Was es zu beachten gibt: Rechnungen ins Ausland

Maria Peloponisiou ~ 5 min Lesezeit | 22. Jul 2022

Wie kannst Du eine Rechnung auf Englisch schreiben? Wann musst Du auf einer deutschen Rechnung, die ins Ausland geht, die Umsatzsteuer ausweisen? Welche Voraussetzung müssen Rechnungen ins Ausland sonst erfüllen? Es gibt viele Vorschriften – wir enträtseln einige davon.*

Die Welt wächst zusammen. Dafür, dass dieser Prozess für Rechnungsschreiber mit Geschäftssitz in Deutschland nicht langweilig verläuft, sorgt das Finanzamt bei Geschäften mit dem Ausland (§ 3a des Umsatzsteuergesetzes): Wer eine Rechnung über eine Übersetzung von Hamburg an einen Unternehmer nach Paris oder über eine Ladung Wollsocken von Siegen an einen Privatmann nach New York stellen möchte, hat einiges zu beachten.

Beim Schreiben von Rechnungen ins Ausland kommt nicht nur mehr Porto dazu. Es sind auch Dinge wie die Umsatz- und Mehrwertsteuer zu beachten.

Rechnungen schreiben auf Englisch

Wenn Du Dein Business expandieren möchtest oder vielleicht schon internationale Kunden hast, für die Du Rechnungen schreiben musst, kannst Du Deinen Kunden sowohl eine deutsche als auch eine englische Rechnung anbieten. Insbesondere für englischsprachige Geschäftspartner ist es sicherlich eine Entlastung, wenn sie sofort die Rechnung verstehen können und diese nicht zuerst übersetzen müssen. Doch bei den Rechnungen auf Englisch muss Einiges beachtet werden. Das allerwichtigste ist, dass Du zusätzlich eine Rechnung in deutscher Sprache für Deine Buchhaltung brauchst, da die Amtssprache laut des § 87 der Abgabenordnung Deutsch ist. Laut des Gesetzes darf die Finanzbehörde nach einer Übersetzung von fremdsprachigen Belegen und Dokumenten verlangen. Der Inhalt der Rechnung auf Englisch ist der gleiche wie bei einer deutschen Rechnung, also muss sie alle gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten.

Wann musst Du Umsatzsteuer auf Rechnungen ins Ausland ausweisen?

Goetz Buchholz erklärt, in welchen Fällen Umsatzsteuer auf einer Rechnung, die ins Ausland geht, ausgewiesen sein muss. Die wichtigsten Regeln, die Buchholz aufzählt, zusammengefasst:

Leistungen, die für ein Unternehmen im EU-Ausland erbracht werden, werden behandelt, als seien sie im Ausland ausgeführt worden, deshalb unterliegen sie nicht den deutschen Umsatzsteuergesetzen.
Auf Leistungen, die für einen Privatkunden mit Sitz im Ausland (egal ob EU oder außerhalb der EU) erbracht werden, wird deutsche Mehrwertsteuer aufgeschlagen.
Waren, die an ein Unternehmen im EU-Ausland geliefert werden, sind von der deutschen Umsatzsteuer befreit.
Auf Waren, die für einen Privatkunden im EU-Ausland erbracht werden, wird deutsche Mehrwertsteuer aufgeschlagen.
Bei Waren, die in ein Land außerhalb der EU versendet werden, entfällt die deutsche Mehrwertsteuer immer.

Achtung: Es gibt von diesen Vorschriften Ausnahmen, die Goetz Buchholz dankenswert übersichtlich aufgeführt hat: Vorträge, Nutzungsrechte, Telekommunikationsdienstleistungen … Nur drei von vielen Sonderfällen, in denen besondere Regeln greifen. Besteht Zweifel, sollte unbedingt immer ein Steuerberater zu Rate gezogen werden, nur er kann steuerrechtlich verbindliche Auskünfte erteilen.

Wesentliche Unterschiede zwischen Rechnungen innerhalb Deutschlands und ins Ausland

Ist die Frage nach der Umsatzsteuer auf Rechnungen ins Ausland geklärt (hoffentlich ohne große Verwirrung gestiftet zu haben, denn ja: Die Gesetzeslage ist wirklich unheimlich verwirrend), ist die Rechnung noch nicht geschrieben – denn es gibt (natürlich) noch weitere Fallstricke. Robert Chromow hat auf akademie.de eine hervorragende Übersicht zusammengestellt, in welchen wesentlichen Punkten sich Rechnungen, die ins Ausland gehen, von Rechnungen innerhalb Deutschlands unterscheiden.

