Warum es auch als Kleinunternehmer sinnvoll ist, eine Rechnungssoftware zu nutzen

Eine Rechnungssoftware einzusetzen kann auch für Kleinunternehmer nützlich sein. Selbst wenn ein Kleinunternehmer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, muss er dennoch auf vieles achten, was ihm ein Rechnungsprogramm einfach abnehmen könnte. Wieso sich ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer lohnt, erfährst Du hier.

Wann gelte ich als Kleinunternehmer?

Ob für eine Firma oder einen Selbstständigen die Kleinunternehmerregelung gilt, hängt vom Umsatz ab. Das wusstest Du schon? Umso besser! Aber wie steht es mit Ein- und Ausgangsrechnungen bei Kleinunternehmen? Kleiner Umsatz bedeutet leider nicht, dass auch der Aufwand für die Buchhaltung klein ist.

Was bedeuted die Kleinunternehmerregelung für mich?

Viele Freiberufler und Kleinunternehmerinnen sitzen diesem Trugschluss auf und kümmern sich zu wenig um ihre Ein- und Ausgangsrechnungen, die Ablage und die Steuer. Wer die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nimmt, der ist von der Pflicht, Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen, befreit. Was bequem klingt, verleitet leider viele dazu, Ausgabebelege erstmal nur abzuheften oder sich gar nicht zu kümmern. Schließlich ist die nächste Steuererklärung ja noch weit.

Wann lohnt sich eine Rechnungssoftware?

Es sind doch gar nicht so viele Rechnungen pro Monat, denkst Du. Drei oder sieben oder fünf Rechnungen, die schaffst Du doch auch so, zum Beispiel mit Word, glaubst Du. Eine Rechnungssoftware kann aber mehr als ein Textverarbeitungsprogramm. Und selbst für Kleinunternehmer bedeutet Buchhaltung eben auch mehr, als nur Rechnungen zu schreiben. Eine Rechnungssoftware lohnt sich also immer, denn sie kann dir Überblick bei Ein- und Ausgangsrechnungen verschaffen. Sie hilft Dir, Lieferanten- und Kundendaten, Artikel, Ver- und Einkaufspreise zu verwalten und bringt Struktur in deine Zahlen. Das macht dann auch Deinen Steuerberater glücklich, dem Du ganz einfach die Daten für deine Steuererklärung übermitteln kannst.

Wieso Eingangsrechnungen mit einer Rechnungssoftware verwalten? Eingangsrechnungen sind Deine Betriebsausgaben. Die musst Du ordnen, weil Du sie zum Beispiel für die Steuererklärung brauchst. Wer Umsatzsteuer berechnet und abführt, braucht sie auch für die Umsatzsteuervoranmeldung, um Vorsteuer zu ziehen. Zettel in einem Ordner sind da deutlich unhandlicher als abgespeicherte Zahlen in einem Rechnungsprogramm.

Von wem Du welche Waren zu welchem Einkaufspreis bekommst, kann wichtig sein, um realistische Verkaufspreise zu kalkulieren. Daher lohnt sich eine gute Struktur bei Lieferantendaten und Artikelverwaltung.

Und um zur Rechnung zurück zu kommen: Eine Rechnungssoftware kann Dir als Kleinunternehmer auch die ständige Wiederholung von Aufgaben abnehmen. Sie speichert zum Beispiel Adressdaten ab und merkt sich Artikel samt Preis. Sie vergibt Rechnungsnummern automatisch. Gibt es Kunden, denen Du ganz regelmäßig immer nahezu identische Rechnungen schicken musst, dann bereitet Dir eine Rechnungssoftware diese Rechnungen anhand der von Dir eingestellten Zeiträume und Daten vor.

Buchhaltung: Mehr Aufgaben als man denkt

Mit einfach nur Rechnungen schreiben ist Buchhaltung also auch für Kleinunternehmer nicht erledigt. Struktur hinein zu bringen und alle Daten ständig im Blick zu haben, kannst Du Dir deutlich erleichtern, wenn Du das passende Buchhaltungsprogramm einsetzt.