Was ist wichtig an einer Abwesenheitsnotiz?

Ob Dienstreise, Urlaub oder Krankheit – viele Gründe können dazu Anlass geben, dass Du einige Tage nicht im Büro bist und Deine Mails auch nicht von unterwegs abrufst. Die Abwesenheitsnotiz ist der übliche Weg, um Deinen Kontakten mitzuteilen, dass sie auf eine versendete E-Mail hin nicht sofort mit Deiner Antwort rechnen können. In den meisten Mailprogrammen oder bei deinem Mail-Dienstleister lässt sich eine Abwesenheitsnotiz unkompliziert und mit wenigen Klicks einrichten. Auch der Text, der als Antwort auf eingehende E-Mails automatisch versendet wird, ist schnell geschrieben. Trotzdem solltest Du Dir gut überlegen, wie Du eine Abwesenheitsnotiz schreiben solltest.

1. Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig?
2. Eine Abwesenheitsnotiz schreiben – Was musst Du beachten?
3. Welche Inhalte gehören in eine Abwesenheitsnotiz?
4. Welche Fehler solltest Du vermeiden?

Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig?

Mit einer Abwesenheitsnotiz teilst Du Absendern von E-Mail Nachrichten mit, dass Du für einen bestimmten Zeitraum nicht anwesend bist. Du kannst Deine Notiz den wichtigsten Kontakten gegenüber auch aktiv übermitteln. So wissen zum Beispiel Kunden oder Geschäftspartner, dass sie Dich für die nächsten Wochen nicht erreichen können. Aber auch die passive Variante informiert den Absender einer E-Mail an Dich darüber, dass Du nicht erreichbar bist. Die Abwesenheitsnotiz klärt somit einen bestimmten Personenkreis darüber auf, dass Du derzeit nicht verfügbar bist. Das ist deswegen so wichtig, weil die Korrespondenz per E-Mail die unausgesprochene Erwartung mit sich bringt, dass der Adressat innerhalb von wenigen Stunden oder zumindest in einem Zeitraum von wenigen Tagen mit einer Antwort reagieren wird. Andernfalls vermutet der Absender Desinteresse oder Nachlässigkeit. Das kann zu erheblichen Missverständnissen und Verstimmungen führen, die Du im beruflichen Umfeld unbedingt vermeiden solltest. 

Eine Abwesenheitsnotiz schreiben – Was musst Du beachten?

Eine Abwesenheitsnotiz setzt Du immer dann ein, wenn Du Deine E-Mails über einen längeren Zeitraum hinweg nicht beantworten wirst. Insbesondere Selbstständige und Freiberufler sollten unbedingt darauf achten, dass sie Kunden und Geschäftspartner ausreichend informieren, wenn sie nicht erreichbar sind. Die Notiz ist wie alle anderen geschäftlichen Unterlagen auch, eine repräsentative Visitenkarte für Dein Unternehmen. Daher solltest Du der Formulierung und dem Einsatz der Abwesenheitsnotiz ausreichend Aufmerksamkeit schenken. Denn eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz sorgt für Vertrauen beim Kunden und bei Geschäftspartnern, auch wenn Du ihre Anfrage nicht umgehend beantworten wirst. Und gerade weil Du in Deiner Notiz die Information weitergibst, dass Du derzeit nicht erreichbar bist und damit Verständnis und Geduld beim Kommunikationspartner einfordern musst, ist es von besonderer Bedeutung, dass Du die Formulierung Deiner Abwesenheitsnotiz ansprechend, einladend und positiv verfasst. 

In erster Linie vermittelt eine Abwesenheitsnotiz einige wichtige Informationen, die Deinen Kommunikationspartner nicht nur über Deine Abwesenheit aufklären, sondern auch um Verständnis und Geduld werben sollen. Neben der Vermittlung von Information solltest Du daher beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz stets auf einen angemessenen Ton achten. Berücksichtige dabei, dass die Notiz nicht nur an Absender verschickt wird, die Dir nahe stehen, sondern dass die Nachricht auch an Dir bislang unbekannte Personen verschickt werden kann. Daher solltest Du Deine Abwesenheitsnotiz möglichst sachlich formulieren. Darüber hinaus solltest Du Dich auch kurz fassen und nur die wichtigsten Informationen weitergeben. Denn umständliche Formulierungen oder unwichtige Informationen überladen die Abwesenheitsnotiz und belasten den Empfänger der Notiz unnötig. 

Welche Inhalte gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

Obwohl Du sie nicht überladen solltest, musst Du darauf achten, die wichtigsten Informationen und Mitteilungen an den Empfänger zu übermitteln. Zu den regulären Bestandteilen einer professionellen Abwesenheitsnotiz gehören:

Nummer 1: Betreff – Die wichtigste Information im Überblick

Mit dem Betreff erfährt der Empfänger Deiner Abwesenheitsnotiz den Inhalt Deiner E-Mail. Für viele Empfänger ist diese Information bereits ausreichend und sie können Deine E-Mail sehr schnell einordnen. Wer sich für mehr Detailinformationen interessiert, der kann den Inhalt Deiner Abwesenheitsnotiz öffnen und lesen. 

