Finanzen   27.11.2018

Vorbereitende Buchhaltung – Alles was Du dazu wissen musst

Genauso wie alle anderen Unternehmer müssen auch Selbstständige, Freiberufler und Existenzgründer ihre Buchhaltung professionell organisieren. Zur Buchhaltung gehören mehrere Organisationseinheiten, die Du zum Teil selbst und zum Teil mit professioneller Hilfe bearbeiten kannst. Wenn Du Dich entscheidest, einen Steuerberater mit der Erstellung Deiner Steuererklärungen zu betrauen, dann kannst Du die so genannte vorbereitende Buchhaltung selbst übernehmen. 

vorbereitende Buchhaltung

Wenn Du Dich entscheidest, einen Steuerberater zu engagieren, dann kannst Du die so genannte vorbereitende Buchhaltung selbst übernehmen. (Bild © pexels.com)

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

Als vorbereitende Buchhaltung bezeichnet man sämtliche Tätigkeiten, die die Buchhaltungsunterlagen für eine Bearbeitung durch den Steuerberater aufbereiten. Der Steuerberater übernimmt die entsprechend dazu gehörenden Unterlagen, um die jeweiligen Steuererklärungen zu erstellen und beim zuständigen Finanzamt abzugeben. Große Unternehmen haben normalerweise in ihrer Buchhaltungsabteilung Steuerfachkräfte, sodass die Steuererklärung innerhalb der Abteilung erstellt werden kann. In kleinen und mittelgroßen Betrieben hingegen besteht die Buchhaltungsabteilung oftmals aus einem oder mehreren Büroangestellten. In Einzelunternehmen übernimmt der Geschäftsinhaber selbst oftmals die Aufgaben der Buchhaltung.

Kleine und mittelgroße Unternehmen arbeiten daher meist mit einem externen Steuerberater zusammen. Für sie gilt es, die Vorbereitung der Buchhaltung sehr gut zu organisieren, um eine optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu gewährleisten. Mit dem Steuerberater kannst Du die Aufgabenverteilung genau festlegen: welche Arbeiten soll die vorbereitende Buchhaltung im Unternehmen erledigen und welche Aufgaben werden dem Steuerberater übertragen?

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Welche Aufgaben umfasst die vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung sollte sich zum Ziel setzen, alle Unterlagen, die für die unterschiedlichen Steuererklärungen erforderlich sind, vollständig, übersichtlich und klar geordnet zu sammeln und zu sortieren, um sie dem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung zu übergeben. Dabei muss die Buchhaltung auch die Aufgaben des Steuerberaters im Auge behalten, um die Unterlagen optimal aufzubereiten.

Buchhaltung vorbereiten für den Steuerberater – welche Aufgaben fallen an?

Um die Buchhaltungsunterlagen für eine weitere Verarbeitung durch den Steuerberater gründlich vorzubereiten, sind die folgenden Aufgaben erforderlich:

Vorsortieren von Belegen

Zu jedem Zahlungsvorgang gehört auch ein Beleg. Denn ohne den bestätigenden Beleg kann die Buchhaltung keine Buchung vornehmen. Als Buchhaltungsbelege gelten insbesondere Ausgangsrechnungen, aber auch Rechnungen von Lieferanten oder Lohnabrechnungen.  Im Rahmen der Vorsortierung von Belegen werden die Kontoauszüge und sonstige Belege von Bankbuchungen geordnet. Die Bankbelege werden dabei den verschiedenen Bankkonten zugeordnet und chronologisch nach Belegdatum sortiert.

Tipp: Da der Steuerberater für jede Zahlung den dazugehörenden Beleg benötigt, ist es sinnvoll, jeden Nachweis zusammen mit dem Kontoauszug abzuheften, dessen Zahlungsvorgang er belegt. Im Ordner können zu jedem Kontoauszug alle dazugehörenden Belege in der Reihenfolge der Zahlungsvorgänge abgelegt werden. Dabei liegt der Kontoauszug oben. So kann der Steuerberater nicht nur sehr schnell erkennen, ob Belege fehlen. Auch spart er viel Zeit bei der Bearbeitung der verschiedenen Vorgänge.  

