Finanzen   29.8.2018

Was sind Inventurdifferenzen? – Ursachen und Tipps

Der Begriff Inventurdifferenz bezeichnet die Lücken zwischen dem Warenbestand und dem tatsächlich vorhandenem Kassenbestand. Für Inventurdifferenzen sind unterschiedliche Ursachen verantwortlich, gegen die Du Deinen Betrieb mit gezielten Maßnahmen schützen kannst.

  1. Was ist die Aufgabe der Inventur?
  2. Wenn die Kasse nicht stimmt: Wie kommt es zu Inventurdifferenzen?
  3. Welche Möglichkeiten zur Vermeidung von Inventurdifferenzen gibt es?
  4. Innerbetriebliche Maßnahmen – wie kann ich Inventurdifferenzen verhindern?
Inventurdifferenzen

Inventurdifferenzen sind für den Arbeitgeber immer ärgerlich. Doch es gibt Möglichkeiten, ihnen vorzubeugen. (Bild © unsplash.com)

Was ist die Aufgabe der Inventur?

Jedes Unternehmen sollte regelmäßig seinen Warenbestand und seine sonstigen Wertbestände sorgfältig überprüfen. Die Inventur ist gerade für Händler von großer Bedeutung, um einen genauen Überblick über das Geschäft zu behalten.

Dabei erfüllt die Inventur folgende Aufgaben:

Die Bestandsaufnahme erfasst den Bestand an Gütern und ermittelt den tatsächlichen Gewinn des laufenden Betriebes. Bei der Inventur stellt der Betrieb zwei Größen fest:

  • Sollbestand
  • Istbestand

Der Sollbestand gibt den Warenbestand buchhalterisch in Form von Zahlen wieder. Der Istbestand hingegen ist der tatsächlich in den Regalen und im Lager vorhandene Bestand an Waren. Wenn nach einer Inventur der Sollwert vom Istwert abweicht, liegt eine Inventurdifferenz vor.

Wenn die Kasse nicht stimmt: Wie kommt es zu Inventurdifferenzen?

Welche Kriterien für eine Inventurdifferenz verantwortlich sind, hängt von der Art des Unternehmens ab. Grundsätzlich kommt es immer dann zu einer Lücke zwischen dem buchhalterischen Warenbestand und den tatsächlich vorhandenen Gütern, wenn Mitarbeiter geschäftliche Vorgänge im Betrieb nicht erfassen.

Das kann unterschiedliche Ursachen haben:

  • Diebstahl
  • Wardrobing
  • Inventurfehler
  • Kassenfehler
  • Fehler in der Preisauszeichnung
  • Warenbruch

Diebstahl

Hauptursache für Inventurdifferenzen im Einzelhandel ist der Diebstahl durch Kunden. Der Warenschwund im Lager hingegen kann auf Langfinger aus der Belegschaft zurück gehen, denn hierhin kommt normalerweise keine Kundschaft.

Wardrobing

Der Internethandel bringt für kleine und mittlere Händler das Problem des so genannten Wardrobing mit sich. Mit dem englischen Begriff bezeichnet man eine moderne Form des Handelsmissbrauchs durch den Kunden. Wenn der Onlinekunde nach einer Bestellung von Kleidungsstücken diese kurz trägt, um sie danach wieder zu retournieren, dann muss der Händler den Artikel vollständig abschreiben. Denn er darf getragene Ware nicht erneut verkaufen. Zugleich ermöglicht der weit gefasste Zeitraum im gesetzlich garantierten Rückgaberecht jedoch den Missbrauch der Ware durch den Kunden. Daher zeigt sich die Klärung der Rechtsverhältnisse als aufwendiger als die Abschreibung des Verlusts.

Inventurfehler

Bei der Inventur müssen Deine Mitarbeiter zahlreiche Details beachten. Eine Inventur erfordert das Aufstellen langer Zahlenreihen. Die Fehleranfälligkeit langer Listen führt daher sehr oft zu Inventurdifferenzen.

Kasse mit Fehlern

Gerade wenn es schnell gehen muss, summieren Kassierer gerne einmal gleiche Waren nach dem Einscannen des ersten Stücks. Dabei können sich sehr schnell Abweichungen ergeben, die sich später in Inventurdifferenzen zeigen. Auch beim Auszeichnen der Ware kann es zu Abweichungen mit dem Kassensystem kommen, die sich erst in der Inventur bemerkbar machen.

Warenbruch

Inventurdifferenzen kommen häufig auch durch einen Schwund an Ware im Lager zustande. Nicht nur Lebensmittel können verderben. Auch Kleidung, Möbel oder Gebrauchsware kann bei unsachgemäßer Lagerung zu Schaden kommen. Wenn Deine Mitarbeiter den Bruch nicht sofort dokumentieren, kommt es zu Inventurdifferenzen.

Welche Möglichkeiten zur Vermeidung von Inventurdifferenzen gibt es?

