Organisation   04.7.2019

Warum Digitalisierung den Einkauf verändert

Die Digitalisierung führt dazu, dass Warenverwaltung heute immer das Jetzt darstellt. So ist die zuverlässige Aussage „lieferbar“ oder „nicht lieferbar“ – heute eine Frage von Sekunden. Das war noch vor wenigen Jahren ganz anders. Die Folgen: die Aufgaben in Einkauf und Vertrieb und auch die Kundenwünsche verändern sich. Und es gibt noch weitere Gründe, warum die Digitalisierung den Einkauf verändert.

Analoge Bestellvorgänge

Eine Bestellung per Fax durchgeben oder eine Bestellkarte per Post schicken. Das gibt es noch. Aber je nach Kundengruppe und Branche wird es über kurz oder lang verschwinden. Die Nachteile analogen Einkaufs liegen auf der Hand.

Warum Digitalisierung den Einkauf verändert

Manche Leute mögen es lieber durch Läden zu stöbern, als andere. Für „die anderen“ gibt es Online Shops. Dank der Digitalisierung. (Bild © unsplash.com)

Für den Kunden sieht es so aus: Man verschickt eine Bestellung. Es vergehen Tage, bis die Ware abholbereit ist, der Paketbote kommt oder ein Antwortschreiben des Lieferanten mit der Auskunft eintrifft, dass ein Produkt gerade nicht lieferbar sei.

Auf Händlerseite sieht es so aus: Die schriftliche Bestellung muss erst ins System eingepflegt werden. Dann kann ein Sachbearbeiter prüfen, ob alles lieferbar ist. Die Ware wird zusammengestellt. Der Vorgang ist zeitaufwändig. Womöglich muss sogar jemand die Regalreihen entlang laufen, um persönlich nachzusehen, ob Produkt X noch in der Ausführung Y vorrätig ist.

Wie Digitalisierung den Einkauf verändert: der Endverbraucher

Einkauf ist nicht gleich Einkauf. Privatpersonen verstehen darunter alles vom Online-Shopping bis zum Wochenmarktbesuch. Wie die Digitalisierung den Einkauf verändert, ist für den Endkunden interessant, weil sie die Geschwindigkeit und Flexibilität erhöht. Online-Einkäufe treffen in Großstädten manchmal noch am Tag der Bestellung ein. Aber auch der Besuch beim Fachhändler vor Ort bringt eine schnelle Aussage darüber, ob ein Produkt lieferbar ist oder nicht und wann man es abholen kann, weil lokale Händler Einblick in die Warenhaltung ihrer Großhändler nehmen können, ohne lange herumzutelefonieren.

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Handel und Logistik vor neuen Herausforderungen

Für Handel und Logistik bedeutet das, dass die Ansprüche der Verbraucher gestiegen sind. Kunden erwarten, dass ihr Paket schnell da ist. Sie verlangen zuverlässige Aussagen zu Lieferbarkeit und Versanddauer. Für Firmenkunden gilt das sowieso. Und damit stehen Warenverwaltung, Vertrieb und Logistik vor neuen Herausforderungen. Doch die lassen sich dank Digitalisierung lösen.

Die Auftragsbearbeitung kann heute von der Bestellung über die Warenverwaltung bis zur Rechnungsstellung von Software unterstützt werden. Es ist nicht mehr nötig, zum Regal zu laufen, um zu wissen, ob eine Ware da ist. Für Operations Manager und Lagerlogistiker bedeutet das: der Job bringt neue Herausforderungen. Damit Kollege Computer eine intelligente Anwendung in der Auftragsbearbeitung sein kann, muss nicht nur die richtige Software im Betrieb laufen, sondern das System auch gepflegt und nachjustiert werden, wo immer es nötig ist.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung der Warenverwaltung?