Kontieren und Verbuchen

Kernstück der täglichen Aufgaben in der Buchhaltung ist das Buchen und Kontieren. Gerade das Belege Kontieren und Verbuchen kann zwar in die Hände des Steuerbüros gelegt werden. Diese Aufgabe kann aber genauso durch die hausinterne Buchhaltung erledigt werden. 

Buchen und Kontieren – eine Definition

Die Buchhaltung trägt jeden Geschäftsvorfall in eines der sogenannten Buchungskonten ein. Für die unterschiedlichen Arten von Vorfällen stellt die Buchhaltung verschiedene Konten zur Verfügung, die eine entsprechende Bezeichnung und eine fest zugewiesene Nummer tragen. Für die Kontierung stehen verschiedene Kontenrahmen bereit, wie zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04. Jeder Kontenrahmen weist den Kontenarten eigene Kontonummern zu. Bevor die Buchhaltung ihre Arbeit aufnimmt, entscheidet sie, welchen Kontenrahmen sie nutzen wird. In der Folge werden die Geschäftsvorfälle in die jeweiligen Konten des gewählten Systems eingetragen. 

Wie funktionieren Buchen und Kontieren?
Mit dem Kontieren und Verbuchen von Belegen weist die Buchhaltung die Eingangs- und Ausgangsrechnungen den richtigen Sachkonten zu. Die Sachkonten fassen entsprechende Geschäftsvorfälle in Gruppen zusammen und bilden Listen von Geschäftsvorfällen, die im Laufe des Wirtschaftsjahres entstehen. 

Ausgangsrechnung buchen
Die vorbereitende Buchhaltung muss nicht nur Rechnungen an die Kunden des Unternehmens für versendete Waren oder sonstige Leistungen stellen. Zudem bucht die Buchhaltung nach dem Rechnungsversand die Ausgangsrechnung sowohl bei deren Erstellung als auch nach dem Zahlungseingang der Rechnungssumme ein. 

Eingangsrechnung buchen
Auch Lieferantenrechnungen ordnet die Buchhaltung dem dazu gehörenden Kontobeleg bei. Danach kann auch die Buchung von Eingangsrechnungen durch die vorbereitende Buchhaltung erfolgen. 

Wie kontiert man Rechnungen richtig?
Mit der Kontierung legt die Buchhaltung einen so genannten Buchungssatz fest.  Bei der Kontierung trägt der Buchhalter den Betrag auf das entsprechende Konto ein.

Tipp: Während der Kontierung kann die Buchhaltung einen Belegvermerk erstellen. Die Buchhaltung notiert dabei auf dem Buchungsbeleg das entsprechende Konto, den Buchungsbetrag und gegebenenfalls auch die Kostenstellen. Durch den Belegvermerk macht die vorbereitende Buchhaltung dem Steuerberater die Zuordnung einzelner Belege sichtbar, klärt diese eindeutig und verschafft so einen schnellen Überblick. Durch die Kennzeichnung der Originalbelege mit den Kontonummern der Konten erkennt der Steuerberater auf den ersten Blick, in welches Konto ein gekennzeichneter Beleg eingetragen wurde und spart Zeit durch die eindeutige Zuordnung.

Lohnsteuer berechnen

Auch die Ermittlung der Lohnsteuer, die das Unternehmen für seine Mitarbeiter monatlich an das Finanzamt zu leisten hat, kann die vorbereitende Buchhaltung vornehmen. Denn die Buchhaltung muss für jeden Mitarbeiter des Unternehmens eine monatliche Lohnsteuererklärung an das Finanzamt übermitteln und die entsprechende Zahlung leisten. Nach der Feststellung der Lohnsteuerklassen für jeden einzelnen Mitarbeiter hält die Buchhaltung auch den Kinderfreibetrag fest. Sind diese beiden Kriterien geklärt, dann kann die Buchhaltung die anfallende Lohnsteuer über die Lohnsteuertabelle oder über einen ermitteln. 

