Wann lohnt sich ein Dokumentenverwaltungssystem?

Zentrale Aufgabe der Buchhaltung ist neben der Ermittlung von Erträgen für die Bilanz oder die Einnahmenüberschussrechnung die Aufbewahrung von geschäftlichen Belegen. Diese dienen nicht nur dazu, dass das Unternehmen selbst stets einen Überblick behält. Auch zur steuerlichen Erklärung der Einkünfte sowie zur Vorlage für das Finanzamt sind die geschäftlichen Dokumente ordnungsgemäß zu erstellen und bereit zu halten. Erfüllte noch vor wenigen Jahren die Buchhaltung ihre Aufgaben in Papierform mit einem oftmals umfangreichen System an Ordnern in einem Archiv, so stehen heute elektronische Systeme bereit, die die buchhalterischen Vorgänge in ihrer Komplexität aufnehmen und verarbeiten. Ob sich ein Dokumentenverwaltungssystem (Dokumentenmanagementsystem) für einen Betrieb lohnt, hängt von verschiedenen Kriterien ab.

In diesem Beitrag:

1. Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?
2. Wie funktioniert ein DMS?
3. Was ist der Unterschied zwischen Dokumenten- und Contentmanagement?
4. Welche Vorteile bietet das Dokumentenverwaltungssystem?
5. Wofür wird ein DMS benötigt?
6. Für wen lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem?
7. Wie kann Dich eine Software bei der Dokumentenverwaltung unterstützen?

Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?

Das Dokumentenverwaltungssystem (auch Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS) hat die grundlegende Aufgabe, Dokumente innerhalb eines Betriebs zu verwalten. Die Aufgabe umfasst die Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten sowie ihre Archivierung. Sie muss in der Lage sein, Dokumente intelligent zu verteilen, um diese stets einfach auffindbar vorzuhalten. Das Dokumentenmanagement verfolgt dabei das Ziel, Arbeitsabläufe zu verkürzen und Dokumente sowie dazu gehörende Informationen möglichst schnell bereit zu stellen. Die Beschleunigung innerhalb der Verwaltung zieht eine Verbesserung der Arbeitsproduktivität nach sich.

Dokumentenverwaltungssystem für die digitale Buchhaltung

Das Dokumentenverwaltungssystem ist ein Schritt in Richtung papierloses Büro, nachdem die fortschreitende Technik die erforderlichen Voraussetzungen geschaffen hat. Insbesondere das gestiegene Aufkommen an Informationen, neue Herausforderungen durch gesetzliche Vorgaben und die technischen Entwicklungen haben den Einsatz der digitalen Buchhaltung befördert. In der Folge bietet das Dokumentenverwaltungssystem ein Instrument zur Koordinierung der digitalen Buchhaltung.

Wie arbeitet das Dokumentenverwaltungssystem?

Das Dokumentenverwaltungssystem ist eine Verwaltung aller elektronischen Dokumente, die durch Geschäftsvorfälle entstehen. Für die Verwaltung wird eine Datenbank eingesetzt. Das so genannte Dokumentenmanagementsystem mit dem bekannten Kürzel DMS hat die zentrale Aufgabe, die geschäftlichen Dokumente zu archivieren und innerhalb des gesamten Unternehmens zugänglich bereit zu halten. So dient das Dokumentenverwaltungssystem zur Organisation sämtlicher Geschäftsunterlagen. Das DMS übernimmt dabei durch die Entwicklung, die Überarbeitung, die Kontrolle und die Verteilung von Dokumenten die vollständige Koordination.

Wie funktioniert ein Dokumentenverwaltungssystem?

Liegen geschäftlich relevante Dokumente in Form von Papier vor, dann werden diese mit Hilfe von Scannern oder über andere fotografische Techniken in digitale Form überführt. Das DMS verarbeitet die so eingelesenen Dokumente weiter, um sie danach abzulegen. Dabei werden die Dokumente in nun digitaler Form in ein Ordnungssystem gespeichert, gekennzeichnet und einer Kategorie zugeordnet. Daneben erstellt das DMS neue Dokumente in elektronischer Form und stellt projektbezogen, kundenbezogen oder in sonstiger Weise fallbezogen Verbindungen her, um sie in einem übersichtlichen System abzulegen. Mit der Einordnung wird automatisch ein digitales Archiv aufgebaut, für das übergeordnete Kategorien angelegt werden. Das Archiv ist in der Lage, sowohl selbst erstellte, als auch eingehende elektronische Dokumente sowie Papierdokumente, die gedruckt oder gefaxt sind, aufzunehmen und zu verarbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Contentmanagement?

So genannte Enterprise Content Management Systeme ECM verwalten sämtliche Daten und Informationen, die in einem Unternehmen anfallen. Sie verfügen über erheblich umfangreichere Funktionen als das Dokumentenmanagement. Das Dokumentenverwaltungssystem stellt lediglich einen Anteil der Funktionen eines ECM Systems zur Verfügung, indem es sich auf die Erstellung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen, wie zum Beispiel von Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen beschränkt.

