Vorteile der Abschlagszahlung: Was musst Du beachten?

Eine Abschlagszahlung ist die im Voraus zu leistende Zahlung eines Teilbetrags aus einem vereinbarten Entgelt für eine Lieferung oder Leistung. Die Abschläge werden nach abgeschlossenen Teilschritten eines längeren Projektes fällig, sofern diese Zahlungsweise entsprechend zwischen Auftraggeber und Dienstleister vereinbart wurde. Dabei erstellt der Auftraggeber jeweils eine Akontorechnung für einen Projektabschnitt. Vorteile der Abschlagszahlung entstehen für beide Parteien – welche das sind, erfährst Du hier.

1. Akontozahlung, was ist das? – Definition der Abschlagszahlung
2. Was sagt der Gesetzgeber zur Akontozahlung?
3. Vorteile der Akontozahlung für den Dienstleister
4. Vorteile der Abschlagszahlung für den Auftraggeber
5. Abschlagszahlung und die Steuer
6. Beispiel – wie läuft eine Akontozahlung ab?
7. Wie kannst Du Muster für die Abschlagszahlung erstellen?
8. Was muss eine Akontorechnung enthalten?

Akontozahlung, was ist das? – Definition der Abschlagszahlung

Die Abschlagszahlung wird auch als Akontozahlung bezeichnet. Der Begriff „a conto“ kommt aus dem Italienischen und bedeutet übersetzt „auf Rechnung“ oder „auf Abschlag“. Somit bezieht sich die Akontozahlung auf eine Rechnung, die eine Forderung auf einen Abschlag enthält. Im Wirtschaftsleben bezeichnet die Abschlagszahlung oder Akontozahlung eine Teilzahlung, die durch einen Auftragnehmer in Rechnung gestellt wird.

Die Teilzahlung bezieht sich dabei auf einen Teil einer Lieferung oder Leistung. Die Akontozahlung ist demnach keine Vorauszahlung für eine nicht erhaltene Lieferung oder Leistung. Hingegen bezeichnet der Begriff eine Zwischenabrechnung für den erbrachten Teil einer vereinbarten Lieferung oder Leistung. 

Was sagt der Gesetzgeber zur Akontozahlung?

Im Alltag werden zahlreiche Kaufverträge geschlossen, indem Waren eingekauft oder Leistungen erbracht werden. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt im § 433 BGB im Grundsatz vor, dass der Kaufpreis immer dann fällig wird, wenn eine Ware ausgehändigt wird. Doch oftmals ist diese Regelung in der Praxis nicht gut umsetzbar, wenn sich die Erfüllung einer Lieferung oder Leistung zum Beispiel aufgrund des Umfangs über einen längeren Zeitraum hinweg erstreckt. 

Abschlagszahlung Rechnung – Vertragsfreiheit

Die Vertragsfreiheit dagegen ist durch das Grundgesetz im Artikel 2 Abs 1 GG gewährleistet. Denn die freie Entfaltung der Persönlichkeit führt dazu, dass zwei Parteien einen gemeinsamen Vertrag zwar mit Einschränkungen, jedoch weitgehend beliebig ausgestalten können, wenn sie in einer Sache einig werden. In der Folge erlaubt es die Vertragsfreiheit den beiden Vertragsparteien Auftragnehmer und Auftraggeber grundsätzlich auch, dass sie Teilzahlungen vereinbaren können, wenn es für die Auftragsabwicklung günstig ist.  

Was sind gängige Zahlungsweisen in der Praxis?

In der Regel wird zuerst die Ware geliefert oder die Leistung erbracht und danach eine Rechnung ausgestellt, die innerhalb eines festgelegten Zahlungsziels zu begleichen ist. Die meisten Zahlungsvorgänge finden daher nach Ende der Arbeit statt. Die Vorauszahlung hingegen wird als gängiges Verfahren bei Online Händlern eingesetzt. Im Online Handel erhält der Kunde die Ware manchmal erst, wenn das Geld auf dem Konto des Verkäufers eingegangen ist.  

