall im Betrieb während der Arbeit oder unterwegs gesellt sich nicht nur die Aufregung, die Klärung der Schuldfrage, der Zeit- und Arbeitsaufwand rund um das Ereignis und dessen Beseitigung – auch die Buchhaltung muss am Ende die Versicherungsentschädigung richtig buchen.

Der Schadensfall zieht seine Kreise

Ein Schadensfall im Unternehmen betrifft das betriebliche Anlagevermögen, das durch den Vorfall eine Einbuße erleidet. Dazu können Umsatzverluste durch eine Beeinträchtigung der Produktion kommen. Meist trägt ein Unternehmen die Aufwendungen für eine möglichst rasche Reparatur selbst. Darüber hinaus muss die Firma gegebenenfalls in eine Ersatzbeschaffung von Produktionsmitteln oder Geräten investieren. Auch wenn die Versicherung eine Entschädigung leistet, kann es zu einem Verlust durch einen vereinbarten Selbstbehalt kommen. Alle diese Vorgänge müssen in der Buchhaltung ihren Niederschlag finden.

Was besagt das Vollständigkeitsgebot?

Selbst wenn sich die Einbußen durch den erlittenen Schaden und die Versicherungsentschädigung ohne Verlust ausgleichen, gilt das Vollständigkeitsgebot für die Buchhaltung. Dieses besagt, dass sämtliche Ausgänge und Einnahmen eines Unternehmens in der Buchhaltung zu erfassen sind. Aufwendungen dürfen dabei mit einem Geldzufluss nicht verrechnet werden, auch wenn derselbe Vorfall damit ausgeglichen wird.

Sonderfall Schadensfall

Einnahmen und Ausgaben in einem Unternehmen resultieren normalerweise aus Geschäftsvorfällen, die die Firma in Rechnung stellt. Dahingegen sind Reparaturaufwendungen aufgrund eines Schadens und eine Versicherungsleistung keine normalen Geschäftsvorfälle eines Betriebs. Die Buchhaltung wird daher eine Versicherungsentschädigung richtig buchen, indem sie die mit einem Schadensfall zusammen hängenden Geldbewegungen gesondert ausweist.

Warum muss die Buchhaltung keine Umsatzsteuereinnahme verbuchen?

Um eine Versicherungsentschädigung richtig buchen zu können, lohnt sich ein Blick in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Der Absatz 1.3. UStAE erörtert den Schadensersatz, der demnach nicht als Leistungsaustausch zu erachten ist. Denn die Versicherung bezahlt nicht für eine konkrete Leistung oder Lieferung, sondern weil sie aufgrund des Versicherungsvertrags für den Schaden einstehen muss. Aus diesem Grund handelt es sich bei der Versicherungsentschädigung um einen Nettobetrag, der keine Umsatzsteuer enthält. Das gilt für eine mittelbare Zahlung durch die Versicherung an einen Gutachter oder an die Werkstatt, die die Schäden repariert genauso wie für eine unmittelbare Versicherungszahlung an den geschädigten Betrieb. Die Buchhaltung hat daher in keinem Fall eine Umsatzsteuereinnahme zu verbuchen.