15. Mrz 2017 | Buchhaltung
Was ist GoBD?
GoBD bedeutet ausgeschrieben: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD legt also fest, wie Du als Unternehmer finanzielle Transaktionen dokumentieren und lagern sollst. Die aktuellen GoBD gelten seit dem 1.1.2015.
Was ist GoBD?
Schade, die GoBD ist also leider kein Kürzel für eine spannende neue Fernseh-Serie. Die aktuellen GoBD gelten bereits seit dem 1.1.2015. Eine Übergangsfrist ließ noch etwas Luft bis zum 1.1.2017. Dieser Stichtag ist nun verstrichen: Deine Buchhaltung, Rechnungen und Dokumentation, muss also nun zwingend den GoBD entsprechen. Tut sie das nicht, dann kann es bei einer eventuellen Betriebsprüfung seitens des Finanzamts Probleme geben. Unter Umständen wird Deine Steuerschuld geschätzt oder der Vorsteuerabzug wird teils nicht anerkannt, wenn Deine Buchhaltung nicht regelkonform ist.
GoBD ab 2017: darum geht es
Buchführung ist heute digital. Dokumente erstellst Du auf Computern, Daten liegen auf Servern gespeichert vor. Was erstmal trivial klingt, hat Auswirkungen darauf, in welcher Form Daten einsehbar und veränderbar sind. Es ist nämlich etwas anderes, ob man dem Buchprüfer vom Finanzamt tatsächlich Aktenordner und Bücher vorlegt oder ob die Daten sich im System in Tabellen und Files befinden. Warum? Zahlen sind Zahlen! Das könnte man meinen, aber Zahlen in Dateien sind manipulierbar. Und digitale Kassen- und Erfassungssysteme ermöglichen – bei zumutbarem Aufwand, findet jedenfalls der Gesetzgeber – einige Geschäftsvorgänge noch viel detaillierter zu erfassen als bisher.
Jedes Geschäft ist anders, darum sind auch die Unterlagen, die zu den einzelnen Geschäftsvorgängen aufbewahrt werden, sehr verschieden. Ein Fliesenleger bewahrt andere Dokumente zu ihren Aufträgen und Kunden auf als ein Dolmetscher. Die GoBD gibt daher einen Rahmen vor, welchen Anforderungen die Buchhaltung entsprechen soll. Wie Du es in Deinem Geschäft konkret umsetzt, ist Dir überlassen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, wie sie das Handelsgesetzbuch vorsieht, gelten immer, egal ob Daten digital oder auf Papier erfasst werden. Die GoBD ergänzt nur zusätzliche Anforderungen, wenn Daten digital bearbeitet und aufgezeichnet vorliegen.
Was ist zu tun?
Ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung, Lieferschein oder Geschäftskorrespondenz, Daten müssen für einen sachverständigen Dritten wie z.B. einen Finanzbeamten nachvollziehbar und nachprüfbar erfasst sein. Wer mit komplexen Abläufen zu tun hat, sollte sich eine Verfahrensdokumentation schreiben. Darin steht, wie die organisatorischen und technischen Abläufe im Unternehmen sind. Sie hilft einem Prüfer, sich in der Datenstruktur Deiner Firma zurechtzufinden. Sie ist aber auch ungeheuer praktisch für Dein Team. Kommt ein neues Teammitglied dazu, hilft so eine Verfahrensdokumentation demjenigen bei der Einarbeitung.
Daten: sicher und unveränderbar
Du musst Daten vor unbefugtem Zugriff schützen und dafür sorgen, dass sie nicht vor Ende der Aufbewahrungsfristen verloren gehen oder zerstört werden. Die abgelegten Daten dürfen nicht mehr veränderbar sein, was die gezielte Speicherung außerhalb von Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bedeutet. Buchungen – und das gilt auch für Eingangsrechnungen – sollen zeitnah geschehen. Wer Quittungen und Belege nicht sofort in sein Buchhaltungsprogramm eingibt, muss unter anderem dafür sorgen, dass sie chronologisch in der richtigen Reihenfolge bleiben.
Auch Kassen müssen jetzt GoBD-konform sein. Elektronische Kassensysteme sollten alle Geschäftsvorfälle einzeln speichern, die Daten müssen auslesbar sein. Damit erweitert die GoBD die Dokumentationspflicht auch auf Bargeschäfte. Die von der Kasse erstellten Belege und gespeicherten Daten sind jetzt umfangreicher. Was kein Nachteil ist: Auch Du erfährst damit mehr über Dein Geschäft, wenn Du diese Daten entsprechend auswertest.
Fazit: Buchhaltung hat schon immer präzisen Umgang mit Zahlen erfordert. Was an der GoBD erstmal nach Mehraufwand und unpraktisch aussieht, hat aber auch Vorteile für Unternehmer, die die Zahlen ihres eigenen Unternehmens jederzeit auf dem aktuellen Stand haben sollten.
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