Nummer 2: Mitteilung über Deine Abwesenheit – Auch im Inhaltsteil

Die wichtigste Information in Deiner Abwesenheitsnotiz besteht darin, dass Du derzeit nicht zu erreichen bist und dass Du eingehende E-Mail über einen längeren Zeitraum hinweg nicht beantworten wirst. Hier kannst Du auch den Grund für Deine Abwesenheit kurz angeben. Die Ausführung für den Anlass Deiner Abwesenheit sollte jedoch nicht allzu viel Raum einnehmen. 

Nummer 3: Zeitraum – Wie lange dauert Deine Abwesenheit?

Die zweitwichtigste Information in Deiner Abwesenheitsnotiz ist die Dauer Deiner Abwesenheit. Die beste Version der Zeitangabe besteht in der Nennung des Datums. Sowohl das Datum, an dem Deine Abwesenheit beginnt, als auch das Datum des letzten Tages Deiner Abwesenheit sollte eindeutig in der Notiz enthalten sein. Kannst Du die Dauer Deiner Abwesenheit nicht eindeutig angeben, dann solltest Du das auch so vermitteln, indem Du einen Zeitraum, wie zum Beispiel drei Wochen angibst.

Nummer 4: Dank für Verständnis und Geduld

Indem Du Dich beim Empfänger Deiner Abwesenheitsnotiz für seine Nachricht bedankst, übermittelst Du ihm, dass Du trotz Deiner Abwesenheit sein Anliegen ernst nimmst. Dein Dank drückt ihm zudem Deine Wertschätzung aus. Eine Dankesformel solltest Du sowohl an den Anfang als auch an das Ende Deiner Abwesenheitsnotiz platzieren. So bedankst Du Dich in der Einleitung Deiner Abwesenheitsnotiz zunächst für die erhaltene Nachricht, während Du Dich am Ende für die aufzubringende Geduld oder das Verständnis für die damit einhergehenden Umstände bedankst. Dein Dank sorgt dafür, dass es dem Empfänger der Notiz leichter fällt, diese anzunehmen und die entsprechende Geduld oder die zusätzlichen Bemühungen aufzubringen, Dich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren, oder sich an Deine Vertretung zu wenden. 

Nummer 5: Umgang mit eingehenden Nachrichten

Der Empfänger einer Abwesenheitsnotiz möchte auch erfahren, was mit der E-Mail passiert, die er selbst verschickt hat. Daher solltest Du unbedingt angeben, wie Du mit den E-Mails, die während Deiner Abwesenheit eingehen, umgehst. Wenn sie bis dahin nicht durch jemand anderen bearbeitet werden können, dann solltest Du das auch so weitergeben. Informiere Deinen Kommunikationspartner in diesem Fall darüber, dass Du eingehende E-Mails erst nach Deiner Rückkehr bearbeiten und beantworten wirst. Da auch das wiederum einige Tage andauern kann, bis Du alle aufgelaufenen E-Mails abgearbeitet hast, erfährt der Empfänger Deiner Nachricht dadurch, wie lange er ungefähr auf Deine Antwort wird warten müssen. 

Nummer 6: Wer übernimmt die Vertretung?

Wenn Du während Deiner Abwesenheit eine Vertretung hast, die Deine E-Mail Korrespondenz übernimmt, dann solltest Du diese mit Namen und Funktion nennen und ihre Kontaktdaten mit Telefonnummer und E-Mail Adresse angeben. Auf diese Weise sorgst Du dafür, dass sich Kunden und Geschäftspartner, aber auch Kollegen oder Lieferanten gut aufgehoben fühlen. So steht den Empfängern Deiner Abwesenheitsnotiz frei, auf Deine Rückkehr zu warten oder ihr Anliegen an Deine Vertretung zu richten.

Nummer 7: Datum der Rückkehr

Ein weiteres wichtiges Datum, das Du neben den Daten Deiner Abwesenheit in Deiner Abwesenheitsnotiz angeben solltest, ist der Tag Deiner Rückkehr. Dieses Datum bezeichnet, wann genau Du eingehende E-Mails wieder wie gewohnt bearbeiten wirst. Da dieses Datum eine wichtige Marke setzt, solltest Du in Deiner Abwesenheitsnotiz die Angabe herausheben. Das kannst Du zum Beispiel umsetzen, indem Du das Datum Deiner Rückkehr fettest oder in einer gesonderten Zeile absetzt.

Nummer 8: Grußformeln mit Anrede und Abschied

Neben den Informationen und dem Dank sollte Deine Abwesenheitsnotiz auch die gängigen Grußformeln beinhalten. Diese gehören zum guten Ton und zeugen davon, dass Du Deinen Kommunikationspartner ernst nimmst und wertschätzt. Unter die Abschiedsformel gehört zudem Dein Name mit den üblichen Kontaktdaten, die Du in Deinen E-Mails regulär benutzt. 