Gegen Inventurdifferenzen kannst Du effektive Maßnahmen ergreifen:

  • Warensicherung
  • elektronische Überwachung
  • Kundenhinweise
  • Dokumentation

An oberster Stelle zur Verringerung Deiner Inventurdifferenzen steht der Diebstahlschutz. Die Schulung Deines Personals für eine erhöhte Aufmerksamkeit ist eine lohnende Investition. Moderne Sicherheitstechnik, wie Kameras oder Alarmgeräte erhöhen nicht nur das Sicherheitsgefühl Deiner Mitarbeiter im Laden. Sie schrecken auch potentielle Diebe ab. Darüber hinaus unterstützen die elektronischen Geräte die Kontrolle des Verkaufspersonals.

Gegen die neue Entwicklung des Wardrobing kann der Appell an den Kunden helfen. Ein der Ware beigelegtes Kärtchen mit dem freundlichen Hinweis, dass die Ware nach dem Tragen nicht mehr zurückgeschickt werden darf, kann die Hemmschwelle beim Kunden erhöhen. Inventurdifferenzen, die durch Warenbruch entstehen, kannst Du durch eine sorgfältige Dokumentation von Schäden vermeiden.

Innerbetriebliche Maßnahmen – wie kann ich Inventurdifferenzen verhindern?

Neben den allgemeinen Ursachen für auftretende Inventurdifferenzen können weit mehr Gründe für den Schwund des Warenbestands verantwortlich sein. Zwar sind Abweichungen im Warenbestand je nach Branche unterschiedlichen Ursprungs, doch können weitere Maßnahmen grundsätzlich Inventurdifferenzen verhindern helfen. 

Ordnung im Lager – Grundvoraussetzung für eine stimmige Inventur

Zu den Maßnahmen, die Inventurdifferenzen verhindern, gehört zum Beispiel die Einhaltung einer gut organisierten Ordnung im Lager. Jeder Bestand muss an einem zugewiesenen Platz liegen und dort auch zuverlässig zu finden sein. Treten bei der Zählung Differenzen auf, dann kann eine Überprüfung lohnend sein, ob sich die Ware zum Beispiel an mehreren verschiedenen Orten im Lager befindet.

Doppelt hält besser – auch bei der Zählung während der Inventur

Sobald Differenzen auftreten, solltest Du eine Nachzählung veranlassen. 

Inventurablauf organisieren

Eine gut durchdachte Organisation der Inventur kann unnötige Doppelzählungen vermeiden helfen. Stelle daher auch während der Inventur sicher, dass stimmige Zählungen gesichert festgehalten werden. 

Doppelte Auszeichnung

Wenn während einer Inventur ähnliche Waren erfasst werden müssen, dann kann es zu Verwechslungen kommen. Diese verändern die Zuordnung der gezählten Ware und führen zu Inventurdifferenzen. Daher ist es wichtig, dass jede Ware auch eindeutig gekennzeichnet ist. Etiketten auf Deiner Ware sollten sowohl in lesbarem Text geschrieben sein und darüber hinaus einen Barcode tragen. Die doppelte Auszeichnung verhindert die falsche Einordnung.

Einzelstück ist nicht gleich Karton

Bei der Zählung während der Inventur wird auch oftmals versäumt, die Mengenangabe richtig aufzunehmen. Zählt Dein Mitarbeiter zum Beispiel eine große Mengeneinheit, wie zum Beispiel Kartons, dann muss er das unbedingt auch festhalten. Daher solltest Du dafür sorgen, dass neben den Mengenangaben auch die Mengeneinheiten deutlich erfasst werden. Werden Kartons als Mengeneinheiten auf dem Inventurformular festgehalten, dann ist klar, dass die Zählmenge später noch mit der Menge der Bestückung eines Kartons multipliziert werden muss. 

Organisation des Wareneingangs

Grundsätzlich solltest Du besonders auf die Buchung des Wareneingangs große Sorgfalt verwenden. Denn Fehler im Wareneingang führen zu einer unstimmigen Bestandsgröße. Diese zeigt sich dann in der Inventur als unerklärliche Differenz. Mit der Buchung des Wareneingangs und der darauf folgenden Einbringung ins Lager sollten immer zwei Mitarbeiter betraut werden. Dies sorgt für eine gegenseitige Kontrolle und hilft, Unachtsamkeiten zu minimieren und somit Fehler bereits am Anfang der Ursachenkette zu vermeiden. 

Noch mehr Quellen für Inventurdifferenzen und ihre Behebung

Inventurdifferenzen gehen auch auf betriebliche Aktivitäten zurück, zu denen zum Beispiel Preisänderungen, Rabatte, Umtausch oder Reklamationen gehören. Unternehmen, die mit diesen Instrumenten umgehen, haben eine zusätzliche Anfälligkeit für Inventurdifferenzen. Um diese zu vermeiden müssen daher die Abteilungen innerhalb des Unternehmens sehr sorgfältig aufeinander abgestimmt sein und miteinander kommunizieren. Darüber hinaus sollten geschulte Mitarbeiter die Bestandsdaten laufend kontrollieren.

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