Was musst Du als Arbeitgeber mit einer Krankmeldung tun?

Nicht nur zur Grippezeit wirst Du als Arbeitgeber mit einer Krankmeldung häufig konfrontiert. In unserer schnelllebigen Zeit steigen die Anforderungen in sämtlichen Lebensbereichen. Das schlägt sich in der Gesundheit von Angestellten und Arbeitern gleichermaßen nieder. Der Mitarbeiter ist das wichtigste Kapital des Unternehmens, aber als Mensch auch mit dem Risiko von Arbeitsausfällen behaftet.

Wenn Dein Mitarbeiter ausfällt – wie gehst Du als Arbeitgeber mit einer Krankmeldung um?

Die Pflichten und Rechte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei einer Erkrankung des Mitarbeiters werden im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt. Im Entgeltfortzahlungsgesetz sind neben anderen die folgenden Bereiche geregelt:

• Anwendung
• Lohnfortzahlung
• Anzeige und Nachweis
• Dritthaftung

Wofür ist das Gesetz da? – der Anwendungsbereich

Das Gesetz regelt unter anderem, wie der Arbeitgeber mit einer Krankmeldung durch seinen Mitarbeiter umgeht. Es definiert genau, was der Arbeitgeber von seinem Mitarbeiter erwarten darf. Der Kern des Entgeltfortzahlungsgesetzes ist die Sicherung des Arbeitnehmers, indem es die Fortzahlung des Lohns bei Krankheit prinzipiell garantiert.

Lohnzahlung an das Krankenbett

In §3 des Gesetzes wird der Anspruch des Arbeitnehmers auf Lohnzahlung bei Krankheit festgelegt. Hierfür gibt es ein paar Voraussetzungen:

• Schuldfrage
• Zeitraum
• Rückfall
• Dauer Arbeitsverhältnis

Die befreiende Schuldfrage

Hat der Arbeitnehmer an seiner Arbeitsunfähigkeit ein Verschulden, dann bist Du als Arbeitgeber mit einer Krankmeldung von Deinen Pflichten befreit. Wer als Arbeitnehmer einen risikoreichen Extremsport betreibt und dabei verunglückt, der gefährdet seine Lohnfortzahlung. Medizinische Eingriffe hingegen, die nicht aufgrund einer akuten Erkrankung erfolgen, sind als unverschuldete Erkrankung zu werten, solange sie legal sind.

Die Zeit läuft

Hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber mit einer Krankmeldung dargelegt, dass er über einen längeren Zeitraum hinweg ausfällt, dann greift § 3 des EntgFG. Über einen Zeitraum von sechs Wochen musst Du Deinem Mitarbeiter den vollen Lohn ausbezahlen, auch wenn er vollständig ausfällt. Nach Ablauf von sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse die Lohnfortzahlung.

Gesund und wieder krank – der Rückfall

Wenn der Arbeitgeber mit einer Krankmeldung von der erneuten Erkrankung seines Mitarbeiters erfährt, dann kann er verpflichtet sein, weitere sechs Wochen das Gehalt zu bezahlen. Zwischen den Erkrankungen muss jedoch in diesem Fall ein längerer Zeitraum an regulärer Arbeitstätigkeit gelegen haben.

Schutz nach mindestens vier Wochen

Der Mitarbeiter erwirbt seine Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber mit einer Krankmeldung erst nach einem Zeitraum von vier Wochen. Das Arbeitsverhältnis muss mindestens vier Wochen lang ohne Unterbrechungen bestehen, damit der Anspruch auf Lohnfortzahlung greift.

Recht auf Information – Anzeige- und Nachweispflicht

Der Mitarbeiter muss den Arbeitgeber mit einer Krankmeldung laut §5 des EntgFG unverzüglich informieren. Dabei muss er nicht nur seine Erkrankung, sondern auch die voraussichtliche Dauer mitteilen. Wenn die Erkrankung mehr als drei Tage andauert, muss er dem Arbeitgeber ein ärztliches Attest am Folgetag vorlegen. Du kannst das Attest als Arbeitgeber auch schon früher einfordern. Nach Ablauf des Attestzeitraums wird ein neues Attest fällig.

Der haftende Dritte

Der §6 des EFG behandelt die Schuldfrage eines Dritten. Ist für die Erkrankung ein Dritter verantwortlich, dann muss das dem Arbeitgeber mit einer Krankmeldung ebenso unverzüglich mitgeteilt werden. Die Pflichten des Arbeitgebers gehen dann auf den Dritten über, der für den Arbeitsausfall und die Lohnfortzahlungen aufkommen muss.

