Kaffee, Brötchen, Süßes: Was fällt unter Bewirtungskosten?

Es sind doch nur Kekse! Glaubst du! Aber ein aus beruflichen Gründen erworbener Keks kann eine Betriebsausgabe sein. Nicht irgendeine sondern eine von beiden: Aufmerksamkeit oder Bewirtungskosten. Davon hängt ab, wie du den Keks absetzt und wie du die Bewirtungskosten buchen und dokumentieren musst, damit du Kekse steuerlich geltend machen kannst.

Ein betrieblich erworbener Keks ist nicht gleich Keks. Ein Teller Kekse auf dem Konferenztisch für das Teammeeting ist etwas ganz anderes, als eine Etagere voller edler Kleingebäckstücke in einem noblen Café für ein Treffen mit Geschäftspartnern. Geschmacklich vermutlich, aber steuerlich gesehen ganz bestimmt. Ein angebotener Keks kann eine höfliche Geste sein, eine Aufmerksamkeit. Doch wächst sich der Keks zum Kuchen aus, dann ist er womöglich schon Bewirtung.

Bewirtungskosten, Aufmerksamkeit: Wo ist der Unterschied?

Aufmerksamkeiten wie die Tasse Kaffee für einen Kunden, der zu einem Geschäftstermin vorbei kommt, sind eine Betriebsausgabe und somit zu 100% absetzbar. Bewirtungskosten dagegen lassen sich nur zu 70% steuerlich geltend machen. Ob der Keks nun in diese oder jene Richtung rollt, macht also für dich als Unternehmer steuerlich einen Unterschied. Betrieblich bedingte Ausgaben für Snacks oder Kekse lässt das Finanzamt als Betriebsausgabe komplett zu. Bei Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass beißt es sich einen Happen heraus. Nicht nur das: Bewirtungskosten müssen aufwändiger dokumentiert werden.

Es reicht nicht einfach, die Quittung aus dem Restaurant mitzunehmen, in dem du ein Geschäftsessen abgehalten hast. Das Finanzamt muss hier auch nachvollziehen können, ob es sich um einen betrieblichen oder geschäftlichen Anlass handelt. Dazu brauchst du von einem Restaurant eine formal korrekte Rechnung und musst zusätzlich den Anlass der Bewirtung, die Namen der eingeladenen Personen darauf notieren und das auch unterschreiben. Bewirtungskosten abzusetzen erfordert wirklich Sorgfalt beim Belege sammeln.

Privat veranlasste Bewirtung ist keine Betriebsausgabe. Feierst du zum Beispiel deinen Geburtstag mit Mitarbeitern und gibst ein großes Frühstück aus, so ist das nicht steuerlich absetzbar. Auch wenn du Geschäftspartner und Mitarbeiter zu dir nach Hause zum Essen einlädst, wirst du das nicht absetzen können.

Keks oder Currywurst: angemessen muss es sein

Vertrackt an der Sache: Was du anbietest, ist eigentlich vollkommen egal, solange es angemessen für den Anlass ist. Findet das Finanzamt das edle Konfekt und das Kaviar-Dinner zu pompös für dein Kleinunternehmen, dann erkennt es die Belege womöglich gar nicht als Ausgabe an. Ob ein Lebensmittel oder Getränk potenziell satt macht, interessiert keinen. Auch an Wert, Alkoholgehalt, Portionsgröße wird nicht gemessen, was der Keks ist – also innerhalb deiner Buchhaltung. Die Grenze ist unscharf. Und so ist Bewirtungskosten buchen oft nicht einfach. Gerade bei der Bewirtung von Mitarbeitern wenn auch Geschäftspartner anwesend sind. Die beim Meeting gereichten belegten Brötchen können betrieblich bedingt sein. Gehst du mit deinen Kunden zum Dönerstand und spendierst eine Runde „mit scharf“, dann ist es Bewirtung.

Angenommen der Tatsache, dass Bewirtungskosten nur zu 70% abzugsfähig sind, sowohl für die außerbetrieblichen Gäste als auch für die anwesenden Firmenangehörigen, ist die Rechnung aber zum Vorsteuerabzug zugelassen. Die 30% nicht abzugsfähigen Anteil ziehst du also vom Netto-Rechnungsbetrag der Bewirtungskosten ab.

Die eigentliche Frage beim Bewirtungskosten buchen ist: Wer hat es gegessen und warum?

Eine Tasse Kaffee, während die Kundin auf ihren Friseurtermin wartet: Aufmerksamkeit. Sektempfang mit Salzbrezeln für Kunden und Geschäftspartnerinnen anlässlich eines Firmenjubiläums: Bewirtung. Bestellst du aber bei einer Cateringfirma heiße Suppe für dein Team, weil ihr eine interne Schulung habt: keine Bewirtung. Dies ist ein betrieblich bedingter, aber nicht geschäftlicher Anlass und somit komplett absetzbar.

Wobei hier auch schon wieder ein Fettnäpfchen lauert: Für deine Mitarbeiter kann der Mund voll Kekse ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug sein.

Bevor du verzweifelst: Frag jemanden, der sich damit auskennt. Beim nächsten Treffen mit deinem Steuerberater solltest Du unbedingt vorschlagen, gemeinsam Kaffee zu trinken. Wenn ihr dabei an das Krümelmonster denkt, lässt sich summend die steuerliche Abzugsfähigkeit der zum Kaffee angebotenen Kekse bestimmen: Wer? Wie? Was? Der! Die! Das! Wieso? Weshalb? Warum?