Akontozahlung Rechnung – Beispiel: Strom und Nebenkosten

Abschlagszahlungen kennen sowohl Privatleute, aber auch viele Unternehmer und Selbstständige insbesondere von ihrer Wasser- und Stromrechnung oder den Nebenkosten eines Mietverhältnisses. Mit der Abschlagszahlung werden Teilsummen auf die voraussichtliche Jahresrechnung gezahlt und erst am Ende abgerechnet.

Abschlagszahlung im Zahlungsmanagement

Die Abschlagszahlung kann für Selbstständige und Freiberufler ein hilfreiches Werkzeug in der Vertragsgestaltung und im Zahlungsmanagement sein. Bei besonders umfangreichen und lang andauernden Projekten sind vorab vereinbarte Teilzahlungen sinnvoll. Vor allem Handwerker auf dem Bau haben mit der Abschlagszahlung praktische Erfahrung. Sind Teilschritte eines größeren Bauabschnitts erbracht, bekommt der Auftraggeber eine Rechnung, die nur die bisher geleisteten Arbeiten und Materiallieferungen umfasst.

Vorteile der Akontozahlung für den Dienstleister

Der zentrale Vorzug der Abschlagszahlung liegt für den Auftragnehmer in der Liquidität. Die durch Abschlagszahlungen gesicherte und verbesserte Liquidität ist das große Plus für den Auftragnehmer. Wer sich über Wochen oder Monate an ein Projekt bindet, aber erst nach Abschluss aller Arbeiten sein Geld bekommt, der hat unter Umständen eine lange finanzielle Durststrecke zu bewältigen. Für die Ausgestaltung eines umfangreichen Auftrags ist es daher empfehlenswert, Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Denn über die Abschlagszahlung kommen regelmäßig Teilbeträge auf das Firmenkonto und decken die laufenden Kosten. Daher ist es für größere Projekte immer sinnvoll, wenn Auftragnehmer und Auftraggeber vorab Teilziele des Projektes vereinbaren, auf die jeweils eine Abschlagszahlung erfolgt.

Vorteile der Abschlagszahlung für den Auftraggeber

Leistungskontrolle durch die Abschlagsrechnung

Der Auftraggeber, der eine Abschlagszahlung leistet, hat ebenfalls Vorteile aus dieser Vereinbarung. Zum einen erfährt er, wie sich das laufende Projekt entwickelt und kann nach Beendigung von Projektteilen, in denen eine Abschlagszahlung erfolgt, den Zwischenstand überprüfen. Denn die Rechnung für die Abschlagszahlung kann erst dann erfolgen, wenn ein Arbeitsabschnitt vollständig und ohne gravierende Mängel erledigt ist.

Liquiditätskontrolle durch die Abschlagsrechnung

Zum anderen verbessert die Abschlagszahlung auch für den Auftraggeber die eigene Liquiditätskontrolle. Wer in der Budgetplanung keine große Summe einsetzen kann, hat mit Abschlagszahlungen mehr finanziellen Spielraum bei größeren Projekten.

Abschlagszahlung: Steuer

Vorteile der Abschlagszahlung für gewerbliche Kunden bei der Steuer

Auch im Hinblick auf die Steuer kann es für gewerbliche Auftraggeber vorteilhaft sein, Abschlagszahlungen zu leisten. Das trifft zum Beispiel dann zu, wenn es steuerlich günstig ist, dass ein Teil der Ausgabe noch in das aktuelle Steuerjahr fallen soll, während die Schlussrechnung erst im kommenden Jahr erfolgen wird.