Die Digitalisierung  verbessert die Kontrolle über den Warenbestand erheblich. Dabei wird der Warenbestand nicht nur automatisch gesteuert, sondern auch optimiert. Denn der jederzeit verfügbare Einblick in den Bestand ermöglicht eine sehr viel bessere Steuerung im Einkauf. Das führt dazu, dass der Warenbestand stets auf einem optimalen Niveau gehalten werden kann. In den meisten Fällen führt die Digitalisierung zu einer Absenkung des Lagerbestands. Im Zuge der Digitalisierung werden die eingehenden Waren sofort eingescannt und automatisiert im Lager einsortiert. Jeder Ein- oder Ausgang innerhalb der Warenverwaltung wird daher automatisch erfasst. Zudem kann auch das Verpacken und Abfertigen von Waren automatisch überwacht werden. Die Digitalisierung sorgt somit dafür, dass die Auftragsabwicklung beschleunigt wird und dass der Bearbeitungsaufwand und damit der Personaleinsatz sinkt.

Bestellwesen optimieren

Auch beim Einkauf von Unternehmen übernimmt die Digitalisierung zahlreiche Arbeitsschritte. Die digitale Handhabung des Einkaufs ermöglicht eine uneingeschränkte Kontrolle über die Beschaffung von Waren, indem zu jeder Zeit ein umfassender Überblick über die Auftragsbearbeitung, die Warenverwaltung und das Bestellwesen besteht. Die passende Software für den Einkauf erledigt sämtliche Routinearbeiten, die zur Abwicklung des Beschaffungsprozesses gehören. Dazu zählen nicht nur der Überblick über vorhandene Waren, sondern auch das Erstellen von Preisanfragen oder die Bewertung von Bestellvorschlägen. Zudem werden Warenbestände kontrolliert und Zugänge sowie Entnahmen automatisch gesteuert. Auch der Bestand sowie die Verfügbarkeit von Warenbeständen ist jederzeit einsehbar, sodass eine optimale Bestandsaufnahme sämtlicher Merkmale, die für den Einkauf erforderlich sind, jederzeit vorliegt. Darüber hinaus erstellt die Software die für die einzelnen Arbeitsschritte erforderlichen Belege für den Einkauf und Verkauf. In das Programm sind zudem Eingangs- und Ausgangsbücher für Waren sowie die Rechnungsstellung integriert, sodass eine umfassende und lückenlose Dokumentation von Einkäufen und Bewegungen in der Warenverwaltung vorliegt. 

Wie verändert sich die Abwicklung?

Mit der Digitalisierung wird auch der Einkauf in seiner Effektivität verbessert, während das Personal zugleich Entlastung erfährt. In naher Zukunft werden bis zu 50 Prozent der Arbeitsabläufe im Einkauf durch die Digitalisierung automatisiert sein. Darauf müssen sich die Mitarbeiter gut vorbereiten, um sich auf die Veränderung in ihren Arbeitsabläufen einzustellen. Denn mit der Digitalisierung im Einkauf gehen nicht nur Erleichterungen, sondern auch neue Herausforderungen einher. So müssen Arbeitsabläufe im Vorfeld sehr gut geplant werden, indem die Kontrollmöglichkeiten optimal ausgeschöpft werden. Zudem müssen Mitarbeiter ständig in der Lage sein, in die digitalisierten Abläufe aktiv einzugreifen, um im erforderlichen Fall auch Korrekturen vorzunehmen. So müssen die Mitarbeiter im Einkauf auch Management-Funktionen erfüllen, um die Software stets aktiv zu überwachen und zu steuern. 

Worauf sollten Unternehmen achten?

Neben den Vorzügen der Digitalisierung im Einkauf gehen mit dem technischen Fortschritt stets auch Verluste einher. Dazu gehört die persönliche Beziehung zwischen dem Einkäufer und dem Lieferanten. Diese stellt ein zentrales Merkmal für eine langfristig erfolgreiche Handhabung des Einkaufs, da der persönliche Kontakt das erforderliche Vertrauen zwischen Unternehmen und Lieferanten gewährleistet. Daher sollten Unternehmen, die auf die Digitalisierung im Einkauf setzen, den persönlichen Kontakt zu ihren Lieferanten bewusst suchen, aufrecht erhalten und dauerhaft pflegen. 

Erweiterung des Artikels am 2. Juli 2019 von Christine Olbrich

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