Gründung   23.7.2019

Was tun bei längerer Abwesenheit und Urlaub?

Für Selbstständige ist Zuverlässigkeit eine wichtige Basis ihrer Existenz und Geschäftsbeziehungen. Kunden ärgern sich immer wieder, wenn sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen oder eine E-Mail schreiben und über einen längeren Zeitraum keine Antwort zu bekommen, weil du auf Dienstreise oder im Urlaub bist. Schnell geraten Selbstständige und Freiberufler durch Abwesenheit dann in den Ruf, unzuverlässig zu sein. Und wenig schadet einer selbstständigen Existenz mehr als das. Denn neue Aufträge bleiben nach und nach aus.

  1. Drei Tipps für deine Abwesenheit
  2. Wie gelingt die professionelle Abwesenheitsnotiz auf dem Anrufbeantworter?
  3. Welche Informationen sollte eine AB-Ansage enthalten?
  4. Beispiel – Text für den Anrufbeantworter im Urlaubsfall
abwesenheit

Sorge frühzeitig vor und informiere deine Kunden von deiner Abwesenheit – dafür gibt es drei ganz einfache und kostenlose Möglichkeiten. (Bild © AdobeStock)

Drei Tipps für deine Abwesenheit

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den (potentiellen) Kunden (und dir selbst) diesen Ärger zu ersparen – und sie sind alle kostenlos:

1. Kündige deine Abwesenheit frühzeitig an

Einige Wochen vor deiner Abwesenheit solltest du deine Großkunden davon in Kenntnis setzen, in welchem Zeitraum du für sie nicht tätig sein kannst. Das kannst du – je nach deinem Verhältnis zu den Kunden – persönlich, telefonisch oder schriftlich tun. Meistens ergibt es sich schon bei einem kurzen Telefonat oder in einer E-Mail, wo du erwähnen kannst, wann du weg sein wirst.
Darüber hinaus solltest du die Zeit deiner Abwesenheit mit einem kurzen Satz auch in deine E-Mail-Signatur einfügen: „Bitte beachten Sie: das Büro ist von … bis … geschlossen. Ab dem … bin ich gerne wieder für Sie da.“ (oder so ähnlich).

2. Besprich deinen Anrufbeantworter

Wenn sich dein Anrufbeantworter einschaltet, sollten die Anrufer nicht nur die Meldung hören, dass dein Büro zur Zeit geschlossen ist. Du bietest deinen Kunden einen noch besseren Service, wenn du ihnen auch gleich sagst, ab wann du wieder für sie da bist.

3. Richte den Autoresponder ein

Und am Tag vor deiner Abreise solltest du noch den Autoresponder deiner E-Mail-Adresse einrichten. Ein Autoresponder ist heute bei den meisten Providern Standard. Schreib als Text aber nicht nur einen kurzen, unhöflichen Satz wie „Das Büro ist bis zum … geschlossen.“, sondern sprich deine Kunden freundlich an. Nenne ihnen gegebenenfalls einen Kontakt innerhalb deiner Firma oder deines Netzwerkes, den sie während deiner Abwesenheit bei dringenden Fragen ansprechen können. Sag ihnen, dass du dich nach deiner Rückkehr um ihr Anliegen kümmern wirst. Und schreib ihnen noch einen freundlichen Gruß, vielleicht sogar mit persönlicher Note, hinzu – so wissen die Kunden Bescheid und fühlen sich gut bei dir aufgehoben.

Natürlich darfst du nicht vergessen, am ersten Tag nach deiner Rückkehr sowohl den Spruch auf dem Anrufbeantworter wieder zu ändern als auch den Autoresponder auszuschalten. Und manche deiner guten Kunden freuen sich auch über einen kurzen Gruß, wenn du wieder da bist – auf diese Weise hast du auch die Möglichkeit, ihnen zu sagen, dass du für ihre Aufträge wieder zur Verfügung stehst.

Wie gelingt die professionelle Abwesenheitsnotiz auf dem Anrufbeantworter?

Wenn Du über längere Zeit nicht erreichbar bist, dann solltest Du die Ansage auf Deinem Anrufbeantworter sorgfältig ausführen. Denn der Anrufbeantworter informiert die Anrufer nicht nur darüber, dass Du nicht erreichbar bist. Die Ansage repräsentiert auch Dich als Arbeitnehmer oder Unternehmer, sowie Deinen Betrieb. Für viele Anrufer hinterlässt die Stimme und die Ansage auf dem Anrufbeantworter einen ersten Eindruck über Dein Unternehmen. Eine professionelle Ansage auf dem AB ist daher ein wichtiges Instrument in der Kundenkommunikation. Aus diesem Grund solltest Du unbedingt dafür sorgen, dass die Ansage auf Deinem Anrufbeantworter beim Anrufer eine positive Wirkung erzeugt. So stellst Du sicher, dass der Anrufer den Kontakt aufrecht erhält oder zumindest eine Nachricht auf Deiner Mailbox hinterlässt.

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Ansage persönlich gestalten

Die Ansage auf Deinem AB sollte keine Computerstimme wiedergeben. Vielmehr sollte in der Ansage auf Deiner Durchwahl Deine eigene Stimme zu hören sein. So erfährt der Anrufer, dass er unter der gewählten Nummer an der richtigen Stelle gelandet ist, wenngleich er auf die Kontaktaufnahme noch eine zeitlang warten muss.  

