18. Jul 2018 | Buchhaltung
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Was ist eine Kleinbetragsrechnung? Die Antwort ist simpel: eine Rechnung ist dann eine Kleinbetragsrechnung, wenn der Rechnungsbetrag nicht mehr als 250 Euro ausmacht. Gemeint ist damit der Brutto-Rechnungsbetrag also inklusive Umsatzsteuer. Auf Kleinbetragsrechnungen sind weniger Pflichtangaben erforderlich als bei größeren Rechnungssummen.
Ansonsten handelt es sich aber bei der Kleinbetragsrechnung um ein vollwertiges Dokument, das du ganz normal als Eingangs- oder Ausgangsrechnung verbuchen kannst. Was für Privatkunden uninteressant ist, ist nämlich bei Geschäftskunden wichtig: Auch eine Kleinbetragsrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Die Kleinbetragsrechnung ist die entschlackte Version der normalen Rechnung. Für Beträge unter 250 Euro ist die Rechnungstellung etwas vereinfacht. Dahinter steckt tatsächlich ein Ansatz zum Bürokratieabbau: Weniger Angaben, weniger Aufwand. Deshalb ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen zum 1.1.2017 erhöht worden, früher galten nur Rechnungen bis zu 150 Euro als Kleinbetragsrechnung.
Doch wo liegt eigentlich der Unterschied? Was ist eine Kleinbetragsrechnung und was ist keine? Rechnung ist doch Rechnung! Für viele Dienstleister und Freiberufler macht es sicher wenig aus, ob die Rechnung nun ein paar Angaben mehr oder weniger enthält. Handwerker zum Beispiel schicken meist sicher auch bei einer Kleinreparatur eine Rechnung mit allen Angaben. Doch zum Beispiel für diejenigen, die viele Bargeschäfte mit niedrigen Beträgen erledigen, Tickets oder Fahrkarten ausstellen, erleichtert es das Leben, nicht so viele Informationen zu benötigen. So brauchen die Nutzer von Registrierkassensystemen unter anderem nicht für jeden Kunden die Anschrift des Rechnungsempfängers erfassen.
Was sind die Pflichtangaben auf einer Kleinbetragsrechnung?
Doch natürlich unterliegt auch eine Kleinbetragsrechnung genauen Regelungen.
Welche Angaben müssen unbedingt draufstehen?
- vollständiger Name und die komplette Anschrift des Rechnungsstellenden.
- ein Ausstellungsdatum für die Rechnung.
- Art und Umfang der Leistung oder Lieferung.
- Brutto-Entgelt und darauf anfallender Steuerbetrag in einer Summe.
- bei einer Auflistung mehrere Posten reicht jeweils der Bruttopreis.
- der enthaltene Umsatzsteuersatz also z.B. 7 % oder 19 %, oder beides.
- ein Hinweis auf die Steuerbefreiung z.B. nach Kleinunternehmerregelung, falls der Rechnungssstellende als Kleinunternehmer auftritt.
Welche Angaben kannst Du bei einer Kleinbetragsrechnung weglassen?
- Anschrift und vollständigen Namen des Rechnungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Rechnungsnummer.
- Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitraum.
- Nettoentgelt und den Betrag der Umsatzsteuer.
Kleinbetragsrechnung Umsatzsteuer – warum solltest Du Kassenzettel aufbewahren?
Bekommst du selbst als Unternehmer Kleinbetragsrechnungen, wie Kassenbons, dann kannst du daraus Vorsteuer ziehen. Du musst also Kassenzettel aufbewahren, wie alle anderen Belege über Betriebsausgaben. Wenn die formalen Anforderungen erfüllt sind, kannst du diese Belege steuermindernd einsetzen und Dir wird durch diese Kleinbetragsrechnungen Vorsteuerabzug ermöglicht. Achtung jedoch bei Bewirtungskosten.
Welche Möglichkeiten zur Rechnungsstellung habe ich?
Als Unternehmer musst du immer Rechnungen ausstellen, schließlich brauchen dein Kunde und du Belege, um eure Buchhaltung und die Steuer korrekt zu erledigen. Aber muss es unbedingt eine Kleinbetragsrechnung sein, nur weil der Rechnungsbetrag unterhalb von 250 Euro liegt? Nein! Es ist erlaubt, die Kleinbetragsrechnung mit weniger Aufwand auszustellen, Pflicht ist das nicht. Wenn du eine Rechnungsvorlage nutzt, die alle Pflichtangaben zur „normalen“ Rechnung vorsieht und du ohne zusätzlichen Aufwand einfach eine Rechnung mit allen Angaben ausstellen kannst, hindert dich daran niemand. Eine Kleinbetragsrechnung darf weniger Angaben enthalten, sie muss es aber nicht.
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Wann ist die Kleinbetragsrechnung ausgeschlossen?
Keine Vereinfachung ohne Ausnahme. Es gibt ein paar Fälle, in denen du auch bei kleinen Rechnungsbeträgen keine Kleinbetragsrechnung ausstellen darfst, zum Beispiel
- Steuerschuldumkehr (§ 13b UStG)
- innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG)
- im Versandhandel, wenn Waren ins Ausland geliefert werden (§ 3c UStG).
Das erscheint logisch, denn für Rechnungen, die du ins Ausland schickst oder von dort bekommst, gelten einige spezielle Regeln. Für deren Umsetzung braucht es nicht weniger sondern mehr Informationen auf der Rechnung, zum Beispiel die Umsatzsteuer-ID deines Geschäftspartners.
Wo sind die Pflichtangaben für Rechnungen festgelegt?
Geregelt ist die Sache mit den Pflichtangaben für alle Rechnungen im Umsatzsteuergesetz. Nachlesen kann man die Vereinfachungen bei Kleinbetragsrechnungen am leichtesten in der Durchführungsverordnung zum Umsatzsteuergesetz, dort findest du sie als §33 UstDV.
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