06. Apr. 2018 | Buchhaltung
Wann sollten Selbstständige Reisekosten abrechnen?
Wenn Selbstständige Reisekosten abrechnen gibt es dafür zwei Zielgruppen. Teils stellen Freiberufler und Subunternehmer ihren Kunden Fahrtkosten in Rechnung. Diese und alle übrigen Reisekosten interessieren aber auch das Finanzamt. Und deshalb müssen alle Reisekosten in den Betriebsausgaben auftauchen. Sie sind steuerlich absetzbar. Zum Teil gibt es steuerlich absetzbare Pauschalen, die auf bestimmte Reisesituationen zutreffen: z.B. der Verpflegungskostenmehraufwand und die Kilometerpauschale.
Belege und Kosten einer Reise dokumentieren
Gerade weil Reisekosten sich oft aus mehreren kleinen und großen Posten zusammensetzen und summieren, solltest du sie konsequent immer sofort dokumentieren. Du gehst mit allen Belegen einer Reise so um, wie du auch andere Eingangsrechnungen archivierst. Wer noch Papierbelege sammelt, passt gut auf sie auf. Ist deine Buchhaltung bereits komplett digital, dann kannst du, die Originalbelege ebenfalls digital archivieren. Wenn sie als Kassenzettel, Parkhausticket oder Quittung einer Reinigung daherkommen, dann scannst du sie ein. Wer das sofort auf oder nach der Reise erledigt, muss später nicht nach den Belegen suchen.
Wieviele Kilometer bist du gefahren, wie lange warst du abwesend: auch das ist für die Steuererklärung wichtig. Lückenlose und aktuell gehaltene Dokumentation erleichtert dir sofort die Arbeit. Zum einen kannst du alles, was vom Kunden übernommen wird, gleich in die nächste Rechnung schreiben. Zum anderen sind die Unterlagen für Steuerberater und Finanzamt komplett.
Als Selbstständige Reisekosten abrechnen: Was gehört alles zu den Reisekosten?
Reisekosten akzeptiert das Finanzamt, wenn es sich um beruflich veranlasste Reisen handelt. Vermischen sich private und geschäftliche Aspekte bei einer Reise, dann gelten gesonderte Regelungen. In erster Linie ist nur die beruflich bedingte Reise absetzbar bzw. gilt als Betriebsausgabe.
Wenn du Reisekosten dokumentierst, um sie von der Steuer abzusetzen, lohnt es sich immer, in deinen Unterlagen auch den Zweck der Reise zu vermerken. Ob nun „Teilnahme Messe A“ oder „Meeting Kunde B in Anderestadt“: Im Fall einer Betriebsprüfung kommen so gar nicht erst Zweifel auf, ob die Reise eine betrieblich bedingte war oder nicht.
Zu den Reisekosten zählen:
- Fahrtkosten,
- Übernachtungskosten,
- Reisenebenkosten und der
- Verpflegungskostenmehraufwand.
Fahrtkosten belegen und Pauschalen abrechnen
Die meisten Fahrtkosten sind mit Hilfe von Tickets oder Fahrkarten belegbar: Bahn, Fluggesellschaft, Fernbus, Öffentlicher Nahverkehr, Fähren und Taxiunternehmen geben dir immer einen Abrechnungsbeleg oder eine Quittung. Wer mit dem Firmen- oder Privatfahrzeug unterwegs ist, führt ein Fahrtenbuch und kann Tankquittungen sammeln oder auf die Kilometerpauschale verweisen.
Übernachtungskosten belegst du mit der Hotelrechnung. Dabei musst du aber beachten, ob das Frühstück Teil der Übernachtungspauschale oder gesondert ausgewiesen ist. Ist es nämlich eine Hotelübernachtung, die du einem Kunden in Rechnung stellst und zahlt der dein Frühstück mit, weil es Teil der Pauschale ist, dann ziehst du für das Finanzamt 20% vom Verpflegungskostenmehraufwand für den Tag ab.
Zu den Reisenebenkosten zählen z.B. Serviceleistungen, die du aus beruflichen Gründen unterwegs in Anspruch nimmst: Kosten für das Parkhaus oder die Schnellreinigung, in die du ganz eilig deinen Anzug geben musstest, weil dir ein Sandwich drauf gefallen ist.
Du siehst, warum es wichtig ist, die Reisekosten immer sofort zu verbuchen? Zu den Reisekosten zählen auch viele Kleinigkeiten, die du vermutlich schnell aus dem Gedächtnis verlierst, wenn die Reise vorbei ist. Die vielen verschiedenen Posten musst du nicht nochmal nachschlagen, zusammensuchen oder dich über verlorene Quittungen ärgern, wenn du alles rund um die Reisekosten gleich erledigst.
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