Auch die Sozialversicherungsbeiträge können innerhalb der Buchhaltung für jeden Mitarbeiter im Vorfeld ermittelt werden. Die grundlegenden Kriterien für die Ermittlung der Sozialabgaben sind:

  • Wohnsitz in Ost- oder Westdeutschland
  • Anzahl der Kinder
  • Bruttogehalt unter Berücksichtigung von Beitragsgrenzen

Sind sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsbeiträge für jeden Mitarbeiter festgelegt, kann die Buchhaltung Lohn und Gehalt buchen und die Steuerbeträge an den Steuerberater zur Kontrolle und zur weiteren Bearbeitung übermitteln. 

Erstellung der Reisekostenabrechnung

Die Ausgaben, die Angestellte und Unternehmer für ihre beruflich bedingten Reisen aufwenden, werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung ausbezahlt und gemäß den gesetzlichen Vorgaben steuerlich behandelt. Viele Kosten, die während einer Geschäftsreise oder eines Fortbildungsseminars anfallen, können zu den Betriebsausgaben gezählt und steuerlich geltend gemacht werden. Zu den absetzbaren Kosten, die in eine Reisekostenabrechnung mit einfließen, gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalbeträgen, aber auch Reisenebenkosten, wie Kosten für Ferngespräche, Parkplatzgebühren oder Taxifahrten. Die vorbereitende Buchhaltung erstellt für die Mitarbeiter oder für die Geschäftsführung die Reisekostenabrechnung für jede einzelne Reise im Rahmen der Vorgaben, um diese zusammen mit den abgerechneten Quittungen und Belegen an den Steuerberater weiter zu leiten. 

Wusstest Du, das ab 2019 neue Sachbezugswerte gelten? Die musst Du bei Deiner Reisekostenabrechnung beachten.

Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung erfassen

Für die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung muss die Buchhaltung die erforderlichen Unterlagen nach ganz bestimmten Kriterien zusammen stellen, um sie an den Steuerberater zu übergeben. Für die Umsatzsteuererklärung sind sowohl die Beträge aus vereinnahmter Mehrwertsteuer als auch aus geleisteter Vorsteuer von Bedeutung. Daher muss die vorbereitende Buchhaltung sämtliche Ausgangsrechnungen nach ihren Steuersätzen (zum Beispiel 7% oder 19%) ordnen und sammeln. Aus ihnen werden die Steuerbeträge berechnet. Um vom Vorsteuerabzug zu profitieren, muss die Buchhaltung auch die Rechnungen von Lieferanten zusammen stellen. Auch diese werden nach Steuersätzen sortiert und entsprechend der Kontoauszüge zeitlich chronologisch geordnet. Die Differenz aus der vereinnahmten und der geleisteten Mehrwertsteuer ergibt im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung und der jährlichen Umsatzsteuererklärung die Umsatzsteuerschuld, die an das Finanzamt zu bezahlen ist. Zur Ermittlung der Steuerschuld und zum Beleg der Richtigkeit der Rechnung ist die Bereitstellung der Belege unbedingt erforderlich.

Wie kannst Du mit vorbereitender Buchhaltung Zeit und Kosten sparen?

Der Steuerberater wird von kleinen und mittleren Unternehmen vor allem mit der Aufgabe betraut, die Steuererklärungen für die unterschiedlichen Steuerarten, eine Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz zu erstellen. Auch die unternehmensinterne Einnahmen-Ausgaben Rechnung zur Kosten- und Liquiditätskontrolle, für Investitionsentscheidungen oder im Zuge der Erstellung der Bilanz gehört zu den Kernaufgaben des Steuerberaters. Je besser Deine Buchhaltung die Unterlagen vorbereitet, umso schneller kann Dein Steuerberater seine Aufgaben erledigen. Auch dient eine sorgfältige Vorbereitung Deiner steuerlich relevanten Unterlagen dem Steuerberater, um die erforderlichen Informationen für eine umfassende Beratung zusammen stellen. 

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Was gehört nicht mehr zur vorbereitenden Buchhaltung?