Ein kleiner Tipp: Termin der Rückkehr nach hinten verlegen

Wenn Du in Deiner Abwesenheitsnotiz ein Datum für Deine Rückkehr nennst, dann kannst Du dieses auf  beispielsweise zwei oder drei Tage nach dem tatsächlichen Rückkehrdatum am Arbeitsplatz verlegen. Denn mit dem nach hinten verlegten Wiedereintritt in die Arbeit verschaffst Du Dir einen Puffer, der dafür sorgt, dass in den ersten Tagen nach Deiner Rückkehr nicht sofort neue E-Mails oder Telefonanrufe eingehen. Somit steht Dir die nötige Zeit zur Verfügung, um neben aufgelaufenen E-Mails auch andere liegen gebliebene Aufgaben sorgfältig und zuverlässig abzuarbeiten. Wirst Du hingegen gleich nach Deiner Rückkehr mit neuen Nachrichten konfrontiert, dann rücken die alten E-Mails, für die Du Deine Abwesenheitsnotiz geschrieben hast, in den Hintergrund. Da Du neue Nachrichten in der Regel zeitnah bearbeitest, riskierst Du dabei, dass Du die E-Mails, die während Deiner Abwesenheit aufgelaufen sind, zu vernachlässigst. Um dem vorzubeugen kann sich ein kleiner Zeitpuffer nach Deiner Rückkehr lohnen. 

Welche Fehler in der Abwesenheitsnotiz solltest Du vermeiden?

Unnötige Informationen

Berufliche oder geschäftliche E-Mails solltest Du stets sachlich verfassen und formulieren. Zur Sachlichkeit gehört, dass Du unnötige oder zu private Informationen vermeidest. Daher gehören zum Beispiel Details zu Deinem Urlaub oder zu anderen Gründen Deiner Abwesenheit nicht in Deine Abwesenheitsnotiz. Auch Meinungsäußerungen oder persönliche Gefühle sollten in einer Notiz nicht ausgeführt werden. Vermeide daher Aussagen darüber, wo Du Dich genau befindest, wie es Dir geht oder darüber, dass Dein Urlaub längst fällig war. Denke vielmehr beim Abfassen einer Abwesenheitsnotiz stets daran, was im Interesse des Empfängers liegt.

Flapsiger Ton

Zudem solltest Du darauf achten, dass Du Deine Abwesenheitsnotiz in einem ansprechenden und höflichen Ton verfasst. Denn Deine Abwesenheitsnotiz ist in den meisten Fällen ein geschäftliches Dokument, das einen entsprechenden Ton erfordert. Daher solltest Du Formulierungen, die flapsig klingen oder die nur für den engeren Freundeskreis geeignet sind, unbedingt vermeiden. Dazu gehören zum Beispiel Aussagen wie:

• „Ich bin im Urlaub und lese keine Mails mehr“: Diese Aussage ist nicht nur aufgrund ihrer Kürze sehr unhöflich. Die Formulierung vermittelt zudem, dass Du erleichtert bist, keine E-Mails mehr lesen zu müssen. Damit degradierst Du die Kontaktaufnahme des Empfängers, indem Du im Grunde ausdrückst, dass Dir die Beantwortung von E-Mails grundsätzlich lästig oder zumindest unangenehm ist. Das kommt einer harschen Zurückweisung des Adressaten gleich. 
• „Endlich Urlaub! Alle E-Mails die in dieser Zeit eingehen, werden gelöscht“: Mit dieser Aussage schneidest Du die Kommunikation radikal und grundsätzlich auch für die Zukunft ab. Denn wenn Du eingehende E-Mails unter bestimmten Umständen löschst, dann vermittelst Du damit, dass Du das jederzeit erneut so handhaben wirst. Zudem hört es niemand gerne, der sich die Mühe macht, eine E-Mail an Dich zu verschicken, dass Du seine Nachricht löschst. Damit zeigst Du nicht nur Desinteresse. Der Empfänger könnte Deine Äußerung auch als herabsetzend empfinden. Empfänger einer solchen Nachricht werden sich in der Regel nicht noch einmal die Mühe machen, an Dich eine E-Mail zu schreiben.
• Vermeide in Deiner Notiz unangebrachten Humor. Denn eine Abwesenheitsnotiz hat die Funktion, wichtige Informationen weiterzugeben. Dein Kommunikationspartner ist nicht an anderen Informationen oder an Unterhaltung interessiert.

Fazit: Die beste Abwesenheitsnotiz ist kurz und prägnant

Eine Abwesenheitsnotiz sollte kein Anlass für viele Worte sein. Sie muss nicht besonders originell sein und sollte einen Ton aufweisen, den Du auch für Personen anwendest, die Dir unbekannt sind. Denke daher stets daran, Dich ausschließlich auf das Informationsbedürfnis des Empfängers zu beschränken. Die Notiz hat ausschließlich den Zweck, zu informieren und zugleich um Verständnis und Geduld zu werben. In eine Abwesenheitsnotiz gehört daher nur diejenige Information, die zum Beispiel ein Kunde oder ein Interessent erfahren muss. Bedenke zudem in Deiner Tonalität daran, dass Deine Abwesenheitsnotiz an jede Person geschickt wird, die Dir während Deiner Abwesenheit eine E-Mail schickt.