Anforderungen für die elektronische Archivierung von Dokumenten

Durch die rasante Entwicklung der Informationstechnologie löst die elektronische Datei das Papierdokument beim Dokumente archivieren immer mehr ab. Und da das Finanzamt die Aufbewahrung von Dokumenten vorschreibt, müssen sich auch die Anforderungen hierfür anpassen. Daher beschreiben seit 2014 die GoBD die aktuellen Regelungen für die elektronische Archivierung von Dokumenten.

Was ist GoBD? – Grundsätze der Archivierungspflicht

Hinter dem Kürzel GoBD verbergen sich die so genannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Wichtige Institutionen, wie die Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, verschiedene Wirtschaftsverbände und Vertreter von steuerberatenden Berufen haben das Regelwerk miteinander entwickelt.

Welche Anforderungen an die elektronische Archivierung von Dokumenten gibt es?

Der Inhalt des Regelwerkes lässt sich in zehn zentrale Punkte zusammenfassen:

• freie Technikwahl
• zeitnahe Archivierung
• Fälschungssicherheit
• Index
• Lesbarkeit
• elektronisches Archivsystem
• Betriebsprüfung
• Betriebsprüferrechte
• Auslandsarchivierung
• Dokumentationspflicht

Freie Wahl der Technik

Der Gesetzgeber hat in seinem Regelwerk GoBD der Vielfalt der technischen Möglichkeiten zur Dokumenterstellung Rechnung getragen. Denn sowohl Unternehmen als auch Behörden nutzen sehr unterschiedliche technische Systeme für ihre Buchhaltung. Und die Technik der Buchhaltung bestimmt auch über die technischen Voraussetzungen, mit denen die elektronische Archivierung umgesetzt wird. So gibt die technische Ausstattung der Buchhaltung digitale Archivierung  von Dokumenten vor. Daher haben Unternehmer die freie Wahl dahingehend, welche Technik sie für ihre Buchführung und ihre Dokumentation einsetzen.

Zeitnahe Sicherung und Archivierung

Sowohl Dokumente, die noch in traditioneller Papierform erstellt werden, als auch elektronische Dateien müssen zeitnah und wenn irgend möglich unmittelbar nach dem Erhalt oder der Erstellung archiviert werden. Darüber hinaus erfordert die Archivierung eine Aufbewahrung in einer Form, dass die Daten nicht verloren gehen können. Bei elektronischen Daten gilt zudem, dass die Buchhaltung diese möglichst unmittelbar nach Eingang auch gegen nachträgliche Veränderungen sichert. Die Regelung besagt, dass elektronische Daten nach deren Erhalt auf das Medium zu übertragen sind, das für die elektronische Archivierung von Dokumenten eingesetzt wird.

Absicherung gegen Fälschung

Die Unveränderbarkeit von Daten ist ein Kernaspekt der Verordnung. Die Buchhaltung ist gehalten, Dateien nicht einfach in das Dateisystem abzulegen. Vielmehr muss das Unternehmen gewährleisten, dass Fälschungen durch Sicherungen oder automatische Protokollierung auszuschließen sind. Zudem müssen Zugriffsrechte sicherstellen, dass nur ein ausgesuchter Personenkreis die Daten aufrufen kann.

Elektronische Archivierung von Dokumenten mit Index

Die elektronischen Dokumente müssen einen eindeutigen Index aufweisen. Dieser sollte zentrale Informationen enthalten, damit ein Dokument schnell aufzufinden ist. Denn der Index soll dazu dienen, die Verwaltung der Dokumente und die elektronische Ablage zu vereinfachen. Zu den Informationen eines Index können zum Beispiel gehören

• Dokumenten ID
• Art des Dokuments
• Zuordnung
• Nummer des Dokuments
• Datum

Gut zu lesen – Dokumente archivieren

Die elektronische Archivierung von Dokumenten muss sicher stellen, dass Bild- und Textdaten gut erkennbar und lesbar sind. Auch über einen längeren Zeitraum hinweg muss die Lesbarkeit gewahrt bleiben. Vor allem während des Vorgangs der Datenübertragung auf das Medium der Archivierung dürfen die Daten keine Verluste erleiden. Sobald die elektronische Sicherung in ausreichender Qualität abgeschlossen ist, kann die Buchhaltung die dazugehörigen Papierdokumente vernichten. Das elektronische Archiv stellt sodann die Zentrale für sämtliche geschäftlichen Dokumente.

Steuerrelevante Daten ins Archivsystem – elektronische Archivierung

Besondere Sorgfalt gilt für die elektronische Ablage von Dokumenten, die für die Steuer relevant sind. Denn steuerrelevante Dokumente unterliegen einer besonderen Archivierungspflicht. Daher muss ein elektronisches Archiv über eine ausreichende Qualität verfügen, damit die Daten auch während der gesamten Laufzeit der Archivierung erhalten und abrufbar bleiben.

Betriebsprüfung für elektronische Dokumente

Das Finanzamt darf während einer Betriebsprüfung Einsicht in die EDV eines Unternehmens verlangen.

Einsichtsrecht des Betriebsprüfers

Der Betriebsprüfer muss Einsicht in die elektronischen Dokumente erhalten. Er darf hierfür unmittelbar an einem Firmencomputer das Archivsystem durchsuchen.

Auslandsarchivierung

Ein elektronisches Archiv darf sich unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland befinden. Hierfür muss das Unternehmen einen schriftlichen Antrag beim Finanzamt stellen.

Dokumentationspflicht

Eine Beschreibung muss die Archivierung zusätzlich dokumentieren. Die Dokumentation muss darstellen, wie die Archivierung die Vorschriften der GoBD umgesetzt hat.