Welche Informationen sollte eine Ansage auf dem Anrufbeantworter enthalten?

Name des Telefoninhabers

Die Ansage auf dem Anrufbeantworter sollte mit einer kurzen Grußformel beginnen und zugleich die Nennung des vollen Namens beinhalten. Dabei solltest Du sowohl den Vornamen als auch den Nachnamen deutlich nennen. Auch den Namen Deines Unternehmens solltest Du in der Eröffnung der Ansage deutlich bezeichnen. Zudem solltest Du nach Deinem Namen auch die Position in der Firma benennen, die Du bekleidest. Befindet sich Dein Arbeitsplatz innerhalb einer bestimmten Abteilung, dann solltest Du auch diese nennen. Mit der Nennung des Namens, des Unternehmens und der Position sowie der Abteilung informierst Du Deinen Anrufer darüber, wo genau er mit seinem Anruf gelandet ist. So erhält er die Gewissheit, dass er bei seinem gewünschten Ansprechpartner gelandet ist und sich nicht etwa verwählt hat, wenngleich er Dich unter der Nummer nicht persönlich antrifft. Vielmehr erfährt er, mit wem er sprechen wird, wenn er dieselbe Nummer zu einem späteren Zeitpunkt wieder anwählen wird. 

Grund für die Abwesenheit

Der Anrufer sollte erfahren, warum die Nummer eine zeitlang nicht besetzt ist. So kann er sich auf die nächstmögliche Kontaktaufnahme einstellen und diese im Vorfeld planen. Im gegebenen Fall kann er sich auch dafür entscheiden, eine Alternative anzuwählen. Den Grund für Deine Abwesenheit solltest Du jedoch nicht allzu genau angeben. Vermeide dabei allzu private oder persönliche Aussagen. Denn das hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck. Wenn Du während Deines Urlaubs abwesend bist, dann reicht dem Anrufer diese Information völlig aus, um zu entscheiden, ob er sich an einen anderen Ansprechpartner wendet oder ob er Dich nach Deiner Rückkehr wieder anrufen wird. 

Erneute Erreichbarkeit nennen

Wenn Du aufgrund eines Urlaubs oder einer Geschäftsreise länger abwesend bist, dann solltest Du nicht versäumen, den Termin Deiner Rückkehr mit Datum zu nennen. So kann jeder Anrufer seinen erneuten Anruf genau planen. Kennen Anrufer hingegen den Termin Deiner Rückkehr nicht, dann hinterlässt Du dadurch einen unzuverlässigen Eindruck. Denn der Anrufer erhält keinen Anhaltspunkt darüber, wann er sich wieder an Dich wenden kann. In der Regel wird er ohne zeitlichen Anhaltspunkt nicht noch einmal versuchen, Dich zu erreichen, sondern sich sogleich an einen anderen Ansprechpartner oder eine andere Firma wenden. Eine ein- oder zweimal erfolglos angewählte Nummer hingegen wird er mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft nicht mehr verwenden. Kennt er hingegen das Datum, ab welchem die Nummer wieder besetzt ist, dann bleibt die Nummer für ihn nach wie vor aktiv. 

Alternativen nennen

Wirst Du während Deiner Abwesenheit durch einen Kollegen vertreten, dann solltest Du Deine Anrufer darüber informieren. Nenne hierfür den Namen der Vertretung sowie seine Telefonnummer. Du kannst Deinem Anrufer aber auch nahelegen, dass er Dich auf anderem Wege, wie zum Beispiel per E-Mail erreichen kann. Hierfür gibst Du Deine E-Mail Adresse an, unter der Du während Deiner Abwesenheit erreichbar bist. Wenn Du Alternativen anbietest, dann solltest Du den Anrufer ermuntern, diese auch in Anspruch zu nehmen. Das kannst Du zum Beispiel ausdrücken, indem Du die Mitteilung „ich freue mich auf Ihre E-Mail“ in Deine Ansage integrierst. 

Dank für den Anruf

Hast Du sicher gestellt, dass Du Deinem Anrufer alle wichtigen Informationen mitgeteilt hast, dann solltest Du Dich für seinen Anruf bedanken und Dein Interesse an einer erneuten Kontaktaufnahme ausdrücken.   

Abschiedsformel

Auch die gelungene Verabschiedung kann über die Aufrechterhaltung des Kontakts entscheiden. Wähle hierfür einen persönlichen und freundlichen Gruß, durch den Du Deinem Anrufer vermittelst, dass Du an seinem Kontakt interessiert bist. 

Beispiel – Text für den Anrufbeantworter im Urlaubsfall

Sabine Sauer, Guten Tag. Sie haben den Anschluss der Marketingabteilung der Firma Kirsch gewählt. Ich befinde mich derzeit in Urlaub. Ab Montag, dem 27. Juli um 9 Uhr bin ich wieder für Sie erreichbar. Wenn Sie nicht so lange warten möchten, dann können Sie sich an meine Kollegin, Frau Brigitte Grün wenden. Sie hat die Durchwahl 1234. Gerne können Sie Ihr Anliegen auch nach dem Signalton auf meine Mailbox sprechen. Ich werde dann nach meiner Rückkehr sehr gerne mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Bis dahin bedanke ich mich für Ihren Anruf. Auf  Wiederhören.

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