Was ist das Umlageverfahren? – Versicherung für Arbeitgeber

Das Aufwendungsausgleichgesetz AAG beteiligt den Arbeitgeber mit einer Krankmeldung am so genannten Umlageverfahren. Die Umlageregelung ist eine Versicherung für Arbeitgeber gegen seine Verluste durch Lohnfortzahlungen. Sie erstattet die Lohnfortzahlungen für erkrankte Mitarbeiter nach gestaffelten Sätzen in einer Höhe von bis zu 80 Prozent. Gerade für kleine Unternehmen, die weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigen, verschafft der Umlageausgleich U1 eine große Erleichterung, indem er Lohnfortzahlungen übernimmt, wenn Mitarbeiter erkranken.

Was gilt, wenn das Kind Deines Mitarbeiters erkrankt?

Wenn ein Kind krank ist, bleibt meist ein Elternteil zu Hause. Gerade Kinder unter 12 Jahren brauchen neben Pflege auch eine Aufsicht. Und die Pflege ihres kranken Kindes können die Eltern immer noch am besten leisten. Im Sozialgesetzbuch regelt der Gesetzgeber auch diesen Fall. Laut § 45 SGB V haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Freistellung von der Arbeit, wenn ihr Kind erkrankt, das jünger als 12 Jahre ist.

Lohnfortzahlung und Freistellung für kurze Zeit

Der § 616 BGB regelt, dass Du als Arbeitgeber den Arbeitslohn Deines Angestellten fortzahlen musst, wenn er für eine kurze Zeit aus persönlichen Gründen ausfällt. Dazu gehört auch die Pflege eines Kindes, das voraussichtlich für kurze Zeit erkrankt ist. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung seines Arbeitnehmers übernimmt, wenn dessen Kind nur kurzzeitig erkrankt. Bleibt der Arbeitnehmer jedoch mehr als ein paar Tage im Jahr zur Pflege seines Kindes zuhause, dann greift die Krankengeldzahlung durch die die Krankenversicherung. 

Krankengeld statt Lohnfortzahlung

Das Gesetz regelt im § 45 SGB V neben dem Arbeitnehmerrecht auf Freistellung auch den Anspruch auf Krankengeld für Eltern, die ihr krankes Kind beaufsichtigen, betreuen oder pflegen und daher der Arbeit fern bleiben müssen. Das Krankengeld steht jedem arbeitenden Elternteil jährlich für 10 Tage zu. Für Alleinerziehende verdoppelt sich der Anspruch auf 20 Tage. Da die Krankenkasse mit dem Krankengeld 90 Prozent des ausgefallenen Arbeitsentgelts bezahlt, ist der Arbeitgeber in diesem Fall von der Lohnfortzahlung befreit. Aus demselben Paragraphen Absatz 3 geht hervor, dass Arbeitnehmer, die wegen der Pflege eines kranken Kindes einen Anspruch auf Krankengeld haben, damit auch einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung gegenüber ihrem Arbeitgeber haben.

Krankmeldung beim Arbeitgeber – auch bei Erkrankung eines Kindes

Auch bei der Erkrankung eigener Kinder muss eine unverzügliche Krankmeldung Arbeitgeber über das Fernbleiben ihrer Angestellten in Kenntnis setzen. Genauso wie bei einer Erkrankung des Arbeitnehmers selbst muss dieser auch eine entsprechende Krankmeldung beim Arbeitgeber einreichen, sobald ersichtlich ist, dass er eine Freistellung aufgrund der Erkrankung eines Kindes verlangt. Zudem kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Anlass der Freistellung entsprechend der üblichen Krankmeldungen durch eine ärztliche Bescheinigung nachgewiesen wird. 

Wann dürfen Eltern den Arbeitsplatz verlassen, wenn ein Kind erkrankt?

Kinder werden meist zu unpassender Zeit krank, sodass sie zum Beispiel im Laufe des Vormittags wegen plötzlich auftretendem Fieber von der Schule oder vom Kindergarten nach Hause geschickt werden. In einem solchen Fall rufen Kindergarten oder Schule die Eltern an, damit das Kind sofort abgeholt wird. Wenn keine andere Person, die im Haushalt des Mitarbeiters lebt, die Pflege übernehmen kann, darf dieser sofort seinen Arbeitsplatz verlassen, um sein krankes Kind zu versorgen. Allerdings muss er ähnlich wie bei der eigenen Krankmeldung beim Arbeitgeber seinem Vorgesetzten darüber Bescheid geben, dass er seinen Arbeitsplatz aufgrund der Erkrankung seines Kindes verlässt. 

Wie funktioniert die Übertragung des Freistellungsanspruchs für kranke Kinder?