Welche Vorteile bietet das Dokumentenverwaltungssystem?

Ein digitales System zur Verwaltung von Dokumenten bietet neue Instrumente für die professionelle Erstellung der Buchhaltung. Die digitale Verarbeitung von Geschäftsdokumenten bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zu diesen gehören zum Beispiel:

• Erleichterung durch Standardisierung: Vorgegebene Standards für die Behandlung geschäftlicher Dokumente erleichtern die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung.
• Ordnung und Struktur: Wer alle Belege sortiert und eingepflegt hat, hat seine Daten zur Hand und kann jederzeit auf Zahlen zugreifen. Ein weiterer Schritt liegt in der Online-Bereitstellung von Zahlen und Belegen in digitaler Form.
• Zentrale Ablage: Die Geschäftsdokumente werden zentral und verlustsicher abgelegt. Die Dokumente können jederzeit und ohne erheblichen Aufwand in Form von Kopien bereit gestellt und ausgegeben werden.
• Allgemeine Abrufbarkeit: Dokumente, die die Buchhaltung bearbeitet und abgelegt hat, sind innerhalb des gesamten Unternehmens abrufbar. Das Ordnungssystem kann nach Grundsätzen aufgebaut werden, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. So können zum Beispiel Ordnungskriterien festgelegt werden, die sich nach der Relevanz, nach dem Erstellungsdatum oder nach dem Projekt ausrichten.
• Zugriffsicherung: Auch die Möglichkeiten für den Zugriff können je nach den Interessen des Betriebs individuell festgelegt werden. So können zum Beispiel bestimmte Abteilungen oder Teams einen Zugriff auf bestimmte Bereiche erhalten. Der Zugriff von Mitarbeitern auf bestimmte Unterlagen kann auch projektbezogen eingerichtet werden. Auf diese Weise stellt das Dokumentenverwaltungssystem sicher, dass Dokumente für einen bestimmten Personenkreis verfügbar sind, während die Buchhaltung entlastet wird.
• Zeitlose Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit von Dokumenten kann zu jeder Zeit erfolgen. Auch nach Geschäftsschluss können Dokumente ohne die Hilfe von Mitarbeitern aus der Buchhaltung für Zugriffsberechtigte bereit liegen. Dabei wird nicht nur die Buchhaltung entlastet. Während der Bearbeitung von Projekten trägt das Dokumentenverwaltungssystem dazu bei, dass kein Informationsstau entsteht, der den Arbeitsfluss während eines Projektes behindern würde. Auf diese Weise gewährleistet das DMS System das reibungslose Funktionieren von Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens.
• Suchfunktion: Die Suchfunktion in der Dokumentenverwaltung erleichtert den Zugriff auf vorhandene Dokumente und vereinfacht somit den Transfer von Informationen. Der Arbeitsaufwand für notwendige Recherchen wird dabei erheblich verkürzt.
• Schnittstellen: Ein Dokumentenmanagementsystem bietet die Möglichkeit, zu extern bereit liegenden Informationen eine Verlinkung herzustellen. Zudem können Dokumente mit anderen Prozessen verknüpft werden.
• Vereinfachung der Steuererklärung: Die Übermittlung von Daten an den Steuerberater erfolgt durch das Dokumentenmanagementsystem in nur wenigen Arbeitsschritten. Auch wer seine Steuererklärung selbst erledigt, profitiert von erheblichen Zeiteinsparungen durch die digitale Dokumentenverwaltung. Selbstständige und Gründer sollten daher unbedingt von Anfang an ihre Belege und Rechnungen mit System strukturieren. Ein Rechnungsprogramm hilft dabei, Ordnung in die Unterlagen zu bekommen.

Wofür wird ein Dokumentenverwaltungssystem benötigt?

Grundsätzlich lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem für die folgenden Einsatzfelder:

• Buchhaltungsabteilung: In der Datenverarbeitung liegt das größte Sparpotential von Dokumentenmanagementsystemen. Unternehmen, die täglich viele Rechnungen bearbeiten, können sehr genau abmessen, wie hoch der Zeitaufwand für die Erstellung und die Aufbewahrung von Papierbelegen ist. Erfordern zum Beispiel Erstellung und Ablage einen Arbeitsaufwand von drei Minuten, dann fallen für zehn Rechnungen dreißig Minuten an Arbeitszeit an. Dahingegen verkürzt ein gutes DMS die Zeit für dieselben Aufgaben auf jeweils ca. eine Minute. Dieselben Aufgaben werden demnach mit einem Dokumentenmanagementsystem in einem Bruchteil an Zeitaufwand erledigt. Wer einen hohen Anfall an entsprechenden Aufgaben in der Buchhaltung hat, der erfährt daher durch den Einsatz eines DMS eine erhebliche Zeit- und Personaleinsparung in der Buchhaltung. Große Firmen profitieren dabei durch Personaleinsparung, während für kleine Betriebe Kapazitäten für andere Aufgaben frei werden.
• Genehmigungsprozesse: Zahlreiche geschäftliche Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen oder Bestellungen erfordern eine Genehmigung durch einen Vorgesetzten. Bei der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems kann der Anwender genau festlegen, welche Dokumente eine Genehmigung benötigen. Das kann automatisch erfolgen, sodass Genehmigungsprozesse beschleunigt und zugleich Fehlerquellen minimiert werden.
• Anfragen von Kunden und Lieferanten: Viele Dokumente in der Buchhaltung erfordern durch Irrtümer oder Korrekturen eine weitere Bearbeitung. Hierfür müssen die dazugehörenden Dokumente, wie zum Beispiel eine reklamierte Rechnung herausgesucht, mit anderen Dokumenten, wie mit dem Lieferschein abgeglichen und danach wieder am jeweils richtigen Ort abgelegt werden. Mit einem DMS wird dieser Vorgang erheblich verkürzt, da alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente in ihrer Zusammengehörigkeit abrufbar sind.
• Angebotsvorbereitung: Bis zu einer Auftragserteilung müssen meist mehrere Angebote erarbeitet und abgegeben werden. Werden Angebote ohne DMS erstellt, dann müssen bei jedem Verhandlungsschritt die aktuellen Unterlagen herausgesucht werden, um diese zu editieren und als Kopie mit neuer Benennung abzulegen. Mit einem DMS ist die aktuelle Angebotsversion nicht nur schneller gefunden. Sie ist auch einfacher zu überarbeiten und abzulegen. Das DMS erzeugt automatisch eine neue Version des Angebotes, sodass auch die Ablage mit Namensgebung und Einordnung automatisch geschieht. Auf diese Weise profitieren Anwender erneut von einer Arbeits- und Zeitersparnis sowie von der Minimierung der Fehleranfälligkeit.

Für wen lohnt sich ein Dokumentenverwaltungssytem?

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem bringt Kosten mit sich, die sich langfristig durch Einsparungen ausgleichen sollen, damit es sich lohnt. Die Einsparungen, die ein Dokumentenmanagemengsystem bewirkt, betreffen insbesondere Zeit und Arbeitsaufwand Grundsätzlich lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem daher für alle Unternehmen, die eine Buchhaltung zu bewältigen haben. Aus diesem Grund ist der Einsatz eines DMS Systems für nahezu alle Betriebe rentabel. Je mehr Aufgaben für die Buchhaltung anfallen und je komplexer ihre Bearbeitung ausfällt, umso vorteilhafter ist der Einsatz eines DMS Systems.

Lohnend für alle – DMS

Daneben lohnt sich ein systematisches Dokumentenmanagement nicht nur als Arbeitserleichterung für die Buchhaltungsabteilung. Denn alle Mitarbeiter im Unternehmen profitieren davon. Noch vor wenigen Jahren erforderte die papiergebundene Verarbeitung von Daten mit ihrer Ablage in Aktenordner und Archive eine erheblich umständlichere Handhabung als die digitale Verarbeitung von Dokumenten. Standen bis zur Ablösung der papiergebundenen Buchhaltung in den Firmen Aktenordner voller Papierdokumente in den Regalen, deren Ordnungssystem ausschließlich den Mitarbeitern der Buchhaltung bekannt waren, bietet das elektronische Dokumentenmanagement einen Zugriff, der vom Buchhaltungsteam unabhängig ist. Auch ein Mitarbeiterwechsel, der oftmals ohne elektronische Dokumentenverwaltung zu Missverständnissen und doppelter Arbeit aufgrund mangelnder Information führen kann, erfolgt mit der digitalen Buchhaltung reibungslos.

Intranet als Informationsplattform

Besonders bewährt hat sich ein gut aufgebautes Intranet mit Ablagestrukturen, die jeder nachvollziehen kann. So können alle Mitarbeiter von überall her auf Daten zugreifen. Eigene Plattformen für die Teams helfen, das bereits vorhandene Wissen zu bündeln und den Stand der Projekte nachvollziehbar zu gestalten. Interne Suchmaschinen zur Verwaltung von Dokumenten können Unterlagen finden, ohne dass der Anwender wissen muss, ob das, was er sucht, in einer Powerpoint-Präsentation stand oder in einem Word-Dokument.

Wie kann Dich eine Software bei der Dokumentverwaltung unterstützen?

Statt einer zentralen Datenbank kannst Du auch eine Software für die Verwaltung Deiner Dokumente verwenden. Wenn Du eine Cloudlösung wie Billomat verwendest, kannst Du sogar von überall auf Deine Daten zugreifen.

Billomat kann sogar noch mehr als reines Dokumentenmanagement: Mit dem Dokumentverwaltungs- und Buchhaltungsprogramm kannst Du Deine Stammdaten mithilfe des integrierten CRM-Systems verwalten. Erstelle in wenigen Minuten neue Dokumente oder erfasse Deine Belege digital. Wenn Du möchtest, kannst Du weitere Zugänge für Mitarbeiter oder Deinen Steuerberater einrichten.

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