Auch daraus die wesentlichen relevanten Punkte:

Auf einer umsatzsteuerbefreiten Rechnung ins Ausland muss eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen.
Auf der Rechnung muss angegeben sein, aufgrund welcher Rechtsgrundlage keine Umsatzsteuer aufgeführt ist.
In einigen Fällen (die Goetz Buchholz zusammengetragen hat) hat der Empfänger der Leistung oder der Ware eine eigene Steuerpflicht in seinem Heimatland – auf der Rechnung muss er ausdrücklich darauf hingewiesen werden.

Den hervorragenden Artikeln von Buchholz und Chromow ist zu verdanken, dass Leser auch nach Rechnungseingang nicht im Regen stehen: Die beiden Autoren erklären unter anderem, was es mit entsprechenden Meldepflichten auf sich hat. Außerdem erklären sie wie man die ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers prüfen kann, wozu der deutsche Rechnungssteller nämlich verpflichtet ist.

Wie wird die Umsatzsteuer innerhalb der EU behandelt?

Seit 2010 gilt die Grundregel, die die Versteuerung dem Leistungsempfänger bzw. Auftraggeber einer Ware oder Dienstleistung überträgt. Gemäß der europäischen Richtlinie für das Mehrwertsteuersystem in der EU ist die so genannte Reverse-charge-Regelung anzuwenden. Diese kehrt die Steuerschuld um, indem der Käufer einer Ware die Mehrwertsteuer an das Finanzamt in seinem eigenen Land meldet und abführt. Unter den allgemeinen Regelungen des dortigen Steuergesetzes kann er den bezahlten Mehrwertsteuerbetrag bei seiner Umsatzsteuererklärung wieder von der vereinnahmten Umsatzsteuer abziehen. Der Verkäufer hingegen erhebt keine Mehrwertsteuer.

Welche Pflichten ergeben sich hieraus für den Lieferanten?

Das Unternehmen, das seine Ware oder Dienstleistung in das EU Ausland liefert, muss bei der Rechnungsstellung mehrere Angaben machen. Hierzu gehören:

UStID Unternehmer
UStID Kunde
Hinweis mit Formulierung

Auf die Rechnung ins EU Ausland gehören demnach neben den üblichen erforderlichen Angaben die Umsatzsteueridentifikationsnummern des liefernden Unternehmens und des Empfängers. Die Identifikationsnummer des Empfängers muss vor der Rechnungsstellung auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden. Darüber hinaus kommt auf die Rechnung der Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld. Dieser ist in einer einheitlichen Formulierung zusammengefasst und vorgegeben. Die verpflichtende Formulierung lautet: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Sie muss in der offiziellen Landessprache des Empfängers auf der Rechnung enthalten sein.

Es gibt gute Nachrichten: Steuerfreie Länder und USt-IdNr-Prüfung!

Gute Nachricht Nummer 1: Die Regeln sind verwirrend, aber mit fachkundiger Hilfe ist durchzukommen. Nicht aufgeben!

Gute Nachricht Nummer 2: Billomat unterstützt neuerdings beim Schreiben von Rechnungen ins Ausland. Und zwar können von nun an Länder definiert werden, für die keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird (Anhaltspunkte, wann dies der Fall ist: siehe oben) – diese Option findet sich unter Einstellungen > Konfiguration > Steuern. Schreibt man eine Rechnung für einen Kunden aus diesen Ländern, wird beim Einfügen einer neuen Position oder eines Artikels in die Rechnung die Steuer automatisch auf null gesetzt. Dazu gibt es unter der Verwaltung der Steuersätze ein Feld für länderspezifische Ausnahmen, dort kannst Du beliebig viele Länder hinzufügen. Mit dem Papierkorb-Icon am Ende jeder Zeile kann die Ausnahme für ein Land wieder gelöscht werden.

Gute Nachricht Nr. 3: Billomat-Kunden haben es bei der USt-IdNr-Überprüfung besonders leicht: Neuerdings gibt es direkt in der Kundenakte die Möglichkeit, die USt-IdNr. in Echtzeit mit dem MwSt-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission Steuern und Zollunion zu überprüfen. So verrät Billomat im Handumdehen, ob es sich um eine gültige und real existierende Umsatzsteuer-ID-Nummer handelt oder nicht.

Wir hoffen, Dir damit das Schreiben von Rechnungen an ausländische Kunden noch einfacher gemacht zu haben.

* Disclaimer: Alle Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.

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