Ehepaare können ihren Anspruch auf unbezahlte Freistellung von 10 Tagen pro Elternteil pro Kind, beziehungsweise von 25 Tagen pro Elternteil ab zwei Kindern auch aufeinander übertragen. Das kann dazu führen, dass ein Mitarbeiter bis zur doppelten Anzahl an Freistellungstagen in Anspruch nimmt und somit an 20 Tagen bis hin zu 50 Tagen im Jahr ausfällt, nachdem er die entsprechende Krankmeldung beim Arbeitgeber mitteilt. Für die Übertragung der Freistellungstage auf den anderen Elternteil besteht jedoch kein Rechtsanspruch. Sie ist zusammen mit der Krankmeldung beim Arbeitgeber schriftlich zu beantragen. Die Übernahme des Freistellungstage vom anderen Elternteil erfordert, dass beide Arbeitgeber – von beiden Elternteilen – damit einverstanden sind und ausdrücklich zustimmen. Der Arbeitgeber des Elternteils, der eine verlängerte Freistellung durch die Übertragung seines Ehepartners anstrebt, kann dies auch ablehnen. In diesem Fall müssen die Eltern die Pflege ihres Kindes gemeinsam übernehmen und untereinander aufteilen.

Welche Unklarheiten bestehen über die Freistellung?

Die Regelung der Freistellung ist im Sozialgesetzbuch V festgelegt. Gleichzeitig berufen sich Eltern von erkrankten Kindern in besonderen Fällen aber auch auf das Bürgerliche Gesetzbuch § 616 BGB. Die dortigen Ausführungen des Gesetzgebers treffen keine eindeutige Festlegung über die Dauer der Freistellung, die ein Arbeitnehmer nach erfolgter Krankmeldung beim Arbeitgeber für sein Kind beanspruchen kann. Das Bürgerliche Gesetzbuch verwendet lediglich die Formulierung  „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“, die immer wieder zu Auseinandersetzungen zwischen Eltern und Arbeitgebern führt, nachdem eine entsprechende Krankmeldung beim Arbeitgeber eingegangen ist. 

Wie können Arbeitgeber für Klarheit sorgen?

Da die Gesetzgebung die Freistellung von Arbeitnehmern nach einer Krankmeldung beim Arbeitgeber in verschiedenen Texten ausführt, kann es in besonderen Fällen zu gerichtlichen Auseinandersetzungen über die Dauer der Freistellung bei Erkrankung von Kindern kommen. Um dem vorzubeugen, sollte die Dauer der Freistellung für die Pflege von Kindern nach der Krankmeldung beim Arbeitgeber im Arbeitsvertrag geregelt werden. Dort kann die Dauer der Freistellung bei einer Erkrankung von Kindern taggenau und verbindlich festgelegt werden. So erlaubt zum Beispiel der Tarifvertrag den öffentlich Bediensteten, einen Sonderurlaub von bis zu vier Tagen zu beanspruchen, wenn ein Kind erkrankt. 

Was gilt bei lange anhaltender Erkrankung eines Kindes?

In der Regel gilt für Eltern erkrankter Kinder der Freistellungsanspruch von 10 Tagen pro Kind. Genießt der Mitarbeiter das Vertrauen des Arbeitnehmers und bietet die Art seiner Tätigkeit die Möglichkeit hierzu, kann der Arbeitgeber auch die Arbeit im Homeoffice genehmigen. Ist die Tätigkeit jedoch ungeeignet für das Homeoffice, muss der Arbeitnehmer für die Dauer der Erkrankung seines Kindes Urlaub nehmen. Eine Verlängerung des Freistellungsanspruches besteht auch dann nicht, wenn das Kind über einen langen Zeitraum hinweg krank ist.

Was gilt, wenn Kinder und der andere Elternteil erkranken?

Sind sowohl die Kinder als auch der andere Elternteil erkrankt, kann der verbleibende Elternteil die Pflege zu Hause übernehmen. Denn auch wenn zum Beispiel die Mutter als pflegende Person im Haushalt des Arbeitnehmers lebt, muss der Vater die Betreuung des kranken Kindes übernehmen, sobald auch die Mutter erkrankt ist. In diesem Fall ist der Arbeitnehmer nach erfolgter Krankmeldung beim Arbeitgeber freizustellen. 

Wie können sich Arbeitgeber auf Ausfälle ihrer Mitarbeiter vorbereiten?

Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass Eltern mit kleinen Kindern möglicherweise vermehrt Ausfälle haben können. Daher ist es wichtig, immer eine ausreichende Personalplanung zu haben, um die kontinuierliche Bearbeitung der Aufgaben sicherzustellen. Zusätzlich sollten Arbeitgeber in Betracht ziehen, Eltern mit kleinen Kindern in Mitarbeitergruppen zu integrieren, die ihre Aufgaben im Falle einer Krankmeldung kurzfristig übernehmen können. Dies trägt dazu bei, eine reibungslose Arbeitsabwicklung zu gewährleisten.