Obwohl Dein Steuerberater die meisten Aufgaben Deiner Buchhaltung übernehmen kann, sollte die vorbereitende Buchhaltung möglichst viele derjenigen Aufgaben übernehmen, die nicht steuerrechtliche Fachkenntnisse erfordern. Dadurch behältst Du den Überblick über Deine Firma auch im Alltagsgeschäft und Du bleibst mit den buchhalterischen Vorgängen auch im Alltagsgeschäft im Kontakt. Die Nähe der Buchhaltung zum Alltagsgeschäft unterstützt das betriebswirtschaftliche Handeln und Planen. Daher sollten gerade kleine und mittelgroße Unternehmen nicht alle buchhalterischen Aufgaben an einen externen Dienstleister abgeben. Als Fachmann für Steuerrecht kann Dein Steuerberater mit einer gut vorbereitenden Buchhaltung grundsätzlich die folgenden Aufgaben für Dich übernehmen,um Deine Buchhaltung zu entlasten:

  • Belege kontieren und verbuchen
  • Lohnbuchhaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Vorbereitung Jahresabschluss 
  • Abstimmung von Salden
  • Buchung von Abschreibungen
  • Jahressteuererklärungen

Kosten eines Steuerberaters – Wichtigstes Argument für die vorbereitende Buchhaltung

Zwar rechnet der Steuerberater seine Kosten über die ab, die ihm genau vorschreibt, wie viel er für die verschiedenen Aufgaben von seinen Mandanten verlangen darf. Doch im Rahmen der Gebührenverordnung bleibt dem Steuerberater ein großer Ermessensspielraum. Daher ist es wichtig, dass Du Deine Buchhaltung sehr gründlich vorbereitest, bevor Du dem Steuerberater Deine Belege übergibst. Denn je gründlicher Du Deine Buchhaltungsunterlagen vorbereitest, umso weniger Aufwand hat Dein Steuerberater und umso günstiger fällt seine Abrechnung und somit Deine Kosten aus. 

Da der Steuerberater viele unterschiedliche Aufgaben für jeden Mandanten übernehmen kann, solltest Du die Aufgabenverteilung für die laufende Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro bereits im Vorfeld genau absprechen. Gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich, die vorbereitende Buchhaltung selbst zu erledigen und den Steuerberater mit den restlichen Aufgaben zu betrauen. Denn für die vorbereitenden Aufgaben in der Buchhaltung ist kein Steuerfachmann erforderlich. Die vorbereitende Buchhaltung kann durch den Einzelunternehmer selbst oder durch eine Bürokraft genauso erledigt werden wie das Stellen von Rechnungen, das Schreiben von Angeboten, die Bezahlung von Rechnungen und das Belege Kontieren. 

Wie unterstützt eine Buchhaltungssoftware die vorbereitende Buchhaltung? – Billomat

Die Buchhaltungssoftware Billomat hilft Dir nicht nur dabei, Deine Buchhaltung optimal zu erstellen, zu organisieren und zu pflegen. Billomat bietet auch Unterstützung für die vorbereitende Buchhaltung in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Um die Daten aus Deiner Buchhaltung an den Steuerberater unkompliziert und ohne Datenverlust zu übertragen, steht eine Schnittstelle bereit, die auf die technischen Anforderungen Deiner Steuerkanzlei eingestellt werden kann. Wer Billomat für seine Buchhaltung nutzt, kann darüber hinaus dem Steuerberater einen Zugang zum Buchhaltungsaccount ermöglichen. So kann der Steuerberater stets einen Einblick in die laufende Buchhaltung nehmen und seine Aufgaben optimal koordinieren. 

Wie tauscht Billomat Daten mit dem Steuerberater aus?

Mit der Billomat Buchhaltungssoftware müssen Mandanten ihre Buchungsunterlagen nicht mehr auf Papier in verschiedenen Ordnern an den Steuerberater übergeben. Vielmehr können Anwender ihre Daten direkt vom Computer der Buchhaltung auf das System der Steuerkanzlei übermitteln. Die Übertragung erfolgt im allgemein verwendeten DATEV Format.

Was ist DATEV?