Vorteile der Abschlagszahlung für Firmen mit Buchführungspflicht bei der Steuer

Der Vorteil einer Abschlagszahlung greift insbesondere dann, wenn Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und das Zufluss-Abfluss-Prinzip nicht angewendet werden kann. Denn Unternehmen, die das Zufluss-Abfluss-Prinzip nicht anwenden können, müssen die Beträge aus Ausgangsrechnungen auch dann versteuern, wenn der Rechnungsbetrag durch den Kunden noch nicht bezahlt wurde. Wenn Unternehmen dagegen eine Akontorechnung schreiben, dann steht lediglich ein Teilbetrag aus einer Gesamtforderung in einer vorliegenden Rechnung an. Der Teilbetrag fließt in die Buchführung ein und wird kontiert. In der Folge muss auch nur der Teilbetrag aus der Akontorechnung im dazu gehörenden Abrechnungszeitraum versteuert werden. Unternehmen, die eine Akonto Rechnung schreiben, können somit Steuervorauszahlungen umgehen. 

Abschlagszahlung für Kleinunternehmer – was ist zu beachten?

Kleinunternehmer sind im Grundsatz davon befreit, in ihren Rechnungen Mehrwertsteuer auszuweisen. Rechnungen von Kleinunternehmern enthalten daher lediglich den Nettobetrag, der für eine Warenlieferung oder Dienstleistung anfällt. Die Mehrwertsteuer, die normale Unternehmer von ihren Kunden verlangen müssen, dürfen Kleinunternehmer nicht von ihrer Kundschaft erheben. Wenn Kleinunternehmer eine Abschlagszahlung vereinbaren und für erbrachte Teilleistungen eine Akonto Rechnung schreiben, dann darf auch diese keine Mehrwertsteuer enthalten. Vielmehr muss der Kleinunternehmer auch auf der Akontorechnung einen Hinweis auf die „Steuerbefreiung laut Umsatzsteuergesetz“ anführen. An der Kleinunternehmerregelung ändert sich also durch eine Akontorechnung nichts. 

Akontozahlung: Beispiel – wie läuft eine Abschlagszahlung ab?

Für die Eröffnung eines neuen Bistros möchte der Inhaber seine Inneneinrichtung durch eine erfahrene Schreinerei anfertigen und einbauen lassen. Der Auftragsumfang umfasst dabei mehrere Arbeitsschritte:

• Planung der Einrichtung
• Fertigung des Mobiliars Tische und Stühle
• Fertigung der feststehenden Möbelteile, wie Theke und Küche
• Lieferung des Mobiliars Tische und Stühle
• Lieferung und Einbau der Theke
• Lieferung und Einbau der Küche

Die beiden Vertragsparteien vereinbaren, dass die Arbeitsschritte in Projektabschnitte eingeteilt werden. Nach Fertigstellung oder Lieferung eines jeweiligen Abschnittes erfolgt eine Akontorechnung. Die erste Akontorechnung umfasst die Leistungen Planung und Fertigung. Die zweite Akontorechnung umfasst die Lieferung des Mobiliars. Die Abschlussrechnung erfolgt schließlich nachdem der Einbau von Theke und Küche abgeschlossen ist. Es wird vereinbart, dass die nachfolgenden Projektabschnitte erst dann fortgesetzt werden, wenn die jeweils letzte Akontorechnung bezahlt ist.

• Der Schreiner plant die Einrichtung, fertigt die Möbelstücke und stellt seine erste Akontorechnung
• Nach Erhalt der ersten Akontorechnung bezahlt der Bistroinhaber die Forderung.
• Nach Zahlungseingang der offenen Forderung liefert der Schreiner das Mobiliar und stellt die zweite Akontorechnung
• Der Bistroinhaber bezahlt die zweite Akontorechnung
• Nach Zahlungseingang der zweiten Akontorechnung baut der Schreiner Theke und Küche ein
• Nach dem Einbau stellt er die Abschlussrechnung 

Wie kannst Du Muster für die Abschlagszahlung erstellen?

Du kannst in Deinem Buchhaltungsprogramm auch für die Abschlagszahlung Muster anlegen. Verwendest Du für die Rechnungsstellung bei Abschlagszahlung Muster, dann muss jede ausgestellte Akontorechnung als Originaldokument erstellt und so gesichert werden, dass sie nicht im Nachhinein verändert werden kann.

Übrigens: So verbuchst Du Abschlagszahlungen richtig!