DATEV ist die gängige Schnittstelle zwischen Mandanten und Steuerkanzleien. Das DATEV Format ist speziell für den Export von Buchhaltungsdaten konzipiert und wird von den meisten Steuerkanzleien für den Austausch von elektronischen Daten genutzt. Die Billomat Software folgt den offiziellen Richtlinien für den DATEV Export und gewährleistet so seinen Anwendern die sichere Übertragung. Der DATEV Export sorgt dafür, dass Buchhaltungsdaten mit Buchungen, Belegen und Rechnungen verlustfrei elektronisch übermittelt werden können. So stellt die DATEV Schnittstelle eine Grundlage für die vorbereitende Buchhaltung bereit, auf der sie eine optimale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei organisieren kann. Mit Hilfe der Billomat Software werden die Daten in einem Standardformat aufbereitet und mit nur wenigen Klicks komplett elektronisch, sowie ohne Fehler und Verluste transferiert.

Tipp: Um die vorbereitende Buchhaltung optimal für die Übertragung an die Steuerkanzlei sowie für die weitere Bearbeitung durch den Steuerberater einzustellen lohnt es sich, die Organisation der Buchhaltung bereits im Vorfeld mit der Steuerkanzlei abzustimmen und genau festzulegen. Bei der Nutzung der Billomat Buchhaltungssoftware für die vorbereitende Buchhaltung kannst Du bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater abklären, welchen Kontenrahmen Du am besten für Erlös- und Aufwandskonten verwenden solltest, welche allgemeinen Einstellungen wichtig sind und wie die Erlös-, Aufwands- und Geldkonten im Detail anzulegen sind. Der Steuerberater kann auch selbst die grundlegenden Einstellungen in der Billomat Software vornehmen, um die vorbereitende Buchhaltung optimal auf die Zusammenarbeit mit seiner Kanzlei einzustellen. 

Wie funktioniert der DATEV Export bei Billomat?

Die Funktion für den DATEV Export an den Steuerberater findet sich in der Billomat Schaltzentrale unter Berichte/Exporte im Menüpunkt DATEV/Agenda. Über den DATEV Export können Anwender sowohl Bewegungsdaten mit einzelnen Buchungen als auch Stammdaten mit Debitoren und Kreditoren exportieren, um sie dem Steuerberater zu übergeben. Billomat ermöglicht die Digitalisierung von Belegen, die in verschiedenen Formaten abgelegt werden können. Auch diese können Anwender zusammen mit den Buchungsdaten über DATEV an die Steuerkanzlei exportieren. Für den DATEV Export sind einige Grundeinstellungen vorzunehmen, in denen Anwender unter anderem konfigurieren, welche Kontonummern für den Export verwendet werden sollen.

Tipp: Auch die Grundeinstellungen für den DATEV Export können im Vorfeld mit dem Steuerberater abgesprochen werden, um eine reibungslose fortlaufende Zusammenarbeit zu gewährleisten. Abhängig von den Aufgaben und der Arbeitsweise des Steuerberaters können Anwender beispielsweise einzelne Buchungsstapel oder den gesamten Export der vorhandenen Bewegungsdaten übertragen. Auch die Zeiträume für die Übertragung können genau festgelegt werden, um eine periodische Bearbeitung zu ermöglichen. Die Angabe von Nummern für den Mandanten und für den Steuerberater erleichtern der Steuerkanzlei die eindeutige Zuordnung der übertragenen Daten. Eingaben, die einmal vorgenommenen wurden, werden in der Billomat Software gespeichert und können für zukünftige Exporte übernommen und im gegebenen Fall angepasst werden.

Wie erhält der Steuerberater Zugang zum Billomat Account?

Billomat entlastet die vorbereitende Buchhaltung durch die zusätzliche Möglichkeit, dem Steuerberater einen eigenen Zugang zum Account bereit zu stellen. So erhält der Steuerberater Zugriff auf alle Rechnungen und weiteren Belege der Buchhaltung und kann sich die Daten, die er für seine Bearbeitung benötigt, selbstständig per DATEV holen. Der Zugang erleichtert dem Steuerberater die Arbeit und spart sehr viel Zeit. Denn anstatt sich mit dem Mandanten über Buchhaltungsdetails, fehlende Belege oder offene Fragen abstimmen zu müssen, kann der Steuerberater sich selbst einen schnellen Einblick in die Buchhaltung verschaffen und die notwendigen Daten nach Bedarf zur Bearbeitung übertragen. 

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